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榮耀標識低成本管理文件：工作電腦文件整理的一套簡單方法
文件整理一是為了以最低成本管理新的文件，二是為了找已有的文件時好找。那么，有什么好的整理方法呢？
最近發現工作電腦里的文件整理方式有些問題：新建或者收到一個新的文件后不知道該放在哪；又或者找一個之前的文件時，我以為在A文件夾里，結果實際被我放在了B文件夾。
于是我用周末時間重新整理了一下所有文件，新整理方案試用了一星期，感覺效果不錯，記錄下來和大家分享一下。
首先明確一下文件整理這件事的作用：
- 為了以最低成本管理新的文件
- 為了找已有的文件時好找。
講述我的整理方案之前先介紹下我的工作性質，因為這決定了我對工作文件整理的思路。我是交互設計師，日常的工作會承接上游提出的設計需求，也會自己發起一些體驗優化項目。另外還和其他好幾個團隊有工作交集。
我的方案簡單地說就是一套（文件夾命名+排列）+（文件命名+歸位）的方法。
首先是一級文件夾。最開始我是以最粗的顆粒度為標準，將所有文件分為若干個大類。后來發現某些二級文件夾我的使用頻率比想象的高，比如“發票”這個文件夾，之前我放在了“工作事務性文件”下，但由于我會不定期得到發票，有時一天就會打開好幾次這個文件夾，所以就把它提升為了一級文件夾。最后一級文件夾我的標準是，最粗的顆粒度+不定期頻繁使用。
之后將一級文件夾排序，按重要性和緊急程度分為三大組：
- 與我手頭項目最相關的，就是我日常做的三大類項目是“重要&緊急”組；
- 與我現在負責設計的產品相關的其他文件歸為“重要不緊急”組，其中按使用頻率和相關度又分了兩個小組；
- 與我的核心工作相關性較低的工作文檔歸為了“不重要不緊急”組。
一定有朋友會發現我這里沒有“緊急不重要”這個類別——我把這個類別的文件放在了“桌面”。桌面上我只放比較有時效性的文件。比如：同事同步的競品觀察周報，我收到后不一定馬上看，但會要求自己在一周內看完，看完后我會把競品觀察周報移入“重要不緊急”類下的“其他團隊報告”存檔。
另外桌面還會放用戶反饋給我的我們產品的bug截圖，我會報給相應的同事。解決掉一個我就刪掉一個，現在只剩2個了哈哈~
所以桌面上我放的都是暫時性的文件，督促自己盡快讓桌面清空。
接下來是一級文件夾的內部，是不是需要二級分類，也就是二級文件夾，視情況而定。
有時我會把一些常用的文件直接放出來，再把相對低頻使用的文件按類別歸入二級文件夾。有時一級分類下的某些文件不好分類或者同屬于某個分類的文件數量較少，我也把他們直接放出來，把能分類的放入二級文件夾。再往下以此類推，如果還需要分三級分類就再建立三級文件夾也無妨。
關于二級分類，再介紹一下我的有設計師職業特性的項目分類法。
我使用sketch軟件產出交互原型。因為經常會復用之前使用過的元素，所以我希望有盡量少的sketch文檔，以免需要打開多個sketch文檔調用元素。如果所有源文件都放在一個sketch文檔，文檔又會過大導致電腦運行慢。
我現在根據我們產品需求的節奏，自己覺得合適的是一個季度建立一個新的sketch文檔。以我的“PC端需求”這一大類為例，從2018年初到現在我只建立了5個sketch文檔?↓
項目需求文檔和產出的圖片文件我按一個月一個文件夾分類，文件夾命名規則是“YYMM-項目名稱”。一般一個月2~3個項目，所以文件夾名稱不會太長，在這種視圖下能看得很清楚 ↓
注意上圖的文件夾和上上圖的源文件在同一個一級文件夾“PC端需求”下的。日后找某個項目相關的文件時，要么直接進入對應文件夾找，要么通過文件夾中的項目名稱獲知對應的時間，再打開相應時間的sketch源文件就可以啦。
基于一個好的分類系統，能讓你清楚每個文件在哪個位置；另外要對每個文件好好命名，這樣即使想不起來文件在哪了，可以靠搜索找到。比如有些項目可能有好幾種叫法，你從不同渠道得到的這個項目相關的文件名稱都不一樣，最好在自己電腦里把相關的文件全都統一成一個項目名稱，這樣使用搜索功能時能一次性搜全。
上面講了如何將每個文件歸類和命名，接下來講講如何使用它們。其實前面已經提到了一個時效性文件的使用方法。再講一個提高工作效率的方法。
mac電腦有一個很好的功能，在finder里有一欄“個人收藏”，可以把你經常用的文件夾拖入這里。被拖到這里的文件夾所處的位置是不變的，只是相當于一個快捷入口，我在這一欄會按照使用頻率由高到低將文件夾排序。
比如我寫這篇文章時是一邊寫一邊配圖的。本來這篇文章的配圖所在的文件夾“文件整理總結”是在“日常案例收集+思考”一級文件夾下的，但因為我當前使用這個文件夾的頻率很高，就臨時把它拖到個人收藏的第一位了。寫完這篇文章后我就會把它從個人收藏中刪除。
Windows系統電腦我很久沒用了不知道有沒有類似的快捷入口。如果沒有的話，其實可以把當前正在處理的項目的文件夾移到某個容易觸達的地方，比如桌面。處理完了這個項目，再把它移入它應屬的位置。
以上就是我的整理方案啦~可能看上去很簡單，沒錯就是很簡單，因為我追求的是低成本管理，所以我放棄了諸如mac電腦提供的“標簽”這種標記方式。
標簽一是屬于錦上添花的，不是一個文件必有的屬性，二是我曾經嘗試過用標簽，我會建很多標簽，但是mac不全都顯示出來，我經常想看的標簽還要點一下“所有標簽”才能看到。
本文由 @哆啦易夢 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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