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本文詳細(xì)介紹了策劃線下發(fā)布會(huì)的教程，并在前4P介紹了線下發(fā)布會(huì)需具備的信息點(diǎn)、時(shí)段安排、地點(diǎn)、人員等內(nèi)容。

Hi～你們的長(zhǎng)文紫君回來(lái)了，為了減輕小伙伴們做線下發(fā)布會(huì)策劃的焦慮感，今天我來(lái)把發(fā)布會(huì)策劃這個(gè)話題終結(jié)了，保姆級(jí)教程奉上！（小小心意）。

先附上一個(gè)誠(chéng)意滿滿的思維導(dǎo)圖：

大家可以保存下來(lái)思維導(dǎo)圖聽我接著嘮：

Part1 關(guān)于發(fā)布會(huì)About the Launch Event

發(fā)布會(huì)是一個(gè)非常有儀式感的活動(dòng)，他是企業(yè)向外輸出品牌價(jià)值和最新成果的重要舞臺(tái)，也是外界與企業(yè)互動(dòng)的最直接的窗口，把它理解為行業(yè)領(lǐng)域跳動(dòng)的脈搏也不為過(guò)。

如果說(shuō)產(chǎn)品是從0到1，那營(yíng)銷就是從1到100，發(fā)布會(huì)作為營(yíng)銷的一種活動(dòng)形式，就是要將現(xiàn)有的產(chǎn)品更好的推向市場(chǎng)。

那我們先來(lái)一起認(rèn)識(shí)一下發(fā)布會(huì)～

1. 微觀角度看發(fā)布會(huì)的種類

按照企業(yè)類型來(lái)區(qū)分：

• 對(duì)于2C企業(yè)來(lái)說(shuō)，發(fā)布會(huì)是企業(yè)和用戶的一場(chǎng)狂歡，占領(lǐng)用戶心智。
• 對(duì)于2B企業(yè)來(lái)說(shuō)，發(fā)布會(huì)是推介產(chǎn)品和探尋合作，達(dá)成商機(jī)轉(zhuǎn)化。

但我認(rèn)為所有的2B其實(shí)都是2C的因?yàn)槊總€(gè)2B的企業(yè)其實(shí)都有關(guān)鍵決策人。

按照發(fā)布會(huì)的目的來(lái)區(qū)分：

1. 新品發(fā)布會(huì)：某公司為了宣傳公司的新產(chǎn)品而舉辦的發(fā)布會(huì)。手機(jī)行業(yè)的發(fā)布會(huì)大家應(yīng)該非常熟悉了，OPPO、華為、蘋果、小米、錘子等。在第四范式的發(fā)布會(huì)也是屬于這一種，我們當(dāng)時(shí)想發(fā)布一個(gè)人工智能一體機(jī)的產(chǎn)品。
2. 戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)：企業(yè)戰(zhàn)略布局、產(chǎn)品方向或品牌形象有重大升級(jí)，需向外界公布的發(fā)布會(huì)。Eg：在新基建背景下，TCL馬上要在線上舉辦的一個(gè)以“屏聯(lián)萬(wàn)物 智顯未來(lái)”為主題的發(fā)布會(huì)，他就是要對(duì)外公布他們?cè)谥腔凵田@領(lǐng)域的戰(zhàn)略布局和一系列的產(chǎn)品。
3. 戰(zhàn)略合作發(fā)布會(huì)：一般指某兩家或多家公司宣告達(dá)成合作共識(shí)的發(fā)布會(huì)。Eg：北京聯(lián)通和華為舉辦5G Capital聯(lián)合創(chuàng)新發(fā)布會(huì)，并簽署了合作備忘錄，共同發(fā)布了5G Capital聯(lián)合創(chuàng)新項(xiàng)目?jī)?nèi)容，開啟“用新創(chuàng)時(shí)代，用心建未來(lái)”新篇章。
4. 行業(yè)發(fā)布會(huì)：通常為了促進(jìn)行業(yè)交流而舉行的發(fā)布會(huì)，如消費(fèi)電子領(lǐng)域的CES大會(huì)、MWC世界移動(dòng)通信大會(huì)

