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不管你是輕資產(chǎn)還是重資產(chǎn)、流程型還是離散型、制造型企業(yè)還是服務(wù)型企業(yè)上述幾個(gè)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，或多或少都得來幾個(gè)。而這些項(xiàng)目不管是內(nèi)部自主開發(fā)，還是外包開發(fā)，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)理的角色至關(guān)重要，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理面臨的第一個(gè)難題就是啟動(dòng)大會(huì)。

在信息化時(shí)代，企業(yè)的信息化建設(shè)幾乎是每個(gè)企業(yè)都不可避免的，ERP（企業(yè)資源管理系統(tǒng)），WMS（倉庫管理系統(tǒng)），MES（制造執(zhí)行系統(tǒng)），OA（辦公自動(dòng)化），CRM（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)），SRM（供應(yīng)商管理系統(tǒng)）等等。

不管你是輕資產(chǎn)還是重資產(chǎn)、流程型還是離散型、制造型企業(yè)還是服務(wù)型企業(yè)上述幾個(gè)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，或多或少都得來幾個(gè)。而這些項(xiàng)目不管是內(nèi)部自主開發(fā)，還是外包開發(fā)，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)理的角色至關(guān)重要，這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理面臨的第一個(gè)難題就是啟動(dòng)大會(huì)。

本文我們就好好講講啟動(dòng)大會(huì)：

啟動(dòng)大會(huì)是什么

很多人聽到啟動(dòng)大會(huì)就會(huì)望文生義，認(rèn)為啟動(dòng)大會(huì)是一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)的標(biāo)志。

其實(shí)這種認(rèn)識(shí)是一個(gè)比較大的誤區(qū)。在PMBOK（項(xiàng)目管理知識(shí)體系）的定義中，有兩個(gè)會(huì)議會(huì)被翻譯成“啟動(dòng)大會(huì)”。

Initial Meeting

會(huì)議的召開時(shí)間是啟動(dòng)階段結(jié)束時(shí)，主要內(nèi)容為：發(fā)布項(xiàng)目章程；對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行正式的授權(quán)，宣告項(xiàng)目的正式開始。

Kick Off Meeting

召開時(shí)間為項(xiàng)目管理計(jì)劃完成后、實(shí)施之前主要內(nèi)容為：

• 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員互相認(rèn)識(shí) ；
• 介紹項(xiàng)目背景和計(jì)劃；
• 項(xiàng)目定義、目標(biāo)，組織結(jié)構(gòu)、環(huán)境；
• 確定個(gè)人和團(tuán)隊(duì)職責(zé)范圍；
• 獲得團(tuán)隊(duì)成員的承諾。

企業(yè)信息化項(xiàng)目中的啟動(dòng)大會(huì)大部分都類似于Kick Off Meeting，也就是一般情況PMBOK里面講的開工大會(huì)， 當(dāng)然在這個(gè)會(huì)議上有時(shí)也會(huì)包含Initiating Meeting 一些議程在里面，比如在公開會(huì)議上給項(xiàng)目經(jīng)理正式授權(quán)，確定項(xiàng)目的里程碑計(jì)劃等等。

總的來說，啟動(dòng)大會(huì)是一個(gè)重要的溝通和宣傳平臺(tái)。

項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)必須要傳達(dá)兩個(gè)重要信息：

• 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的重視和支持，體現(xiàn)“一把手掛帥”。
• 向所有項(xiàng)目的相關(guān)業(yè)務(wù)部門和員工介紹雙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和工作制度，樹立項(xiàng)目組成員的執(zhí)行權(quán)威，以期后續(xù)大家的配合工作。

什么時(shí)候開啟動(dòng)大會(huì)

按照我們上文對(duì)啟動(dòng)大會(huì)的定義來看，啟動(dòng)大會(huì)一般是在規(guī)劃過程組結(jié)束的時(shí)候召開。

但是這只是理論上的說法，真正在實(shí)際項(xiàng)目過程中你會(huì)發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目的各個(gè)過程組的區(qū)分界限并不會(huì)有多么的明確，而且部分項(xiàng)目的還會(huì)有子項(xiàng)目，多個(gè)過程組互相重疊，所以不同的項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的召開時(shí)間并不固定。

