當團隊資源不足時,如何推動你的需求上線?
在產品工作中,很多項目都會遇到一個相同的問題:資源不足。針對這個問題,我們該怎么處理呢?本文作者分享了相關的流程、方法、實踐,希望能給你帶來幫助。
工作幾年,在歷任公司擔任產品崗時,幾乎所有項目都會遇到一個相同的問題:資源不足。
這里的資源不足指的是團隊內任何職位的資源無法支撐業務的前進,例如產品資源、開發資源、設計資源、測試資源等等。
我原先也沒系統性的考慮過這個事,當經歷的次數越來越多,越來越頻繁時,反思了一下自己,為什么這件事不能整理成一個方法論去解決呢?
后來,在不斷的打磨過程中,我發現,這個場景是可以通過一系列的處理方案來協調的,當然,我可以很負責任的說,這件事的處理結果不一定讓各方都滿意,但你需要有一個合理的處理過程。
那么僅針對資源不足這個事情,我們應該怎么去處理?;谠搯栴},我將相關流程、方法、實踐分享給各位,希望經驗的交流可以促進我們成長,方法不一定適合所有人,僅作為交流。
一、資源不足的原因
我們都知道,資源的不足是一個普遍現象,每個人遇到資源不足時的情況都是各不相同的,大多數情況下客觀因素會占據多數,例如:
- 團隊規劃存在問題:沒有考慮到任務的難度以及日常業務的影響;
- 團隊資源總量不足:要干的活遠遠大于手上擁有的幾桿槍;
- 資源分配異常:同時期重要且緊急的任務排期擠壓;
- 不可抗力影響:疫情、人員抽調/裁員等不可抗力影響;
無論是哪種原因,我們都應該順藤摸瓜,找到造成這個結果的原因。找原因這件事聽上去很簡單,實際上是有技巧的。
確認原因最重要的是不要只看表層原因,比如A開發插入更緊急的需求x導致開發資源不足。
這里只是表層原因,深層原因是x需求是影響該季度推廣活動的重要一環,如果不做,這個月項目運營的績效無法完成,這件事原因就是因為推廣活動影響了整體項目進度,且推廣活動產生的效益會更高;
當然如果你拿著【A開發插入的緊急需求x】這個說辭來向上同步,可以得到一個及格分。但是我們心底需要做到“門清”。
那么找到原因后,我們更要做到對癥下藥,不同的原因有不同的解決方案,這里我來介紹我個人經常使用的“套路”。
二、你的需求優先級一定是最高的
資源不足這件事在團隊層面會迅速體現出來,那么最終會體現在需求排期,你會發現自己的任務遲遲無法進入某個狀態,或無法開發,或無法測試。
這個時候一定要謹記一個原則:你的需求優先級一定是最高的。
在這個原則的情況下來安排團隊任務,你才能合理推動自己的項目進度,有自己的產品產出。
我在做產品迭代以及項目管理時,一直有一個缺點,就是很會“綜合考量”,但凡有更重要的任務插入時,我會合理“退讓”,讓自己的需求進度慢下來。
為什么這么做?我反思過,其實是因為人性。人性中的惰性存在于每個人身上,而惰性會嘗試讓自己找理由躲避更復雜的事務,讓自己嘗試完成更簡單的事。
所以如果屬于你的事情被迫中斷時,有時候人的心中會產生一絲絲的小確幸,因為這給自己的惰性一個合理的理由,可以合理的延后一件事。
后來我學會逼死自己的原則,屬于自己的業務需求,優先級一定要是最高的。這個原則建立在需求沖突、資源緊張等場景下。
例如你的需求和其他需求沖突時,正常的邏輯是了解多個需求的沖突點、時間、業務價值,但是如果這些你全部聊完了,如果不是絕對明顯的差異情況下,大概率你的需求就會被延后。
需求沖突請先建立一個認知,我的需求一定是優先的,優先的原因如下1、2、3,請先說服自己,否則為什么你要做這個需求,任何業務價值不高的需求都因為在產品初創期延后(成熟產品忽略這段話)。
所以在需求沖突時,請先優先照顧自己的需求,有理有據說服團隊成員優先排期。
三、發揮你的軟實力和硬實力
如果你想順利的推進需求,你還要學會發揮自己的軟實力和硬實力。
1. 動用你的軟實力
那么我們先來說什么是軟實力。軟實力通常指的是不可見的,平時相處以及工作時體現的細節,例如:
- 產品方案完整度:一句話概括,就是你做的事情是一步到位完整閉環還是磕磕碰碰修修補補,產品方案的完整度這件事依賴于長時間的業務場景磨練而成;
- 溝通力:溝通是推進一件事成功的基礎要素,作為產品,嘴皮子順不順溜決定了你做事順不順利;
- 換位思考:對于業務來說,換位思考決定了你可以理解某個需求可以帶來多少價值,對于開發來說,換位思考決定了他可以產生多少價值,而在工作中,這一點軟實力必不可少。
那么如何發揮你的軟實力呢?上文我們已經將到,我們要在潛意識中告訴自己,如果任務安排給你了,就要對這項任務負責到底,并且以自己的任務即最優先的任務來處理,接下來我們來分步驟剖析。
1)請找到所有沖突的工作/任務/需求
在傳統流水線作業中,由于每個環節的任務量以及任務復雜度被拆解的很小,每個單元小組都可以迅速處理屬于自己的固定模塊。
