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編輯導(dǎo)語(yǔ)：并非所有的功能都需要產(chǎn)品經(jīng)理去推動(dòng)并且開(kāi)發(fā)出來(lái)，采購(gòu)現(xiàn)成的系統(tǒng)可以節(jié)省時(shí)間到主業(yè)務(wù)之上。本篇文章中，作者以采購(gòu)一套客服系統(tǒng)為例，為我們分享了她所整理的產(chǎn)品經(jīng)理采購(gòu)全程，希望通過(guò)這篇文章可以讓大家了解到一次完整的集團(tuán)公司內(nèi)專業(yè)軟件采購(gòu)的流程。

對(duì)一個(gè)產(chǎn)品而言，并不是所有的功能都需要產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)親手開(kāi)發(fā)，在保證主流程和業(yè)務(wù)的前提下，有些工具性功能可以借助第三方的專業(yè)力量。在享受更專業(yè)的服務(wù)的同時(shí)，還能把更多的時(shí)間精力放在主業(yè)務(wù)上，以此來(lái)提升產(chǎn)品的性能和體驗(yàn)。

這種工具主要有客服系統(tǒng)、營(yíng)銷工具等，市面上也有很多專業(yè)的Saas提供商，可以快速地提供各種專業(yè)服務(wù)，產(chǎn)品方按需購(gòu)買即可。

本文以采購(gòu)一套客服系統(tǒng)為例，詳細(xì)整理并記錄了產(chǎn)品經(jīng)理（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中的經(jīng)歷，其中涉及到11個(gè)環(huán)節(jié)，十多次甲乙雙方的協(xié)商，4次申請(qǐng)審批流程，為讀者展現(xiàn)了一次完整的集團(tuán)公司內(nèi)專業(yè)軟件采購(gòu)的流程。

以下是流程圖：

一、調(diào)研

基于業(yè)務(wù)需要，在做出采購(gòu)決策之后，首先需要對(duì)市面上的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研、了解和分析。

調(diào)研的途徑主要有：

1. 官網(wǎng)信息查看
2. 產(chǎn)品介紹
3. 產(chǎn)品功能文檔
4. 產(chǎn)品技術(shù)文檔
5. 客服咨詢
6. 多家供應(yīng)商對(duì)比研究

在調(diào)研過(guò)程中，收集和了解到的信息，需匯總成表單，同步給產(chǎn)品總監(jiān)進(jìn)行了解，并做備份，以備后續(xù)采購(gòu)過(guò)程核實(shí)信息。

調(diào)研信息收集表（以客服系統(tǒng)示例）：

二、詢價(jià)

調(diào)研后，確定能滿足需求的2～3家供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)和比價(jià)。一般官網(wǎng)上公布的價(jià)格，僅僅只是參考價(jià)，在和銷售人員進(jìn)行1對(duì)1溝通后，往往可以有一定幅度的降價(jià)空間。

在詢價(jià)的過(guò)程中，要本著業(yè)務(wù)本身的需求出發(fā)，不要盲目購(gòu)買不適用于本階段的功能和服務(wù)。例如，如果人工客服能滿足需求，就不需要花大價(jià)錢引入機(jī)器人了。

詢價(jià)確定的最后價(jià)格，需要銷售人員以文字形式落實(shí)到合同里。

三、接入測(cè)試

在確定供應(yīng)商和價(jià)格之后，在正式購(gòu)買接入之前，一定要接入體驗(yàn)版本進(jìn)行測(cè)試。

測(cè)試的主要功能點(diǎn)：

1. 產(chǎn)品功能是否匹配業(yè)務(wù)模式；
2. 接入方式是不是便捷，技術(shù)文檔是不是專業(yè)詳細(xì)具有實(shí)操性；
3. 產(chǎn)品性能是不是優(yōu)秀；
4. 產(chǎn)品有無(wú)出現(xiàn)bug情況；
5. 產(chǎn)品的兼容和適配性能如何？
6. 售后服務(wù)品質(zhì)如何？
7. 技術(shù)服務(wù)是否及時(shí)高效？
8. 如果遇到兼容bug等問(wèn)題，是否能快速解決？
9. 其他可能的問(wèn)題。

