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榮耀標識疫情之下，線上辦公如何解決溝通問題？
疫情之下，多數公司實施了線上辦公的方式。雖然互聯網連接了人和人，縮短了人和人的“距離”。但是始終不及線下辦公方式人和人的“距離”更近?！熬嚯x”的增加必然會導致溝通的成本增加，溝通成本的增加就更大的加大了“溝通的障礙”的形成。
基于線上辦公方式又基于我們當前項目考量，我們如何做能有效解決溝通的問題？
什么是溝通？
溝通的概念：
使用恰當的思維載體（聽、說、讀、寫），通過正確的方式（演講、對話、討論、文字）準確、恰當的表達出來，以促使對方接受。
溝通不能單人產生，它至少需要一個信息發送者和一個信息接收者。如你寫一封郵件，你是信息發送者，收件人即是你的信息接收者，而它的思維載體即是“寫”，它的表達方式是文字。
達成有效溝的兩個必備條件：
- 信息發送者清晰地表達信息的內涵，以便信息接收者能確切理解。
- 信息發送者重視信息接收者的反應并根據其反應及時修正信息的傳遞。
注意，在這里信息發送者不只是說是發起溝通的那個人，連續對話中、討論中，AB對話互為發送者和接受者！
我們可以把它看做是一個最小思維點的闡述，我去表達。溝通的一個闡述點即是發送-接收的最小執行單元。
線上項目中溝通痛點是什么？
當我們明確了溝通概念與達成溝通的必要條件，相信會對你的溝通能產生有效促進。然后我們來討論下，線上項目的溝通。
項目中溝通痛點：
- 發起溝通找不到人，每次都要Ding了才回復。
- 溝通中，人不見了。
- 溝通容易打斷手頭任務，導致處理事情的效率很低。
- 線上項目啟動，視頻會議等較多。覺得溝通這事情太占據時間。
- 一個任務可能和多人溝通，導致效率低迷。
這些問題都是在說一些什么？這是在說溝通是否重要吧？是否能有效溝通吧？
溝通是否比我手上事情更重要？你那么多溝通、同步，是否比我的開發任務還重要？你這個打斷我是否不應該？
我們要明確，本身我們做項目，你最為一個實際的設計/開發者，你的最小執行單元的確就是你手上的事情。但無論是線上辦公還是公司辦公，大家要明確一個事情：
你所做的事情是服務于整個項目，而這個項目的參與人并不是只有你一個人！你在這里做的溝通，是為了其他人對于項目能有更好的促進，本質是服務于我們的項目進展的！
我們需要如何做？
（1）從思維上明確一個核心
項目中的溝通是必要且重要的，線上辦公情況下解決溝通問題項目就成功了一半。
（2）明確溝通的優先（重要）序列
1）項目優先序列
以上即為當前項目優先級的明確，在此圈定且明確。P0＞P1＞P2＞P3。
2）時間線順序優先序列
在我們的版本執行中，通用流程是 需求組織-需求評審-項目啟動-開發-整體提測-封板。
版本項目在執行中，如遇到溝通可看下當前的關鍵進展處于哪個環節。處于哪個環節，決定了那個環境下哪個是更優先、更重要的。
譬如當前在開發尾端，那么第一任務優先序列是版本的開發。此時如遇到產品組織下個版本的需求時，產品作為信息發送者想要與技術了解下版本需求的技術可實現性。
那么這個溝通，其實優先序列并不高，這個時候并不應把此溝通作為高優先的事宜從而去頻繁打斷等，弱聯系即可，消息留言約定空余時間商定即可。
3）覆蓋面優先要素
當一個溝通，如果它的關聯覆蓋面很廣，涉及多項目、多成員的，那么它理論上是優先的。因為可能你的溝通的障礙牽涉面會非常廣，導致其他項目的進展、其他很多成員的工作會產生堵塞。
（3）管理好《溝通的生命周期》
我在這里把一次溝通定義了一個《溝通的生命周期》，它的周期是：
- 溝通的準備；
- 溝通的發起；
- 溝通的處理；
- 溝通的收尾。
我們要管理好這四個關鍵周期。
1）溝通的準備
溝通的準備其實是多數人在線上，甚至是公司辦公都不太重視的一環。溝通的準備的目的是為了服務于有效溝通的，除了上文的必備條件所屬的“有效溝通”，另一方面是占用時間更少的有效溝通。
它視你的溝通內容不同而定，你可能會做不同的準備。但是一定要使用合適的思維載體，通過正確方式表達。發起者應當更充分的去準備自己的溝通內容、表達手段、表達方式。
如你溝通一個事情，你用純粹的語音表達合適，還是文字同步發送給信息接收者，還是更多的去放一些腦圖之類。結合實際環境，靈活運用。但是切記在這個環節一定要準備充分，更多的從接收者角度對于溝通的消化成本出發考量。
2）溝通的發起
基于我們之前提到的優先序列、正確的方式，我們應該注意溝通發起的兩大考慮點。
- 溝通發起的方式，如電話≥Ding＞小窗留言，這個視優先序列為第一要素、緊急序列為第二要素。
- 溝通發起的時間，發起者是否準備充分的物料可進行一次有效的溝通。我這個任務的優先序列與時間窗口是什么，如優先緊急，準備好即發起。如優先不緊急，準備完善后小窗留言發起，給接收者一個喘息期。但當任務隨時間變得更加緊急的時候，小窗轉Ding或者電話。
3）溝通的處理
如溝通的信息發送者能有效的組織好發起的方式與時機，接收者就可以視其方式來對應應答溝通。
當手上有更優先（重要）事情，可拒絕信息發送者發起的溝通。但是務必給與發送者有效的反饋與約定下次可溝通時間。
4）溝通的收尾
溝通的收尾，是在線上溝通完全不會注意的。如消息窗口的會話，接收者不知發起者是否對于這個溝通達成了最終的目的。這個和線下溝通是完全不一樣的，線下溝通你可能說了個OK，溝通即結束了或者發送者轉身離開就是溝通的結束。
那么在我們當前線上溝通，如果發起者你達成了目的，請有效的回饋給接收者。或僅是這次溝通可結束時候，給予反饋。
（4）其他
線上辦公，我們肯定會遇到很多溝通的瓶頸、甚至是溝通的沖突。
我們在這個時候一定一定要注意，不要因為瓶頸或者是沖突，造成自己的“溝通防御圈”，一旦溝通的防御圈形成，接收者將無法好好消化發送者要表達的信息，你們的溝通將不具備任何質量。
因為這個時候的溝通，你不是對事情在溝通，而是你所有的所想，都是我正在和一個我完全否定的一個人在聊一些莫名其妙的事兒了。
本文由@雙生 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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