2. 宏觀角度看發(fā)布會(huì)的定位

發(fā)布會(huì)是活動(dòng)的其中一種形式，而活動(dòng)的類型有大致以下四種：

1. 關(guān)系型活動(dòng)：意在建立連接和交流，一般是閉門性質(zhì)。Eg：小到請(qǐng)媒體喝咖啡，大到媒體答謝會(huì)、公司動(dòng)員會(huì)、供應(yīng)商大會(huì)、渠道合作伙伴會(huì)等
2. 內(nèi)容型活動(dòng)：意在內(nèi)容的傳遞。Eg：×× 大會(huì)、×× 論壇、×× 峰會(huì)或 ×× 溝通會(huì)還有xx新聞發(fā)布會(huì)。
3. 體驗(yàn)型活動(dòng)：意在與體驗(yàn)者互動(dòng)，一般是線下、實(shí)體的體驗(yàn)。Eg：xx品鑒會(huì)、xx嘉年華、xx造物節(jié)等。我印象比較深的是36kr的沒(méi)想到游樂(lè)園。
4. 事件型活動(dòng)：意在“創(chuàng)造新聞事件”，主要圍繞某項(xiàng)產(chǎn)品、某個(gè)事件為中心來(lái)設(shè)計(jì)。Eg：xx產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、xx公司戰(zhàn)略簽約大會(huì)、xx白皮書發(fā)布等

——《成為公關(guān)高手：我在奧美、聯(lián)想、美團(tuán)的15年公關(guān)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)》吳加錄

發(fā)布會(huì)大類屬于事件型活動(dòng)，但由于活動(dòng)類型之間可以重疊和包含，一場(chǎng)發(fā)布會(huì)往往也會(huì)有其他幾種活動(dòng)類型的特性。

Part2 發(fā)布會(huì)前期策劃-8P模型

知道了發(fā)布會(huì)有哪幾種類型，接下來(lái)我根據(jù)發(fā)布會(huì)策劃案所具備的元素我創(chuàng)建了一個(gè)便于大家記憶和理解的8P模型，然后和大家聊一聊每一個(gè)P里的各個(gè)環(huán)節(jié)、準(zhǔn)備流程、所需資料、統(tǒng)籌管理控制辦法以及教你避坑的的各種TIPS～

P1：Point（信息點(diǎn)）

確定宣傳的產(chǎn)品：

信息點(diǎn)的提煉首先要從Product開始講，這里的產(chǎn)品可以是實(shí)物也可以是虛擬的，再有了確定的發(fā)布產(chǎn)品之后需要和PM溝通這次要發(fā)布的產(chǎn)品的亮點(diǎn)和賣點(diǎn)爭(zhēng)取做到差異化。

確定活動(dòng)目標(biāo)產(chǎn)出活動(dòng)主題，解決對(duì)誰(shuí)說(shuō)的問(wèn)題

1）目標(biāo)群體

首先明確這次活動(dòng)主要是面向哪些群體所舉辦的。消費(fèi)者、粉絲、媒體、公司關(guān)鍵決策人、公司采購(gòu)方、上下游供應(yīng)商還是行業(yè)內(nèi)專業(yè)人士？然后根據(jù)目標(biāo)對(duì)象的期望合理的“喂內(nèi)容”。

2）活動(dòng)目標(biāo)

拉新、促活、留存還是轉(zhuǎn)化？是提升品牌認(rèn)知還是促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的合作？這里的目標(biāo)設(shè)定要符合SMART的目標(biāo)設(shè)定原則，設(shè)定一個(gè)具體的，可衡量的，可達(dá)到的，與工作相關(guān)的，有時(shí)間的要求的活動(dòng)目標(biāo)。在目標(biāo)確定后，還要確?！叭素?cái)物事權(quán)”等資源到位，才能順利往下推進(jìn)。

