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編輯導(dǎo)語：在工作中經(jīng)常會(huì)遇到流程表單的運(yùn)用，OA工作流的表單設(shè)計(jì)器是最常用控件的用法；本文作者分享了工作流引擎流程表單的相關(guān)內(nèi)容，以及對(duì)OA流程表單的一些細(xì)節(jié)優(yōu)化，我們一起來看一下。

現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)品大多會(huì)涉及工作流，不論CRM、OA、WMS、ERP等，都有流程引擎應(yīng)用的場(chǎng)景。

我在工作中一直接觸OA，流程表單運(yùn)用很多，但在之前的使用過程中發(fā)現(xiàn)還有些細(xì)節(jié)可以優(yōu)化；所以根據(jù)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)及使用的需求整理了如下內(nèi)容，以后有機(jī)會(huì)重新設(shè)計(jì)這個(gè)模塊時(shí)可以有個(gè)參考。

一、流程和表單

流程表單分為兩部分，流程及表單；表單其實(shí)也是流程的一部分，但表單內(nèi)容較多，所以單獨(dú)劃分。

流程主要是流程節(jié)點(diǎn)、流程流干、流程處理、流程日志、流程權(quán)限，表單就是頁(yè)面交互的內(nèi)容。

二、流程

1. 流程節(jié)點(diǎn)

1）節(jié)點(diǎn)順序

流程節(jié)點(diǎn)可以設(shè)置展示的先后順序，但也要能設(shè)置節(jié)點(diǎn)是否有效。

有的節(jié)點(diǎn)當(dāng)時(shí)有用，特殊時(shí)期又不能用，但如果以增刪改查的方式來管理，容易影響進(jìn)行中的流程實(shí)例；所以直接根據(jù)是否有效來判斷展示節(jié)點(diǎn)（無效節(jié)點(diǎn)則不展示，自動(dòng)跳過）是最簡(jiǎn)單快捷的方式。

2）節(jié)點(diǎn)流向

節(jié)點(diǎn)一般分為正向、反向、條件跳轉(zhuǎn)三種流向：

• 正向：按照節(jié)點(diǎn)順序逐一執(zhí)行
• 反向：當(dāng)前節(jié)點(diǎn)返回到前面節(jié)點(diǎn)
• 條件跳轉(zhuǎn)：一般流程引擎都允許設(shè)置基礎(chǔ)的跳轉(zhuǎn)條件，根據(jù)表單中一個(gè)或者多個(gè)字段做判斷條件；但有的條件不一定是當(dāng)前表單字段就能判斷的，可能會(huì)涉及多個(gè)表單才能判斷，這就比較考驗(yàn)條件設(shè)置個(gè)性化能力；要不然調(diào)整流程使用方式，比如設(shè)置多個(gè)流程，讓符合不同條件的用戶用不同的流程，要不然能代碼設(shè)置判斷條件，讓有開發(fā)能力的組織根據(jù)需求調(diào)整。

3）節(jié)點(diǎn)變更

節(jié)點(diǎn)變更一般是進(jìn)行中的流程（不在條件跳轉(zhuǎn)規(guī)則內(nèi)）跨節(jié)點(diǎn)跳轉(zhuǎn)，已結(jié)束的流程要退回來重新流轉(zhuǎn)；通常是通過流程管理中心人工更改，比如流程實(shí)例管理，管理員或特殊人員人為更改節(jié)點(diǎn)，流程日志記錄操作信息。

但人工操作過程會(huì)增加申請(qǐng)人與修改人的溝通時(shí)間，可以在流程上添加節(jié)點(diǎn)修改申請(qǐng)按鈕，申請(qǐng)人提交申請(qǐng)時(shí)填寫節(jié)點(diǎn)更改原因；根據(jù)設(shè)置的申請(qǐng)條件觸發(fā)審批或者直接到修改人，節(jié)點(diǎn)更改后系統(tǒng)通知申請(qǐng)人；不僅可以保留修改原因，規(guī)范流程，也減少溝通成本。

4）節(jié)點(diǎn)處理

• 同時(shí)處理：同時(shí)處理就是流程無論指定單人還是多人，指定所有人員都處理，當(dāng)前節(jié)點(diǎn)才算執(zhí)行完畢，否則無法流轉(zhuǎn)到下一節(jié)點(diǎn)；比如一個(gè)審批單到管理崗節(jié)點(diǎn)，但有多個(gè)平級(jí)管理崗，需要他們都同意才能繼續(xù)往下推進(jìn)，那這個(gè)節(jié)點(diǎn)就需要多人同時(shí)處理。
• 抑或處理：當(dāng)前節(jié)點(diǎn)多人有處理權(quán)限，但只要其中某些人處理就能流轉(zhuǎn)下一節(jié)點(diǎn)，其他有權(quán)限但未處理人員能查看流程，類似于流程抄送。
• 條件處理：設(shè)置個(gè)性化處理規(guī)則，根據(jù)發(fā)起人部門、表單字段值等條件自動(dòng)判斷處理人；比如集團(tuán)企業(yè)不同分公司用同一流程，同一節(jié)點(diǎn)不同公司有不同審批人和不同審批要求，個(gè)性化的設(shè)置能讓管理更簡(jiǎn)單便捷。

