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本文是《如何七周成為數(shù)據(jù)分析師》的第二篇教程，如果想要了解寫作初衷，可以先行閱讀七周指南。溫馨提示：如果您已經(jīng)熟悉Excel，大可不必再看這篇文章，或只挑選部分。

上一篇文章《數(shù)據(jù)分析：常見的Excel函數(shù)全部涵蓋在這里了》教了大家常用的函數(shù)，今天講解Excel的技巧。

本次講解依然是提綱，圖文部分引用自百度經(jīng)驗。如果有疑問或建議，可以留言給我，也可以網(wǎng)上搜索。內(nèi)容方面照舊會補充SQL和Python。

快捷鍵

Excel的快捷鍵很多，以下主要是能提高效率：

Crtl+方向鍵，對單元格光標(biāo)快速移動，移動到數(shù)據(jù)邊緣（空格位置）。

Crtl+Shift+方向鍵，對單元格快讀框選，選擇到數(shù)據(jù)邊緣（空格位置）。

Ctrrl+空格鍵，選定整列。

Shift+空格鍵，選定整行。

Ctrl+A，選擇整張表內(nèi)容。

Alt+Enter，換行。

Ctrl+Enter，以當(dāng)前單元格為始，往下填充數(shù)據(jù)和函數(shù)。

Ctrl+S，快讀保存，你懂的。

Ctrl+Z，撤回當(dāng)前操作。

如果是效率達人，可以學(xué)習(xí)更多快捷鍵。Mac用戶的ctrl一般需要用command替換。

格式轉(zhuǎn)換

Excel的格式及轉(zhuǎn)換很容易忽略，但格式會如影隨形伴隨數(shù)據(jù)分析者的一切場景，是后續(xù)SQL和Python數(shù)據(jù)類型的基礎(chǔ)。

通常我們將Excel格式分為數(shù)值、文本、時間。

數(shù)值常見整數(shù)型 Int和小數(shù)/浮點型 Float。兩者的界限很模糊。在SQL和Python中，則會牽扯的復(fù)雜，涉及運算效率，計算精度等。

文本分為中文和英文，存儲字節(jié)，字符長度不同。中文很容易遇到編碼問題，尤其是Python2。Win和Mac環(huán)境也有差異。大家遇到的亂碼一般都屬于中文編碼錯誤。

時間格式在Excel中可以和數(shù)值直接互換，也能用加減法進行天數(shù)換算。

時間格式有不同表達。例如2016年11月11日，2016/11/11，2016-11-11等。當(dāng)數(shù)據(jù)源多就會變得混亂。我們可以用自定義格式規(guī)范時間。

這里了解一下時間格式的概念，列舉是一些較通用的范例（不同編程語言還是有差異的）:

YYYY代表通配的四位數(shù)年格式

MM代表通配的兩位數(shù)月格式

DD代表通配的兩位數(shù)日格式

HH代表通配的的兩位數(shù)小時（24小時）格式

hh代表通配的兩位數(shù)?。?2小時制）格式

mm代表通配的兩位數(shù)分格式

ss代表通配的兩位數(shù)秒格式

例如2016/11/11可以寫成：yyyy/MM/dd。

2016-11-11 23:59:59可以寫成：yyyy-MM-dd HH:mm:ss。

數(shù)組

數(shù)組很多人都不會用到，甚至不知道有這個功能。依舊是數(shù)據(jù)分析越往后用到越多，它類似R語言的Array和Python的List。

數(shù)組由多個元素組成。普通函數(shù)的計算結(jié)果是一個值，數(shù)組類函數(shù)的計算結(jié)果返回多個值。

數(shù)組用大括號表示，當(dāng)函數(shù)中使用到數(shù)組，應(yīng)該用Ctrl+Shift+Enter輸入，不然會報錯。

先看數(shù)組的最基礎(chǔ)使用。選擇A1:D1區(qū)域，輸入={1,2,3,4}。記住是大括號。然后Ctrl+Shift+Enter。我們發(fā)現(xiàn)數(shù)組里的四個值被分別傳到四個單元格中，這是數(shù)組的獨有用法。

我們再來看一下數(shù)組和函數(shù)的應(yīng)用。利用{}，我們能做到1匹配a，2匹配b，3匹配c。也就是一一對應(yīng)。專業(yè)說法是Mapping。

=lookup(查找值,{1,2,3},{“a”,”b”,”c”})

Excel的數(shù)組有同樣強大的玩法，大家可以搜索學(xué)習(xí)，提高一定的效率。但是Python的數(shù)組更為強大，重點就不放在這塊了。

分列

Excel可以將多個單元格的內(nèi)容合并，但是不擅長拆分。分列功能可以將某一列按照特定規(guī)則拆分。常常用來進行數(shù)據(jù)清洗。

上文我有一列地區(qū)的數(shù)據(jù)，我想要將市和區(qū)分成兩列。通常做法是可以用mid和find函數(shù)查找“市”截取字符。但最快做法就是用“市”分列。

出一個思考題，如果市和區(qū)都存在應(yīng)該如何分列？

SQL和Python中有類似的spilt ( )函數(shù)。

合并單元個格

單元格作為報表整理使用，除非是最終輸出格式，例如打印。否則不要隨意合并單元格。

一旦使用合并單元格，絕大多數(shù)函數(shù)都不能正常使用，影響批量的數(shù)據(jù)處理和格式轉(zhuǎn)換。合并單元格也會造成Python和SQL的讀取錯誤。