Eg：在5.30號(hào)舉辦的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上要有1000個(gè)行業(yè)內(nèi)中小企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加，達(dá)成4%的商機(jī)轉(zhuǎn)化率。

理想中的目標(biāo)拍板：公司領(lǐng)導(dǎo)人有清晰目標(biāo)—市場(chǎng)與公關(guān)部協(xié)作產(chǎn)出活動(dòng)策劃

現(xiàn)實(shí)中的目標(biāo)拍板：市場(chǎng)、公關(guān)部溝通產(chǎn)出活動(dòng)目標(biāo)主題和核心信息—幾次匯報(bào)最終確定管理層需求（因?yàn)樗麄円膊恢老胍裁?）

3）活動(dòng)主題

有了具體活動(dòng)目標(biāo)之后包裝成一個(gè)簡(jiǎn)短的活動(dòng)主題，簡(jiǎn)單易懂易記。

Eg：標(biāo)新 立異——Empower Your AI Transformation， 2019 第四范式AI新品發(fā)布會(huì)，見證AI轉(zhuǎn)型新時(shí)刻

確定活動(dòng)要傳達(dá)的核心信息來(lái)設(shè)計(jì)核心創(chuàng)意，解決說(shuō)什么、誰(shuí)來(lái)說(shuō)、怎么說(shuō)的問(wèn)題。

1. 說(shuō)什么？核心信息
2. 如何確定？工具：核心信息架構(gòu)圖
3. 誰(shuí)來(lái)說(shuō)？主持人、發(fā)言人、代言人、媒體人
4. 怎么說(shuō)？調(diào)性形式，怎么講好一個(gè)故事？

接下來(lái)我來(lái)說(shuō)說(shuō)這個(gè)核心信息架構(gòu)圖：

架構(gòu)圖的3層：

1. 理念愿景層：企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的核心價(jià)值主張，可以是企業(yè)愿景、品牌價(jià)值、產(chǎn)品價(jià)值等。
2. 推演歸納層：內(nèi)容方塊根據(jù)邏輯來(lái)排列的，可以是并列的也可以是遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每一項(xiàng)之間需要根據(jù)MECE原則互相獨(dú)立。
3. 證明總結(jié)層：最下面的方框是總結(jié)或補(bǔ)充性的內(nèi)容，包括事實(shí)、證明項(xiàng)，比如客戶證言、產(chǎn)品賣點(diǎn)等

圖片看不清沒(méi)關(guān)系，我給大家找了兩個(gè)例子便于理解消化：

那其實(shí)這個(gè)架構(gòu)圖就像搭積木一樣，大家可以按照大框架去組合不同的內(nèi)容邏輯。

畫好整個(gè)發(fā)布會(huì)要傳達(dá)的核心信息之后，要把不同的信息點(diǎn)分時(shí)間段給到不同的渠道去進(jìn)行傳播，但關(guān)鍵信息點(diǎn)一定要反復(fù)強(qiáng)化，還有就是對(duì)什么人就要說(shuō)什么話。

P2：Period（時(shí)段選擇）

大會(huì)時(shí)間：

1. 首先記兩個(gè)原則。大會(huì)時(shí)間選擇首先看領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間其次看適合場(chǎng)地的排期安排。
2. 避開特殊時(shí)間段。比如兩會(huì)、春節(jié)、世界杯等，其次也要避免同類型活動(dòng)在時(shí)間上撞車，影響媒體還有嘉賓的到場(chǎng)率。
3. 尋找時(shí)間點(diǎn)借勢(shì)。比如國(guó)家剛把人工智能上升為國(guó)家戰(zhàn)略，人工智能相關(guān)的大會(huì)就開始有新動(dòng)作，也更容易得到媒體的關(guān)注和報(bào)道。

大會(huì)時(shí)長(zhǎng)：發(fā)布會(huì)中每一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間長(zhǎng)度最好不超過(guò)2個(gè)小時(shí)，需要中間穿插其他活動(dòng)，不然受眾的體驗(yàn)和效果都會(huì)有影響。

