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職場江湖上，流傳著這樣一句話：「職場有三寶，Word做總結，PPT做報告，Excel才最好！」高價值的Excel，能夠體現一個人的嚴謹思維，能夠促進職場溝通。那么，如何設計一份高價值的excel呢？以下，筆者將為大家詳細講述。

落筆點睛，入木三分，我是阿北，也可以叫我「北先生」。

新東方年會，一首改編版《釋放自我》引起全網轟動，一句「干活的干不過寫PPT的」，如阿北這般，經常做PPT匯報的人士，不幸中槍。當然，阿北不是那種“拿PPT裝逼，不干實事”的管理者。

今天我們課程的主角，就是PPT的“表兄弟”——Excel。

阿北的團隊，流傳著這樣一句話：「職場有三寶，Word做總結，PPT做報告，Excel才最好！」

為什么Excel是最好？

它很少拿來被展示，卻是“三寶”中最體現思維效率的工具。今天，阿北就從數據型Excel的重要性、核心設計技巧，以及實戰演練，逐一介紹。

數據是職場溝通，最有效的手段

一場會議，為什么討論的無休無止？為什么觀點難以統一？為什么觀點統一了，有時也往往落實不到位？

因為在表達觀點時，太多人使用「我認為/我覺的」這樣的字眼，很顯然，沒人聽你的。

那什么是更好的表達方式呢？

“大家看，通過這個數據，我認為/我覺得……第1步是……第2步是……”

說服他人的技巧在于：只要在“我認為”前面，拿出相關數據，后面說明步驟，那你的觀點極有可能左右整個會議結果。不出3次，你的形象就會高大而華麗起來。

不過，我們今天講的不是溝通技巧，而是數據型Excel的設計方法。

同時，阿北想說：在上百人乃至上千人的企業中，只有讓自己的觀點和建議不斷被采納，才能證明自己越來越擅長某個領域，自己在真實的進步。

要做到這一點，你就要學會「為自己的觀點找到證據」。而這個過程，大多時候我們只能選擇Excel來完成。

比如：

你是一名HR，再推出一項新考勤機制前，至少要關注2項數據：員工工作時長和員工工作熱情。如果推出前沒有關注數據，機制推出后在追溯數據，很可能失真。

你是一名產品經理，在設計產品新版本之前，你至少要關注老版本的用戶使用率、用戶滿意率，以及企業商業訴求，這3項數據。

你是一名平臺運營，那么就要實時關注供應商數量和用戶增量之間的關系。

你是一名班課講師，使用新的教法和教材之前，你應該關注學員到課率，以及學員課后學習時長。

你是一名活動策劃師，在做全年的活動計劃時，應該圍繞活動第一目標，為活動的分類標準，評估活動執行過程中人力成本和生產預算。這才能提高下一年活動落地效果。

無論是年度計劃、產品分析、管理制度，在設計之前，把相關數據通過Excel提前整理出來。隨著你儲備的數據越來越充分，你所參加的會議，就會大大提高效率。

越高級的人才，越擁有嚴謹思維

這樣的人才，越善于把抽象拆解為可處理信息。

公司1年前，加入了一位20年資深的財務總監，他在和所有高管普及財務知識時，有句話讓我印象深刻，他說：財務的工作，無非就是3張Excel表。

還有一次面試，我問對方：“如何理解產品經理的主要工作”。

一名騰訊籍產品經理回答：“產品經理主要管理《需求規劃表》《產品分析表》《產品進度表》《產品prd》，以及《UAT報告》?！?/p>

可以看出：產品經理的核心工作并非「溝通」，而在于這4張Excel表的處理（prd，在我們團隊一般不以Excel方式呈現，而是用原型界面工具來表達）。

從數以百計的面試者，到身邊任職5年-10年的職業經理人，我得出一個結論：Excel看似人人會用，但真正在設計表頭時，能準確把業務拆解成可處理信息的人，不超過5%。而這5%的人，就是我在面試或選拔重要崗位時，果斷給出高分的人。