具體什么時(shí)候召開啟動(dòng)大會(huì)，取決于這個(gè)項(xiàng)目類型或者當(dāng)前階段需要召開啟動(dòng)會(huì)議的目的。比如如果項(xiàng)目是一個(gè)外包項(xiàng)目，而項(xiàng)目經(jīng)理是外包團(tuán)隊(duì)里面的，那么需要啟動(dòng)大會(huì)來作為一個(gè)橋梁連接外包團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目發(fā)包方相關(guān)團(tuán)隊(duì)以便后續(xù)工作開展的話，那么這個(gè)啟動(dòng)大會(huì)需要盡早的召開。

如果在啟動(dòng)大會(huì)上要介紹項(xiàng)目預(yù)計(jì)應(yīng)用后的效果，對(duì)企業(yè)能夠帶來什么效益，什么時(shí)候可以見到成效，這些問題應(yīng)取決于對(duì)客戶業(yè)務(wù)的了解程度，完全可以在業(yè)務(wù)調(diào)研啟動(dòng)后幾天內(nèi)進(jìn)行。

甚至啟動(dòng)大會(huì)也不一定只能開一次，前面講到項(xiàng)目的啟動(dòng)大會(huì)主要是起到一個(gè)溝通和宣傳的作用，如果當(dāng)前階段溝通不順或者需要大力宣傳的事項(xiàng)，完全可以找理由再開一次大會(huì)。

如何開啟動(dòng)大會(huì)

俗話說萬事開頭難，啟動(dòng)大會(huì)對(duì)于大部分企業(yè)信息化建設(shè)項(xiàng)目至關(guān)重要，特別是對(duì)于那些初次實(shí)施信息化項(xiàng)目的企業(yè)來說更是如此，甚至從一個(gè)啟動(dòng)大會(huì)開的好不好成不成功就能看到項(xiàng)目的成功與否。

啟動(dòng)大會(huì)也是一個(gè)會(huì)議，我們從會(huì)議形式，與會(huì)人員和會(huì)議內(nèi)容三個(gè)方面來介紹如何開好一個(gè)啟動(dòng)大會(huì)。

1. 會(huì)議形式上一定要正式隆重

如果確定項(xiàng)目需要開啟動(dòng)大會(huì)，那么這個(gè)會(huì)議一定要開的正式和隆重，在開會(huì)之前最好成立會(huì)議籌備組，開好項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的關(guān)鍵是前期和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)想，并讓高層意識(shí)到項(xiàng)目的價(jià)值和難度。以及讓領(lǐng)導(dǎo)清晰認(rèn)識(shí)到如何支持項(xiàng)目，為今后項(xiàng)目的實(shí)施取得支持建立定期回饋管道。

因此，在召開啟動(dòng)大會(huì)之前項(xiàng)目組應(yīng)該開一個(gè)籌備會(huì)，明確啟動(dòng)大會(huì)召開的準(zhǔn)備事宜和各項(xiàng)細(xì)節(jié)，再分頭安排準(zhǔn)備。

這個(gè)籌備會(huì)其實(shí)是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員真正成為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的磨合過程，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理評(píng)估團(tuán)隊(duì)能力和管理復(fù)雜程度非常重要，要充分利用。

另外會(huì)議如果要發(fā)布一些文檔，文檔下發(fā)程序也要正式。

2. 項(xiàng)目干系人全部到位，宜多不宜少

在PMBOK中有個(gè)名詞叫做項(xiàng)目干系人，指的是和項(xiàng)目利益相關(guān)的人員，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，企業(yè)高層，客戶團(tuán)隊(duì)，業(yè)務(wù)相關(guān)方等。企業(yè)信息化項(xiàng)目中參加人員需要盡量齊全，干系人能到位的盡量到位。雖然不一定要搞全廠大會(huì)，但涉及部門的分管領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)骨干一定要參與。

啟動(dòng)大會(huì)就是項(xiàng)目經(jīng)理利用高管影響力，驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目節(jié)奏的武器，沒有高管的參與，就說明啟動(dòng)大會(huì)不受重視。啟動(dòng)大會(huì)時(shí)間必須協(xié)調(diào)好高管行程安排，確保高管能夠及時(shí)參與。特別重要的項(xiàng)目應(yīng)該確保雙方高管都能夠參與，以示重視。

3. 會(huì)議內(nèi)容要簡(jiǎn)明，但需要提前設(shè)計(jì)發(fā)言

啟動(dòng)大會(huì)有客戶的大量業(yè)務(wù)部門人員參加，在允許的時(shí)間范圍內(nèi)，整個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的節(jié)奏一定要明快簡(jiǎn)潔。

