從公司層面和個人層面,說說降低溝通成本的幾個建議

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80年代,“時間就是金錢、效率就是生命”這句話,曾被譽為“知名度最高,對國人最有影響的口號”。30多年后互聯(lián)網(wǎng)時代的今天,再回看這句經(jīng)典,發(fā)現(xiàn)它仍舊值得我們借鑒。

互聯(lián)網(wǎng)追求效率,每個企業(yè)都想在最短的時間內(nèi),創(chuàng)造出巨大的利益。不過現(xiàn)實情況卻是:在具體實踐過程中,往往因為溝通成本太高,最終使得結果不能令人滿意。

溝通成本太高,帶來的危害顯而易見,比如浪費時間,項目延期交付,不必要的加班,職責的混亂等等。結合以往的經(jīng)歷,對于解決溝通成本太高問題,筆者提出以下建議,僅供各位參考。

公司層面

一、公司部門間的溝通問題

這主要指產(chǎn)品與技術的恩怨情仇,運營與設計、文案的愛恨糾葛,文案與設計的悲歡離合等問題。其實,總結起來看,部門間的溝通成本太高,本質上是需求與解決方案不能達到很好的契合,或者說沒有找到最優(yōu)解。所以,解決部門間的溝通成本太高問題,筆者建議:

  1. 如果需求能夠當面說清楚,就不要用社交軟件(QQ或者微信)解決;
  2. 要習慣使用郵件,尤其是有重要需求的提出或者重要工作任務的部署的時候,畢竟郵件易保存和查詢;
  3. 對于多人參與的工作,最好能夠在方案確定的前、中、后期,組織小型會議,與相關人員共同商議;
  4. 梳理出清晰的流程。分配工作時,要明確誰是第一責任人,誰是第二責任人,工作過程中的各個時間節(jié)點應該固化下來,明確獎懲機制,一切按照流程辦事。

二、總部和分城市的溝通問題

除了部門之間的溝通可能出現(xiàn)成本過高問題,總部和分城市溝通時也會出現(xiàn)這種問題。由于距離較遠,總部城市和分城市消費觀念存在差異,這就導致了在策劃活動時,總部的統(tǒng)一部署與分城市的的不一致、分城市自主運營能力較弱,分城市不能及時回復、活動方案修改時間較長,修改次數(shù)頻繁等問題。針對以上問題,筆者的建議如下:

  • 大型活動應由總部統(tǒng)一部署,各分城市可根據(jù)方案進行不同程度的微調(diào),但總原則不變;
  • 對于小型活動,應給分城市獨立的自主權,但方案應向總部報備;
  • 在分城市的組織架構還沒有完善,需要總部扶持的情況下,分城市要將具體的工作需求羅列清楚,由總部委派專人統(tǒng)一調(diào)度,分配各項任務,然后將工作成果匯總到被委派人手中,再交由分城市;
  • 應該定期舉行城市間的電話會議,進行階段工作任務部署與復盤;或總部、分城市互派人員定期出差考察,了解分城市和總部的運營情況,學習總結;
  • 由于距離問題,總部人員可用社交軟件和郵件進行任務的通知,但如果分城市沒有及時回復,可致電分城市負責人知曉。

個人層面

筆者認為,在與各部門、各城市溝通的過程中,最重要的角色就是對接人。因為對接人不僅是傳聲筒,同時也是工作執(zhí)行部門的任務分配者,以及整個工作進程的把控者。所以,這就對對接人的工作提出了很高的要求。我認為作為一個對接人,應該至少這樣做:

  1. 將需求羅列成清單,并按照緊急程度進行時間的分配。
  2. 對每項工作所要取得的效果進行提前評估。
  3. 將每項工作分配給各個工作承擔者,并規(guī)定完成時間。
  4. 在工作承擔者工作過程中,跟蹤進程。
  5. 工作初稿完成后,與任務承擔者共同修改。
  6. 修改完之后將工作匯總,檢查有無遺漏,并將已完成的工作,逐一勾掉。
  7. 將完成的工作交由需求者。

工作中的溝通問題至關重要,希望筆者在工作過程中總結的這些經(jīng)驗,對你提高工作效率會有所幫助。

以上。

 

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  1. 以前不懂什么是溝通成本,現(xiàn)在對它的體會與日俱增

    來自浙江 回復
  2. 正好我們公司去年也遇到類似的問題,特別是跨部門交流。產(chǎn)品和技術和設計,簡直相愛相殺。我們當時也考慮到文中所說的解決方案,當時執(zhí)行起來太難,增加一項管理內(nèi)容增加大家的負擔。最后我們用魚骨執(zhí)行力app來解決內(nèi)部溝通問題,用目標管理的方式來做協(xié)同,把工作拆分成一個個任務,每個任務都有負責人、完成時間、目標,溝通討論留存,所有人對自己的工作負責。有時候效率不高真的不是不懂方法,只是少一個順手的工具。

    來自北京 回復