2. 流程流干

流程大多是一條主流，但現(xiàn)在流程引擎有項(xiàng)目管理的多任務(wù)執(zhí)行要求，所以會(huì)涉及支流。

例如業(yè)務(wù)訂單處理多個(gè)小任務(wù)需要不同人同時(shí)執(zhí)行，如果只有一條主流，只能順序執(zhí)行，不能有效管理各小任務(wù)進(jìn)度；如果主流能生成支流，支流也能匯入主流，在主流程頁(yè)面能有效管理分支，那流程引擎也能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理。

• 流程主流：?jiǎn)螚l流程，順序執(zhí)行流程節(jié)點(diǎn)；
• 流程支流：根據(jù)條件自動(dòng)觸發(fā)分支或者手動(dòng)添加分支，能跟進(jìn)管理分支進(jìn)度。

3. 流程處理

• 流程處理：流程處理時(shí)選擇處理動(dòng)作（通過、退回），填寫處理意見；處理意見有的是常規(guī)事務(wù)性的，有的是必須明確表態(tài)的，所以處理意見是否為必填要能靈活設(shè)置。
• 流程移交：原處理人離職或者職務(wù)發(fā)生變化，需要將原審批權(quán)限移交給新接手人；更多還是離職人員交接時(shí)會(huì)用到，這需要與人員在職狀態(tài)關(guān)聯(lián)，人員離職可以一鍵將未處理的所有流程都移交給新接手人。

4. 流程日志

日志主要是為了出現(xiàn)問題有跡可循，最好全面覆蓋。

正常情況下，流程和表單做的所有操作都應(yīng)該有痕跡，但很多常規(guī)痕跡是無效的，如果都保留會(huì)浪費(fèi)服務(wù)器空間，影響訪問速度；但有的數(shù)據(jù)又很重要，不能輕易修改，如果修改必須留下痕跡，所以需要根據(jù)使用要求保留日志內(nèi)容。

流程日志主要是節(jié)點(diǎn)處理痕跡、表單操作痕跡：

• 節(jié)點(diǎn)處理痕跡：保留所有節(jié)點(diǎn)處理人、處理時(shí)間、處理動(dòng)作、處理意見。
• 表單操作痕跡：保留表單字段的操作人、操作時(shí)間、操作動(dòng)作、操作前后內(nèi)容；表單字段較多，要根據(jù)字段重要性設(shè)置是否留痕，這部分財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)涉及的會(huì)更多一些。

5. 流程權(quán)限

流程權(quán)限主要分為流程處理權(quán)限（發(fā)起、審批、特殊處理），表單字段權(quán)限：

1）處理權(quán)限：設(shè)置流程發(fā)起和審批的權(quán)限，流程結(jié)束后允許退回的權(quán)限：

• 發(fā)起權(quán)限主要與角色有關(guān)，比如業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)員，根據(jù)不同崗位或工作職責(zé)劃分角色就行了。
• 審批權(quán)限與組織架構(gòu)高度相關(guān)，企業(yè)內(nèi)部大多根據(jù)人員級(jí)別逐一審批，所以權(quán)限與組織架構(gòu)匹配，會(huì)讓權(quán)限管理變得便捷（設(shè)置審批層次，根據(jù)人員級(jí)別順序往下審批，執(zhí)行級(jí)別沒有人員的則跳轉(zhuǎn)下一級(jí)別）；但也有部分審批與組織層級(jí)無關(guān)，這部分更簡(jiǎn)單，直接設(shè)置固定審批人或者條件設(shè)置審批人就可以了。
• 特殊處理就如前文說的條件跳轉(zhuǎn)或者流程退回，這根據(jù)管理制度設(shè)定指定處理人就可以了。

2）字段權(quán)限：字段在不同節(jié)點(diǎn)，對(duì)應(yīng)不同處理人增刪改查的權(quán)限；例如同一個(gè)字段，業(yè)務(wù)員節(jié)點(diǎn)無法填寫，主管節(jié)點(diǎn)允許填寫，職能部門節(jié)點(diǎn)不允許填寫但允許查看，或者同一個(gè)表單在不同節(jié)點(diǎn)看到和可以操作的字段都完全不一樣。

三、表單

1. 表單構(gòu)成

表單內(nèi)容一般由基本信息、邏輯主體、補(bǔ)充說明三部分構(gòu)成：

• 基本信息：基本就是常規(guī)信息，差不多每個(gè)表單都會(huì)用到的，例如：發(fā)起人、發(fā)起組織、發(fā)起時(shí)間等身份標(biāo)識(shí)，與業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶基本信息或者合同基本信息等。
• 邏輯主體：流程的主要部分，相當(dāng)于流程的詳細(xì)描述，涉及邏輯交互、數(shù)據(jù)交互等，比如合同具體成交的業(yè)務(wù)類型、費(fèi)用、數(shù)量、付款和回款信息等。
• 補(bǔ)充說明：作為邏輯主體沒有表達(dá)清楚的補(bǔ)充說明，例如備注、說明、附件等讓相關(guān)人員將表單沒表達(dá)清楚的部分表達(dá)清楚。