數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是非常強大的功能，當(dāng)初學(xué)會時驚為天人。

數(shù)據(jù)透視表的主要功能是將數(shù)據(jù)聚合，按照各子段進行sum( )，count( )的運算。

下圖我選擇我選擇想要計算的數(shù)據(jù)，然后點擊創(chuàng)建透視表。

此時會新建一個Sheet，這是數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)點，將原始數(shù)據(jù)和匯總計算數(shù)據(jù)分離。

數(shù)據(jù)透視表的核心思想是聚合運算，將字段名相同的數(shù)據(jù)聚合起來，所謂數(shù)以類分。

列和行的設(shè)置，則是按不同軸向展現(xiàn)數(shù)據(jù)。簡單說，你想要什么結(jié)構(gòu)的報表，就用什么樣的拖拽方式。

聚合功能有一點類似SQL中的gorup by，python中則有更為強大的pandas.pivot_table( )。

刪除重復(fù)項

一種數(shù)據(jù)清洗和檢驗的快速方式。想要驗證某一列有多少個唯一值，或者數(shù)據(jù)清洗，都可以使用。

功能類似SQL中的distinct ,python中的set。

條件格式

條件格式可以當(dāng)作數(shù)據(jù)可視化的應(yīng)用。如果我們要使用函數(shù)在大量數(shù)據(jù)中找出前三的值，可能會用到rank( )函數(shù)，排序，然后過濾出1，2，3。

用條件格式則是另外一種快速方法，直接用顏色標(biāo)出，非常直觀。

凍結(jié)首行首列

Excel的首行一般是各字段名Header，俗稱表頭，當(dāng)行數(shù)和列數(shù)過多的時候，觀察數(shù)據(jù)比較麻煩。我們可以通過固定住首行，方便瀏覽和操作。

Header是一個較為重要的概念。在Python和R中，read_csv函數(shù)，會有一個專門的參數(shù)header=true，來判斷是否讀取表頭作為columns的名字。

自定義下拉菜單（數(shù)據(jù)有效性）

數(shù)據(jù)有效性是一種約束，針對單元格限制其輸入，也就是讓其只能固定幾個值。下拉菜單是一種高階應(yīng)用，通過允許下拉箭頭即可。

自定義名稱

自定義名稱是一個很好用的技巧，我們可以為一個區(qū)域，變量、或者數(shù)組定義一個名稱。后續(xù)要經(jīng)常使用的話，直接引用即可，無需再次定位。這是復(fù)用的概念。

我們將A1:A3區(qū)域命名為NUM。

直接使用=sum(NUM) ，等價于sum(A1:A3)。

新手們理解數(shù)據(jù)庫，可以將其想象成無數(shù)張表sheet。每一張表都有自己唯一的名字，就像上圖的NUM一樣。數(shù)據(jù)庫操作就是引用表名進行查找、關(guān)聯(lián)等操作。使用sum，count等函數(shù)。

查找公式錯誤

公式報錯也不知道錯在哪里時候可以使用該功能，尤其是各類IF嵌套或者多表關(guān)聯(lián)，邏輯復(fù)雜時。查找公式錯誤是逐步運算的，很方便定位。

分組和分級顯示

分組和分級顯示，常用在報表中，在報表行數(shù)多到一定程度時，通過分組達到快速切換和隱藏的目的。越是專業(yè)度的報表（咨詢、財務(wù)等），越可以學(xué)習(xí)這塊。在數(shù)據(jù)菜單下。

分析工具庫

分析工具庫是高階分析的利器，包含很多統(tǒng)計計算，檢驗功能等工具。Excel是默認(rèn)不安裝的，要安裝需要加載項，在工具菜單下（不同版本安裝方式會有一點小差異）。

分析工具庫是統(tǒng)計包，規(guī)劃求解是計算最優(yōu)解，類似決策樹。這兩者的分析方法以后詳細論述。

Mac似乎有閹割。

第三方應(yīng)用

Excel是支持第三方插件的，第三方插件擁有非常強大的功能。甚至完成BI的工作。

應(yīng)用商店里微軟官方的Power系列都挺好。下圖就是Power Map。

第三方應(yīng)用商店Mac沒有，非常可惜。Win用戶請用最新版本，2010以前是沒有插件的。第三方應(yīng)用是可以深學(xué)的，如果是傳統(tǒng)行業(yè)的數(shù)據(jù)分析師，需要專注學(xué)習(xí)，互聯(lián)網(wǎng)分析就不需要了。

主要的Excel技巧和函數(shù)已經(jīng)都教授給大家。Excel博大精深，有一句說的挺好，我們大部分實際用到的功能只有20%。熟練掌握這20%功能，日常工作足夠應(yīng)付。重要的還是解決問題的能力。

接下來是Excel實戰(zhàn)內(nèi)容，下一篇文章會直接用到5000行真實的數(shù)據(jù)分析師的職位數(shù)據(jù)。沒錯，用數(shù)據(jù)分析師的數(shù)據(jù)進行分析，有點拗口。

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#專欄作家#

秦路，微信公眾號ID：tracykanc，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。

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