P3：Place（場(chǎng)地選擇）

大會(huì)場(chǎng)地的選擇：

1. 常見的活動(dòng)場(chǎng)地：一般室內(nèi)有為酒店、會(huì)議中心、大劇院、體育館、電影院放映廳等。室外有主題公園、游樂(lè)場(chǎng)等。
2. 選場(chǎng)地考慮因素：場(chǎng)地排期、檔次標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)規(guī)模、交通條件、整體價(jià)格、配套設(shè)施（電源、網(wǎng)絡(luò)帶寬，投影，舞臺(tái)設(shè)備，桌椅數(shù)量）、餐飲住宿、天氣等因素，根據(jù)需求挑選最合適的場(chǎng)地。

TIPS：

1. 一般場(chǎng)地需要提前2個(gè)月預(yù)定，熱門場(chǎng)所需要提前半年甚至以上預(yù)定。
2. 如果活動(dòng)參與人數(shù)超過(guò)500人，應(yīng)向派出所進(jìn)行備案，避免發(fā)生意外。

（一般來(lái)說(shuō)場(chǎng)地的選擇、劃分和布置如果預(yù)算足夠的話交給Vendor打包做會(huì)相對(duì)比較省心。）

大會(huì)場(chǎng)地區(qū)域的劃分：

一般發(fā)布會(huì)可以劃分為簽到區(qū)、互動(dòng)區(qū)、主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)、茶歇區(qū)、餐飲區(qū)、通道區(qū)、貴賓休息室、工作人員休息區(qū)及物料區(qū)。根據(jù)時(shí)間段和人群的的不同，區(qū)域之間可以共用或者合并，比如說(shuō)媒體專訪區(qū)可以安排在領(lǐng)導(dǎo)休息室。

1.簽到區(qū)：簽到區(qū)是一次大會(huì)的門面也是第一印象，但往往也是最容易造成擁堵和混亂的地方，所以一定要做好簽到設(shè)計(jì)和人員管控。

• 簽到的方式一般有：紙質(zhì)簽到、工作人員電子表格簽到、二維碼掃描簽到、大屏互動(dòng)簽到、人臉識(shí)別簽到等，根據(jù)人群、人數(shù)還有預(yù)算去選擇合適的方式。
• 酒店大堂一定要有多媒體指引或工作人員指引進(jìn)入簽到區(qū)。

2.互動(dòng)區(qū)：產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)；產(chǎn)品demo、吉祥物等周邊展示區(qū)；拍照互動(dòng)區(qū)；抽獎(jiǎng)娛樂(lè)區(qū)

3.茶歇區(qū)：建議下午茶的選擇要與品牌的調(diào)性一致，同時(shí)有品牌信息露出。

4.主會(huì)場(chǎng)：做好舞臺(tái)，和臺(tái)下席位的劃分（領(lǐng)導(dǎo)嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席）這里的座次安排還有VIP餐廳的座位安排是個(gè)大學(xué)問(wèn)，這里不展開聊了。

5.分會(huì)場(chǎng)：作為大會(huì)分論壇舉辦的場(chǎng)地。

6.餐飲區(qū)：一般是酒店的配套設(shè)施，封閉和開放兩種。封閉式圓桌/長(zhǎng)桌一般是接待貴賓討論業(yè)務(wù)的場(chǎng)所，開放式自助餐廳一般觀眾和媒體吃午餐閑聊的地方。有一些酒店還有酒飲小型吧臺(tái)的自費(fèi)區(qū)，觀眾可以自行選擇。

