起點(diǎn)課堂會(huì)員權(quán)益
職業(yè)體系課特權(quán)
線下行業(yè)大會(huì)特權(quán)
個(gè)人IP打造特權(quán)
30+門(mén)專項(xiàng)技能課
1300+專題課程
12場(chǎng)職場(chǎng)軟技能直播
12場(chǎng)求職輔導(dǎo)直播
12場(chǎng)專業(yè)技能直播
會(huì)員專屬社群
榮耀標(biāo)識(shí)5個(gè)方面洞察項(xiàng)目：我如何判斷一個(gè)項(xiàng)目能否成功
編輯導(dǎo)語(yǔ)：究竟如何才能判斷一個(gè)項(xiàng)目是否靠譜，如何判斷它是否值得我們?yōu)槠渫度雽氋F的資源？作者從自己實(shí)際工作實(shí)踐出發(fā)，總結(jié)分享了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。希望能夠在你分析項(xiàng)目時(shí)，提供一些方向和思路。
2002年，26歲，我沒(méi)日沒(méi)夜地學(xué)習(xí)管理，做項(xiàng)目，然后去參加了一門(mén)考試。
這門(mén)考試叫做：項(xiàng)目管理專業(yè)人士資格認(rèn)證（PMP）。也被戲稱為：拍馬屁。
從當(dāng)時(shí)的時(shí)間點(diǎn)看，我也許不是中國(guó)前100名獲得PMP認(rèn)證的人，但至少也是前1000名吧。如今擁有認(rèn)證的，可能有幾十萬(wàn)人。
這么多年過(guò)去，我做了很多新的事情，也有了很多新的理解，有自己的一些判斷辦法。
那么，如何判斷項(xiàng)目的好壞，能否成功？
01 是否用循環(huán)解決問(wèn)題？
第一個(gè)重要的要素：是否用循環(huán)解決問(wèn)題？
哪些部分組合在一起，是完整的循環(huán)？
啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾。
這5個(gè)步驟很好理解。
但是，但是，更重要的是看各環(huán)節(jié)的分配比例。
絕大多數(shù)人的分配比例，是錯(cuò)誤的。真的嗎？我們往下看。
- 啟動(dòng)環(huán)節(jié)，大約占4%。
- 計(jì)劃環(huán)節(jié)，大約占36%。
- 執(zhí)行環(huán)節(jié)，大約占25%。
- 控制環(huán)節(jié)，大約占28%。
- 收尾環(huán)節(jié)，大約占7%。
很多人想象不到，也難以接受，計(jì)劃竟然要占整個(gè)項(xiàng)目1/3的精力?？刂频沫h(huán)節(jié)，竟然也比執(zhí)行的環(huán)節(jié)耗費(fèi)的心力多。
為什么？
因?yàn)橹挥杏?jì)劃得非常好，在執(zhí)行上才會(huì)事半功倍。
那控制比執(zhí)行更耗費(fèi)心力，又是怎么回事兒？是執(zhí)行不重要嗎？
不是的。執(zhí)行很重要。執(zhí)行花的時(shí)間和資源，當(dāng)然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于計(jì)劃和控制的。
但是，計(jì)劃和控制所花的心力，你做事情的密度，思考的復(fù)雜度，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于執(zhí)行的。
這也是為什么，投資決策的功課往往都在最前面，買賣只是最后一個(gè)簡(jiǎn)單的操作。
這也是為什么，很多人做不好項(xiàng)目，因?yàn)樵趩?dòng)環(huán)節(jié)糾結(jié)了太久，在計(jì)劃和控制環(huán)節(jié)太懈怠。
沿著錯(cuò)誤的地圖，執(zhí)行的很好，只會(huì)加快毀滅的速度。
而錯(cuò)誤了還不知道糾偏，更是把自己推向了懸崖。
把更多的心力放在計(jì)劃和控制上，而不是執(zhí)行，是重要的認(rèn)知。
02 是否把目標(biāo)拆解為任務(wù)？
這個(gè)能力，至關(guān)重要。如何強(qiáng)調(diào)都不為過(guò)。
把目標(biāo)拆解為任務(wù)，也被叫做“Work Breakdown Structure”（工作分解結(jié)構(gòu)），簡(jiǎn)稱WBS。
看著很簡(jiǎn)單，但簡(jiǎn)單的事情，往往很難做。
很多公司，分不清楚什么是“拆分”和“拆解”。
什么是“拆分”？
比如一個(gè)大區(qū)的KPI是1000萬(wàn)銷售目標(biāo)，10個(gè)城市負(fù)責(zé)人每人領(lǐng)走100萬(wàn)的銷售任務(wù)。
