揭秘你不曾了解的看板工具箱

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編輯導語:看板是管理方式中一種獨特的可視化管理工具,在團隊工作中很常見,但平常公司里的看板僅僅只是一個通知嗎?本篇文章帶你了解看板系統(tǒng)的真正用武之地。

敏捷團隊在日常工作中最常用到的工具就是看板,看板作為一種通知類卡片,旨在傳達團隊中各成員的任務狀態(tài)、具體任務內容等,其目的是促進團隊成員的任務上下銜接,拉動開發(fā)過程中的產(chǎn)品價值從左向右流動。在價值的流動過程中,我們反過來又需要管理看板,通過設計合理的看板來促進團隊的高效協(xié)同。

一、看板的設計原則

看板的設計需要遵循以下幾個原則:

1. 可視化原則

看板方法可視化,可以通過以下幾方面進行:

首先是工作狀態(tài)的可視化——看板的工作項通常為三個狀態(tài):等待、處理中、已完成。成員需要在對任務進行處理的操作后及時更新自己的任務狀態(tài),以便團隊中其他隊員能夠獲取最新的任務狀態(tài)。如果看板上某一成員的任務在較長時間中沒有發(fā)生狀態(tài)的變化,其他成員可以及時關注到這一問題,并幫助這一成員解決其任務中遇到的困難。

其次是任務項的可視化——團隊中成員的任務列表處在整個團隊的迭代周期中,任務項的可視化使任務、時間、工作量透明,且清晰、直觀。另外,展示任務項還能對成員添加內在的約束力,促使其快速、高質量完成任務。

最后是工作流程的可視化——在工作隊列中,成員之間通過任務狀態(tài)的變換完成工作交接,從而拉動價值從左向右進行流動。處于價值流動下游的成員也能夠根據(jù)目前的工作流程來合理安排自己的計劃,以避免出現(xiàn)任務空窗期,也能夠及時實現(xiàn)任務交接。

2. 流動原則

看板系統(tǒng)強調端到端的價值流動,我們以一個產(chǎn)品開發(fā)過程為例制作看板,看板的任務項要包括:開發(fā)、測試、待發(fā)布、發(fā)布、已發(fā)布;其中開發(fā)又可以劃分為實現(xiàn)、評審、完成。

這樣從用戶需求開始,最終以價值交付為結束的開發(fā)過程,實現(xiàn)了價值的流動,并且價值最終又流回用戶手中。

在這個流動過程中,看板能夠清晰地展現(xiàn)出工作的積壓程度。當其中一個環(huán)節(jié)遇到阻礙時,首先體現(xiàn)在看板所呈現(xiàn)的任務狀態(tài)中——突然發(fā)現(xiàn)某一點產(chǎn)生了任務項的積壓,或者下游成員與上游成員無法實現(xiàn)任務交接。由于看板能夠讓這些問題及時暴露在成員面前并得到解決,從而讓產(chǎn)品價值從左到右地快速流動。

3. 拉動原則

與傳統(tǒng)的“前推式”生產(chǎn)方式不同,看板屬于“后拉式”生產(chǎn)方式。它通過看板傳遞指令,由后面的流程拉動前面流程的生產(chǎn),實現(xiàn)清晰、有序的生產(chǎn)管理,最終拉動價值流動,追求團隊、用戶雙方滿意的產(chǎn)品質量。

4. 協(xié)作原則

看板要求限制WIP(在制品),在團隊協(xié)作的過程中,如果同時需要拉動多個價值的流動,會導致每個人的精力過于分散,從而使團隊協(xié)作銜接出現(xiàn)差錯,出現(xiàn)自顧不暇的局面。在對任務劃分優(yōu)先級的時候,團隊需要有在這個意識——集中力量解決優(yōu)先級較高的任務,保證需要快速解決的事情優(yōu)先處理。

這里應注意的是,一般在制品的數(shù)量應該控制在三個左右,同時還需要設置一個“緊急通道”,以便為突發(fā)任務讓出通道。

二、可視化工具箱

為了實現(xiàn)看板可視化,我們能夠運用的工具箱有哪些呢?

1. 可視化工作協(xié)議

在產(chǎn)品開發(fā)、測試等階段,任務完成的標準、測試用例的標準、測試成功的標準等都需要在團隊成員間達成共識并進行可視化。

我們可以這樣做:事先在看板中劃分出專門的一部分,成員就這些標準提前進行討論并形成共識,然后將達成共識的標準填入看板的相應位置中,以便隨時查詢。

2. 頭像可視化

為了使每個成員的任務更加可視化,團隊還可以選擇采用頭像可視化的方式:每個團隊成員選擇一個自己的專屬頭像(可以是真實頭像,也可以是動物、卡通、風景的頭像),然后在每位成員的任務項上粘貼相應的頭像貼紙,這樣的頭像可視化對成員的約束會更有力度。

3. Sprint信息可視化

在每一個Sprint周期中,制作一份Sprint卡片可以輕松實現(xiàn)看板可視化:卡片信息包括Sprint周期、標題、任務人、開始時間、結束時間、編號、日志記錄、遇到的問題等。在實際的應用中,團隊可以根據(jù)自己Sprint周期的情況進行靈活變動。

4. 任務積壓圖示

為了清楚地明確任務的積壓時間,解決任務的積壓問題,幫助價值快速地從左向右流動,團隊可以在每次的站立會議中對積壓的任務項做上標記。標記可以是一個三角形,也可以是一個黑點。當一個任務項的后面跟著多個積壓標記的時候,團隊中每個成員都能夠知道,需要對該項任務的任務人提供幫助,完成這一任務。

看板的可視化讓產(chǎn)品開發(fā)過程更加透明,也使檢視、反饋的過程加速進行。與其它敏捷方法相比,看板更具有更強的可實施性,但單一的看板無法滿足團隊進行敏捷轉型的需要。因此,團隊在轉型敏捷、精益的過程中,需要將看板與其他敏捷方法論相結合,促進工作效率的提升,以“盡早和持續(xù)交付有價值的軟件來滿足客戶”。

 

本文由 @吃個藥丸兒 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉載。

題圖來自 Unsplash,基于CC0協(xié)議。

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