7.通道區(qū)：通道區(qū)域應(yīng)放上行動(dòng)線的指示牌和時(shí)間提醒。

8.貴賓休息室：領(lǐng)導(dǎo)和重量級(jí)嘉賓休整準(zhǔn)備演講的場(chǎng)所。

9.工作人員休息區(qū)：禮儀、主持人等工作人員化妝及休息區(qū)。

10.物料區(qū)：宣傳物資及備用物品等儲(chǔ)存室。要提前溝通好物流事宜。

劃分完場(chǎng)地區(qū)域后應(yīng)向租賃場(chǎng)所所要各區(qū)域的平面圖，了解各區(qū)域可用的設(shè)備（LED屏、桌椅、翻頁(yè)器、音箱等）以及量好物料設(shè)計(jì)的尺寸去制作宣傳物料，如果預(yù)算夠的話，還可以做一個(gè)室內(nèi)導(dǎo)航路線圖。

TIPS：平面圖一定要標(biāo)明衛(wèi)生間及安全通道。

活動(dòng)流程動(dòng)線的管理：

不論是觀眾、媒體還是重要嘉賓的行動(dòng)路線都需要在實(shí)地走一遍，合理就保留不合理就優(yōu)化。

1. 觀眾動(dòng)線：一般是停車場(chǎng)（停車票）/酒店大堂、電梯、簽到區(qū)（參會(huì)證）、互動(dòng)區(qū)、主會(huì)場(chǎng)觀眾席、通道區(qū)、餐飲區(qū)（餐飲票）、衛(wèi)生間、茶歇區(qū)、分會(huì)場(chǎng)、電梯
2. 媒體動(dòng)線：與觀眾行動(dòng)路線相似，但會(huì)增加一個(gè)專訪區(qū)域。停車場(chǎng)（停車票）/酒店大堂、電梯、簽到區(qū)（參會(huì)證）、媒體專訪區(qū)、互動(dòng)區(qū)、主會(huì)場(chǎng)媒體席、通道區(qū)、餐飲區(qū)（餐飲票）、衛(wèi)生間、茶歇區(qū)、分會(huì)場(chǎng)、電梯
3. 嘉賓動(dòng)線：停車場(chǎng)（停車票）/酒店住宿、電梯、簽到區(qū)（人員對(duì)接、參會(huì)證）、休息室、互動(dòng)區(qū)、主會(huì)場(chǎng)嘉賓席、通道區(qū)、封閉式餐飲區(qū)（餐飲票）、衛(wèi)生間、茶歇區(qū)、分會(huì)場(chǎng)、酒店住宿/電梯

TIPS：細(xì)節(jié)細(xì)節(jié)細(xì)節(jié)?。?/p>

P4：Person（人員邀請(qǐng)與人員安排）

（一）人員邀請(qǐng)

發(fā)布會(huì)人員邀請(qǐng)主要有以下幾大類：參會(huì)嘉賓、參會(huì)觀眾、參會(huì)媒體。

1. 參會(huì)嘉賓：公司領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)領(lǐng)袖、政府主管領(lǐng)導(dǎo)、投資者、代言人、主持人等

• 公司領(lǐng)導(dǎo)：一般是CEO發(fā)言+產(chǎn)品負(fù)責(zé)人講各個(gè)模塊；當(dāng)然也可以是CEO控全場(chǎng)。
• 行業(yè)領(lǐng)袖：要保證嘉賓本身的形象內(nèi)涵與此次發(fā)布會(huì)的整體搭配，其次需要準(zhǔn)備好Plan B邀請(qǐng)幾個(gè)備選嘉賓。在策劃核心信息時(shí)就要有嘉賓的備選名單開始進(jìn)行邀約，安排專人做關(guān)注嘉賓的排期和動(dòng)態(tài)持續(xù)跟進(jìn)。行業(yè)領(lǐng)袖可以增加活動(dòng)的深度和含金量。
• 代言人：選擇與公司調(diào)性一致的代言人，為發(fā)布會(huì)帶來(lái)流量和人氣。但一般互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的發(fā)布會(huì)很少請(qǐng)明星來(lái)代言，自家CEO才是看點(diǎn)。
• 主持人：我把主持人放在參會(huì)嘉賓是因?yàn)橹鞒秩耸钦麍?chǎng)活動(dòng)的控場(chǎng)人，非常重要。一般主持人可以外聘，如著名電視主持人，也可以由公司領(lǐng)導(dǎo)，員工來(lái)?yè)?dān)任?；顒?dòng)開始之前一定做好主持人與嘉賓的配合演練及彩排。

