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榮耀標識研究38位知名CEO的郵件后，我們有這9個發現
CEO的郵件風格，也能體現出一定的公司治理之道。
隨著初創型經濟中扁平化管理的應用以及在遠程辦公越來越盛行的背景下，清晰異步的溝通交流對當代管理者而言，成為了一項越來越重要的必備技能。
雖然有類似Slack等團隊協作工具的推出和廣泛運用，但電子郵件這個既傳統又最耐用的數字交流工具，仍然發揮著其舉足輕重的作用。
當你在和潛在的合作伙伴溝通時，你書寫電子郵件的方式甚至可以決定相關交易的直接成敗。當你向團隊傳達信息時，你書寫電子郵件的方式也會為整個團隊溝通設下一定的基調。而當你和投資者溝通時，你書寫電子郵件的方式則要么讓對方更有信心，要么就會讓對方產生質疑。
一、找到最大化生產率的方法
判定一個CEO是否是優秀的CEO，其決策果斷性可以作為評判的標準之一。同時，也可以關注其是否能及時發現問題并解決問題。
“如果發現不對勁的話，你可以隨時修正自己的做法?！卑⒗锇桶虲EO張勇寫道，“但真正的恐懼，則是一種癱瘓的狀態，在這種狀態下，你根本無法做出任何決策?！?/p>
而亞馬遜CEO杰夫·貝佐斯（Jeff Bezos）口中的“快速決策”（high-velocity decision-making），則意味著，作為領導者一定要意識到，在大多數情況下，哪怕是不好的決策也比不做任何決策要好得多。
優秀的CEO會將這種心態以及其雷厲風行的效率融入到他們的郵件溝通方式之中，同時他們還會以光速來回復郵件、避免過度交流并且為其溝通對象設定清晰的期望值。
1. CEO總是會立即回復郵件
大多數CEO在收到郵件過后，都會立即回復郵件。
正如谷歌前CEO埃里克·施密特（Eric Emerson Schmidt）所述：
有些人會立即回復郵件，而有些人則會選擇拖延。你應該力爭成為前者。我們了解到大多數成功的也是最繁忙的商業家在答復郵件時，動作都非常及時敏捷。此外，他們也并沒有針對一部分特定來信者，而針對所有收到的郵件都采取了這種迅捷的處理方式。
對施密特而言，哪怕有時候真的無法清晰地答復對方時，他也會保證先讓對方收到一份已讀郵件回執。這樣，他就能繼續處理其他的事情，同時也不會讓來信者焦慮地等待。
沃倫·巴菲特（Warren E. Buffett）1982年度致股東信中的承諾：我們可以保證對所有交易的絕對保密性，同時在涉及潛在利益的時候，可以做到快速答復，通常答復時間只需要五分鐘。
時間可以決定交易的成與敗。因此，能夠快速收到好的報價的CEO，通常也都能快速地答復處理。
正如巴菲特所認為的那樣，如果快速地回復郵件，并以此建立自己的聲譽，也可以向身邊的同事和潛在的客戶傳達出相關信息，讓他們知道你總是在工作，你也渴望和他人一起工作，同時在面對不愉快但又無法躲掉的挑戰時也并沒有選擇成為一名“逃兵”。
2. 他們為了少收郵件，而選擇少發郵件
雖然我們知道許多CEO在答復郵件時都有雷厲風行的效率，但他們大多數卻并不會積極主動地給別人發郵件。雖然我們希望CEO總是能及時答復，但他們卻不應該被郵件“壓垮”。
美國無人駕駛出租車nuTonomy公司CEO卡爾·艾格尼瑪（Karl Iagnemma）每天發送的郵件不超過25封。他認為，如果發送的郵件超過這個數量，就會占用他處理其他更重要事務的時間。
對此，領英CEO杰夫·韋勒（Jeff Weiner）也有類似的體會。在韋勒的上一份工作中，當他身邊的兩位廣受關注的同事辭職后，他驟然發現他的收件數量降低了30%。
當然，并不是因為他們倆發送的郵件才導致韋勒需要跟進和答復。而更重要的是，每一封答復郵件還可能引出后續若干封跟進郵件。
雖然他們工作非常投入，也能做到保持暢通的溝通交流，但各種任務和溝通導致了韋勒以其其他團隊成員收件數量的驟然增長，而這個結果，則是郵件本身結構問題而帶來的附帶損傷。
