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榮耀標(biāo)識職場人成為時(shí)間管理大師，只差一個(gè)AI智能體
對于職場人而言，有效的時(shí)間管理有助于提升我們的時(shí)間使用效率，還能幫助我們實(shí)現(xiàn)工作與生活的平衡。而現(xiàn)在，我們已經(jīng)可以借助AI的力量，來幫助達(dá)成這個(gè)目標(biāo)了。
前言
你好，我是張文靖。
談到時(shí)間管理，記得上次它成為熱門話題還是因?yàn)槟俏恍樟_的時(shí)間管理大師。
一晃眼，四年就這樣過去了。
那么，對于我們普通人來說，時(shí)間管理是否也同樣重要呢？
答案是不言而喻的。
作為職場人，工作和生活的節(jié)奏很快，很多時(shí)候因?yàn)楣ぷ鞣泵Χ鲆暳思彝ズ蜕睢?/p>
盡管我們每個(gè)人每天擁有的時(shí)間都是相同的24小時(shí)，但通過巧妙地規(guī)劃這些時(shí)間，我們可以在有限的時(shí)間里創(chuàng)造無限的價(jià)值。
因此，掌握時(shí)間管理技巧，不僅能夠提升我們的時(shí)間使用效率，還能幫助我們實(shí)現(xiàn)工作與生活的和諧共處，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，最終實(shí)現(xiàn)我們的人生目標(biāo)。
很多人可能覺得時(shí)間管理是很麻煩，自己沒時(shí)間、沒精力可能還沒必要。
但有沒有想過，我們可以借助AI的力量來管理時(shí)間呢？
AI，作為人類之外最了解人類的存在，經(jīng)過一系列的訓(xùn)練，它甚至可能比你自己還要了解你。
在體驗(yàn)了眾多的AI工具和大模型過程中，發(fā)現(xiàn)Agent智能體這類AI工具最匹配這種場景。（例如AlphaGo，是圍棋圈最好的智能體）
那智能體是什么？
智能體=LLM+規(guī)劃能力+記憶力+外部工具。
依靠底層的大模型，加上短期和長期的記憶力，最后通過三方方便使用的外部工具進(jìn)行人機(jī)交互。
Agent看了很多種，包括KIMI、字節(jié)的豆包、智譜清言這些智能體，最后發(fā)現(xiàn)落地的比較好的是釘釘。
因?yàn)獒斸敱旧砭褪寝k公軟件，天然有更豐富的場景，然后通過Agent+場景結(jié)合的方式，給我的體驗(yàn)感是最好的。
結(jié)合智能體的智能與我的時(shí)間管理方法，結(jié)果讓我眼前一亮；
它解決了我在時(shí)間管理上的許多難題，總能在關(guān)鍵時(shí)刻為我安排好時(shí)間。
有時(shí)候，我甚至覺得它比我自己還要了解我（ORZ…）
今天和你聊聊：如何高效管理時(shí)間，以及如何巧妙利用AI打造專屬的時(shí)間管理助手。
時(shí)間管理真的挺費(fèi)時(shí)間
我們?nèi)绻约喝プ鰰r(shí)間管理，真的挺費(fèi)精力的。
先不說，是否誰都有必要進(jìn)行時(shí)間管理，光是去做時(shí)間規(guī)劃和分配就要做很久，更別說執(zhí)行和復(fù)盤了。
為什么這么說？那就要展開聊聊如何做時(shí)間管理了。
時(shí)間管理，真的只是管理時(shí)間嗎？
其實(shí)并不是，管理時(shí)間只是一種手段，時(shí)間管理主要是：能力管理、精力管理、最后才是管理時(shí)間。
精力管理的核心是時(shí)間塊。
比如把時(shí)間拆分30分鐘、1小時(shí)、2小時(shí)的時(shí)間塊。
把每天的時(shí)間拆分成比較固定的若干個(gè)單元進(jìn)行使用。
2小時(shí)時(shí)間塊做需要長時(shí)間專注的事情；
1小時(shí)的時(shí)間塊需要一定時(shí)間專注的，但盡量1小時(shí)內(nèi)可以完成的；
30分鐘做一些碎片化工作。
時(shí)間塊，可以讓AI助理學(xué)習(xí)，讓他幫我們按照這個(gè)邏輯幫我們拆分。
管理時(shí)間核心是什么。其實(shí)就是聚焦當(dāng)下。
在任何時(shí)候，都知道自己當(dāng)前的時(shí)間應(yīng)該干什么。
我通常會(huì)給自己一個(gè)這樣的面板，拆分時(shí)間塊，并確定每日的待辦。
