OA系統(tǒng)中的共性流程要不要共用?

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本文總結(jié)了共用共性流程的幾點考慮,并給出了可判定為共用共性流程的幾點情況。

1. 為什么要考慮共用問題?

前言:作者理解的共性是指有相似的內(nèi)容,不是邏輯相似就是前端頁面相似??梢酝耆桓闹苯庸灿?,也可以合并流程,優(yōu)化現(xiàn)有流程后共用。

現(xiàn)在的OA系統(tǒng)基本都有流程引擎,創(chuàng)建流程簡單快捷,往往新創(chuàng)建流程比改流程快的得多。那創(chuàng)建流程如此快,為何還考慮共用問題?

1.1 用戶操作重復、繁瑣

幾乎每家公司都有OA系統(tǒng),并且OA面向公司所有員工,使用頻率很高,如果多個流程的界面和操作都相差無幾,會給員工造成重復的錯覺,若共用,不僅簡化員工操作,也減少學習成本和培訓成本。

1.2 數(shù)據(jù)單一、無利用價值

人員規(guī)模大的公司,部門多,流程也多,各部門間的信息不暢通,可能A有的流程,B也有類似的,但他們互相不知道。雖說創(chuàng)建流程很快,但PM得合理規(guī)劃產(chǎn)品,需站在整合者的角度給需求方一定參考建議,減少冗余單一數(shù)據(jù)。

1.3 使用頻率低、影響頁面布局

系統(tǒng)使用時間越長,流程就越多,有些流程設計簡單且使用頻率很低。為了頁面美觀和辦公效率也需要不斷精簡、優(yōu)化流程。

2. 如何判斷能否共用呢?

舉個工作中遇到的例子:

兩個工作內(nèi)容和職責很相似的技術部門,都做提成自動結(jié)算。A部門已經(jīng)完成,在試用階段了,但B部門因為和A類似所以就希望直接融合在A里。以此為例,來說說我是如何分析是否需要共用的。

首先,從表面上判斷流程是否能共用,是否是同樣的需求,共用的部分多否。

案例里AB部門都明確做提成結(jié)算,雖后臺涉及的數(shù)據(jù)源有不同,但前端頁面內(nèi)容90%相似,可以考慮共用。

其次,從技術上判斷開發(fā)能不能做,技術能否實現(xiàn),估算共用和獨立的開發(fā)難度及開發(fā)時間。若差異較大,根據(jù)投入產(chǎn)出比計算,看是否值得投入多余的開發(fā)成本來實現(xiàn)共用。

案例里獨立比共用的時間節(jié)約一半,上線時間沒強制要求,所以,可獨立可共用。

再次,從利弊上分析共用后是否真正帶來便利,是增加/減少工作量,增加哪些人的工作,減少哪些人的工作,根據(jù)使用人數(shù)及使用頻率判斷是否需要共用。

案例里AB共用,減少了有交叉項目提成人員的申請時間,但增加了審核人員的工作,有交叉項目的人員比審核人員多,但交叉項目的使用頻率比審核人員低。

遇到這種情況,若共用,應該讓受影響的雙方知曉,根據(jù)雙方協(xié)商意見再確定是否共用。

如案例里的AB部門,受益的是普通員工,但變得復雜的是管理者,雖說普通員工占比比管理者多,但管理者的話語權更高。所以,這只能把利弊告訴雙方,讓雙方溝通清楚后再做確切決定,避免上線后因雙方分歧導致?lián)Q方案。

最后,最重要的要看共用是否影響后期延展,是否有其他隱性需求(比如業(yè)務需求或者管理需求),很多時候這都成為決定因素。

案例里B部門是從A部門里獨立出來的,雖然B部門經(jīng)常協(xié)調(diào)做A部門工作,但兩個部門的業(yè)務發(fā)展方向不一致,在管理上各成體系,后期發(fā)展難免不同,那個性化的需求也在所難免。

綜上,這兩個流程沒有共用,原因是共用的開發(fā)時間長了一倍,并且影響審核效率和審核結(jié)果,后期有個性化需求,所以獨立分開。以上是關于有共性的流程是否共用的個人見解!

 

本文由 @Rabbit 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議。

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評論
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  1. 沒看懂????

    來自中國 回復
  2. 沒看懂,如果不同部門,流程類似,那流程圖里面做部門判斷分支就可以,流程走向一樣就能共用模塊。

    來自福建 回復
    1. 流程走向是一部分,可流程里的內(nèi)容是另一部分。如果后期共用的部門提出了不同的個性化需求,導致改動大或者受制框架之類的,那還是很棘手,所以還要考慮是否影響延展性。

      來自四川 回復