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郵件、日志模版

電子郵件是一個偉大的發明，但回復大量的郵件是一件極其耗費時間的事，特別是許多郵件本身并沒有太大的實際意義（如感謝、報名等類型的郵件），但出于禮貌等原因我們必須回復。雖然可以用統一的模版，但如果每次都需要打開模板文件、復制、粘貼，同樣會耗費我們大量的時間，這時文本替換的優勢就發揮出來了。只需要提前設定好一篇郵件文本，未來遇到類似郵件時，只需要敲擊幾個字符，一封回復郵件就完成了。同樣，對于習慣每天記日記的人來說，一個固定的日記模版也是非常實用的功能。

常用文字段落

在進行郵件、IM 溝通，或是合同、論文寫作，甚至是編程時，許多重復的文本段落會反復使用到。如固定的郵件收尾、簽名，自己銷售的產品介紹、某段模塊化的代碼、程序員熟悉的“Lorem ipsum”文本、常用的聯系人信息等，復制粘貼當然可以完成任務，但打開另一個程序或文件無疑大大降低了我們的效率。

生僻符號、字符或圖片

當要輸入?、≥、?等類似的特殊字符時，你會怎么處理？一般的做法是需要鼠標點擊輸入法（或系統）的符號輸入面板，先不論鼠標的介入打斷了我們從原本流暢的輸入流程，光在海量圖標中搜尋我們想要的那一個就會花費我們不少的時間，如果我們常常需要常常輸入這類符號時，累積的時間不可小覷，對中文生僻字、甚至圖片來說也同樣如此。而用 TextExpander 的話，只需要敲擊aapple，一個蘋果的符號就自動跳出來，孰優孰劣不用多說。

雖然我們看到，不少的郵件客戶端、代碼編輯器等工具也開始內置自動回復、代碼擴展等功能，但那畢竟只是單個程序的功能，如果你不巧并沒有使用該工具、或是想在自己習慣的其他地方使用類似功能的話，那就沒辦法了。這樣看來，一個系統級的文字擴展功能是非常必要的。

在文本中設置變量

很多人會覺得對所有來信都發送同樣的郵件模版會顯得很沒有誠意，郵件里至少需要加入一些面向不同發信人的個性化信息；或是某段程序代碼需要針對當前環境進行一些自定義，這是否意味著文本擴展工具就無用武之地了呢？現實并非如此。

大多數的文本擴展工具都提供了在文本中插入變量的功能，我們可以將郵件的抬頭、對方的稱謂、產品的名稱、代碼的變量名等部分設置為可在文字擴展時即時修改的變量。這樣既節省了我們敲擊大量文字、復制粘貼的時間，也讓修改變得更為簡單（尤其對秉承鼠標使用越少越好的鍵盤黨來說）。

以 Mac 下的 TextExpander 為例，其提供了單行文本、多行文本、選擇框、可選選項多種靈活的變量，甚至可以設置文本擴展后光標停留的位置，這對于臨時性的文本修改帶來了無數的可能性。

自動插入系統變量

當需要輸入時間、日期等信息時，我們往往想要的是當前的時間，而不是某個預設的文本字段。幾乎所有文本擴展工具都提供了插入當前時間的功能，例如在 TextExpander 里，%Y/%m/%d表示的是當前的年月日信息，我們可以簡單的設置一個文本，如ddate來激活并插入這一變量。如果想要輸入在當前時間基礎上，前后幾天、幾小時等特定時間的話，同樣也非常簡單。

除了時間之外，另一個非常實用、也廣泛采用的變量是當前剪切板的內容。這一變量的使用場景也非常廣泛，有人做出了自動將富文本轉換為純文本的功能、有人做出了利用拷貝網址自動生成鏈接 HTML 代碼的功能…

此外，因為可以插入如Enter、Tab、Space等系統常用鍵位，還有不少利用這類工具來實現自動填充表單、排版等功能。