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榮耀標(biāo)識“隨時在線”的職場中，電子郵箱能否被即時通信應(yīng)用替代？
電子郵箱和辦公即時通信工具能否幫助人們劃分工作和休閑？它們分別扮演著怎樣的角色？電子郵箱會不會被即時通信工具所取代？本文將在時間管理、協(xié)作辦公和文本價值三個方面來解析這一問題。
近年來，垂直于辦公領(lǐng)域的通信軟件漸漸成為各大互聯(lián)網(wǎng)公司搶占的市場。從脈脈到釘釘再到企業(yè)微信，職場，似乎成為能夠在社交領(lǐng)域彎道超車的唯一突破口。
但有趣的是，由于產(chǎn)品中自帶的工作屬性，辦公類即時通信應(yīng)用的真正對手或許從一開始就不是其他即時通信軟件，而是工作場景中的另一經(jīng)典通訊工具——電子郵箱。
辦公即時通信應(yīng)用和電子郵件的競爭關(guān)系在廣告語中就初現(xiàn)端倪。當(dāng)即時通信工具打出“讓工作回歸工作，生活回歸生活”的時候，電子郵箱也不再滿足于收發(fā)郵件，而是涉足移動辦公領(lǐng)域，強(qiáng)調(diào)“心無旁騖，專注辦公”。
不難看出兩大產(chǎn)品都準(zhǔn)確的捕捉到了職場用戶的“痛中之痛”，那就是如何在碎片化的時代里保持專注。一邊是對長效專注工作的渴望，另一邊又是或主動或被動的被各種軟件切割的時間。甚至這已經(jīng)不是中國特有的問題，2017年1月1日，法國頒布了一項”斷網(wǎng)法”，目的是為了給員工爭取更多被辦公社交軟件所占用的個人時間，對抗”隨時在線”的職場文化[1]。
那么在這樣的時代中，電子郵箱和辦公即時通信工具能否幫助人們劃分工作和休閑？它們分別扮演著怎樣的角色？電子郵箱會不會被即時通信工具所取代？本文將在時間管理、協(xié)作辦公和文本價值三個方面來解析這一問題。
閱讀回執(zhí)：是高效辦公的神器還是碎片時間的幫兇？
現(xiàn)實的工作場景中，高效辦公的一個重要的指標(biāo)就是任務(wù)傳達(dá)效率。特別是在一些創(chuàng)業(yè)公司當(dāng)中，扁平化的管理希望任務(wù)立刻到人。于是針對這一需求，許多辦公即時通信軟件設(shè)計了閱讀狀態(tài)可見的功能（發(fā)件人可以看到信息是否已讀）來確保消息送達(dá)。雖然該功能可以保證管理者實時布置任務(wù)，但是另一方面卻給接收方帶來了相當(dāng)?shù)膲浩雀小?/p>
加利福尼亞大學(xué)教授格洛里亞·馬克（Gloria Mark）曾在研究中表明，員工每被打斷一次再重新集中注意力回到之前的工作需花費約20分鐘[2]。
在實際的生活中，消滅“未讀”狀態(tài)需要人們不斷地停下手頭的工作，然后又需要一個又一個20分鐘來重新集中注意力，甚至形成“最后來的事情優(yōu)先”的無系統(tǒng)狀態(tài)。也正因如此，大家會有“閱讀回執(zhí)是另一種奴隸制”的調(diào)侃。
在降低干擾上，電子郵件犧牲掉了任務(wù)送達(dá)效率，但是卻給了雙方更多自由的空間。在電子郵箱的場景下收件人與發(fā)件人的連接感較弱，在使用體驗中依然保持著一種類似紙質(zhì)信件的“編寫—發(fā)送—收信—回信”的過程。因此人們可以根據(jù)自己的習(xí)慣查收郵件，保證了自己的任務(wù)優(yōu)先級，不需要“隨時在線”。
任務(wù)傳達(dá)效率
- 電子郵箱 ★★☆☆☆
- 辦公即時通信軟件 ★★★★★
保持專注度
- 電子郵箱★★★★☆
- 辦公即時通信軟件 ★☆☆☆☆
協(xié)同辦公：一支隊伍要像一個人
隨著社會分工的不斷細(xì)化，團(tuán)隊協(xié)作辦公不可避免。管理學(xué)教授斯蒂芬·羅賓斯提出人在團(tuán)體當(dāng)中會減輕“孤立無援”的不安全感 [3]。
但是“團(tuán)隊”不是簡單的人的疊加，而是為了實現(xiàn)某一目標(biāo)而相互協(xié)作的群體。因此許多辦公通訊軟件，比如釘釘和企業(yè)微信，在使用之初就要求用戶加入團(tuán)隊才能開啟功能。而電子郵箱中的“團(tuán)隊”的概念，則是通過郵箱地址來體現(xiàn)。比如郵箱大師的群郵件功能，通過為多人生成一個收件地址來簡便群發(fā)操作，強(qiáng)化團(tuán)隊意識。