大會(huì)過程中不需要對(duì)一些業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行討論，涉及人員業(yè)務(wù)單位眾多，討論太多細(xì)枝末節(jié)很容易造成會(huì)議議題散，大家對(duì)會(huì)議印象不好，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目也會(huì)失去信心。

另一個(gè)，啟動(dòng)大會(huì)不要搞成閱讀PPT，需要提前設(shè)計(jì)議程并安排相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)言，會(huì)議上的發(fā)言內(nèi)容最好準(zhǔn)備專門的發(fā)言稿。

對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)際上在很多的企業(yè)高層對(duì)要上的項(xiàng)目都是一知半解，系統(tǒng)到底如何運(yùn)作，真正的效果和作用沒什么大的概念，給高層領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿需要和高層進(jìn)行相關(guān)的項(xiàng)目溝通，有助于高層對(duì)項(xiàng)目的理解。

可能大部分內(nèi)容都是項(xiàng)目經(jīng)理準(zhǔn)備的但高層多少都對(duì)項(xiàng)目有進(jìn)一步了解，有助于后續(xù)獲取高層對(duì)項(xiàng)目的支持。

對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理，可能這個(gè)會(huì)議是整個(gè)項(xiàng)目過程中項(xiàng)目經(jīng)理主持的第一個(gè)大型會(huì)議，發(fā)言的內(nèi)容需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況好好準(zhǔn)備斟酌下。

1. 如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建非常順利，項(xiàng)目管理制度非常完善，應(yīng)該重點(diǎn)宣講各個(gè)部門如何依據(jù)項(xiàng)目管理制度進(jìn)行工作配合。
2. 如果客戶項(xiàng)目還沒有進(jìn)入狀態(tài)，團(tuán)隊(duì)籌建還不順利，可以重點(diǎn)介紹軟件企業(yè)實(shí)施方法論，讓客戶知道什么階段需要他們配合做什么工作，哪些工作軟件商在現(xiàn)場(chǎng)做，哪些不在現(xiàn)場(chǎng)做，讓大家對(duì)整個(gè)工作套路有所認(rèn)識(shí)，強(qiáng)調(diào)成立專門的實(shí)施團(tuán)隊(duì)重要性。
3. 如果客戶對(duì)太虛的東西不是很有興趣，而且供貨商對(duì)客戶情況有比較深入的了解，可以重點(diǎn)介紹在其他企業(yè)實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)，以及預(yù)期可以在我們這個(gè)項(xiàng)目取得的效益，引發(fā)大家對(duì)項(xiàng)目參與的興趣。

開啟動(dòng)大會(huì)注意事項(xiàng)

項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)很重要，這是對(duì)于那些需要啟動(dòng)大會(huì)的項(xiàng)目來說，其實(shí)也并不是所有的項(xiàng)目都需要啟動(dòng)大會(huì)。

1. 過度承諾的項(xiàng)目前期最好不要開啟動(dòng)大會(huì)

不管是內(nèi)部項(xiàng)目還是外包項(xiàng)目，都有可能過度承諾，也就是提前承諾了太多東西的項(xiàng)目。對(duì)于內(nèi)部項(xiàng)目可能就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于項(xiàng)目的期望太高，項(xiàng)目經(jīng)理可能被動(dòng)承諾了太多能力范圍之外的東西。

對(duì)于外部項(xiàng)目可能就是為了競(jìng)標(biāo)成功，在特定成本范圍內(nèi)承諾了太多的合同內(nèi)容。

這種過度承諾的項(xiàng)目從實(shí)施角度來看風(fēng)險(xiǎn)很大，很可能在項(xiàng)目啟動(dòng)后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)軟件供貨商都很難拿出合適的產(chǎn)品到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施。此時(shí)，必須低調(diào)處理項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，甚至?xí)簳r(shí)不召開啟動(dòng)大會(huì)，在項(xiàng)目找到可實(shí)施路徑的時(shí)候再召開啟動(dòng)大會(huì)更合理。

2. 金額很小的項(xiàng)目可不召開大型啟動(dòng)大會(huì)

我們前面講了，啟動(dòng)大會(huì)的目的之一是宣傳，號(hào)召相關(guān)人員參與進(jìn)來，金額很小的項(xiàng)目就代表這這個(gè)項(xiàng)目并不會(huì)太復(fù)雜，在高層領(lǐng)導(dǎo)的眼里并不太重要，指望能夠提供超預(yù)期的資源是不現(xiàn)實(shí)的，我們?cè)趯?shí)施項(xiàng)目的時(shí)候也盡量不要擴(kuò)大項(xiàng)目的影響。