2. 字段設(shè)置

字段設(shè)置個(gè)性化、靈活性越高，流程引擎能面向的用戶則更廣，能達(dá)到的管理要求也更高。

1）字段排版排序：字段排版、排序要符合用戶使用習(xí)慣，有邏輯關(guān)聯(lián)的字段要放一起，不要隔開；例如：客戶姓名后放了一堆合同信息，最后又放一個(gè)客戶地址，這樣填寫和審批都不方便，打亂使用者思維；合理的排序在數(shù)據(jù)列表展示或?qū)С鰰r(shí)都省事不少，表單在使用過程中會(huì)不斷優(yōu)化調(diào)整，優(yōu)化后的字段頁(yè)面上也要及時(shí)取消，避免增加頁(yè)面空值字段。

2）字段查看權(quán)限：有的字段比如上傳的附件資料，不允許某些節(jié)點(diǎn)處理人查閱，則會(huì)限制查看。

3）字段編輯權(quán)限：不是所有字段在所有節(jié)點(diǎn)都允許編輯，所以要根據(jù)字段的數(shù)據(jù)管理要求來設(shè)置字段在不同節(jié)點(diǎn)的編輯屬性。

4）字段留痕：字段修改和留痕關(guān)聯(lián)，重要的字段修改后如果找不到修改人只有系統(tǒng)背鍋。有的字段在員工節(jié)點(diǎn)填寫后，上級(jí)節(jié)點(diǎn)需要再確認(rèn)修改；或者流程已結(jié)束再修改字段內(nèi)容的情況就需要將修改痕跡保留下來；留痕就是日志，需要考慮痕跡的重要性，如果重要性不高的字段就不必設(shè)置留痕，浪費(fèi)服務(wù)器空間。

5）字段只讀：自動(dòng)填充的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)有的能修改，有的不能修改，如果有只讀這個(gè)控制開關(guān)便能更好管理，默認(rèn)情況應(yīng)該將自動(dòng)填充的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)都設(shè)置只讀；設(shè)置了只讀的字段，一定要關(guān)閉必填屬性，否則當(dāng)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)空值或者關(guān)聯(lián)失敗時(shí)，用戶是無法提交表單的，設(shè)計(jì)者應(yīng)該避免犯這種常規(guī)錯(cuò)誤。

6）修改字段值：很多流程結(jié)束后但需要修改頁(yè)面內(nèi)容，需要考慮是否允許不通過節(jié)點(diǎn)，直接更改頁(yè)面表單值，如果允許直接修改已有值，那必須得留痕；但應(yīng)該盡量避免這種情況，如果直接修改已有值會(huì)讓流程規(guī)范變得更難，使用者對(duì)于規(guī)范會(huì)越來越不重視。

3. 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)

1）頁(yè)面字段數(shù)據(jù)：表單除了要手動(dòng)輸入的數(shù)據(jù)外，還有很多數(shù)據(jù)是由其他表單關(guān)聯(lián)過來的；選擇關(guān)鍵字段后會(huì)自動(dòng)帶出關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，有的表單可能一個(gè)字段都不填，打開流程所有數(shù)據(jù)都自動(dòng)填充了；有的數(shù)據(jù)也只需要選擇關(guān)鍵字段就自動(dòng)填充；常規(guī)人事、行政審批對(duì)數(shù)據(jù)串聯(lián)要求不高，但財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)，邏輯關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，涉及數(shù)據(jù)多，數(shù)據(jù)串聯(lián)就變得非常重要。

2）流程相關(guān)數(shù)據(jù)：除了自動(dòng)填充表單字段數(shù)據(jù)外，還要將影響審批判斷但表單上沒有的數(shù)據(jù)體現(xiàn)出來，便于審批；例如項(xiàng)目請(qǐng)款，同一個(gè)合同所有的請(qǐng)款歷史、項(xiàng)目信息都應(yīng)該展示出來，讓審批人能快速做審批判斷。

4. 常規(guī)功能

• 導(dǎo)入：表單內(nèi)容一般是手動(dòng)填寫，但有的表單會(huì)涉及到數(shù)據(jù)特別多的情況，就需要導(dǎo)入、導(dǎo)出，特別是財(cái)務(wù)的賬款清單之類的。
• 導(dǎo)出：同樣的數(shù)據(jù)但不同場(chǎng)景有不同的格式要求，要允許設(shè)置不同格式的導(dǎo)出模板，以適用不同情況。
• 打?。罕韱螖?shù)據(jù)大多要打印，添加打印快捷方式，節(jié)省用戶時(shí)間。

上述大概就是我整理的關(guān)于工作流引擎流程表單的相關(guān)內(nèi)容，有的部分是關(guān)聯(lián)的但拆開說會(huì)顯得有點(diǎn)重復(fù)，還請(qǐng)見諒，沒有想起的內(nèi)容后面想到再做補(bǔ)充。

本文由 @Rabbit 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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