所以，盡早地將自己的工作，拆解成幾張Excel表，將崗位經驗轉化為可處理的數據信息，在未來一定成為「入行第一門檻」。如果你之前還沒有這樣的意識，同時你又想在未來收獲職業成就感，達成事業成功的目標，那從本文開始，學會設計一張標準規范的數據型Excel?，F階段，會讓你在同級別選手中，脫穎而出！

下文，我會手把手和你介紹「設計一張數據型表格的核心思維」。講解過程，會列舉圖文實例，請你多一些思考，遇到不理解的地方，可以反復閱讀。

高價值Excel，核心在于「表頭設計」

高價值Excel，指的是：「表內記錄的信息可以被分析、統計、可處理」。

設計一張高價值的Excel，并不需要懂函數、懂代碼，甚至可以永遠不懂這些。關鍵在于，對當前業務的理解，以及如何拆分成一列列有價值的信息。

首先，我們先來同頻兩組概念：

第1組概念：「統計表」or「明細表」

在團隊協作中，他人需要你提供一些數據時，首先你要聽懂：對方要的這些數據，要一張統計表，還是一張明細表。

像下面這些問題：

• 近3個月市場名單如何？
• APP運營情況怎么樣？
• 用戶現在的整體反饋如何？
• 你們的用戶畫像是誰？
• 過去一年的財務狀況是否虧損？
• 這家公司人效水平如何？
• ……

這些問題背后的潛臺詞，一定是要給對方提供一張「統計分析報表」，簡稱「統計表」。

明確是統計表后，你還思考一件事：這張表的時間跨度是年、月、周、日，哪一種？

按照年來呈現的統計表，我們簡稱「年報表」，以此類推，還有「月報表」「周報表」「日報表」。

如下圖，就是一張典型的月報表：

A列代表月份，B-F列數據共同反應著“市場運營效率”這個指標。

那什么是「明細表」呢？

當你把這張統計表分享給老板時，老板問：“你這些數據從哪里來的”。

這句話背后的潛臺詞就是：我需要一張明細表。

如下圖：

明細表：顧名思義，就是最原始的數據記錄表。

明細表的表頭設計，決定了你在日后做相關數據的統計表時，能分析到哪些維度。

舉例：上面這張《市場名單明細表》，若在設計之初，表頭遺漏了「是否撥打」這一列，那統計報表中就會缺少「撥打率」這一指標。當企業“名單轉化率”下滑時，市場部和銷售部就容易相互埋怨。

第2組概念：「字段」and「主鍵」

當員工發給我一張“凌亂”的表格時，我會先問對方一個問題：這張表的主鍵是什么？弄清「主鍵」是什么前，我們先要弄清什么是「字段」。

「字段」簡單解釋，就是每張表的表頭信息，比如：上圖的《市場名單明細表》，其中的手機號、姓名、“是否撥打？”、“是否接通？”、“是否報名？”、撥打時間、接通時間，表頭的每一項信息，都被稱作這張表的「字段」。

而「主鍵」就是從這些字段中，選出一個“老大”。其他所有的字段，都要圍繞著這名“老大”進行設計。

再拿上圖《市場名單明細表》舉例：“手機號”這個字段，就是整張表的主鍵。

如何判定哪個字段是「主鍵」呢？

主鍵最明顯的特征：唯一標識列，比如“手機號”這列數據，每一行的手機號都是唯一的，不會出現「重復項」。所以，“手機號”作為整張表的主鍵，最為合適。

了解了數據型Excel的兩組概念后，讓我們來檢驗一下你是否已經理解：

下圖是一張《活動年度規劃表》，Ta是統計表還是明細表呢？Ta的主鍵又是什么呢？

——答案很清晰：這是一張明細表，Ta的主鍵就是B列的活動名稱。

PS：一般，我們在明細表中，才需要確認主鍵；統計表中不需要確認主鍵。在統計表的設計過程中，更多討論的是維度和精度，這部分知識，我會在以后的文章中講解BI分析時，更詳細的介紹。

