數據分析報告寫作攻略(一):你問我答
對于做數據的同學來說,寫數據分析報告是繞不開的一環。很多同學喜歡問:有沒有數據分析報告模板可以抄。其實如果掌握了寫報告的方法,根本就不需要模板抄。本文作者從自身經驗出發,總結了寫數據分析報告的幾個要點,與大家分享。
所謂的模板,為了圖高大全,往往章節很多很多很多。真實工作中真這么匯報估計既把自己累死,又把聽報告的急死。今天我們就還原到工作場景中,看看數據分析報告該怎么寫。
數據分析報告有兩種基本模式:
- 你問我答:有明確的問題要解答
- 我說你聽:無明確問題,需要從常規數據中解讀
今天先講:你問我答。因為有明確問題,所以回答起來更聚焦,容易講解。
一、初級報告
請大家看上圖,然后自己先作答:
- 昨天的銷售業績是多少
- 明天的銷售業績是多少
- 今天的銷售業績是多
思考一分鐘……
問題1解讀
大家記得這個標準:一問一答,正面回答,簡單清晰。昨天的銷售業績這個數很清楚的,答出來就行了。
答1:昨天的銷售業績是1000萬。OK,過關。
問題2解讀
注意時間狀態。明天,是還沒有發生的,因此是個預測值。涉及預測,就得講清楚:預測方法、預測依據、預測結果。預測方法有很多種,需要的數據量也不同,看菜下飯就好了。沒理由領導隨口問一下,你大喝一聲:“呆!給我定住,三個月后我的超牛逼精準人工智能模型就好了……”所以可以簡單回復:
答:根據上周規律來看,明天預計1200萬,比今天多20%。
當然,這種簡單推測也是有前提的,見下:
問題3解讀
回答問題3之前,先想一想,今天的數值,是預測值還是實際值?3點前的是實際值,3點后的是預測值。所以回答的時候要區分狀態:
答:截止下午3點,實際值是700萬,按趨勢推算,預計1400萬。
初級報告的場景在辦公室里很常見,常常是領導或業務部門隨口要個數。這時候沒有分類維度,只是單一指標,因此只要區分清楚時間狀態,就能解答好。
二、中級報告
請看上圖作答:
- 上個月業績情況如何?
- 為什么第三周業績較前兩周下跌了?
問題1解讀
回答問題1前,先思考:
- 這里有幾個指標?
- 這里有幾個維度?
- 第一問有幾個問題?
這里只有一個指標:業績,但是有3個分類維度:周、日、產品。很多新人會脫口而出:兩個分類維度,時間和產品。請注意,時間是又分成周和日的,不區分清楚,后邊回答就很混亂。因為這個指標很明顯有周循環趨勢,因此周這個維度是不能省略的。
這里顯然不止一個問題。因為有了分類維度,所以有了整體和部分的區別。我們不能像初級匯報時候那樣丟一個“總業績是XXX”交差。遇到整體和部分,大家記得這個順序:整體-局部-個案的順序。在解釋局部的時候,如果有多個分類維度,一般說完一個再說另一個。比如眼前這個例子,可以這么說:
問題2解讀
回答問題2前,先思考:
我要答的是一個數字,還是一件事?