有了好的團(tuán)隊，卻不一定有好的團(tuán)隊協(xié)作，羅賓斯曾提出一個好的團(tuán)隊必定要以“目標(biāo)”為導(dǎo)向，互相配合完成。雖然即時通信軟件具有線上會議，小組群聊等團(tuán)隊合作功能。但是在實際的使用過程中，同事間正在聊工作，如果有人說一句中午吃什么，很快就會跑題，變得低效。而其他功能，比如打卡，請假等更像是辦公自動化（OA）的范疇，將線下辦公流程搬到線上。
不難看出，無論是電子郵箱還是辦公即時通信軟件，背后的設(shè)計邏輯更多的是輔助工具而不是流程協(xié)調(diào)。如果郵箱和即時通信軟件能夠根據(jù)不同的合作樣態(tài)功能。比如金字塔形強(qiáng)調(diào)任務(wù)部署，而扁平型的團(tuán)隊樣態(tài)強(qiáng)調(diào)任務(wù)同步，或許可以不必事事群聊，就能實現(xiàn)更高質(zhì)量的協(xié)同辦公。
團(tuán)隊屬性
- 郵箱：★★★★☆
- 辦公即時通信軟件：★★★★☆
協(xié)同辦公能力
- 郵箱：★★★☆☆
- 辦公即時通信軟件：★★★★☆
文檔存留：是郵件也是“證據(jù)鏈”
知乎上有一篇名為“什么是同事打死都不會跟你說的‘職場套路’[4]”的高分問答，在得票數(shù)最高的回答中，作者提到“郵件內(nèi)容就是你們的書面憑證，一旦出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象可以歸清責(zé)任人。”
由此可見“存留價值”也是職場使用文字類通訊工具的重要原因。雖然即時通信工具也可以進(jìn)行話題討論和文件傳輸，但是關(guān)鍵信息可能會在繁雜的討論中被淹沒，難以回看和保存。但是電子郵箱里的文件卻可以長時間保存，《合同法》中明確指出，電子郵件屬于書面憑證的一種，具有法律價值。因此發(fā)郵件備份帶給人們心理上的安全感。
另外，就像多在即時通信軟件中用短句一樣，人們在編寫郵件時也傾向?qū)憰嬲Z，這樣發(fā)郵件的過程能幫助人們梳理思路，單封郵件或許會比即時通信工具有更多的信息量和更高的文本價值。
文本存留度
- 郵箱：★★★★★
- 辦公即時通信軟件：★★★☆☆
單條文本價值
- 郵箱：★★★★☆
- 辦公即時通信軟件：★★☆☆☆
根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，到2017年12月，即時通信應(yīng)用的使用率位居第一（91.1%），但是增長率（8.1%）卻低于電子郵件的14.5%[5]。
在即時通信工具越來越普及的今天，電子郵箱和即時通信軟件各司其職。電子郵箱的延時性，存留性和文本正式等特點幫助職場人士保持專注。而即時通信應(yīng)用由于互動性強(qiáng)，功能覆蓋廣等特點，也可以提高效率。希望即時通信軟件和電子郵箱能夠不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，更好的幫助人們實現(xiàn)高效辦公。
參考資料：
[1] 凱蒂·貝克.《法國向“永遠(yuǎn)在線”的職場文化宣戰(zhàn)》.BBC.2017
[2]拉里·羅森.《趁著假期，管管你的注意力！》.哈佛商業(yè)評論.2015.
[3] 斯蒂芬·P·羅賓斯. 《組織行為學(xué)》.1997,北京：中國人民大學(xué)出版社.
[4]Lydia.《什么是同事打死都不會跟你說的“職場套路”》.知乎. 2017.
[5]CNNIC第41次調(diào)查報告：個人互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)展?fàn)顩r.新浪科技.2018.
本文由 @張琦昕 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自PEXELS，基于CC0協(xié)議
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