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會議是重要的貫徹企業(yè)決議、制訂工作計劃、督導(dǎo)項目執(zhí)行、反饋組織意見的主要途徑。但是當(dāng)會議室與會議的數(shù)量不匹配時，企業(yè)需要對會議室進行有效管理。

一、項目背景

企業(yè)是一群人的團隊協(xié)作，如何把這群人的智慧和力量有效地凝聚起來，會議這種方式便由此而生。一場高效的會議能夠匯聚大家的想法，反之只會占用與會人員寶貴的時間。

目前企業(yè)運轉(zhuǎn)中，圍繞會議存在著許多問題：會議室資源總是不足，各種會議撞車；與會人員通知不到位；會前也不知道會議內(nèi)容，到了會議室一臉懵逼；會議簽到造假；管理人員不清楚會議室使用情況等；會議效率低下；會議決議不能有效落地執(zhí)行等。

傳統(tǒng)的會議管理是前臺同事用一張excel表格，記錄所有會議室的預(yù)約情況，所有的會議室資源由個人調(diào)配。如果只有一兩個會議室，這種方式自然沒什么問題。但是會議室與會議的數(shù)量稍微上漲，這種方式就無法有效地解決以上問題，讓追求高效的會議變得不高效。

二、整體流程圖

三、會議室管理

目的：用于管理員維護會議室的基本信息，如新增會議室信息、禁用維修狀態(tài)的會議室等，確保企業(yè)員工能正常預(yù)約使用會議室。

會議室管理至少包含以下要素：

1. 會議室名稱：區(qū)分每個會議室的名稱標(biāo)識；
2. 所在位置：會議室所在的大樓與樓層，方便用戶通過位置進行篩選；
3. 容納人數(shù)、設(shè)備情況：會議室最多支持多少人進行開會，提供哪些硬件設(shè)備，如投影儀、麥克風(fēng)等；
4. 啟用狀態(tài)：會議室可用狀態(tài)，避免員工預(yù)約維修中的會議室；

案例分析：

四、預(yù)約會議

目的：讓會議組織人能夠快速獲悉目標(biāo)日期的會議室信息，如哪些會議室已經(jīng)被預(yù)約，哪些會議室有投影儀等?？焖俸Y選出符合自己需求的會議室，并以最少的步驟完成預(yù)約。

預(yù)約會議室至少包含以下要素：

1. 日期：能夠切換選擇不同的日期，查看未來日期的會議室，畢竟提前一天乃至一周預(yù)約會議室是常有的事情；
2. 樓層：會議室多的企業(yè)，需要通過樓層來快速篩選會議室，因為大家一般都會在自己所在樓層進行會議；
3. 會議室情況：會議室哪些時間段被預(yù)約，會議室有哪些設(shè)備，最多支持容納多少人，這些重要信息都需要告知會議組織人，方便他選擇符合條件的會議室；
4. 快捷篩選：影響組織人選擇會議室的要素比較多，可以將會議室空閑時間、所含設(shè)備、容納人數(shù)等信息做成篩選項，方便需求明確的用戶進行快捷篩選；

案例分析：

五、邀請通知與會人員

目的：完成會議室的預(yù)約后，需要將會議主題、會議時間與會議地點及時通知每一位與會人員。

邀請通知與會人員至少包含以下要素：

1. 通過組織節(jié)點/群聊等選擇與會人員：確定并選擇需要參加會議的同事；
2. 會議邀請通知：選擇相關(guān)成員后，通過消息推送的方式觸達到位；
3. 會前提醒：可以預(yù)設(shè)會前15分鐘會議即將開始的提醒，確保大家不錯過會議時間。

案例分析：

六、會議簽到

目的：到了預(yù)約的會議時間，會議組織人要確保所有人都真實到場，才可以進行會議。

通過生成動態(tài)的簽到二維碼，投屏到會議顯示器上，讓在場的人員簽到，會議組織人就可以有效地統(tǒng)計到場情況，并且杜絕了簽到作弊的問題。

七、重難點分析

1. 如何判斷需求的優(yōu)先級

所有的需求都有對應(yīng)的用戶對象，會議管理中涉及多個角色，如會議室管理員、會議組織人、會議參與人等。

在需求調(diào)研中，各個角色都會提出自己的需求，管理員要看到會議室使用情況的統(tǒng)計；會議組織人想跟外地同事進行視頻/語音會議；會議參與人因為會議過多，希望能夠拒絕會議……

作為產(chǎn)品人員，需要梳理各個角色的核心需求點，完成業(yè)務(wù)核心流程，列需求優(yōu)先級，合理安排版本計劃。

2. 團隊溝通

這個項目涉及的團隊成員較多，如UE/UI設(shè)計師、JAVA后臺、web管理端、APP、H5應(yīng)用、測試運維等。項目管理中，產(chǎn)品人員需要學(xué)會如何在明確團隊成員各自的分工，確保團隊成員對項目達成一致，及時處理與上報項目中的風(fēng)險點，保質(zhì)保量地推送項目上線。

企業(yè)一直都是以結(jié)果說話，只有項目落地并成功推廣起來，產(chǎn)品人員才真正發(fā)揮價值。

3. 對外供應(yīng)商溝通

會議中存在許多硬件設(shè)備，如會議投影儀、會議室平板、遠程通話設(shè)備等。如果需要打通線下場景，如APP直接投屏，會議室平板展示會議室使用信息等，必定是要跟硬件供應(yīng)商提需求進行溝通。

如何有效推送外部供應(yīng)商進度，是產(chǎn)品人員不可繞過的問題，畢竟不可能所有功能都從0做起，企業(yè)沒這個時間與金錢，也沒有這個必要。

八、個人總結(jié)

本次案例分析是針對企業(yè)會議室管理中遇到的問題，設(shè)計的基本流程與方案。在實際工作中，企業(yè)的需求是多樣的，有的企業(yè)注重會議室數(shù)據(jù)的分析，有的注重使用過程中的易用性與便捷性，有的則需要關(guān)聯(lián)會議室硬件設(shè)備。作為產(chǎn)品人員，需要學(xué)會去根據(jù)實際情況調(diào)研分析需求，利用有限的資源合理地安排版本迭代。產(chǎn)品方案沒有最好的，只有最適合的。

本文由 @Rex 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協(xié)議