產品經理作為第一批感知“春江水暖”的崗位，對市場的變化和需求尤為敏感。

隨著市場的規范和成熟，B端產品需求不斷上升，競爭變得日益激烈。特別是在企業大規模進軍建立全球業務時，產品經理的基本功——產品文檔的重要性不斷增加。

面對這樣的變化，以往的經驗不再百試百靈，B端產品技術文檔的核心發生改變。不少產品經理反饋他們在工作中經常會遇到以下問題：

1. 什么樣的產品文檔才是用戶更感興趣的，更容易理解的？
2. 產品文檔怎樣寫才能提高我們的業務效率？
3. B端產品技術文檔在撰寫時，如何進行內容思維的升級？
4. 面向海外市場，如何構建一個多語言文檔系統？

為了幫助更多產品人系統構建B端產品文檔思維，切實地提高產品文檔質量，人人都是產品經理聯合 RWS 舉辦了2023年特別企劃活動。

4月19日，本場活動我們邀請到了字節跳動文檔工程師@楊鶴 、RWS 語言服務和技術事業部中國區首席咨詢顧問@呼延韶文 2 位嘉賓，從用戶、產品文檔、模型及固件等方面與大家討論怎樣升級文檔技能，以實現產品價值提升。

01 產品文檔的結構化設計

楊鶴：字節跳動文檔工程師。負責火山引擎toB的產品文檔，飛書開放平臺和PICO開發者文檔的建設。在軟件產品文檔開發、文檔質量管控和信息架構搭建領域擁有豐富經驗。

分享伊始，楊鶴老師先是再次強調了產品文檔的重要性，它貫穿于整個用戶旅程，也在各個產品中隨處可見。如果產品文檔寫得不夠準確，會給用戶帶來不好的使用感受，進而影響業務。

那么如何寫好產品文檔呢？楊鶴老師認為我們要具備結構化思維。

主流的結構化寫法分為三種：Information Mapping、Topic-Based Writing、Every Page is Page One。這三種寫法各有利弊，目前使用最為廣泛的是后兩種。

楊鶴老師對這三種結構化寫法一一展開介紹，并用案例輔助理解它們是如何應用在實際的文檔寫作中的。

接著，她提出一個內容編寫的方法：金字塔原理結論先行，突出重點。即確定核心信息、創建主要觀點、組織主要觀點、添加支持細節、清晰的標題和子標題。

這個金字塔原理要怎樣應用在文檔中呢？不如去直播中一探究竟吧：https://996.pm/YyXPx

02 激活產品文檔的業務價值

呼延韶文：RWS 語言服務和技術事業部中國區首席咨詢顧問。專注企業內容管理領域近20年，曾就職于BM、EMC、OpenText等公司的企業內容管理部門。為華為、小米等國內領先企業提供內容管理戰略咨詢。

產品文檔作為產品經理和用戶溝通的媒介，在如今數字化的環境下，它在創作、管理、交付上都出現了很多問題，例如：

1. 沒有統一的協同創作界面和工具
2. 內容之間的聯系錯綜復雜，管理難度大
3. 缺乏數字化交付能力，內容多以靜態文檔包形式交付
4. 很難做到個性化的內容交付
5. ……

在企業出海過程中，一個產品往往存在多個型號、多個版本、多個語種、多個動態交付，幾何乘積效應增加了內容管理和交付的復雜度。

面對這樣的挑戰，結構化的寫作和管理方式是解決問題的關鍵。

通過結構化的管理方式，可以提高內容的質量，實現內容重用，提升用戶體驗等。并且，給企業帶來明顯的業務價值：提升產品銷量，提高客戶滿意度，提升品牌忠誠度。

并且，通過結構化創作和動態發布可以滿足當下和未來的用戶需求。

用戶希望以自己喜歡的方式，在需要的時候獲取最相關的內容。而產品經理需要做的是，以解決用戶需求為出發點的內容數字化動態發布。

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03 圓桌互動問答

兩位老師的分享結束，在場的聽眾紛紛提出自己的疑問，希望得到老師們的解答。一起來看看有哪些精彩的對話吧。

Q1：產品經理在寫文檔的時候需要注意什么？容易陷入什么誤區？

1）產品經理的文檔通常會從產品功能的角度出發，而忽略了用戶場景。

例如，有一個產品功能是讓用戶聯網，但文檔卻描述了創建網絡網關等術語，對于沒有網絡背景知識的用戶來說這是不容易理解的。

2）使用過多的術語，或是對概念進行了過度的包裝，使用戶很難聯系起來。

比如，通訊錄、組織機構、成員等概念在文檔中可能會難以理解。

3）文檔信息的缺失。

由于產品經理已經非常熟悉我們的產品，可能會忽略一些用戶可能不知道的背景信息，同時缺少關注點提示，直接引導用戶到達某一個操作步驟。

Q2：出海產品在文檔的寫作方式和工具選擇上需要注意什么？

很巧合的是，我前兩天出差訪問了一家主要做海外市場的企業。因為客戶群主要在海外，所以他們在產品文檔撰寫、翻譯和多語言發布方面積累了很多經驗，同時也經歷了不少痛苦。

建議產品經理和文檔專家在規劃自己的產品和文檔時，即使短期內產品還不具備出海條件，但只要不排除未來會拓展海外市場的可能性，就可以在整個產品和文檔規劃中，提前進行規劃，看看是否適合采用結構化的創作方式。

該客戶在進行內容出海的多語種轉換時用到了XML的創作方式，對內容進行標記。此外，數據庫、翻譯記憶庫、翻譯流程自動化、不同翻譯資源對接等因素，也是在構建內容創作平臺方面非常有益的考慮因素。

因此，建議產品經理和文檔專家們從這些方面進行布局和考慮。

Q3：現在為了追求更高效、長壽命地使用產品，越來越多的技術文檔貫徹了極簡主義，但是經常本末倒置，用戶沒辦法閱讀。怎樣看待這一現象？

若用戶不能有效閱讀，這可能是因為內容出現了過度的極簡主義，即不是說越少內容越好，而是要去除多余信息，將關鍵點凸顯。在貫徹實踐極簡主義時，需要在完整性和內容間達到平衡。

例如，可以刪去不必要的修飾語和重復表達，避免使用過于專業難懂的術語，可以使用通用詞匯，使示例清晰化并注重圖表的表達。

強調的應該是在表達上的精煉，而不是減少內容量，避免刪除必要的信息，因為那會使用戶難以理解。

Q4：有沒有好用的工具或者小技巧，可以提升產品文檔的寫作效率？

我非常贊同使用專業工具來做專業的事。不過，隨著時代不斷變遷，無論是工具、平臺還是方法論都需要不斷發展。

例如，10年前我們日常需要印刷版文檔的輸出，此時InDesign是最專業的工具。然而現在，隨著數字化出版的大量應用，InDesign有可能限制輸出效率。因此，這些不同工具都是相對的。

在數字出版的時代，我認為楊鶴老師所提到的結構化創作方式能更高效、符合產品內容創作的要求。

這個結構化的創作方式主要有兩種，其中一種非常流行。擁有專業的結構化內容創作團隊，對于此類應用場景，他們更需要專業且高效的XML編輯器等專業編輯器。

另一種場景是許多非文檔專業人士參與產品內容的創作，讓他們使用專業的XML創作工具往往不合適。針對這些人，需要一種簡單易用但又具有結構化協同特點的編輯環境。

這兩種場景通常在企業文檔管理中同時存在，因此我們需要綜合考慮這個問題。

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