城市經(jīng)理，可能會(huì)再給自己下面10個(gè)一線銷售每人10萬(wàn)的銷售任務(wù)。
為了以防萬(wàn)一，還可能會(huì)給下面暗中加碼。上面是1000萬(wàn)的銷售任務(wù)，最后下面合起來(lái)是1100萬(wàn)。
然后彼此博弈，討價(jià)還價(jià)。
這可能是大部分公司的現(xiàn)狀。
那什么是“拆解”？
1000萬(wàn)的銷售業(yè)績(jī)是結(jié)果，我們要試著還原出做到1000萬(wàn)前面的動(dòng)作，拆解KPI。
比如說(shuō)做到1000萬(wàn)，每個(gè)客戶的客單價(jià)是多少，拆解計(jì)算出要成交多少名客戶。
根據(jù)歷史轉(zhuǎn)化率，想要有那么多成交用戶，又拆解出需要拜訪多少客戶。
想要找到這么多客戶，再拆解出可以去哪些渠道找到他們……
一步一步拆解成動(dòng)作，讓下級(jí)清楚地知道應(yīng)該做什么，可以完成自己的目標(biāo)。
“拆分”和“拆解”，一字之差，結(jié)果往往是天壤之別。
而這種能力的背后，有一個(gè)非常重要的數(shù)學(xué)方法——關(guān)鍵路徑。
什么是關(guān)鍵路徑？
就是如果這一步解決不了或者慢了，整個(gè)項(xiàng)目也就黃了或者耽誤了。
比如畫(huà)稿上色之前，一定要先有素描。
比如汽車啟動(dòng)之前，一定要先有預(yù)熱。
把項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)的各個(gè)步驟連接起來(lái)，得到一條耗時(shí)最長(zhǎng)的路徑，就是“關(guān)鍵路徑”。
懂得找到關(guān)鍵路徑，并且縮短它。
03 是否有緩沖器？
判斷項(xiàng)目，做一件事情，還有什么特別特別重要？
有沒(méi)有緩沖器。
如果碰到了黑天鵝，灰犀牛，怎么辦？
面對(duì)“已知的未知”，有沒(méi)有“應(yīng)急儲(chǔ)備”？
比如，天氣預(yù)報(bào)說(shuō)，明天臺(tái)風(fēng)登陸，特大暴雨。
那么，你有沒(méi)有為狂風(fēng)暴雨準(zhǔn)備一系列應(yīng)對(duì)工作，這是應(yīng)急儲(chǔ)備。
面對(duì)“未知的未知”，有沒(méi)有“管理儲(chǔ)備”？
你不知道會(huì)發(fā)生什么，也不知道會(huì)不會(huì)發(fā)生，怎么辦？
所以有的公司會(huì)特別留出來(lái)一定比例的資源，來(lái)應(yīng)對(duì)不可預(yù)見(jiàn)不可抗力的情況。
比如，手機(jī)廠商有“配件庫(kù)存”。為了應(yīng)對(duì)供應(yīng)商突然不靠譜帶來(lái)的瞬間沖擊。
比如，企業(yè)會(huì)有“公共人才庫(kù)”。為了應(yīng)對(duì)項(xiàng)目突然上馬帶來(lái)的瞬間沖擊。
比如，公司會(huì)有“安全現(xiàn)金流”。為了應(yīng)對(duì)現(xiàn)金流斷裂突然暴斃的沖擊。
如果沒(méi)有緩沖器，輕則波動(dòng)，重則猝死。
很多公司平時(shí)運(yùn)行的時(shí)候，效率很高。但是對(duì)效率的極致追求，其實(shí)是對(duì)緩沖器的放棄。
一旦遇到社會(huì)突發(fā)情況，就會(huì)變得非常脆弱。
脆弱和效率的背后，是冗余和健壯。
尤其在今天，面對(duì)突如其來(lái)的疫情，再來(lái)看這點(diǎn)，是不是有了不一樣的感受？
企業(yè)健康時(shí)，是很難理解“緩沖器”的價(jià)值的。如果爬起來(lái)了，立刻做出改變，以后一定記住。
04 管理者的時(shí)間花在了哪里？
管理者90%的時(shí)間，應(yīng)該花在溝通上。
這很難理解，但卻很重要。
管理者盡量不要陷入具體的工作細(xì)節(jié)中。管理者也很少真正做事。
那為什么不做事，拿的薪水卻更高？
因?yàn)楣芾碚叩拇嬖冢尮酒渌说恼w協(xié)作效率得到了提升。
管理者是為了讓別人把事情做得更好。
比如，怎么找到合適的人？怎么激勵(lì)團(tuán)隊(duì)？怎么制定流程？
管理者多說(shuō)“這事你做”，少說(shuō)“放著我來(lái)”。
而為了提高溝通的效率，有一個(gè)重要的方法，分享給你——作戰(zhàn)指揮室（War Room）
我也曾經(jīng)在《5分鐘商學(xué)院》中提到過(guò)這個(gè)工具。