3. 他們有著清晰的期望值
許多CEO也會主動地控制其處理和閱讀郵件的時間。而他們的做法，則是直接跟向他們郵件的人面對面溝通，并了解他們對郵件內容的期望值。
美妝電商Birchbox公司CEO卡蒂婭·波尚（Katia Beauchamp）就非常青睞這種做法。
為了讓波尚更好地按優先級別處理收件箱的內容，她要求所有向她發送郵件的員工都要在郵件中注明最晚答復時間。與其浪費時間和精力來自主地根據郵件內容判斷其緊急性，她直接把這個任務轉移至了發件人的身上。
而《創智贏家》（Shark Tank，美國一檔發明真人秀節目）投資人馬克·庫班（Mark Cuban）則對下屬設置了向他發送郵件的頻率及內容要求，從而讓他更好地掌控自己的收件箱。
在節目中與庫班共事后，守護者兒童自行車（Guardian Kids Bikes）的幾位創始人在一篇博客文章中提到，庫班希望他們每周可以給他發送一封郵件，并在信中透露其是否需要任何建議或協助，又在哪些方面存有疑惑，同時他還要求郵件內容一定要言簡意賅。
其中一位聯合合伙人布萊恩寫道，“我們只會在信中向他咨詢最讓我們受困惑的問題，比如涉及到策略方向的問題。同時，我們還會盡量做到言簡意賅，能用一個字表達的，絕不用兩個字來表達?！?/p>
此外，他還寫道，“如果他每周都能收到我們的定期反饋信息，同時了解我們的各項工作進展，長期下來形成的這種固定模式，還可以讓他更好地為他們提出合理的建議?！?/p>
的確，連貫一致并且可預測的郵件內容對庫班而言，可以讓他在最短的時間內了解郵件內容，明確來信人的目的。
二、使用正確的語言，發送正確的郵件信息
一封郵件是否是簡潔高效的，主要取決于收件人對郵件的理解。因此，CEO在發送郵件時，會更加關注其選用的文字（或者有無任何遺漏），從而達到預定效果。而有趣的是，大多數CEO在選詞造句過程中，都采用了一些常規的技巧。
4. 他們不說“我”，而是說“我們”
在一篇發布于《紐約時報》（the?New York Times）的采訪中，洛茲集團（Loews Corporation）聯合主席喬納森·蒂施（Jonathan M. Tisch）向記者講述了他從商多年以來學到的最寶貴的一課：
永遠都不要一開篇就使用“我”這個詞。否則，這種做法只會向他人傳達出一種信息，即世界是圍繞你轉的，你比其他人都重要。
閱讀大量CEO向其員工發送的郵件后，我們發現大多數CEO都更加傾向于使用“我們”“我們的”等詞匯。
在唐納德·特朗普（Donald Trump）當選美國總統后，時尚生活內容平臺Refinery29的聯合首席執行官菲利普·馮鮑里斯（Philippe von Borries）在向員工發送的184詞郵件中，“我們”出現的頻率高達8次，在僅有的五個段落中，有三個段落都是以“我們”起頭的。在郵件的結尾，馮鮑里斯寫道：
現在正是應該讓我們團結一致的時刻，我們要讓我們的影響更加深遠，并交付出更優秀的成績。我們是一個集體，在這個集體中，我們應該點燃激情，并且保證每一天都能朝著我們的集體目標而奮進。
在這封郵件中，“我們”這一詞的運用，可以讓企業員工更加有集體榮譽感和使命感。如果你仔細閱讀CEO的各種郵件和信件，你會發現許多的“我們的使命”“我們的行為準則”以及“我們取得了驕人的成績”等短語。
這些短語的運用，可以讓每個人都肩負起目標和成就的責任歸屬感，讓他們都覺得自己是非常重要的一部分。
2015年，微軟CEO薩蒂亞·納德拉（Satya Nadella）向全體員工發送了一封關于未來幾年公司戰略部署的郵件。為了讓所有員工更加積極地參與進來，納德拉在信中也是頻繁地使用了“我們”“我們的”等詞。在信中，他寫道：
我相信，只要我們朝著共同目標，齊心協力奮斗，我們就一定會創造奇跡。我們的使命，是要讓地球上等每一個人、每一個機構都能實現更多更大的成就。