在測(cè)試的過(guò)程中，除了產(chǎn)品、前端技術(shù)、測(cè)試工程師等，還需要邀請(qǐng)實(shí)際使用產(chǎn)品和服務(wù)的客服人員進(jìn)行體驗(yàn)和試用。用真實(shí)的用戶體驗(yàn)來(lái)感受產(chǎn)品的品質(zhì)好壞，能更有實(shí)際價(jià)值。

四、合同協(xié)商

測(cè)試環(huán)節(jié)沒(méi)問(wèn)題的情況下，可以推進(jìn)合同擬定了。

• 首先：供應(yīng)商起草合同，并發(fā)送給甲方進(jìn)行確認(rèn)；
• 然后：甲方就合同內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)和修訂，補(bǔ)充甲方信息；在合同確認(rèn)的過(guò)程中，可能需要來(lái)回多次協(xié)商，包括合同涉及的內(nèi)容確定，合同的條款，一些數(shù)據(jù)和金額的確認(rèn)，還有細(xì)節(jié)和錯(cuò)別字等都需要一一核對(duì)；
• 最后：雙方確定合同內(nèi)容。

合同內(nèi)容確定無(wú)誤后，甲方（采購(gòu)方）需要走集團(tuán)內(nèi)部的采購(gòu)流程。

五、采購(gòu)審批流程

根據(jù)采購(gòu)性質(zhì)和金額，確定采購(gòu)的模式，大致可以分為：自采、集團(tuán)采購(gòu)。

• 自采模式：流程相對(duì)簡(jiǎn)單，采購(gòu)金額有限制，一般不超過(guò)**元；
• 集團(tuán)采購(gòu)模式：流程相對(duì)復(fù)雜且時(shí)間周期比較長(zhǎng)，采購(gòu)金額比較高，采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)相對(duì)比較大批量。

對(duì)于本案例中的“客服系統(tǒng)”的采購(gòu)，可以采用“自采模式”，在系統(tǒng)中提報(bào)相關(guān)信息，進(jìn)行申請(qǐng)。

一般的采購(gòu)申請(qǐng)需要填寫的表單內(nèi)容如下（示例）：

采購(gòu)申請(qǐng)流程提交后，分別需要上級(jí)審批、項(xiàng)目分主管審批、法務(wù)審批、業(yè)務(wù)審批，只有各個(gè)環(huán)節(jié)都審批通過(guò)后，申請(qǐng)才算完成并且生效。此時(shí)，就可以開(kāi)啟采購(gòu)的流程了。

六、供應(yīng)商選擇與添加

在正式采購(gòu)和合同審批之前，需要確保，本次采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)所在的供應(yīng)商已經(jīng)在供應(yīng)商庫(kù)里面。

如果有的話，可以直接選擇，進(jìn)入后續(xù)流程；如果沒(méi)有在供應(yīng)商庫(kù)備案的，需要新增供應(yīng)商；在供應(yīng)商系統(tǒng)里，新增供應(yīng)商需要填寫相關(guān)的資料，主要包括：新增原因、企業(yè)信息、關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息、財(cái)務(wù)信息、推薦人信息、資質(zhì)信息、附件信息、銀行信息、聯(lián)系人信息。

1. 新增原因

文本描述引進(jìn)該供應(yīng)商的主要原因即可。

2. 企業(yè)信息

企業(yè)信息主要是供應(yīng)商的企業(yè)注冊(cè)信息、經(jīng)營(yíng)信息等，詳情見(jiàn)下表：

3. 關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息

有些供應(yīng)商可能會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)功能和主體，在進(jìn)行錄入之后，可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)處理。

4. 財(cái)務(wù)信息

財(cái)務(wù)信息就是該供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)票能力、納稅性質(zhì)、開(kāi)票稅率等信息，需要進(jìn)行備案。

5. 推薦人信息

推薦人信息就是當(dāng)前操作“添加供應(yīng)商”信息的本人，需要填寫自己的姓名、郵箱、手機(jī)號(hào)、所屬部門。

一般而言，如果都是集團(tuán)內(nèi)部聯(lián)動(dòng)的系統(tǒng)，這部分的信息都是系統(tǒng)自動(dòng)獲取展示的，不需要用戶二次手工錄入。