如何邀請(qǐng)？

在寫給嘉賓的邀請(qǐng)信時(shí)一定要用正確的稱呼，然后簡(jiǎn)單介紹xx公司將在xx時(shí)間、地點(diǎn)舉辦一場(chǎng)xx活動(dòng)，然后表達(dá)對(duì)邀請(qǐng)人的認(rèn)可和邀請(qǐng)的原因，接著寫他在這次活動(dòng)中所需要參與的環(huán)節(jié)和收獲，最后寫上公司聯(lián)系人的名稱和聯(lián)系方式。附件需附上邀請(qǐng)函（帶CEO手寫簽名最佳）及這次活動(dòng)計(jì)劃/往屆活動(dòng)的回顧。如果邀請(qǐng)成功后續(xù)也要不斷的跟進(jìn)確保到場(chǎng)。

TIPS：嘉賓的衣食住行的特殊需求需要提前了解（宗教信仰、素食主義等）

2. 參會(huì)觀眾：專業(yè)受眾、普通大眾、粉絲。

• 對(duì)于專業(yè)受眾他們往往是這個(gè)領(lǐng)域的從業(yè)者是一家公司的采購(gòu)決策人，他們更關(guān)注產(chǎn)品怎么落地，需要重點(diǎn)做好用戶留資，及時(shí)回訪。
• 普通大眾和粉絲更加在意新的趨勢(shì)和新奇的體驗(yàn)，他們是活動(dòng)內(nèi)容被二次傳播的重要渠道，他們的招募需要在活動(dòng)預(yù)熱期宣傳時(shí)完成，招募人數(shù)要稍大于場(chǎng)地可容納的觀眾數(shù)量。

如何邀請(qǐng)？

• 對(duì)于專業(yè)受眾，如果有定向邀請(qǐng)名單的話，分給銷售/客戶部去定向邀請(qǐng)。
• 對(duì)于普通大眾需在合適的媒體平臺(tái)上發(fā)布活動(dòng)訊息，引流至報(bào)名統(tǒng)一鏈接進(jìn)行報(bào)名。

3. 參會(huì)媒體：自媒體、行業(yè)媒體、垂直領(lǐng)域媒體。

根據(jù)POE的媒體分類模型，媒體分為付費(fèi)媒體（Paid media），自有媒體（Owned）和贏得媒體（Earned media）。

• 自有媒體：一般是公司的官方兩微一抖、官網(wǎng)及員工的社交媒體、公司產(chǎn)品的宣傳物料等，一定要利用好公司自有媒體去沉淀品牌贏得流量。同時(shí)在請(qǐng)員工進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，不要偷懶，給員工寫幾個(gè)可選擇的朋友圈傳播文案更貼心哦。
• 付費(fèi)媒體：又分為專業(yè)垂直媒體和大眾媒體，要根據(jù)活動(dòng)調(diào)性和傳播階段去選擇合適的付費(fèi)媒體，并將各個(gè)媒體渠道做關(guān)鍵詞的定性，方便匹配宣傳內(nèi)容，把錢花在刀刃上。如果采用付費(fèi)媒體一定要記得引流至自有渠道，完成流量的收割。
• 贏得媒體：也可以說(shuō)是白嫖的媒體渠道，最主要靠的是活動(dòng)的設(shè)計(jì)和內(nèi)容帶來(lái)的自傳播。但他的難點(diǎn)在于不太受控制，需要實(shí)時(shí)進(jìn)行輿論檢測(cè)，若出現(xiàn)損害公司形象利益的不實(shí)或故意貶低言論需要成立危機(jī)小組處理危機(jī)事件。