這個(gè)完全可交給AI助理來做，讓他們幫我們生成。
能力管理的核心就是，找到規(guī)律。
每個(gè)人的工作，本質(zhì)上講都是有規(guī)律遵循的；
通過模式識別，找到他的規(guī)律變成標(biāo)準(zhǔn)，然后固化，最后精進(jìn)。
就相當(dāng)于產(chǎn)品經(jīng)理剛學(xué)了一個(gè)模型或者方法，在第一次用的時(shí)候很慢，需要不斷實(shí)踐才能消化。
當(dāng)用了第二次、第三次很熟練了逐漸標(biāo)準(zhǔn)化以后，速度會(huì)非?？臁?/p>
這是因?yàn)?，我們找到了?guī)律，能力也有所提升。
沒有變成標(biāo)準(zhǔn)前怎么辦呢？
那些不能標(biāo)準(zhǔn)完成的工作，要留夠Buffer，留夠緩沖時(shí)間。
這樣至少自己的時(shí)間安排不會(huì)被某個(gè)任務(wù)打亂。
那么，問題來了。
怎么找到規(guī)律，怎么分配時(shí)間，怎么預(yù)測每個(gè)任務(wù)的時(shí)間就是個(gè)難題了。
另外，時(shí)間管理流程很長，以我為例，我迭代了兩年的時(shí)間管理SOP如下圖：
盡管我已經(jīng)用這種方式執(zhí)行了2年，但是這個(gè)流程中，還是有花費(fèi)我大量時(shí)間去梳理的事情：
- 根據(jù)每月目標(biāo)，拆解到每周，制定每周的任務(wù)待辦清單（每周120分鐘）
- 將每周的任務(wù)待辦同步到日程表中，并且確定每個(gè)任務(wù)的具體時(shí)間。（每周60分鐘）
- 記錄和總結(jié)每周實(shí)際完成情況（30分鐘）
- 每周復(fù)盤并調(diào)整未來任務(wù)的計(jì)劃時(shí)間（30分鐘）
這些問題在以前，我都是通過自己的感覺去預(yù)測時(shí)間；然后吭哧吭哧自己去規(guī)劃和排期。
時(shí)間上來說，一個(gè)月下來，就是600分鐘（一次月度計(jì)劃拆解120分鐘+四周的計(jì)劃和復(fù)盤2x(60+30+30)分鐘）。
今天我才發(fā)現(xiàn)，原來我以前一個(gè)月光做時(shí)間管理的熵增竟然用了10個(gè)小時(shí)??！
最近研究Agent以后，通過AI來幫我預(yù)測，又快又準(zhǔn)。
當(dāng)我發(fā)現(xiàn)釘釘AI助理，能直接在釘釘內(nèi)進(jìn)行AI生成內(nèi)容后，我開始嘗試用提示詞為自己構(gòu)建一個(gè)“私人定制時(shí)間管理助理”。
來生成我下圖這些“花里胡哨”的各種表和總結(jié)復(fù)盤。
開始使用釘釘?shù)腁I助理后，我統(tǒng)計(jì)的我的時(shí)間管理所用時(shí)間，從每月大概花600分鐘，到現(xiàn)在合計(jì)不到100分鐘，效率提高了至少6倍，而且效果比我自己整理的好的太多。
沒用過AI的同學(xué)可能會(huì)覺得：
AI很難喂知識吧？
提示詞很難做吧？
配置參數(shù)是不是很復(fù)雜？
AI的反饋內(nèi)容是不是不夠好……
從我的體驗(yàn)來看，效果能打，完全能夠滿足我日常工作和生活的需求。
而且搭建一個(gè)釘釘?shù)腁I助理沒那么復(fù)雜，從配置、調(diào)校到最后的使用，前后就用10幾分鐘，3個(gè)步驟就搞定～
10分鐘快速搭建AI助理，一勞永逸
第一步：從實(shí)際痛點(diǎn)倒推AI的工作目標(biāo)
首先明確AI助理的工作目標(biāo)：就是根據(jù)我的時(shí)間管理痛點(diǎn)去提升我的管理效率。
花費(fèi)時(shí)間關(guān)鍵點(diǎn)：
1. 根據(jù)每月目標(biāo)，拆解到每周，制定每周的任務(wù)待辦清單（每周120分鐘）
目標(biāo)1：能夠自動(dòng)幫我規(guī)劃每周待辦
2. 同步到日程表中，并且確定每個(gè)任務(wù)的具體時(shí)間。（每周60分鐘）
目標(biāo)2：能夠預(yù)測我每個(gè)任務(wù)計(jì)劃完成的時(shí)間
3. 記錄和總結(jié)每周實(shí)際完成情況（30分鐘）
目標(biāo)3：能夠幫我進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)，給我一些客觀的建議。