實戰演練

第1天：

老板在核心群留言：接下來，我們要搞一些促活活動，提高用戶對我們的認可度，加強轉介紹。明天下午開會討論下。

第2天之前：

優秀的你，這樣思考：

• 促活活動常見策略：收集包裝客戶見證、設計排行榜PK、上線勛章分享功能，或直接獎勵刺激用戶形式等。
• 客戶見證：對品牌效果最佳，對用戶整體日活提高有限；
• 直接獎勵：短期有效，效果不持久；
• 排行榜PK：對整體促活效果最佳，但傳播效果差；
• 勛章分享：最容易讓用戶形成習慣，短期效果不明顯，長期做有利于穩定提升日活，傳播效果高于排行榜策略，低于其他兩種策略。

根據以上策略特點，在會議前，整理好關于「用戶量、用戶日活、用戶平均使用時長，以及企業轉介紹率」4項數據，準備參加第2天的會議。（如果這個會議對你很重要，那你一定要做這樣的準備。）

第2天：

大家通過你的策略建議和企業目前的數據情況，結合企業自身的發展需求，最終將“勛章分享策略”作為優先級最高的項目。

同時，大家針對“勛章觸發的各種場景”進行了頭腦風暴。

優秀的你，將會議記錄整理如下：

X月X日，勛章功能頭腦風暴，會議記錄：

• 用戶在首次綁定時，獲得勛章。
• 用戶在連續7天登錄時，獲得勛章。
• 用戶在使用產品達到10小時，獲得勛章。
• 用戶在平臺首次購買課程，獲得勛章。
• 用戶在平臺完成1次課程學習，獲得勛章。
• 用戶首次評論，獲得勛章。
• 用戶評論達到50次，獲得勛章。
• …………

第3天：

回顧昨天會議記錄，著手開始設計《勛章功能列表》：

第一步，確認該表類型為明細表；第二步，確認該表“主鍵”是什么。

第1位設計者小A，設計了如下表格：

小A的這張表，最適合作為主鍵的，應為C列的勛章名稱。

補充說明：對于開發團隊，在數據庫建表過程中，會將A列作為主鍵，便于關聯搜索；對于產品人員，在設計Excel時，不建議將A列這種無實際意義項，作為主鍵；同樣更不建議將B列，這種長文字備注列，作為主鍵。

小A的這張Excel，并不是一個合理設計，第一眼看過去，和會議記錄沒有太大區別。

設計不合理的原因在于：

• 用戶連續登錄7天，會獲得勛章。那用戶連續登錄14天、28天、50天、100天……是不是都有可能獲得勛章？
• 用戶首次評論，會獲得勛章。評論達到50次、100次、500次……是不是都有可能獲得勛章？
• 用戶首次購買，會獲得勛章。購買10次、20次、50次……是不是都有可能獲得勛章？
• …………

所以，將上面這些場景都考慮進去，這張表如果按照小A這樣設計下去，整個表格的數據會非常多，而且主鍵（勛章名稱）的數據命名沒有統一性。（即：勛章名稱的文字沒有規律，可長可短，不容易記憶。）

于是，大B看到了小A的設計，將這張《勛章功能列表》優化為下表：

這張優化后的表格，第一眼看上去，清晰許多。

大B增加了「勛章類別」這個字段，不僅讓勛章名稱的命名具有統一性，而且有助于設計者在分析場景時的嚴謹性。

其最具價值的地方，莫過于：未來做《勛章統計報表》時，可以按照「勛章類別」做很多有效的數據分析。

但是美中不足的，是大B這張表的主鍵依然是C列的「勛章名稱」。

這里有人會問：這張表的主鍵難道不是A列的「勛章類別」嗎？當然不是！因為主鍵不應該出現“合并單元格”這種情況。一旦合并單元格，就意味著該列出現了“重復項”，必然不是主鍵。

這張《勛章功能列表》，還有沒有更好的設計方案呢？

如果是北極來設計的話，不會選擇大B這種方案。雖然比之前小A的版本更加清晰，但是隨著用戶行為越來越復雜，這張表的數據會達到幾百或者上千。當勛章功能一旦系統化，每一個勛章都要單獨配置（如勛章圖標、勛章規則等），運營人員的工作會幾何倍數增加。

