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榮耀標識如何寫好一封郵件？
這是一個在知乎上看到的問題，瞬時發現自己對這方面的知識非常的欠缺。整理以下內容，算是自我學習。
一、郵件應該遵循的原則
1、禮貌原則
語句保持通順，標點無錯。不只是郵件，所有類型的寫作都有這一條。偶爾犯個小錯大家也會寬容。
公務環境請使用環境中通行的語言。不要在中文郵件中突然冒出個說英文的，非常不禮貌。
學會區別To和Cc。確實希望對方讀到，請務必將其放入To欄，其他可以放入Cc欄。很多人遇到只在Cc欄的情況時是不讀郵件的。
抬頭和落款。內部討論可以隨便，沒有開頭沒有落款都無妨。但正式一點的郵件就需要。
用詞。正式信函請使用規范用語，避免口語化。同事間私下討論可以稍微隨便一點，私人信函更隨便一些。
要盡快回復。收到郵件后不要拖延，最好盡快回復，哪怕是先告訴發信人您需要更多時間來給出回復。
2、“戰地記者”原則
廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。在保證把事情說明白盡可能短，必要時可以羅嗦，不要為了短而短 ，寫完后考慮一下受眾的閱讀體驗，讓自己的郵件易于檢索。
長度。公務郵件和內部郵件請務必保持郵件簡短，多的內容請放進附件或打電話。
內容單一。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關。如果有兩個問題，請發兩封郵件，在兩個列表中討論。
3、“金字塔”原理
所有電郵都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。
用戰地記者原理過濾一下自己所想表達的內容。找到少數的幾個重點，然后再逐一篩減直到找到有且只有一個的中心，先將這個“點”暫時列為自己所有表述的最終目的。
分析郵件接受者對于這個中心點的理解程度。如果不言而喻，則降級到下一中心點，如果可能不甚理解，則保持這個中心點，圍繞著它展開描述。
描述中心點最直接相關的一層信息。通常做一件事有這么幾方面信息，“我有什么資源做、怎么做的、出現了什么結果”。
繼續描述“直接信息”的“直接信息”。這里將進入一個循環，將自己認為需要說明的情況用逐層鋪開的方式附加到中心信息上，豐富中心信息的支撐體系。在電郵里需要根據實際情況采用不同的方式進行附加，例如圖片、圖表、附件文檔等。
在寫郵件的時候，就需要采用倒金字塔的敘事方法：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個 W 和一個 H”。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實用意的。
Who——需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人。如果你只是一個「Hi」開頭，卻有若干個收件人，那么誰也不知道要響應這封郵件;而如果你一下子和多個人打招呼，那么這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。
What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要發些模棱兩可的表態，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達什么，就別發出這封郵件。
When——明確這個需求的時限。“越快越好”在大多數時候等于“沒有截止日期”。
Why——讓對方明白這件事情對對方(收信人)而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你而言的重要性。
How——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件里花費更多時間，建議給出盡可能明確的操作辦法。
二、郵件格式需要注意的點
1.標點
這部分是最容易忽視的，不少工作N年的老同事在書寫電郵時要么不加符號，要么亂加符號。比如每句話都用問號結尾、到處亂跑的感嘆號、翻譯腔的破折號等等。使用標點加強語氣要慎重。在一句話結束后使用“????”或“!!!!”，收信人讀起來可能會覺得您在大喊大叫或是非常不滿。要按照常規使用標點。盡量不要使用表情符號。
2.字體
默認字體：如果公司有規范，嚴格執行，如果沒有規范，就保持默認字體，因為在不知道對方視力、閱讀場合、閱讀儀器的時候，默認字體是最安全的選擇。
粗體：僅限于刻意強調的文字，一般情況下在一段話內只出現一個粗體詞組時，強調效果是最好的，而出現了三四個甚至更多的粗體時，效果反而降低，“都強調等于沒強調”，所以，找到自己最需要的那個點，然后再考慮是否值得加粗。
斜體：無論如何都要謹慎對待“斜體”，盡量避免使用，目前win平臺的斜體是粗暴的。
3.顏色
安全色：紅色、綠色。除了紅色(代表強調或者危險)和綠色(代表通過和安全)可以適度使用外，其他顏色盡量避免使用。
多種顏色時，給出標注。>如果一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標注，否則郵件幾經轉手后，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失、誤解信息。
4.對齊
段首對齊：在電郵中，段落開始時應該避免加空格。
段末對齊：不要用回車控制換行，因為在自己的客戶端設置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設備上將可能是一種視覺災難。
5.換行與行間距
手工空行：>在表述完一個完整段落后，盡量手工空一行，因為在不同的閱讀設備中，沒有這個空行的話會導致密密麻麻的文字墻，這種視覺壓力會直接影響閱讀者的理解能力，留白能讓人在閱讀的時候有喘息的機會和理解的間隙。
適當的間距：行間距可以用默認間距或1.5倍以內的間距，取決于篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。
6.文字描述手法
選擇樸實準確的形容詞和副詞：工作電郵不是散文，需要確保務實。
多用具備一定意義的短句：將長句拆解為短句，可以讓閱讀者更容易理解。
避免復雜術語的堆砌：要確保自己寫的東西是對方能看懂的。
7.標題
恰當的標題一般是最全面的概括、最開始的引子、最點睛的描述。 標題采用陳述句，道明最關鍵的內容。當郵件討論主題變更時，要記得更改標題。
8.其他
簽名檔：簽名檔主要用于讓對方獲取自己的其他聯系方式。
重要度：除非是火燒屁股的事，千萬不要使用重要度這個設置。
三、其他注意事項
1、發出去的郵件，潑出去的水
郵件是書面形式的，發送出去就很難收回來。收信人可能把您的郵件打印出來，也可能轉發您的郵件。在郵件中不要寫您不想在整個公司甚至公司以外傳播的內容。絕大多數「郵件車禍現場」來自一時沖動。在回復任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎?我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎?在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成了全世界的把柄。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。
2、不要在郵件里產生爭論
除非迫不得已，或者可以一錘定音，否則，不在郵件中爭論。不要出現一個主題在多人之間來回很多輪的情況。如果事情復雜到那樣的程度的話，就會召開會議討論，而不會把討論繼續放在郵件中。最忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司里的頭頭加入郵件。成熟的老板并不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人“做主”。
3、郵件不要抄送一大堆人
內部討論不要放外部的人，重要的事情要放leader，一些不重要的提醒要把不相關的人拿掉。在一封郵件里，加入更多收件人的時候，務必在郵件開始處寫上“+John”之類的提示。這對于原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。每一個收件人都應該是和這封郵件里所談及的事情有關的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應該說些什么或是做些什么。采用頂端回復，不直接在別人的郵件中進行修改，也是便于新參與者了解原委。另外要保護別人的隱私，發信人和收信人之間的郵件不應向第三者傳播。
4、寫新郵件的最佳順序
寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、標題、收件人。
附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進郵件吧。附件名字一定要有意義。
標題放在正文之后，是因為大多數郵件客戶端會提醒你“沒有標題是否發送”。
收件人放在最后，是因為沒有收件人，這封郵件肯定發不出去，這就給了你足夠的時間來回味這封郵件的疏漏。
發送之前出聲讀一遍。這樣您可以體會到收信人讀這封郵件的感受，讀完之后再點擊“發送”。
目前整理的內容就這么多，期望牛人多提改進意見~
產品、運營、技術啥都懂點。
附件、正文、標題、收件人。
謝謝！
很受益