6. 資質(zhì)信息

提供最近三年的營(yíng)業(yè)額、以及核心業(yè)務(wù)介紹。

7. 附件信息

提供模版下載，上傳功能。

下載模版：

1. 《***》-授權(quán)委托書模版下載
2. 境外供應(yīng)商授權(quán)委托書模版下載
3. 境外供應(yīng)商信息登記表下載
4. 保密聲明下載
5. 公平交易承諾書下載

8. 銀行信息

• 銀行名稱
• 銀行代碼
• 開(kāi)戶行名稱
• 銀行國(guó)別
• 開(kāi)戶行省
• 開(kāi)戶行市
• 賬戶名
• 賬號(hào)
• 賬號(hào)是否默認(rèn)
• 是否啟用

9. 聯(lián)系人信息

• 姓名
• 身份證號(hào)碼
• 職務(wù)
• 電話
• 郵箱
• 通訊地址

七、采購(gòu)合同審批流程

正式的采購(gòu)就是合同審批、簽署、蓋章和支付的環(huán)節(jié)，在整個(gè)環(huán)節(jié)中，合同的審批是最重要的，對(duì)于一個(gè)大的集團(tuán)公司而言，合同的審批也是通過(guò)線上OA系統(tǒng)發(fā)起的，經(jīng)由上級(jí)、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)、法務(wù)等環(huán)節(jié)核實(shí)和審批之后才能生效。

1. 發(fā)起合同審批

該環(huán)節(jié)是合同創(chuàng)建的環(huán)節(jié)，主要包括以下幾方面的內(nèi)容填寫：

1）基本信息

基本信息的一些釋義：

1. 是否框架合同：框架合同是指合同當(dāng)事人就合同標(biāo)的交易達(dá)成意向并對(duì)主要內(nèi)容予以確定而訂立的合同，具體的交易細(xì)節(jié)需在后續(xù)具體項(xiàng)目合同或訂單中予以確認(rèn)。
2. 合同性質(zhì)：如您本次發(fā)起的合同為對(duì)原有合同的補(bǔ)充或變更，請(qǐng)選擇“補(bǔ)充協(xié)議”，對(duì)原有合同的解除或終止請(qǐng)選擇“終止協(xié)議”，其他情形請(qǐng)選擇“新簽”。
3. 合同總金額/預(yù)估總金額：金額確定的合同請(qǐng)按實(shí)填寫，金額不確定的合同請(qǐng)按照合同有效期內(nèi)預(yù)估發(fā)生的最大總金額填寫，此處數(shù)額將對(duì)您今后請(qǐng)款額度產(chǎn)生直接影響。
4. 用章類型：選選擇電子簽章請(qǐng)務(wù)必與交易方確認(rèn)對(duì)方同意使用電子簽章形式擇電子簽章請(qǐng)務(wù)必與交易方確認(rèn)對(duì)方同意使用電子簽章形式。
5. 倒簽定義：合同審批流程發(fā)起前已在實(shí)際履行中或履行完畢，但書面合同尚未簽署的情形。
6. 倒簽法律風(fēng)險(xiǎn)提示：倒簽合同在合同簽訂前的履行過(guò)程中法律責(zé)任界定不清，容易產(chǎn)生法律糾紛；同時(shí)產(chǎn)生糾紛后證據(jù)難以取得，合同的事前控制作用無(wú)法體現(xiàn)，存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2）相對(duì)方

該模塊的信息是指“我方”和“他方”的主體信息。

主要包括：

• 我方：簽約主體、合同付款主體、蓋章次數(shù)、成本中心編碼等；
• 他方：他方主體、他方聯(lián)系人、聯(lián)系方式收款方信息、收款I(lǐng)D等。

一般而言，相對(duì)方的信息在集團(tuán)中臺(tái)系統(tǒng)里面都是有的，只需要選擇即可，需保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

3）行信息（非必填）

該模塊主要是合同中涉及的采購(gòu)物品的信息分行展示，如果采購(gòu)的物品和服務(wù)比較繁雜，可以分行列出，該模塊為非必填項(xiàng)，可根據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況進(jìn)行選擇性填寫。

