下面這篇文章是筆者整理分享的關于餐飲品牌企業中HR系統項目經驗總結的相關內容，有想要了解相關內容的同學可以看看，積累積累經驗。

最近公司人力資源管理系統上線了，準備項目上線內部盤點會內容，正好總結一下此前的工作。

一、公司背景

公司屬于連鎖餐飲品牌企業，成立十幾年，目前在全國已經擁有門店200多家，每年都有擴店計劃，隨著規模擴大，為了實現連鎖標準化和打造門店盈利，部署信息化系統也算業內是比較早的，先后包括天財收銀POS+金蝶erp+自研CRM系統+訂貨系統+智慧餐廳系統等。

早期公司更關注餐飲門店生產經營，如全渠道訂單管理、場景化點餐應用、標準化的營銷應用等，對于整體人力方面的信息化管理關注比較弱。

隨著企業規模的擴大，管理和運營的復雜度也隨之增加，人力資源管理問題更加日益凸顯，主要表現在HR人員配備不足、工作效率與專業性難兼顧、門店屬地化管理嚴重、總部信息滯后、門店難以統一標準化管理等問題，無法與快速發展的企業相匹配，erp系統也無法滿足更精細化的人力管理要求，需要通過更精細化、專業化的人力資源系統工具來提高運營效率和管控風險。

二、人力業務背景

做過餐飲行業管理系統就會知道，需要沉淀大量行業管理經驗，因為餐飲行業的復雜程度只有你做了才明白。

因此，我們公司基本上跟業務息息相關的，我們的會員管理、供應訂單系統基本都是自研為主，市面上系統個性化定制成本高，主要是難以完全符合管理需求的軟件又沒有，我們也嘗試過很多的第三方系統，包括一些外包公司做數字化工具的開發和使用，最后我們發現，沒有辦法，我們只能自研，但是成本和投入也高。

在費用和功能的平衡上，像財務、點餐還有人事在行業內有共識，相對穩定的業務，我們還是以外采為主，這就涉及到系統選型。

人事系統選型前，我們先聆聽、收集和挖掘業務部門在業務運營中的業務痛點，整理相關的業務需求，并評估業務痛點、業務需求的緊迫性、影響性，梳理此次刺痛建設的功能需求。

1. 總部管理訴

1) 標準化

各區域、門店人力資源管理水平不一，造成的結果會是各個店面由于每個店長的能力不同而經營管理政策落實大不同。

2) 合規化

各門店人員信息、合同、健康證審批等傳統線下手工操作容易出錯，查詢麻煩，總部信息稽核成本高，風險大。

門店店長權限過大，容易滋生腐敗、徇私舞弊現象，比如包括”通過偽虛報工時、偷吃空餉、偽造打卡記錄等。

3) 可視化

企業連鎖化之后，溝通、執行力、督導能力的保持就非常重要。門店分散，一線勞動力管理不可視，信息溝通傳遞滯后，不及時。滯后管理使集團管理層疲于應付，如何足不出戶就可以做到預先管理，如何了解各個門店人力健康度將是一個迫切需要解決的問題。

4) 數據化

業務離線，數據不留痕，難追溯歸因，人力資源數據收集及報表統計困難，無法有效應用支持經營決策。

5) 自動化

簡化事務性工作，如稽查、考勤、算薪、報表統計，節省人力成本，提高管理效率。
使用一套全集團統一的人力資源餐飲管理系統，使各店管理精細化、標準化、可橫向對比，可以使集團管理者在最短的時間內，清晰的發現某個店面經營管理存在的某些方面的問題和疏漏，從而可以快速指導并責令改正。

2. 門店管理訴求

1) 靈活

人員流動性高，入轉調離流程簡化，能針對不同的員工（正式工、小時工、暑期工）等進行管理，同時兼顧規范。

2) 便捷

一般門店大大小小事務都要經由店長管理，需要有更便捷、移動的工具，比如快速完成入職流程登記、快速生成日人效報表，解決手工統計的麻煩。

3) 提效

提高人員管理效率，尤其是排班管理，手工排班非常耗時耗力，無法完全依賴門店店長去做人效提升。

3. 功能需求

4. 小結

我們這次上系統的核心目標就是全面提升效率和精細化管理，重點關注兩大目標：

5. 減少人工，提升人力業務效率

將總部及所有門店人事流程全部轉入線上，建立所有門店的數字化信息檔案，總部可集中管控檔案的信息數據和查閱權限，利用系統減少各種人事重復性工作的同時，規避人事用工風險。比如考勤統計、薪資核算及多數據邏輯計算，如果通過人工，需要好幾天到一周，但系統處理可能只需要30分鐘，且出現錯誤可立刻溯源，這就是管理系統建設的必要性，實時采集到各個數據，這種即時性能讓管理、營運部門得到快速提升。

