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榮耀標識如何做好一場部門內部分享？
編輯導讀：無論哪個行業的公司，都有內部分享機制。在互聯網行業，針對業務知識傳播、專業方法論沉淀、實踐踩坑案例等，都需要通過某種分享方式積累，目的是讓內部成員更快速的成長，同時完善部門知識體系。本文以“設計部門分享機制變革”舉例，闡述內部分享方式的調整思路和做法，供大家一同參考學習。
一、傳統的內部分享是怎樣的？
我們先來還原一個工作場景：
公司某個部門團隊齊聚會議室，參與同事的分享討論會。按照常規操作，分享人照著準備的材料一氣呵成陳述完畢，然后詢問大家針對分享的內容有沒有啥想法？大家互相對視之后緘默不語。好，本次分享會到此結束……
會后詢問參與分享會的同事：“你認為平時的內部分享內容怎么樣？自己有收獲嗎？”。
- A同學：分享的內容不怎么感興趣，感覺像是刷了一個新聞，簡單了解了這個“知識點”。
- B同學：分享的主題倒是挺不錯的，就是時間太短，內容比較淺有種意猶未盡的感覺。
- C同學：分享內容干貨少，對自己的工作或生活沒有實際的啟發或幫助。
- D同學：內部分享是輪流執行的，每次分享材料的準備對自己來說是一種煎熬，很多時候不知道要分享什么……
根據以上小伙伴的描述，我們可以總結出傳統分享會的常規流程：
- 通常由一個人準備材料和闡述。
- 自由選擇分享的主題，不限定具體方向。
- 由于分享時間有所限制，分享的內容比較少，并且輸出的觀點容易“重結果輕過程”。
- 每個人對于通過分享會是否有所收獲的理解存在差異，很難做到讓絕大部分參與人滿意。
二、傳統分享機制存在的問題
從上面分享會的流程中暴露出以下問題：
- 團隊成員是否對分享的目的和定位，有明確一致的看法？
- 如果不圈定分享主題的具體范圍，太多的選擇意味著很難選擇。
- 眾人拾柴火焰高，幾個人做前期準備總好于一個人，并且能促進成員協作。
- 不能讓“課題材料準備時間和分享時間”成為影響產出質量的因素。
- 如何最大可能保證每位成員積極參與、并且從中受益匪淺？
三、分享的目的是什么？
其實目的很簡單，無非就是兩個：
- 內部分享是促進團隊成員溝通交流的一種方式。
- 通過分享，參與人能夠有收獲。
任何時候都需要圍繞目的和定位展開，不能讓內部分享流于形式，若聽完沒有多大的收獲，再或者這種收獲不能得到實際應用，等同于整個過程都是在浪費大家時間！
四、如何改變？
“存在的問題和做這件事的初心”是我們找到的“病因”，接下來需要解決的是圍繞病因“對癥下藥”。
下面以近期部門對分享機制所做的調整舉例，從以下幾個方面著手思考：
1. 明確分享目的，達成一致意見
有的同事希望分享內容有助于日常工作項目；有的同事認為不一定要那么“功利”，只要是正向有趣的東西都可以分享，比如聊社會學人文學、近期火熱的節目等。有不同的想法很正常，這時候需要部門管理者確定內部分享的主旨。
前段時間部門意識到之前分享會存在上面提到的問題，專門組織了成員討論，最終敲定了一個方案：將分享拆分為兩種類型：
- 一種是緊密結合工作項目和專業能力提升的研究型課題分享。
- 另一種是不限定范圍，任何美的、有趣好玩的、突發靈感的輕松型話題分享。
研究型課題需要投入相對較大的精力去準備，確定為部門分享的主線。而輕松型話題分享不做任何具體要求，屬于次要輔助地位。
2. 圈定分享內容范圍，激活成員想法
互聯網產品設計領域經常提到一句話“不要給用戶過多的選擇，因為會增加用戶的理解成本拉長決策時間，甚至有可能增加出錯概率”。所以這里需要把握一個“度”，既要框定分享的主體方向和大概范圍，又要讓團隊成員基于這個范圍能夠靈活的確定分享主題和內容。
針對這個問題，部門提出了兩種解決方案：
- 由部門根據成員需要提升的專業能力、近期項目中暴露出的問題、以及未來規劃的項目，提出固定的分享課題。目的也很明確：通過深度融入具體業務，解決問題的同時提升專業能力。
- 部門成員根據自己實際參與項目過程中遇到的問題或想法，主動提出想要學習和了解的課題，納入到“分享儲備庫”中，確保課題分享不間斷。
3. 單兵作戰改為多人協作
課題既然結合了業務，不同成員參與的項目不同、思考維度也不同，由多人共同完成一個課題研究與分享，便于多維度更加全面的內容呈現。
所以我們部門決定采用小組機制，一個小組至少由兩個人組成，內部協商分工。這樣的做法既有利于完善分享的課題，也為成員之間溝通協作提供了磨合機會。
4. 分享前期準備和分享時間，依據分享主題靈活調整
傳統的分享往往以單周或者雙周為間隔，交替輪流分享，但實際工作中大概率會比較忙碌，導致沒有足夠的時間準備分享材料，但是到了時間節點又必須有產出，當然直接會影響分享質量。
將“對時間的把控權”下放到具體的小組，這樣做解決了因為時間緊張而影響到內容質量的問題。調整為根據選定課題的難易程度，以及課題小組成員分工情況，分階段輸出。
5. 成員自主選擇感興趣的分享課題，確保有所收獲
每位同事至少選擇一個自己作為小組成員參與的“感興趣的課題”，其他小組的課題依據自身的時間安排，自愿決定是否參加。這樣確保了小組的每位成員都能夠認真積極的準備課題，并且多個課題可以同步推進。
其實想要有收獲特別簡單，滿足兩個條件即可：感興趣、投入時間思考。以上提到的每一點改變都是圍繞這兩個條件展開的。
總結
日常工作中不同部門有各種不同的分享會，針對內部定期的部門成員分享：總結目前分享機制存在的問題、剖析出分享的初衷和目的、結合實際業務發展情況，做出相應的改變。
以上案例的做法供大家參考，并且需要牢記“依據你所在的工作環境和機制，因地制宜的提出最小成本的可落地方案”。希望對你有所幫助。
#專欄作家#
Viksea，微信公眾號：Viksea的設計思考（ID：viksea-ux），人人都是產品經理專欄作家。關注電商領域產品業務和用戶體驗，擅長邏輯分析。
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題圖來自Unsplash，基于CC0協議。
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