涉及到的填寫如下表所示，主要包括：編碼、物品名稱、物料描述、單位、數(shù)量、單價(jià)、總計(jì)、品牌及型號(hào)等。

4）合同正文

選擇正式文件，上傳到系統(tǒng)，在此處可以進(jìn)行預(yù)覽和查看，也可以進(jìn)行替換和版本的對(duì)比。

5）付款計(jì)劃(非必填)

如果采取分期付款的形式，需要填寫付款的計(jì)劃和明細(xì)，主要包括：期數(shù)、款項(xiàng)名稱、付款條件、計(jì)劃付款日期、計(jì)劃付款比例、計(jì)劃付款金額、狀態(tài)等。

如果是一次性結(jié)清全部款項(xiàng)，就不需要填寫該模塊的內(nèi)容。

6）合同附件(非必填)

將合同文件作為附件上傳，一般支持點(diǎn)擊或者將文件拖拽上傳，支持?jǐn)U展名：.rar .zip .doc .docx .pdf .jpg。上傳后顯示文件的附件編號(hào)、附件名稱、上傳時(shí)間，并且來(lái)支持預(yù)覽和下載。

在完成所有的資料填寫之后，就可以保存，并且提交審批了。審批環(huán)節(jié)一般包含：上級(jí)審批、項(xiàng)目審批、集團(tuán)財(cái)務(wù)審批、集團(tuán)法務(wù)審批。每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的審批都記錄審批的動(dòng)作、審批環(huán)節(jié)、審批人、審批意見(jiàn)、變更內(nèi)容、審批時(shí)間。

八、合同蓋章簽署與歸檔

1. 合同蓋章簽署

線上的合同審批結(jié)束后，如果是采用手工簽章的形式，就需要打印紙質(zhì)版合同，然后找到相關(guān)的財(cái)務(wù)公章管理員，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的蓋章。

現(xiàn)場(chǎng)手工簽章的主要流程：

1. 按順序辦理業(yè)務(wù)，打印《流程審批單》；
2. 合同公章業(yè)務(wù)員處理流程信息，并核對(duì)合同內(nèi)容；
3. 業(yè)務(wù)員手工給合同蓋章；
4. 負(fù)責(zé)采購(gòu)的產(chǎn)品經(jīng)理，在合同上簽字，在《流程審批單》上進(jìn)行備注；
5. 《流程審批單》留存在服務(wù)中心，以備下次合同歸檔使用。

蓋章后的合同，需要甲乙雙方都蓋章了才能生效。

2. 合同歸檔

甲方蓋過(guò)章的合同，需要給到乙方進(jìn)行蓋章和簽字。合同一式兩份，甲方一份、乙方一份。甲方的合同需要再次回到服務(wù)共享中心，進(jìn)行合同的歸檔處理。

合同歸檔的主要流程：

1. 按順序辦理業(yè)務(wù)，上交合同原件；
2. 合同公章業(yè)務(wù)員檢查合同簽章；
3. 確定歸檔。

九、開(kāi)具發(fā)票

1. 開(kāi)發(fā)材料

集團(tuán)的采購(gòu)流程要求乙方必須先開(kāi)具相應(yīng)的發(fā)票，才能走請(qǐng)款報(bào)銷付款的流程。

而開(kāi)具發(fā)票的前提是，乙方要求甲方提供如下資料：

1. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本
2. 開(kāi)票信息
3. 開(kāi)戶許可證
4. 一般納稅人證明

以上資料 電子版即可。

那么這些材料，我怎么獲取呢？

通過(guò)集團(tuán)內(nèi)部客服獲知，需要去：OA系統(tǒng)–工作臺(tái)–流程中心–法務(wù)流程–公章證照申請(qǐng)中獲取。

也就是說(shuō)需要走一個(gè)”申請(qǐng)-審批”的流程，通過(guò)所有的正確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)去存檔，正規(guī)渠道獲取相應(yīng)的材料才能使用。

之所以這么管理，可能原因有：第一，既方便集團(tuán)財(cái)務(wù)公章和證照的合理合法使用；第二，也對(duì)申請(qǐng)人、使用人的數(shù)據(jù)做存檔和備份，以備后續(xù)查看記錄；第三，審批流需要逐級(jí)進(jìn)行審批，確保事件的可靠性和正規(guī)性。