6.借助系統，讓管理更聚焦人效

餐飲企業尤其關注人效，系統建設理應重點圍繞人效。一是改變傳統Excel手工排班，實現科學人效排班，結合門店營業額和門店人效標準，自動測算理論用人數值標準范圍，指導店長排班，通過歷史數據和各個參數建立、優化，落地智能化排班，簡化門店排班和管理的難度。二是，建立人效指標數據體系，對門店每日理論用人、實際用人、門店周/月工時數據指標進行跟蹤和分析，控制工時成本，優化排班效率。

三、系統選型及實施

選型初期主要鎖定了天財、金蝶、紅海云這幾家，天龍和金蝶主要是之前已經有過合作，雙方也有一定了解，再次合作應該會減少溝通成本，紅海云是業內熟人朋友推薦，這兩年做過很多大餐飲品牌，像呷哺呷哺、九毛九也是他們的客戶，也想看看能不能從他們那了解到這些頭部企業怎么做管理。

為了更好的驗證系統的適配性，這次我們也提出了POC要求，主要截取考勤排班場景進行測試，需要根據我們自己的排班流程和需求設定，移動端可查看，并且關聯工時統計、存借休管理等。

天財系統還是側重運營營銷，人事模塊尚在起步，最終種種原因沒有做下來，金蝶和紅海云都有完成測試，對比下來還是紅海云HR系統呈現的效果更符合我們的預期，看得出對餐飲行業經驗比較豐富，也是我們最終選擇他們的原因。

目前，公司整體的數字化建設已經到了深水區，之前也上過不少系統，這次上HR系統雖然談不上壓力，還是非?？简瀳绦辛Φ?，需要IT、人力業務部門、還有供應商的通力配合，尤其是像排班、報表這些模塊系統建設，高度關聯業務運營，還需要人力部門同事和紅海云的團隊一起加班來梳理流程、測試和反饋，也是因為大家的執行力都給力，本來預計5個月第一期的系統上線，最終3個月就完成了。

上線運行了一段時間，整體效果還是不錯的：

• 在系統構建起來之后很多事情取代人工的工作，降低運營成本。比如公司薪酬業務一共只有8個人，要支撐起200多家門店人員薪資管理，完成核算、發放與分析，如果沒有系統的支持工作量非常大，短期內完成幾乎不可能，現在基本上半天就可以搞定。
• 通過數字化管理手段提升對門店管控，大大提升了人事信息稽核工作的效率和準確度，提升巡店管理效率。
• 此前由于歷史系統孤島較多，對于數據拉取不便捷，再加數據傳輸的穩定性不好。拉通全數據鏈條，通過紅海云HR系統集成和接口打通，實現與收銀、財務等業務全系統互聯互通。

四、感悟

1. 系統沒做到的地方，人就需要做的多一些。連鎖餐飲企業發展過程，就是系統逐步升級和人的因素下降的過程，否則企業就會陷入系統不好用人員管不好的管理怪圈，以前我們是業務來驅動系統升級，隨著業務全面在線，數據化之后，智能化后，系統就可以看到業務看不到的地方主動提醒和優化，比如員工健康證一旦過期，系統會智能發出提醒。
2. 隨著企業規模的發展，管理也一定會越來越復雜，技術手段必須跟上，業務的靈活性，管理規范化，數據的準確性非常重要。比如餐飲人力流動性高、排班復雜、用工靈活等導致企業的人力成本核算及分攤等都非常難以精確，每個門店的人力資源ROI究竟有多少？人效標準是多少？這些基本問題都很難回答清楚。只有通過技術手段，將各個門店的管理數據、實際人效數據進行對比，業務才能算清楚我們的人力成本到底有多少。
3. 有些功能可能無法100%達到預期，完全解放人力，但不代表它是失敗的，系統建設也是個動態發展的過程，相信未來餐飲行業一定會實現智能技術大規模解放人力的那一天。