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編輯導語：對應ERP成功的實施，大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分數據”，以此來表達對數據的高度重視；本文作者詳細介紹了ERP實施上線前的數據準備工作，我們一起來看一下。

一、企業在上ERP前數據準備工作有哪些？

1. 要準備哪些數據？

我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數據分為兩大類：即靜態數據和動態數據。

1）靜態數據

簡單來講，就是短期內不會變化的數據，一般指生產活動開始之前要準備的數據，如物料清單、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設定等；這些數據在我們系統上線之前就要準備好，但是靜態是相對的，也需要定期維護，保持其準確性。

2）動態數據

動態數據一般是指生產經營活動中不斷發生、經常變動的數據，如客戶的應收賬款——當客戶購買產品但是沒有付款時，應收賬款就會增加；當款項收回時，應收賬款就會減少，物料在領用時就會減少，采購入庫時就會增加；我們在實施ERP系統之初，要輸入動態數據的初始值，也就是期初數據，期初數據一旦建立，就需要隨時維護。

2. 制定編碼規則和完成基礎數據收集

在明確有哪些數據要準備后，就可以著手編碼了，一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。

不同的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵詢共同的編碼原則：

1）唯一性

必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

2）實用性

編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對信息編碼的需求、又兼顧企業的現狀。

3）統一的編碼結構

編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成。

4）標準化

編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與相關國家、行業標準相吻合；例如使用國家標準所確定的行業分類作為行業編碼，郵政編碼作為地區編碼等。

5）便于ERP系統處理

由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現，故編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理。

6）易用性

編碼應盡可能好記易用，所以要在滿足要求的情況下盡可能的短??；實際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情——它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現狀、業務特點、歷史數據等方方面面；完成編碼規則后，依據編碼規則逐條確定靜態數據和編碼，從而完成整個靜態基礎數據的整理工作。

3. 期初數據準備和系統上線

由于期初數據反映的是上線那個時間點的數據，因此過早準備是沒有意義的，這些事務處理數據都是動態的，每天都在變化。

因此完成期初數據準備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃：

• 根據ERP項目的實施進度，確認上線時間，并進行項目管控。
• 在上線之前一周內進行全面的庫存盤點，并在財務上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規則。
• 要求各業務部門在上線之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據，以減少手工和系統切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。
• 集中人力將靜態數據導入或者錄入系統。
• 在上線時點將庫存期初、科目余額和未結單據錄入系統；可視數據量的多少適當提前或者滯后錄入，但要保持系統中的數據與實際情況相符。
• 在上線后的一個月內，通過核對手工賬和實物，檢查系統數據是否準確，并查出差異所在，進行調整。

4. 上線后的數據維護

作為—個完整的系統，上線還只是ERP應用的開始；相比前期的痛苦，上線后保持數據的“純潔”更顯得重要。

數據的維護仍是數據維護人員的一項長期而且艱巨的工作，內容主要包括：

1）成立專門的編碼維護部門，根據編碼規則添加新的編碼

由于公司所有業務都是通過調用基礎數據來保持同一數據在整個系統中的唯一性，要保持基礎數據在系統中的唯一性；我們需要成立一個編碼維護部門，統一來添加新的編碼，防止編碼重復引起信息的錯誤。

2）指定相應的數據維護人員

上線后，一方面為了適應系統內的數據流轉，部分業務流程和操作規程需要調整，數據維護人員要與各數據的源頭部門的進行協調；另一方面，系統為了適應企業的實際業務流程和管理需求，需要增加新的數據項或者更改原數據定義等；不僅如此，數據維護人員還要及時處理系統中的異常數據，清理垃圾數據和已經失效的數據，以保證系統數據準確性、完整性和及時性。

3）定期備份ERP系統數據庫

針對ERP系統前臺操作人員非正常操作和系統管理員錯誤操縱后臺數據系統，以及跨平臺轉換，硬件系統升級等實際問題，需要對ERP系統數據庫進行備份；在出現數據災難時可以恢復到最近一個數據點，最大限度地減少損失，確保系統平穩安全運行。

4）建立一系列相關的規章制度

ERP系統上線以后，要使ERP系統真正發揮出其應有的功效和價值，使ERP能夠長久有效的為企業的各項工作服務，需要建立一系列相關的規章制度來保證ERP工作的順利進行；具體包括：機房安全管理制度、數據維護制度、權限管理制度、應用服務器管理制度、數據訪問制度。

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