在現代團隊協作中,一件事往往會與其他事情產生不可避免的交際,那么對于你來說,第一季優先級就是找到所有沖突任務。
2)解決沖突,賦予優先級
任務的沖突肯定會有多個原因,接下來就要解決沖突,我們需要整理所有工作任務,按照優先級 = 業務價值(40%) + 任務復雜度(30%) + 業務緊急程度(20%) + 團隊協作復雜度(10%)評估綜合的優先級。
那么這里可能會遇到幾個特殊場景,這里提供幾個小tips參考
- 由于開發對任務認知不夠,無法確定復雜度:評估需要一個大致的時間,容許一定的時間容錯(3-5工作日),但如果能力不足無法實際評估,請往上報,第一時間尋求對方上級的支持;
- 技術認為缺乏業務價值,但復雜度過高:這件事出現的原因就在于前期傳達的任務價值不夠(畫餅能力不行),例如做完這件事我們可以再成交X個KA級客戶等,技術也需要數據支持才能讓他們自身的價值得到體現;
- 老板/領導直接下發任務,無法按正常邏輯評估:請靈活調整任務比例,業務價值可以調低,任務復雜度和緊急程度適度上調,如果你認可這件事,優先安排是對于上層人員的尊重,如果你不認可,拿著你的理由私下溝通,但一定要評估好對方的情緒再行動;
3)有難度?那就解決難度
如果一件任務復雜度夠高,那么這件事本身就需要被拆解,如何拆解就不在此文細講,有需要我可以在后續文章補充。
當資源固定時,那分步驟出成果是最佳的解決方案,快速出成績是對于一個項目最負責的體現。
當資源不固定時,那么學會調配資源就很重要了,可以參考上述的優先級策略,找到可以抽掉的事情/人員,帶上你的理由和業務價值借調一段時間。但我個人不是很推薦這個做法,因為每個人的水平高低有限,如果不熟悉,整體的耗時更長,反而有可能由于要熟悉,從而拖緩了整體進度。
2. 硬實力是落地的關鍵
硬實力通常指的是推動一件事的個人行為,例如:
- 執行力:做一件事,從反饋到響應結果一定要閉環,有頭有尾,始終保證一件事有開頭有結尾,給他人建立一個“靠譜”的印象,每個人都會給他人打標簽,靠譜是個人認為做產品最重要的一個標簽之一。
- 善用壓力:每個人在工作工作都會存在壓力,那么你也可以作為施壓方,你可以認為這是在CPU他人,從筆者多年從業經驗來說,屠龍者終成惡龍只是時間問題,最重要的如何善用手頭的一切資源。
從我個人的經驗來說,如果想要一件事順利的落地,如果這件事復雜度夠高,那么就絕不會以一個極為順利的姿態完成。
在你解決完所有沖突,那么你只完成了這件事的40%,接下來是保證這件事按照預期發展。
你可以說,一開始的預期時間只是一個評估的時間,不是一個很準確的時間。但一個預期的時間在這件事開始做的那一刻就已經作為一個目標執行,本身具備完整的資源和方案可行性后,這件事就應該按預期去推動。
推動的過程中,個人推薦可以記錄每天發生/調整過的事宜,人的記憶是會發生錯覺的,沒有準確的記錄在后期復盤時是無法重現場景的。
當然,在這個執行過程中,也會存在沖突,這里你需要秉持幾個原則:
- 對每個任務都要有清晰的認知,明確知道這件事到底要做什么事情、會影響到什么、難點在哪里;
- 對事不對人,勿帶情緒做事,情緒化對于成年人來說是一件特別幼稚的事;
- 沒有絕對的對與錯,考慮當下比考慮未來更重要,有些場景可以冗余時,盡量以最小成本來處理,當兩件事都要做的時候,那這件事的優先級不一定就一定要分先后,可以一起做,保證兩件事都有進度,需要在做完A的同時,B也有進度,驅動團隊人員加速效率;
如果你在執行的過程中迷茫了,沒有思路了,不要懷疑,這就是你自己的問題,請逼一逼自己,把迷茫的點整理清楚再去做,再去說,如果你的潛意識對自己沒有信心,那么這個任務就會失控。
寫在最后
寫了很多,其實更多的是自己在這個周期內,感受到了在資源不足這個場景下,個人會遇到的問題,更多是自己的復盤。
從這件事來說,資源不足只是表象,它只是一個結論,你拿著這個結論去說事時,本身就要帶著解決方案。
有些人會說,這不是項目經理要做的事嗎?實際上如果你是整個項目的負責人,推動自己的需求上線是不可能逃避的事情。永遠要明白自己工作的價值不僅僅是為了給公司奉獻價值,更多是提高自身上限。
專欄作家
SenYi,公眾號:產品體驗派,人人都是產品經理專欄作家。樸實無華的跨境電商產品人,致力于挖掘產品價值與商業化觀察。
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資源不足的時候,是不是優先處理價值高的需求,而不是單純你的需求呢?我在文章中看到的是各種push自己需求的小動作。
沒錯,業務價值必然是重要的評定標準,push自己同樣是為了push團隊運轉更高效;