4. 每周復(fù)盤并預(yù)估未來任務(wù)的計(jì)劃時(shí)間（30分鐘）
目標(biāo)4：對任務(wù)的預(yù)估沒辦法做到很精準(zhǔn)，沒有外部的輔助優(yōu)化機(jī)制。
甚至希望AI告訴我哪些任務(wù)完成時(shí)間太長，需要進(jìn)行針對性去培訓(xùn)學(xué)習(xí)
所以，AI助理的工作任務(wù)與目標(biāo)是：
- 協(xié)助我完成月度任務(wù)的分解，生成每周的任務(wù)計(jì)劃；
- 確定我每周的任務(wù)排期，整理出需要同步到每日待辦的文本內(nèi)容；
- 根據(jù)歷史數(shù)據(jù)，預(yù)測我每個(gè)任務(wù)計(jì)劃完成的時(shí)間；
- 協(xié)助我完成每周復(fù)盤、每月復(fù)盤，為我提供合理的建議；
如果覺得這個(gè)步驟麻煩，可以直接用釘釘AI助理市場找【幫你寫角色設(shè)定】AI助理，讓他幫你完成或者進(jìn)一步優(yōu)化你的提示詞，直到滿意為止。
最后整理出了現(xiàn)在我用的這份提示詞：
第二步：配置釘釘AI助理
配置釘釘AI助理時(shí)，最關(guān)鍵的步驟就是精心設(shè)定角色提示詞。
在第一步中，我們已經(jīng)準(zhǔn)備好了這些提示詞。
現(xiàn)在，我們只需將這些提示詞復(fù)制并粘貼到角色設(shè)定即可。
配置的同時(shí)，可以在界面的右側(cè)實(shí)時(shí)測試AI助理的反饋結(jié)果。
這種即時(shí)反饋機(jī)制，讓你能夠直觀地看到AI助理返回的信息是否符合你的預(yù)期。
根據(jù)AI助理的反饋，即時(shí)調(diào)整提示詞，直到它的表現(xiàn)完全符合你的要求。
通過這樣的個(gè)性化配置，你的AI助理將能夠更好地理解你的需求。
比如：我將我的月度計(jì)劃，發(fā)給AI助理。
讓他通過以下格式生成給我：
AI助理會(huì)自動(dòng)生成接下來一個(gè)月中，我每周的計(jì)劃。
最讓我驚喜的是：AI還能識別任務(wù)性質(zhì)??！
提醒我某些事件不用分配小時(shí)數(shù)！
能識別到這里真是萬萬沒想到的！
并且AI助理根據(jù)我的要求，為我預(yù)測的各個(gè)任務(wù)的計(jì)劃開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間～
有的朋友可能會(huì)好奇，AI助理的時(shí)間預(yù)測到底準(zhǔn)不準(zhǔn)？
準(zhǔn)確性很大程度上取決于我們?nèi)绾稳ニ茉旌陀?xùn)練它。
只要你有心讓AI準(zhǔn)，它就有變得準(zhǔn)。
我們要一個(gè)私人的時(shí)間管理助手，能私人定制的AI助手，才是你的AI助手。
怎么私人定制呢？
用的就是Agent的長期記憶，上傳知識文件，讓大模型學(xué)習(xí)。
在釘釘里面也有這個(gè)功能，在配置AI助理時(shí)，可以上傳知識文件，AI會(huì)自動(dòng)學(xué)習(xí)文件中的內(nèi)容，讓他更懂你。
比如說，我將我做了2年的時(shí)間管理數(shù)據(jù)喂給他，讓他基于此去預(yù)測我未來的任務(wù)的時(shí)間。
2年前的事情我們?nèi)祟愑袝r(shí)候記得不清楚，但是AI記得可是明明白白！
通過預(yù)測的結(jié)果來看，還是比較滿意的！
第三步：打造你的AI助理矩陣
試想一下，如果規(guī)劃你的時(shí)間安排有一個(gè)助理，那么在管理時(shí)間上，需不需要更多助理呢？
答案是肯定的。我就給自己添置了一個(gè)專門的復(fù)盤助理。
正因?yàn)獒斸?AI 助理支持釘釘知識庫、在線文檔、本地文檔，這些長效記憶知識的方式。
所以我把我所有的個(gè)人習(xí)慣都“喂”給了這個(gè)助理，包括我對每個(gè)任務(wù)的定義、我對某些任務(wù)的個(gè)人理解、通常情況下的空余時(shí)間等等。
除此之外，我還把歷史任務(wù)的完成情況告訴了它，它會(huì)學(xué)習(xí)并進(jìn)行分析，然后在未來的任務(wù)規(guī)劃中預(yù)測出更合理的計(jì)劃時(shí)間。
