如何用3張表,順暢地做完一場線下活動?
編輯導語:在線下活動中,由于環節繁多、涉及人員眾多,此時若想準備過程中不出錯,便可以借用好用的工具來實現活動管理和策劃。本篇文章里,作者便闡述了三張表的作用——執行表、物料表、籌備表。如何發揮好這幾張表,做好線下活動?不妨來看一下作者的總結。
一場線下活動組織的復雜程度比一個線上活動要復雜的多。有各種各樣的物料準備,還有各個環節有不同的人來完成。
有時候在活動現場的執行人員人數又非常有限,又要身兼數職,完成多項任務,才能保障活動的順利交付。這對個人的素質要求是很高的,實際上我們總會有疏漏的地方。
這時候就需要一套好的工具,幫助我們把腦子里的各種事情轉移到紙面上,再由我們來管理活動。
就是三張表:執行表、物料表、籌備表。
一、執行表
如何要讓活動當天每一個人都有條不紊地完成自己的工作呢?靠的就是執行表。
執行表是活動當天會發生的所有事情的一張流程表,作為活動的籌備者,要提前腦海中的每一個環節,都寫在表格中,并安排好每一個環節的執行人。
這張表需要當天所有的工作人員,人手一份。
這張表看起來又一點復雜,不過對于完成一場活動,每一列的信息都至關重要。
1. 階段
是活動當天最基本的大模塊包括:
- 通知;
- 活動準備;
- 簽到;
- 正式活動;
- 活動結束及散場;
- 如果還有額外的環節,可以再增加,比如拍照、交流、招募轉化等環節。
2. 時間
做活動經常會遇到有一些環節的時間會調整,這樣整場活動的時間就都要跟著來調整,非常麻煩。如何快速地調整整個流程的時間安排呢?這時候三列時間表的妙處就體現出來了。用3列來寫時間,分別是開始時間,持續時間和結束時間。
「結束時間」用Excel中的公式來完成,在表格中輸入「=開始時間單元格位置+結束時間單元格位置」。這個功能在在線文檔(騰訊文檔、石墨文檔、飛書文檔)中也可以使用。
如果是連續的活動流程,活動的開始時間,可以用公式來寫「=上一個流程的結束時間」。這樣在活動中修改了任何一個環節的持續時間后,所有的開始時間、結束時間都會自動調整,不用手動調整,非常方便。
3. 工作內容
在活動現場,有時候有些崗位一個人也沒有,有時候大家又扎堆干一件事兒。這時候工作內容的分工,就非常重要了。這里把各個模塊中的工作內容,拆成單條,然后列成清單。每一項工作都要有對應的一個崗位的人來負責,就會責任非常清晰。
4. 工作點位
一場活動的現場,往往有很多位置,如果涉及到招募志愿者,或者臨時的人員,他們可能會對場地功能很不清楚。因此一定要標注清楚每一個項工作的工作點位。
這里的工作點位不僅包括線下的場地,還包括線上的虛擬點位。比如:要在微信群里發通知、要在活動管理后臺推送短信等。
5. 崗位和負責人
為什么要把崗位和責任人要拆開來寫呢?是因為有時候同一個人,他有多個崗位?;蛘咄粋€環節,有不同的責任人都要參與到這項工作中。
如何讓大家快速地協同到一個活動中呢?在執行的表格中直接留好大家的電話,能幫助大家快速聯系起來。
6. 工作細節
具體的操作流程,和動作要求,我們寫在這里。
如何讓別人可以清晰理解我們的要求呢?就是在寫細節的時候,要寫到具體的數量,以免沒有規定到位。比如說,當我們要求攝影師給到場的嘉賓拍照,可以寫得更具體一些「為每一位到場的嘉賓拍一張目視鏡頭的半身照,再拍一張全身照」。
7. 物料
每一個涉及到物料的環節,我們都可以把物料標清楚,這樣隨時都可以核對。
8. 備注
在這里可以標注一些備注的信息,比如:
- 是否要調整燈光;
- 是否要給嘉賓遞物品;
- 是否要調整桌椅位置;
- ……
二、物料表
一場活動要用到的物料,少說有二三十個,多了的得上百條。如何在籌備的時候規則有條理呢?這張物料表一定要用好。
除了常規的物料名稱、規格、數量外,我們在這張表上還增加了「物料類型」「使用場景」「責任人」。
1. 為什么要把物料類型分為實體物料和電子物料呢?
現在我們做活動,要用到的東西,除了實體的,有時候還有很多和線上傳播相關的圖片、ppt等電子物料。這些也需要提前規劃好。
2. 為什么不要合并同類項?
我們經常會在做表的時候,把相同內容合并成一個表格。這樣在展示的時候很方便看,但是就很難再改動和排序了。
如果每一列都分開,這樣就可以根據不同的需求來篩選和排序了。
三、籌備表
前期籌備的工作,往往也有很多事情要做,要準備,如何保證大家的進度,就可以用籌備表了。
籌備表包括:任務、優先級、狀態、責任人、截止時間。
在共享文檔中,每一位都可以在自己完成了任務后,更改自己的狀態。
有了這3張表,就可以很輕松地完成正常活動的流程準備和執行。
幫助你更好地在線下活動中傳遞品牌價值,讓用戶成為你真實的朋友。
本文由 @一霆 原創發布于人人都是產品經理,未經作者許可,禁止轉載。
題圖來自Unsplash,基于CC0協議。
最后一個籌劃表是用什么軟件做的呀
飛書的表格(多維表格模式)~石墨文檔也有這個功能
每次物料表是最頭痛的,太雜了
可以根據自己的場景來分類?? 一定要做成一維表
這篇文章干貨滿滿,執行表、物料表、籌備表這三張表的用處我真的認識到了
下次用起來哦!
給作者大大點贊!歸納總結的太好了
謝謝??
干貨滿滿!收藏起來,下次做活動就用這三張表哈哈哈
下次用!