5. CEO答復郵件言簡意賅、千篇一律
眾人皆知，CEO答復郵件時言簡意賅、千篇一律。他們知道如何點到為止，并且用最簡短的文字快速表達其所思所想。
特斯拉CEO埃隆·馬斯克（Elon Musk）和亞馬遜CEO貝佐斯當屬最典型的案例了。
貝佐斯答復的郵件中，只有一個問號“？”。
某位向貝佐斯發送反饋郵件的顧客，收到了客戶關系技術支持負責人的回信。信中，該負責人向客戶說明，這封郵件是代表貝佐斯本人答復的。
當貝佐斯收到來自顧客的反饋郵件時，他會將郵件直接轉發給相關業務部門的負責人，信中不多說任何話，而直接留下一個問號“？”給對方。
在某次采訪中，貝佐斯解釋道，這個問號的含義是“你能不能看看這封郵件是什么情況？”“為什么會出現這樣的事情？”。
此外，馬斯克在處理郵件時，也會采用類似的技巧。雖然他沒有直接發一個問號，但他會更簡單粗暴地用首字縮寫“WTF”。
這兩種做法，都非常地言簡意賅，也可以說是千篇一律，并且都能讓收件人竭盡全力去解決某個問題，同時又及時地向其反饋相關意見。
6. 他們都非常認同“同感”
雖然上一條發現顯得有點唐突無禮，但CEO同時也知道如何讓自己的郵件能產生更廣泛的共鳴。通常情況下，他們都是通過語言表達來向收件人傳達同感。
對CEO而言，這項技能是不可或缺的技能，特別是在涉及到處理公司內部的不愉快事件的郵件時。
在2018年初，奈飛（Netflix）開除了一名因在多個場合下使用冒犯性言語的高管。隨后，其CEO里德·哈斯廷斯（Reed Hastings）在向全體員工發送的郵件中寫道，該雇員的行為做法嚴重違背了奈飛公司的價值觀，是無法容忍的行為。
在這封郵件中，哈斯廷斯還說，“現在回顧來看，早在他首次公開使用冒犯性言語的時候，我就應該毫不保留地采取相應措施，并以此作為典型學習案例，讓奈飛所有員工都感受和明白，這種冒犯性語言丑惡的一面，同時又讓人極其痛苦的一面，并且在以后絕不能使用類似言語?！?/p>
在這封信中，哈斯廷斯在責備自己并承認該名員工的冒犯性言語已經造成了不良后果后，他又立即轉筆指向與這名被辭退員工保持緊密工作關系的員工，并且與他們保持同感。
他寫道，“我們大多數人都與喬納森保持著長期的緊密合作關系，對此我們也懷有復雜的心情?！?/p>
緊接著，哈斯廷斯又另起一句，消除受這次辭退行為所影響的員工擔憂并對其表示支持，他說：
不幸的是，喬納森在言語方面的誤判所犯下的錯，實在是太典型了，以至于我們無法找到任何讓他繼續留下的理由。我們深切地關心并致力于讓奈飛員工在公司內部得到安全感和相關支持。
通過不斷地表達自己的同感心理，哈斯廷斯及時止住了其他員工對此次辭退行為可能會愈演愈烈的不安和不信任。
三、清晰了解CEO的功能職責，并在特定情況發揮特定作用
除了在郵件管理方面的方式方法和用語習慣等相同點，CEO在發送郵件時通常都提到了相同的主題和信息。
作為公司內部最具遠見的領導者，CEO要負責圍繞公司的使命和價值觀形成特定的說法。此外，在這些使命和價值觀受到損害后，其作為CEO的反饋和答復也應該有這樣的特定說法。
因此，CEO的大部分郵件內容都更傾向于傳播這些較大的概念主題，同時也針對相關損害或威脅做出了必要的回應。
7. 他們都先說壞消息
如果公司遇到了某種涉及公司發展前景的威脅，回避或者繞過這個威脅并不是有效的做法。相比之下，CEO更愿意直接面對這些問題。
2015年，《紐約時報》的一篇文章揭露了亞馬遜員工惡劣的工作環境。
眾所周知，《紐約時報》的文章閱讀量相當高，并且其在媒體圈也有足夠的知名度，這篇文章有可能在公司內外引起大家對亞馬遜的種種看法。所以，貝佐斯“先發制人”，針對該事件向全體員工發送了一封郵件。
在這封郵件中，貝佐斯并沒有“繞圈子”，而是直接開門見山地向所有員工提供了這篇報道的鏈接地址，并鼓勵員工（特別是沒有讀過這篇文章的員工）閱讀這篇文章。緊接著，他寫道：