所以，這么一啪拉過程資料，都投喂給AI助理，你就讓他學(xué)吧。
后面有新的數(shù)據(jù)，繼續(xù)補(bǔ)充給他，讓他成為我的一個(gè)不斷進(jìn)化的智能伙伴，幫助我從過去的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)，為我做更私人定制的個(gè)人復(fù)盤。
最后我們看看，讓復(fù)盤助理指定時(shí)間段復(fù)盤時(shí)間的效果：
告訴我以后制定某項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候，怎么合理安排時(shí)間：
很多時(shí)候，我都沒考慮到的東西，AI都幫我考慮到了……
我還有個(gè)習(xí)慣，每周會(huì)把一周的待辦同步到日程中。
這里我又加了一個(gè)日程助理，同步你的待辦，只需要告訴他你要做什么，一周的日程面板很快能生成出來。
不得不說，釘釘通過他的內(nèi)生生態(tài)，再配合AI，很能打。
總結(jié)
在我這兩年不斷地優(yōu)化自己時(shí)間管理的方法，盡管有了一套SOP，但每個(gè)月在做時(shí)間管理這件事，至少是需要花費(fèi)600分鐘的。
而AI的出現(xiàn)，做一些簡單的調(diào)校、訓(xùn)練，一個(gè)月累計(jì)用不到100分鐘，提升了至少6倍的效率。
讓時(shí)間管理的門檻變得更低了。
通過釘釘AI助理做了時(shí)間管理助理、個(gè)人復(fù)盤助手、日程助手，讓他們幫我完成了：
- undefined 月度計(jì)劃拆解
- undefined 每周任務(wù)待辦
- undefined 每周復(fù)盤
- undefined 預(yù)測待辦安排的時(shí)間
通過這些AI助理，你不再是一個(gè)人，而是一個(gè)團(tuán)隊(duì)。
當(dāng)我了解智能體的時(shí)候，我第一時(shí)間想到的就是這個(gè)時(shí)間管理的Agent。
每一個(gè)Agent都是基于強(qiáng)大的底層模型構(gòu)建而成，它們能夠理解環(huán)境、進(jìn)行合理的規(guī)劃與預(yù)測。
這些智能體還能夠通過知識庫的方式，擁有類似人類的長期記憶能力。
這種長期記憶與智能體本身的短期記憶相結(jié)合，形成了一種高效且友好的交互方式。
人與信息的交互方式，是隨著時(shí)代在一點(diǎn)一點(diǎn)地改變的。
我們回過頭去看歷代信息連接者，從古代的媒婆、薦頭到近現(xiàn)代的報(bào)紙、出版社、電話局，再到互聯(lián)網(wǎng)初期的導(dǎo)航網(wǎng)站、搜索網(wǎng)站信息流，再到現(xiàn)在的抖音小紅書這類自媒體生態(tài)。
放眼未來，我們能看到的是，到了AI時(shí)代，智能體可能又會(huì)像25年前互聯(lián)網(wǎng)掀到來的時(shí)候一樣，掀起一波信息革命。
最后，AI的門檻已經(jīng)很低了，像釘釘AI助理這種工具更是如此。
如果說25年前，互聯(lián)網(wǎng)人需要的是網(wǎng)感，那么此刻，更重要的是智能感。
希望大家能使用智能體、試用智能體、制作智能體。
智能體用好了是很好的輔助工具，就像我的這些助理一樣。
通過接觸智能體，逐漸適應(yīng)智能體的交互方式來提高prompt能力。
這就好像當(dāng)年多用互聯(lián)網(wǎng)的人，更快速地想到了自己行業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合。
如果你不想被時(shí)代拋棄，現(xiàn)在多用智能體，更容易思考智能體各種落地方式。
如果說AI是一種魔法，未來的人類會(huì)分為兩種：魔法師和麻瓜。
Prompt就是咒語，像釘釘AI助手這類智能體就是魔法棒。
如果你想成為魔法師，開始體驗(yàn)Agent智能體，相信你和我一樣能有更多場景的思考。
本文由 @張文靖 投稿發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
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