最好是在既定成本范圍內(nèi)滿足項(xiàng)目要求就好了。如果高調(diào)的開一個(gè)啟動(dòng)大會(huì)，其他相關(guān)業(yè)務(wù)單位主管可能不清楚項(xiàng)目的金額，還以為是個(gè)大架勢(shì)，可能會(huì)號(hào)召下屬各種頭腦風(fēng)暴，提建議，很可能導(dǎo)致項(xiàng)目的需求和范圍控制不住。

甚至很可能造成項(xiàng)目走不下去，項(xiàng)目的投入全部報(bào)廢的后果。

在這種情況下項(xiàng)目經(jīng)理完全可以和客戶或者領(lǐng)導(dǎo)溝通，低調(diào)起步，取得一些成績(jī)，得到客戶各方面認(rèn)同項(xiàng)目目標(biāo)后，適當(dāng)追加費(fèi)用，把項(xiàng)目順利完成。

在這種情況下，低調(diào)反而是對(duì)項(xiàng)目的一種自我保護(hù)，會(huì)屏蔽掉很多不必要的干擾，也是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度。

3. 企業(yè)信息化項(xiàng)目很多經(jīng)驗(yàn)豐富或者項(xiàng)目是追加項(xiàng)目可不召開啟動(dòng)大會(huì)

如果客戶的信息化工作已經(jīng)成為一項(xiàng)日常工作，已經(jīng)具備大量信息化項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，有良好的實(shí)施團(tuán)隊(duì)，信息化已經(jīng)成為每個(gè)部門標(biāo)準(zhǔn)工具和日常流程中一部分的時(shí)候，再上一個(gè)新項(xiàng)目就不需要啟動(dòng)大會(huì)這種形式了。

有的項(xiàng)目是老用戶追加，再增加比較大的投入合作新項(xiàng)目，和軟件供貨商隊(duì)伍磨合已經(jīng)完成，新項(xiàng)目只是擴(kuò)大應(yīng)用深度，可以看作是歷史項(xiàng)目不斷的深入，此時(shí)也可不召開啟動(dòng)大會(huì)。不過在新項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程驗(yàn)證完成后可以召開一個(gè)新項(xiàng)目上線動(dòng)員大會(huì)。

在客戶沒有這個(gè)意識(shí)和要求的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理更要主動(dòng)要求客戶配合召開啟動(dòng)大會(huì)，而且要按照啟動(dòng)大會(huì)實(shí)際目的來籌備。

結(jié)語

一個(gè)成功的項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)是大多數(shù)項(xiàng)目成功的基石，評(píng)判一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)成功與否，需要評(píng)估這個(gè)啟動(dòng)大會(huì)是不是在一個(gè)正確的時(shí)間做了正確的事情。項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)是由項(xiàng)目經(jīng)理來主導(dǎo)并主持的，大多數(shù)情況下是項(xiàng)目經(jīng)理接管項(xiàng)目的第一次大考。項(xiàng)目經(jīng)理需要主動(dòng)要求客戶或者相關(guān)方配合籌備及召開啟動(dòng)大會(huì)，即使他們沒這個(gè)意識(shí)和要求。

另外，我們都知道項(xiàng)目管理大部分時(shí)間都是做溝通的工作，在籌備和召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的時(shí)候可以依據(jù)商務(wù)人員的情報(bào)，重新分析客戶的組織結(jié)構(gòu)模型，弄清楚整個(gè)客戶企業(yè)人員之間微妙的關(guān)系，確定自己的盟友、合伙人和需要溝通、說服、爭(zhēng)取的對(duì)象，然后結(jié)合企業(yè)組織特點(diǎn)，小心而有效建立自己的專業(yè)人士形象。

在這個(gè)項(xiàng)目難得的“蜜月”期內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理要想盡一切辦法和客戶項(xiàng)目關(guān)鍵人物建立私人友情，成為一種合作搭檔關(guān)系，而不能簡(jiǎn)單停留在一般工作配合層面。

最后再多說兩句：

項(xiàng)目實(shí)施過程中，有時(shí)候公事需要用私人感情尋求突破。如果沒有交情，恐怕大部分項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理遇到困難時(shí)就難以突破。

一個(gè)啟動(dòng)大會(huì)可能啟動(dòng)的不僅僅是項(xiàng)目也是一段新關(guān)系的開始。

本文由 @李威威 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議