2. 公章證照申請(qǐng)流程

需要在內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)起一個(gè)審批流程，首先是填寫相應(yīng)的資料，主要包括以下的內(nèi)容：

• 申請(qǐng)人姓名；
• 申請(qǐng)人工號(hào)；
• 發(fā)起時(shí)間；
• 申請(qǐng)人所在城市；
• 所屬組織；
• 申請(qǐng)類別；
• 主要用途；
• 復(fù)印件文件名稱；
• 復(fù)印件份數(shù)；
• 復(fù)印件所需文檔類型；
• 是否用于收款；
• 是否加水??；

因?yàn)槭羌瘓F(tuán)公司，內(nèi)部存在多個(gè)注冊(cè)主體，所以在使用公章證照的時(shí)候，需要填寫“主體名稱”。

3. 公章證照審批

該環(huán)節(jié)的審批主要有：

1. 申請(qǐng)人提報(bào)
2. 上級(jí)審批
3. 隔級(jí)上級(jí)審批
4. 法務(wù)審批
5. 證照保管員審批

只有各個(gè)環(huán)節(jié)都審批通過(guò)了，才能辦理證照獲取的業(yè)務(wù)。

4. 證照的獲取和使用

等審批環(huán)節(jié)通過(guò)，負(fù)責(zé)采購(gòu)的產(chǎn)品經(jīng)理，可以去集團(tuán)的共享服務(wù)中心辦理證照的獲取，主要流程包括：

1. 按順序辦理業(yè)務(wù)，通過(guò)申請(qǐng)人的姓名工號(hào)定位申請(qǐng)單；
2. 證照保管員核對(duì)申請(qǐng)信息；
3. 如果申請(qǐng)的是電子版的證照，則上傳到流程里面，申請(qǐng)人下載后可使用；
4. 如果申請(qǐng)的是紙質(zhì)版的證照，則需要現(xiàn)場(chǎng)獲取紙質(zhì)版復(fù)印件，申請(qǐng)人獲取后可使用；

證照材料是帶水印的，并且具有明確的標(biāo)注——例如：“僅限于開(kāi)發(fā)票使用，其它無(wú)效”。表明用途。申請(qǐng)人獲取相關(guān)證照之后，就可以依法發(fā)送給乙方作為開(kāi)發(fā)票的依據(jù)材料，按照約定，不可以做為其他用途。

十、支付結(jié)算

合同簽署蓋章后，按照合同約定的時(shí)間生效。同時(shí)，需要在約定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行付款，一般而言為5天、7天、30天等期限，在這個(gè)時(shí)間內(nèi)，甲方必須按照約定的金額和比例給乙方指定的賬戶付款。

否則，按照合同約定會(huì)收取*%的違約金，嚴(yán)重的情況，可能導(dǎo)致合同取消。那么在本文的采購(gòu)案例中，個(gè)人是不需要墊付的，采購(gòu)的付款金額通過(guò)集團(tuán)的費(fèi)控系統(tǒng)申請(qǐng)，直接給到對(duì)方的賬戶。

所以，負(fù)責(zé)采購(gòu)的產(chǎn)品經(jīng)理，需要拿著乙方開(kāi)具的增值稅專用發(fā)票，到費(fèi)控系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷請(qǐng)款，提交報(bào)銷單，等待審批結(jié)束，直到付款成功，才算完成了本次采購(gòu)的支付環(huán)節(jié)。

1. 費(fèi)用報(bào)銷單的創(chuàng)建與提交

集團(tuán)采購(gòu)不需要自己墊付，通過(guò)費(fèi)控系統(tǒng)請(qǐng)款報(bào)銷，系統(tǒng)通過(guò)集團(tuán)財(cái)務(wù)直接從甲方的成本中心給乙方的收款賬戶打款。整個(gè)支付結(jié)算打款的過(guò)程，第一步就是負(fù)責(zé)采購(gòu)執(zhí)行的產(chǎn)品經(jīng)理，登錄“費(fèi)控系統(tǒng)”，進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷單的創(chuàng)建和提交。