如何邀請(qǐng)？

在確定付費(fèi)媒體的名單之后，需郵件說(shuō)明公司介紹、活動(dòng)信息（重要信息如需保密則不能提前泄露，保證每一個(gè)負(fù)責(zé)邀請(qǐng)媒體的同事保持統(tǒng)一口徑）、活動(dòng)大致話題方向、擬邀請(qǐng)嘉賓等，了解媒體意向。若有意向繼續(xù)溝通公司需求和媒體需求，比如稿件排期、公司建議的報(bào)道角度、公司可以給媒體提供產(chǎn)品體驗(yàn)和重要嘉賓專訪的機(jī)會(huì)（3-5家）、媒體感興趣的問(wèn)題等，最后定付費(fèi)金額達(dá)成合作，發(fā)送正式的媒體邀請(qǐng)函，并確保媒體按時(shí)到場(chǎng)。

TIPS：

1.專訪時(shí)間的黃金段：10：00am-12：00am & 15:00pm-17:00pm

（二）人員安排

確定完活動(dòng)的核心信息和邀請(qǐng)人員之后需要根據(jù)內(nèi)容去決定內(nèi)容的呈現(xiàn)者和他們的流程設(shè)計(jì)。人員安排主要是針對(duì)工作人員定的，他們不光要對(duì)參會(huì)嘉賓、參會(huì)觀眾、參會(huì)媒體負(fù)責(zé)也要對(duì)自己的職責(zé)清楚明白。

一般來(lái)說(shuō)工作人員有一下幾種角色劃分：主持人、安保人員、禮儀接待人員、化妝師團(tuán)隊(duì)、多媒體播放人員、舞美設(shè)備人員、直播拍攝人員（儲(chǔ)存卡硬盤）、物資人員、技術(shù)人員等?？梢允峭馄竼T工，也可以節(jié)省開支由公司內(nèi)部工作人員兼任。

內(nèi)部工作人員通常統(tǒng)一穿公司深色文化衫佩戴工作牌標(biāo)明負(fù)責(zé)事項(xiàng)，要做到事事都有人負(fù)責(zé)。每一位工作人員都需要知道整場(chǎng)的發(fā)布會(huì)的節(jié)奏并做到事事有回音、事事有著落。

接下來(lái)說(shuō)說(shuō)工作人員對(duì)幾大對(duì)象的負(fù)責(zé)內(nèi)容：

1. 公司領(lǐng)導(dǎo)：單獨(dú)從參會(huì)嘉賓拿出來(lái)說(shuō)，自家領(lǐng)導(dǎo)一定服務(wù)到位

發(fā)布會(huì)之前：需為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備個(gè)人的briefing deck，按照他的一天的時(shí)間線告訴他活動(dòng)要說(shuō)什么、見那些人、著裝如何等；并安排活動(dòng)前的彩排。

發(fā)布會(huì)當(dāng)天：需做好領(lǐng)導(dǎo)接待，有任何需要的時(shí)候能第一時(shí)間看到你

• 在演講場(chǎng)景下，需準(zhǔn)備發(fā)言稿手卡及備份
• 在與嘉賓溝通場(chǎng)景下，需準(zhǔn)備“電梯30秒”的企業(yè)核心信息、嘉賓基礎(chǔ)信息（姓名、公司、職務(wù)、與公司的關(guān)系）
• 在與媒體打交道的場(chǎng)景下，需再次提醒專訪目的、媒體及記者介紹、采訪問(wèn)題方向和建議回答、企業(yè)核心信息、行業(yè)大勢(shì)甚至媒體八卦等并做好風(fēng)險(xiǎn)提示。
• 在與重要嘉賓一起就餐的場(chǎng)景下：需根據(jù)VIP的午餐座位表提供指引，并提醒同一桌人員的基本信息。

