企業協作是個永久的話題，從人類誕生到經歷了幾次工業革命，人類在協作意識、協作工作、協作能力上都在不斷提升。相信協作系統領域的突破會成為企業提升的助推器。

企業協作軟件在2015年成為了紅海，2016年也進入了赤膊沙場的階段。teambition、eteams、tower、今目標、釘釘、工作寶數不清的明星產品亮相，初現崢嶸。協作系統多不代表這個市場就成熟了，我們仍然可以看到蹩腳的協作軟件大行其道，產品高度定制迷失了基本的原則。想要做好協作系統，我們應該追本溯源從團隊協作說起。

團隊協作是一個比較古老的話題了，人類是一種群體動物，這是一種本能，個人為集體貢獻力量，集體為個人提供保障。人類社會始終遵循著這樣的組織原則。企業成為團隊協作的典型代表。百度百科的定義是這樣的：團隊協作是一種為達到既定目標所顯現出來的自愿合作和協同努力的精神。說得通俗一些，就是各司其職，相互配合。企業協作的根本目的是追求最大化的經濟利益和價值。因此協作系統的根本目的是幫助企業更好的控制成本、追求利益。

企業協作的影響因素

我把企業協作的影響因素分為角色、部分、規則，協作質量好壞也就基于這三個因素。

角色

團隊為每個成員設定一個或多個標簽，作為該成員在組織內活動的通行證，這個標簽就是角色，例如人力專員、設計師、總經理、總裁等，這些角色（職位級別）告訴每個人自己該做什么，也告訴了其他需要和該角色協作的成員如何互動。例如，我們需要審批一個結算單，那么首先是財務專員匯總，整理，確認，然后財務主管審核簽字，再由財務專員執行；人力專員負責邀約面試，人力主管負責面試審查等等。這些流程都深諳角色在團隊中的分工作用，不得逾越，不得懈怠。

部門

僅有角色是不夠的，角色不足以將相近、相關聯、無關的成員進行定位區分，因此僅靠角色的協作，線路會很長，關系會交織錯亂，不利于效率提高，因此就有了部門?，F在比較流行的部門是相同類似角色的集合或者為某項目協作的集合，前者更加穩固，后者偏向于臨時性和靈活性。則兩類部門的組織形式要基于角色屬性來設定。例如：財務部門相對獨立，比較穩定就適合前者；而公司臨時決定成立的新項目則適合后者的部門形式。

部門有效的規避了重復性、隨意性的協作，因此這在原來角色之間的協作基礎上升級為部門之間的協作。一方面，這使得協作的流程增加了至少兩個環節；另一方面，也將協作的入口、出口和路徑進行了統一，變得有章可循，而不再是點對點的互動。

規則

理論情況下，角色和部門足夠支撐我們常態的協作。但是我們并不是完全處于理想狀態下進行協作，往往存在突發事件或者意料之中的意外——畢竟我們不是生活在實驗室中。因此人們發明了另一個元素——規則。每個公司都會有規章制度：財務制度、辦公室衛生管理制度、人力資源制度、工作規范準則，這就像流水線一樣，生成出來的產品是否符合標準，都會有質檢部門根據標準來檢測，不合格則會銷毀或再生產。而規則就相當于這個質檢標準。工作是否有效、是否符合標準，每個成員的獲客成本不得高于多少、辦公用品的標準是X元/月等等。

有了規則，再結合角色、部門，一個有效閉環的協作機制就形成了。當三個元素在一個團隊內合理有效結合時，團隊的協作成本最低，效率最高，也就是價值最大化了。

如何設計清晰高效的協作系統

從上面的分析我們可以看出，協作系統的發力點是基于這三個基本要素的，我們設計協作系統時需要遵循以下幾點：

1. 協作工具要以已有團隊機制為依托，優化、刪除、修改和創新線下體制；
2. 協作工具需要以角色、部門和規則為基本點，萬變不理其宗；
3. 協作工具的最終目標是降低成本、提高效率，實現利益最大化；

基于這三點的設計原則，我們需要結合協作對象和場景來具體梳理，如何設計清晰高效的協作系統。

首先，團隊協作按照場景和對象分為：行為流、信息流、資金流。

任務流

任務流比較好理解，舉個最簡單的例子：四個小孩搭積木，一個拿來積木，一個負責說清楚搭建成什么樣子，一個負責實施搭建工作，一個負責驗收。這四個步驟環環相扣，就是一個比較簡單的任務流，每個任務流也可以繼續拆解成N個二級任務流。

如何設計好的任務流來實現線下業務目標？需要透徹的理解行為、任務、目標。例如：一個財務人員經常需要貼發票，這是一個費時費力的行為。他的任務是為了使工作有條理，不至于票據遺失混亂；目標是為了方便財務審核報賬，以備查賬。如果有了電子發票，那么問題肯定迎刃而解，即便沒有電子發票，也可以通過線上的審核日志來作為憑證。

一定要學會了解行為，看透任務，抓住目標，一切都是為了目標設計。

信息流

信息流比較寬泛，為了聚焦，定義信息流為：無論通過紙面、口頭和互聯網工具，所產生的信息交換稱之為信息流。例如，紙質合同、項目評審會、公司通知等。信息流是協作中頻次最高的內容，也是協作的主要內容。無論企業組織形態發展到任何形態，信息流不可能消失也不能被取代，它只是以更加易于理解和抓獲的形式存在。

例如：我們以前是靠書信、口頭傳達來實現溝通的，現在可以通過企業聊天工具實現；我們以前需要將重要文件打印留檔，存放在文件柜中，現在可以通過郵件或者電子文檔來儲存，不占用空間，且效率更高。

信息流的把控集中在信息交換的速度和質量。一方面擴大信息交換的方式，不局限于某幾種，另外要減少噪音干擾，例如公司通知是自上而下的，不需要接收方之間的交換信息，那么就可以控制這一方面的交換，為其他信息交換提供空間和時間。

資金流

資金流是一種比較特殊的信息流，因為涉及到資金問題，獨立出來更方便我們去分析財務、金融和公司運營狀況。這個是比較好理解的，例如：工資、欠款、貨款、融資等。資金流在整個企業協作中是比較敏感、曝光率最少的協作對象，但是不代表不重要，相反，財務是一個公司運營狀況重要的指向標。它的不透明化、專業性又導致財務在人們看來那么神秘。因此，協作系統的職責就是捅破那層窗戶紙，讓每個成員了解自己工資、獎金的組成結構；讓每個成員了解公司的運營狀態，則都有利于成員對集體的凝聚力和責任感。

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