問題2問的是原因。注意,原因指的是一個具體影響業績的問題,不是數字本身。很多新人在這里會犯錯誤,直接回答個:“下跌是因為周二、周三、周四業績很少呀”。這么回答等于廢話。要找到數字背后的問題才行。這里往往需要做一些深入的調查研究,比如當時天氣如何,發生了什么事,業務做了什么控制一類。僅依靠一條數據肯定回答不了。
當然,分析出原因需要具體分析方法,這里可以參考陳老師之前的文章,但作為報告,不管中間方法有多少,最后匯報的結果得是清晰的?!耙驗閄X原因,導致該問題?!?/p>
在我們收集過真實原因以后,我們可以做答了。注意,作為數據分析報告,單純說:“因為第三周下雨了”是難以服眾的,需要對問題原因做量化考核,具體指出每個影響因素的大小,才能服眾。類似的,如果是數據錯誤,要指出正確的數據是什么。如果是業務有控制舉措,要指出控制舉措的開始,結束時間。常見的情形如下,大家可以參考:
三、高級報告
我們常說:在數據分析領域,沒有高級的方法,只有高難度的問題。如果所有的問題,都能像初級、中級匯報那樣清晰明了,自然解答也是清晰明了。但,實際工作是:問題本身含糊不清,南轅北轍,莫名其妙。這就一下把報告的難度從初級提到高級了。
比如下邊這些問題:
- 為什么這個月業績很差?
- 我們的產品體驗有什么問題?
- 為什么我的領導會聽到顧客不滿意的抱怨
新人特別容易在這里栽跟頭!這些問題都是看似清晰,實則一塌糊涂。和中級報告的最大區別是:中級報告是基于數據談問題,而以上根本連基礎的事實、數據都沒有。
這種情況下要牢記:先問是不是,再問為什么。因為:脫離概率談個案、脫離整體談細節、脫離數據談現狀、脫離標準談判斷,統統都是耍流氓!我們做數據分析,就是要用理性對抗感性,用邏輯性對抗情緒化,這些感覺、情緒、沖動都是我們的大敵,要堅決消滅!
問題1解讀
回答問題1,要先擺事實,再樹標準,最后再分析。
可以回答:
- 這個月業績數值是XXX
- 判斷好和差的標準是(上月、去年同月、KPI指標……)
- 和標準對比,差的程度是(不存在,輕,中,重)
- 這個(輕,中,重)級別的差,是因為……
- 如果問題不存在,干脆就不答了
問題2解讀
回答問題2,要先明確數據指標,再樹標準,再分析。
- 用戶體驗的考核指標是XXX
- 這些指標好/壞的標準是XXX
- 和標準對比,有問題的地方是XXX
- 問題的程度是(不存在,輕,中,重)
- 這個(輕,中,重)級別的問題,是因為……
如果問題不存在,干脆就不答了。
問題3解讀
回答問題3,套路也是一樣的。只不過問題3更不靠譜。面對問題3,先落實:
- 我的領導是誰
- 我的領導在什么時間、地點、以什么方式
- 聽到了哪一個用戶,關于什么問題的抱怨
落實到具體的問題,先看看是真的有這個事,還是主觀臆斷,還是道聽途說,還是空穴來風,還是無風起浪,之后再做分析。
小結
我們常說:高質量的問題帶來高質量的答案。針對我問你答類報告,最大的問問往往是問題本身不清楚,相互混合,真假難辨,導致報告怎么做都很別扭。
而大家回味下,不管是工作中還是生活中,我們脫口而出的問題往往都是很含糊、很隨意的。所以要堅決清理好問題,后續報告都好做了。
有興趣的話,下一篇我們分享:我說你聽型報告該怎么寫。
#專欄作家#
接地氣的陳老師,微信公眾號:接地氣學堂,人人都是產品經理專欄作家。資深咨詢顧問,在互聯網,金融,快消,零售,耐用,美容等15個行業有豐富數據相關經驗。
本文原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載
題圖來自Unsplash,基于CC0協議
專欄作家
接地氣的陳老師,微信公眾號:接地氣的陳老師,人人都是產品經理專欄作家。資深咨詢顧問,在互聯網,金融,快消,零售,耐用,美容等15個行業有豐富數據相關經驗。
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我的總結是任何問題都需要用數據來體現,沒有數據的判斷都是空談,但是判斷之后需要分析為什么會造成這樣的結果,再次羅列數據來證明分析準確性
受教了,作為小白的總結:透過表象看本質,數據是表象,具體的原因就是本質,數據分析脫離了環境因素,人為因素,策略因素,就是空談。
受教