這就是我這封郵件的主要目的。這篇來自《紐約時報》的報道，全文以各種傳聞為主線，其中包括員工的不公平對待，同時還要承受來自家庭的壓力和重大疾病的折磨，凸顯了亞馬遜內部管理的殘酷無情。
在開門見山擺出壞消息后，貝佐斯在剩余篇幅中只傳達了一則信息，即這篇報道并不是真實事實，而更多的是編撰內容。同時，他也在信中承諾，亞馬遜一直致力于為員工創造一個健康又高效的工作環境。
貝佐斯面對“壞消息”的這種直言不諱，直白地向員工展示出其中的失真性。
8. 他們張口閉口都是顧客
除了前述的各種發現，CEO的郵件中也總能體現出“顧客至上”的發展理念。
以微軟CEO納德拉為例。在2018年的一封郵件中，納德拉公布了微軟將要成立兩個全新的工程技術團隊的計劃。而成立新團隊的原因，納德拉在郵件是這樣描述的：
我們對客戶未能得到滿足和不夠明確的需求有著深刻的認識，這將進一步推動我們的創新增長。我們不能讓任何組織的界限阻礙我們為客戶提供的創新。
在克里斯蒂安·索英（Christian Sewing）出任德意志銀行（Deutsche Bank）CEO之后，他向全體員工發送了一封郵件，這封郵件也主要圍繞客戶需求而展開。在這封郵件中，索英寫道：
我們應該少關注自身，更更多地關注客戶?？蛻羰俏覀兇嬖诘奈ㄒ辉?。在對待客戶的過程中，我們要向他們提供值得信服的解決方案，而不僅僅是產品。如果我們能夠為客戶帶來更大的價值，那我們也應得到相應的回報，但前提是在客戶著實地實現價值收益過后。
相比于公司內部的其他人員，CEO在圍繞公司價值觀和全局戰略等方面而展開的評論和說法中，有著更加深遠的影響力。因此，也不難理解為什么CEO的郵件中總是張口閉口都在提及“顧客至上”的理念。
9. 他們將各種危機與失敗重新融入至公司的使命
在大多數企業的發展過程中，都會遇到或多或少的成長挫折甚至失敗，而在這種情況下，公司領導者也不得不做出艱難的抉擇。通常情況下，他們都會選擇公開宣布大量裁員或削減開支的計劃。
對員工而言，他們最怕收到這樣的消息；而對CEO而言，他們也最怕公開宣布這樣的消息。
然而，不少CEO也會借此機會，以裁員和削減開支為代價，從而獲得更大的成功，并以此讓整個團隊更具有凝聚力。
2016年，時任英特爾CEO布萊恩·科茲安尼克（Brian Krzanich）通過郵件宣布，公司在接下來幾個月內將裁員1.2萬人。在公布這則消息并感謝被辭退員工一直以來對英特爾的辛勞付出之后，科茲安尼克在郵件中寫道：
今天的這則消息，事關英特爾公司的加速成長戰略，它將影響到英特爾公司在接下來長期做出的種種改變，從而讓英特爾公司成為智能連接領域的領航者。
將裁員1.2萬人的決定融入至公司的宏觀使命，科茲安尼克將一個負面事件重新定義為奔向成功的“必經之路”。
寫在最后：用郵件引領公司發展
CEO的郵件風格具有普遍認知且廣泛運用的特點：言簡意賅的聲明、簡短的答復以及通常都會讓收件人各種猜疑的看似撲朔迷離的符號或信息。
在現實中，CEO的郵件風格多種多樣、別具一格，但總的說來又保持著相似的特點，即通常回復時間短而快、與外部溝通交流時的快速決策、與內部溝通交流時的系統效率以及在各種公開信件中（含蓄或明確地）表達出始終堅持“顧客至上”的發展理念。
即便隨著像Slack等團隊協作工具的廣泛推廣運用，對CEO以及需要和CEO溝通的人員而言，電子郵件仍然是最重要的溝通媒介，它仍然發揮著舉足輕重的作用。
原文鏈接：https://slab.com/blog/how-ceos-email/
原文作者：Ben Bashaw
譯者：井島俊一
來源：https://36kr.com/p/5214784
本文由 @36氪 授權發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載
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