所以，阿北進一步優化為下表樣式：

阿北這張表的主鍵為A列——勛章名稱。

用戶拿到勛章時，系統可以將“勛章名稱和勛章等級”拼起來，顯示給用戶，格式如：登錄達人LV1。

這樣設計，整張表的數據變得很簡單，其中增加的幾個字段，大大縮減了運營人員后期維護勛章模塊的人力成本。（如果無法get到這種設計思維的好處，可以給阿北留言。）

小結：對于一張《勛章功能列表》的設計，我們舉了以上3種設計方法的差異性。同時也是你在產品經理的路上，從初級到高級的思維差異。希望讀者好好理解，第3張表的設計思路。

第4天：

拿著這張設計好的《勛章功能列表》，和運營團隊討論一番，把未考慮到的場景補充完整。

第5天：

和開發團隊、架構師再討論一番，將未考慮周全的表頭設計和實現方式，做補充，并雙方各歸檔一份最終版的《勛章功能列表》。準備立項，啟動開發！

第6天：

和開發團隊最終確認開發周期和里程碑，并郵件至企業上下級，保證信息統一。

正式立項，開干！

以上這6天的介紹，就是一個小型的產品功能，進行需求分析的全流程。

按照這樣的流程來做，整個項目看似花了一周的時間“搞一張Excel”，但后期返工概率低，對于開發團隊和運營團隊，則大大提高了人效。這個流程，是每名產品人員，必須要掌握和嚴格遵守的。如果之前的你，還沒有做到這樣的標準，那是不合格的，要盡快加強表格的設計訓練。

關于「主鍵」的進階訓練

進階訓練這部分，作為產品運營人員，需要掌握；從事其他行業的讀者，可選擇性閱讀。

下表是一張《消息推送需求表》。請問，主鍵是哪個？

A列和K列，不用考慮作為主鍵，（不理解的請查看上文“第3天的補充說明”部分。）而其他列全部都會出現“重復項”，那該表難道沒有主鍵嗎？

首先明確：任何一張標準的數據型明細表，都一定要有主鍵。

上圖這張《消息推送需求表》的主鍵其實是由兩個字段共同組成——即B列和D列共同組成該表的主鍵。簡單理解，就是當你把“B列和D列”的數據合并，就符合了主鍵的「唯一標識」特征。

那這張《消息推送需求表》，有沒有更好的設計呢？

當然有，其實可以根據“D列接收方”，將其拆成2張表格，如下：

拆成《學員端》和《講師端》2個表后，2張表的“事件”這個字段，就成為了表的主鍵。邏輯和界面看起來都更加清晰，節約了業務方和開發方的理解成本。希望產品運營人員，注意這樣的設計細節。

講到最后，有人會問這樣的問題：小北，我平時有看到許多Excel，都是沒有主鍵的，比如這些：

這里，筆者要說明下：上圖這些表格雖然也是通過Excel制作的，但采取的是一種「可視化設計」。和我們今天講的「標準數據型Excel設計」有著很大差別。如果你平時習慣于這種可視化設計，希望你能在今后多多嘗試，將其轉化為數據型設計方案，只有可處理的Excel，才能對日后的工作起到復利作用。

今天我們講解了Excel如何區分統計表和明細表；學會了如何確定Excel中的主鍵；實戰演練了一整套需求分析的全過程；重點設計了兩張明細表，分別是《勛章功能列表》和《消息推送列表》；拓展了一個“雙字段組成主鍵”的知識點。

借此文，希望剛入行的產品人員或團隊經理，可以改變思維模型，通過設計標準的數據型Excel，為自己的人生盡早“架設一臺大數據系統”，隨著工作經驗不斷被數據化，你的后期價值將幾何倍放大。

當你成為一家上市公司的總監時，你已經具備了獨當一面的信息壁壘！

思考題：

學了今天的知識，請各位讀者，找一個生活或工作場景，列出其中的字段有哪些，標注主鍵是哪個——比如：我打算買一臺電腦、我要設計一套課程等。請在下方留言，我們一起來交流你的設計方案。

作者：?李小白，微信公眾號：溫暖的北極

本文由@?李小白 原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash, 基于CC0協議