在幾乎所有戰(zhàn)爭(zhēng)片中，都有一個(gè)討論軍情的房間。房間上有一副插滿圖釘?shù)牡貓D，有一個(gè)專門(mén)制作的沙盤(pán)。
所有核心將領(lǐng)、參謀、情報(bào)員，吃住都在這里。通過(guò)不斷獲得的軍情，討論、推演，隨時(shí)做出決策。
為什么有作戰(zhàn)指揮室？
這是復(fù)雜模糊的戰(zhàn)爭(zhēng)局勢(shì)，倒逼出了對(duì)溝通效率的變態(tài)要求。
所以在推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，可以設(shè)立作戰(zhàn)指揮室，有快速作戰(zhàn)組，獲得變態(tài)級(jí)的溝通效率。
管理者如果時(shí)間沒(méi)有花費(fèi)在溝通上，這個(gè)項(xiàng)目只會(huì)占用管理者更多的時(shí)間，而且結(jié)果往往和初衷背道而馳。
05 會(huì)議最重要的議題是什么？
我會(huì)特別關(guān)注，會(huì)議上大家在討論什么。
會(huì)議最重要的議題應(yīng)該是：風(fēng)險(xiǎn)管理。
懂得風(fēng)險(xiǎn)管理，你才會(huì)明白，為什么前面說(shuō)到計(jì)劃（36%）和控制（28%），要耗費(fèi)一個(gè)人那么多的心力。
因?yàn)椤坝?jì)劃”的核心邏輯是：生產(chǎn)。
生產(chǎn)的背后，是一條“基準(zhǔn)線”。
今天花多少錢(qián)，明天進(jìn)度到哪里，后天誰(shuí)在里面干，這些都是基準(zhǔn)線。把基準(zhǔn)線畫(huà)出來(lái)，開(kāi)始執(zhí)行，就會(huì)產(chǎn)生結(jié)果。結(jié)果和基準(zhǔn)線，往往都有偏差。
那什么是風(fēng)險(xiǎn)？
結(jié)果和基準(zhǔn)線一旦產(chǎn)生偏差，可能就是風(fēng)險(xiǎn)。控制的核心邏輯是：糾偏。
這個(gè)季度原定銷售額是3000萬(wàn)，兩個(gè)月過(guò)去了，只完成1000萬(wàn)，怎么辦？這個(gè)季度的廣告投放預(yù)算是2000萬(wàn)，結(jié)果一個(gè)季度過(guò)去，超額支出1000萬(wàn)。這多出來(lái)的錢(qián)，花在哪里去了，效果如何？
如果你沒(méi)有計(jì)劃，你就不知道基準(zhǔn)線。
如果不知道基準(zhǔn)線，你就無(wú)法在執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行對(duì)比。
如果無(wú)法對(duì)比，你就不知道偏差。
如果不知道偏差，你就意識(shí)不到風(fēng)險(xiǎn)。
如果意識(shí)不到風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目就可能失敗。
最后的話
所以，這些是我自己做項(xiàng)目特別關(guān)注的東西。也是我判斷項(xiàng)目能否成功的重要方法。
也許你不用參加項(xiàng)目管理的考試，也不用成為一個(gè)專業(yè)人士，但是你總會(huì)參與負(fù)責(zé)一些事情。
我也發(fā)現(xiàn)，生命的一切事情，本質(zhì)都是項(xiàng)目。公司發(fā)展、個(gè)人成長(zhǎng)，都是項(xiàng)目。
人生，就是一個(gè)大項(xiàng)目。
在這件事情上，希望你能像上帝一樣看得清清楚楚，也能像操盤(pán)手一樣做得游刃有余。
今天這些方法，也許就能把別人的頓悟，變成你的基本功。
不僅是要判斷能否成功，更要讓自己變得成功。
作者：劉潤(rùn)；公眾號(hào)：劉潤(rùn)（ID：runliu-pub）
來(lái)源：https://mp.weixin.qq.com/s/fXuyNfxHp_9eDudBZbMxoA
本文由 @劉潤(rùn) 授權(quán)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載
題圖來(lái)自Unsplash，基于CC0協(xié)議
完美
執(zhí)行過(guò)程中，變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致項(xiàng)目遲遲無(wú)法上線??
那更體現(xiàn)前期“計(jì)劃”的重要性了…
我遇到的也是這種情況，不管是自營(yíng)項(xiàng)目還是外包，外包更讓人難受啊
學(xué)習(xí)了
啟動(dòng)，我們花了一天時(shí)間，計(jì)劃了一個(gè)月，執(zhí)行才剛開(kāi)始