主要的流程有：

1）第一步：費(fèi)用報(bào)銷單創(chuàng)建的基本信息

• 報(bào)銷人，該字段系統(tǒng)自動(dòng)拉去該名產(chǎn)品經(jīng)理的員工姓名，無(wú)需手工填寫
• 收款方類型：?jiǎn)T工/供應(yīng)商（此處需要選擇供應(yīng)商）
• 單據(jù)類型
• 幣種

2）第二步：費(fèi)用報(bào)銷單信息維護(hù)

該步驟需要填寫報(bào)銷單的相關(guān)信息，包括單據(jù)信息、報(bào)銷人信息、收款方信息、支付信息、報(bào)銷事由描述等。具體的字段填寫信息如下表，必要的說(shuō)明已在填寫輸入框中進(jìn)行標(biāo)注。

3）第三步：報(bào)銷單行信息

行信息主要的包括：費(fèi)用說(shuō)明、費(fèi)用類型、費(fèi)用項(xiàng)目、價(jià)格&數(shù)量、是否關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、成本中心、發(fā)票等信息，該模塊主要是對(duì)報(bào)銷單的采購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行類別條目的分行展示和描述。

具體的字段填寫信息如下表：

4）第四步：報(bào)銷單計(jì)劃付款信息

計(jì)劃付款信息主要是收款方信息的填寫和確認(rèn)，在本案例中，給供應(yīng)商付款，供應(yīng)商已經(jīng)存在于“供應(yīng)商系統(tǒng)”，所以，該模塊的數(shù)據(jù)是自動(dòng)從系統(tǒng)拉取的值，申請(qǐng)報(bào)銷的產(chǎn)品經(jīng)理進(jìn)行信息確認(rèn)即可。

注意：

• 如果該供應(yīng)商存在多個(gè)收款賬戶，申請(qǐng)報(bào)銷的產(chǎn)品經(jīng)理需要從中選擇一個(gè)合同上約定的賬戶進(jìn)行確認(rèn)，仔細(xì)核對(duì)銀行賬號(hào)、銀行賬戶、收款方賬戶名等信息；
• 如果該供應(yīng)商存在的一個(gè)或多個(gè)收款賬戶中，并沒(méi)有您和該供應(yīng)商合同中約定的收款賬戶，那么，則需要先在“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”中，進(jìn)行信息的維護(hù)和更新，本案例中，需要新增供應(yīng)商的收款賬戶。

具體的字段填寫信息如下表：

如果遇到了供應(yīng)商收款賬戶不一致或者有變更的情況，如果想要成功付款，需要先更新供應(yīng)商的信息，具體操作有：

1. 進(jìn)入“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”，找到定位該供應(yīng)商；
2. 編輯供應(yīng)商信息，例如：增加收款賬戶；
3. 保存提交，等待審核；
4. 需要集團(tuán)采購(gòu)管理主管進(jìn)行審批；
5. 審批通過(guò)之后，可能需要等待1~2小時(shí)，數(shù)據(jù)方可生效，在“費(fèi)控系統(tǒng)”可選擇已錄入“供應(yīng)商管理系統(tǒng)”的收款賬戶信息。

5）第五步：添加發(fā)票附件

• 紙質(zhì)版發(fā)票：上傳照片，并在流程提交后，將實(shí)體的紙質(zhì)發(fā)票和報(bào)銷單打印版提交財(cái)務(wù)處理中心；
• 電子版發(fā)票：上傳PDF格式的發(fā)票。

6）第六步：關(guān)聯(lián)合同

在報(bào)銷單的提報(bào)中，需要關(guān)聯(lián)該采購(gòu)活動(dòng)的合同編號(hào)，合同審核流程編號(hào)，值得注意的是：關(guān)聯(lián)的前提是合同已完成歸檔。

