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本文作者從行業現狀出發，結合企業發展過程中接入信息系統的背景，梳理闡述了信息系統在企業應用的5個階段。

信息系統基本涵蓋了公司的所有方面，從員工到業務，算一個較重的工具。

很少有公司在成功之初就上大型的信息系統，基本是企業人數、業務，發展到一定規模才會上專業的管理軟件。畢竟不可能公司一成立就知道該如何規范管理，在這之前一般都會用較零散、簡單的小系統來支撐部分管理要求。

所以本文以企業在正向發展壯大的過程中接入信息系統為背景來闡述這幾個階段。

第一階段、系統記錄代替手工記錄

起初，新系統推廣，大部分員工的接受度較低，推行阻力較大（若是年輕化、對新事物接受度較高的公司，推行起來阻力較?。Ｒ驗橄到y有特定的格式、要求，和現有熟悉的工作方式有所不同，但大家都習慣了原先的方式，新系統需要花時間適應，所以在推行過程中會遇到拒絕使用、不配合使用、唱反調這種情況也很正常。

這個階段對系統的使用要求較低，主要是記錄，將所有線下記錄的信息、走的流程都移到線上，便于后期查詢。

在這個階段，系統設計盡量與原始工作方式相似，減少出入，讓用戶以最快的時間熟悉系統，接受新工作方式。此時最好還要有較高職位的管理者強制推行，否則很容易變成死系統。

第二階段、解決簡單、重復問題

使用一段時間后，用戶對系統有一定認識，能感受到系統帶來的便利后，會提出一些現有系統不合理或者可以優化的部分以及在工作中遇到人工不好解決但系統可以解決的問題。

這個階段需要產品向用戶了解常見問題，以及發現需要簡化的環節，讓用戶主動向你表達他們的訴求。然后在現有基礎上做優化，簡化工作，比如公開審批信息、開放員工聯系方式、公共資料查詢等。

第三階段、管理要求融入系統

企業管理者和員工都較依賴信息系統了，這時可以糾正管理過程中發現的一些問題，直接把管理要求嵌在系統里，達到企業管理效果。

比如：財務制度要求必須先收款再開票，技術人員必須在規定時間反饋進度，業務員在簽單半個月未收到回款影響績效等等，都可以通過系統的方式來管理。

這個階段需要產品熟知公司的管理制度，了解各部門的管理要求。讓管理者表達他們的管理訴求，將管理制度拆解為具體的系統設計，通過系統的方式達到管理效果。

第四階段、通過數據監控企業經營情況

經過大量的數據積累，系統內的數據已經足夠分析企業經營狀況了。企業管理者通過數據分析就知道新產業推行情況，員工的成長期等等，并且通過系統數據也能看出企業目前經營中出現的問題。

這個階段需要產品站在企業經營的角度，多方面整理企業數據，將各板塊的數據整理后呈現給各自需要的人，方便其對下一步做規劃。

第五階段、智能辦公、解放人力

經過前期管理要求梳理，流程梳理，公司的前后端都能通過系統流水的運轉起來。此時我們可以將流水線上多出的人員裁掉，減少人力資源投入，讓標準規范的工作通過系統來運轉，減少人為干預，把人員解放出來，做非標準、設計、思考的工作。

從上文我描述的情況來看，系統是先滿足普通員工的訴求，再達到企業的管理要求。雖然信息系統的付費方是企業管理主，但實際使用更多的還是普通的員工，所以我們應該先照顧員工的使用習慣，再達到企業管理者的管理要求，這樣推行起來才會更順利。

以上是個人根據工作經驗得出的信息系統應用的五個階段。不同企業在不同階段的時間長短不一，具體要根據實際情況做分析。

本文由 @Rabbit 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協議。