發(fā)布會(huì)之后：給領(lǐng)導(dǎo)提出在這次活動(dòng)中做得比較好的點(diǎn)和需要改進(jìn)的點(diǎn)。

2. 其他參會(huì)嘉賓

發(fā)布會(huì)之前：提前溝通活動(dòng)主題、論壇涉及的topics及活動(dòng)時(shí)間流程安排，做好著裝要求和出行安排（食、住、行）讓嘉賓享受與他level一致的待遇標(biāo)準(zhǔn)，有特定要求的除外（如政府官員）。

發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)：反復(fù)確認(rèn)好嘉賓座位還有嘉賓身份信息和頭銜是否正確無(wú)誤

• 需做好嘉賓接待和指引。一般會(huì)先在貴賓室休息。
• 備份嘉賓講話稿及多媒體設(shè)備，以備不時(shí)之需
• 為嘉賓更好的融入環(huán)境做大會(huì)介紹和人際搭橋的工作。

發(fā)布會(huì)之后：可與參會(huì)嘉賓寫一封感謝信并附上他的參會(huì)活動(dòng)照片。

3. 參會(huì)媒體

• 發(fā)布會(huì)之前：溝通各方需求，告知活動(dòng)時(shí)間安排表，標(biāo)記重點(diǎn)的采訪時(shí)間
• 發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)：做好媒體接待和指引，依次安排媒體進(jìn)行1對(duì)1專訪
• 發(fā)布會(huì)之后：將發(fā)布會(huì)速記稿、發(fā)布會(huì)稿件、發(fā)布會(huì)多媒體資料傳給媒體，確定發(fā)稿時(shí)間，表示謝意。發(fā)稿之后，若能轉(zhuǎn)發(fā)至公眾平臺(tái)以示感謝更佳。

4. 參會(huì)觀眾

• 發(fā)布會(huì)之前：需發(fā)送發(fā)布會(huì)報(bào)名成功的通知及邀請(qǐng)函，發(fā)布會(huì)前一天需發(fā)送RSVP（收到請(qǐng)回復(fù)）短信提醒參會(huì)。
• 發(fā)布會(huì)當(dāng)天：做好觀眾簽到和發(fā)布會(huì)每個(gè)環(huán)節(jié)的指引工作。
• 發(fā)布會(huì)之后：收集參會(huì)人員的活動(dòng)反饋，并做電話回訪。

TIPS：

1. 對(duì)其他外聘工作人員需確保提前到場(chǎng)，清楚了解自己負(fù)責(zé)的主要環(huán)節(jié)，并給他們提供大會(huì)的基礎(chǔ)Q&A信息（大會(huì)會(huì)場(chǎng)區(qū)域平面圖、發(fā)布會(huì)流程圖），回答觀眾的主會(huì)場(chǎng)在哪里？政府分論壇什么時(shí)間開始？衛(wèi)生間在哪里？等問(wèn)題。
2. 在人員邀請(qǐng)環(huán)節(jié)需要聯(lián)動(dòng)多個(gè)部門合作邀請(qǐng)，如市場(chǎng)部負(fù)責(zé)大會(huì)報(bào)名宣傳獲取流量，吸引觀眾報(bào)名并在活動(dòng)結(jié)束后將觀眾報(bào)名信息給到call-center進(jìn)行電話回訪，獲取商機(jī)；銷售部負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)合作伙伴、客戶等的定向邀請(qǐng)；公關(guān)部負(fù)責(zé)與媒體對(duì)接、稿件的撰寫和危機(jī)管理等。

到這一步就完成了前四個(gè)P就能解決xx公司要在xx時(shí)間在xx地點(diǎn)對(duì)xx說(shuō)xx的問(wèn)題。接下來(lái)就是根據(jù)這個(gè)具體的目標(biāo)拉出發(fā)布會(huì)當(dāng)天活動(dòng)的時(shí)間線了。

下半部分的內(nèi)容見下篇啦，感興趣的可以先蹲住，如果有其他感興趣的部分歡迎和我留言交流～～

最后，都看到這里了，真的不點(diǎn)個(gè)贊再跑嘛？

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本文由 @陳紫君Clara? 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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