2. 報(bào)銷單審批與打款

報(bào)銷單填寫完成并提交之后，就是逐級(jí)的節(jié)點(diǎn)審批流程，主要有：

1. 報(bào)銷人提交
2. 上級(jí)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批
3. 初審派工池（派工池是財(cái)務(wù)的節(jié)點(diǎn)，因?yàn)閷徍死蠋熓呛芏辔?，系統(tǒng)設(shè)定是到了池子后再進(jìn)行分配。如果審批單子不多的情況下，就是按照進(jìn)入的先后順序進(jìn)行派單，如果數(shù)量很多， 派工池一般是單子待在這里1天后就會(huì)有專人老師負(fù)責(zé)分配。有一種加快進(jìn)程的方法：如果該報(bào)銷單很著急的話，可以通過(guò)客服幫忙催單，催單后，專業(yè)審核員會(huì)手動(dòng)去池子里取出該單據(jù)分配給審核老師。）
4. 財(cái)務(wù)初審審批
5. 財(cái)務(wù)復(fù)核審批

在財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)需要查詢合同是否歸檔。一般而言，合同歸檔有兩重，第一重是財(cái)務(wù)歸檔，第二重是法務(wù)歸檔。只有兩重歸檔都完成后，在費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)才能審核通過(guò)。

同時(shí)，值得注意的是，在系統(tǒng)費(fèi)控單據(jù)提交后，需要打印《費(fèi)控報(bào)銷單據(jù)》紙質(zhì)版，并加上紙質(zhì)版的發(fā)票，一起提交給財(cái)務(wù)審核中心，以此材料作為財(cái)務(wù)付款的憑證。

在全部環(huán)節(jié)都完成以后，應(yīng)付財(cái)務(wù)處會(huì)給報(bào)銷單據(jù)的收款方賬戶打款，如果對(duì)方賬戶收款成功，整個(gè)費(fèi)用支付報(bào)銷的環(huán)節(jié)就成功了。

自此，整個(gè)的客服系統(tǒng)的采購(gòu)支付環(huán)節(jié)就算完成了。

十一、產(chǎn)品啟用

乙方收到甲方款項(xiàng)之后，通過(guò)付款單在乙方賬戶進(jìn)行權(quán)限操作，給甲方的賬號(hào)進(jìn)行相應(yīng)時(shí)間期限的設(shè)置。完成設(shè)置后，甲方之前接入測(cè)試的賬號(hào)變更為正式賬號(hào)，可以繼續(xù)使用，并且投入到正式的產(chǎn)品運(yùn)營(yíng)中。

至此，為商城客服系統(tǒng)采購(gòu)環(huán)節(jié)才算真正結(jié)束，后續(xù)在使用上的問(wèn)題可以反饋給乙方的售后服務(wù)人員進(jìn)行跟進(jìn)和處理。

產(chǎn)品啟用以后，采購(gòu)方可以享受供應(yīng)商提供的專業(yè)服務(wù)和相關(guān)售后服務(wù)。

十二、總結(jié)

本文從實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中提煉而來(lái)，全面展現(xiàn)了一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理為商城采購(gòu)一套客服系統(tǒng)的全流程，其中包括采購(gòu)方的前期產(chǎn)品調(diào)研、供應(yīng)商選擇，以及中期和供應(yīng)商的協(xié)商、產(chǎn)品接入測(cè)試，到后期的采購(gòu)審批、合同審批、支付報(bào)銷等流程。

全文不僅僅提供了采購(gòu)專業(yè)軟件服務(wù)系統(tǒng)的一種工作方法，也從一個(gè)側(cè)面反映了一個(gè)集團(tuán)公司的采購(gòu)所需經(jīng)歷的各種申報(bào)和審批流程。

當(dāng)然，每個(gè)集團(tuán)公司，或者采購(gòu)方的實(shí)際采購(gòu)需求都是不一樣的，本文僅僅提供了一個(gè)樣本參考，希望對(duì)各位同行伙伴有幫助，也算是對(duì)自己這項(xiàng)工作的一個(gè)整體的總結(jié)和梳理。

作者：Echo小姐，7+年的高級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理，擅長(zhǎng)電商業(yè)務(wù)流、交易流、知識(shí)付費(fèi)、營(yíng)銷平臺(tái)，懂用戶和運(yùn)營(yíng)，產(chǎn)品sense良好有同理心，擁有B端、C端豐富的產(chǎn)品經(jīng)歷，原創(chuàng)有8萬(wàn)字的《一個(gè)產(chǎn)品人的邏輯與審美》作品文字圖集。

本文由 @Echo小姐的產(chǎn)品論 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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