如何七周成為數據分析師:Excel技巧之甘特圖繪制(項目管理)
本文內容為如何利用Excel繪制高大上的甘特圖,干貨滿滿。各位小伙伴請事先備好小板凳!
今天我給大家分享的內容是如何利用Excel繪制高大上的甘特圖。(甘特圖是項目管理的一種工具,是拆分任務并將其進程可視化)
平時大家利用Excel繪制的甘特圖可能是這個樣子的:
如果忽略掉這種八十時代的設計風格,這個甘特圖勉勉強強能使用啦,至少完成了最原始的需求。
不過當要進行的項目足夠大的時候??窟@種填充顏色來管理好項目那是不可能的,一點微小的調整都足夠手忙腳亂。而且你也沒有動態數據進行直觀的感受。
真實的情況是,這種甘特圖對團隊成員們,基本是不會看第二次的
今天我教大家繪制的是下面的這種甘特圖:
圖樣圖森破,比上面的那個不知道強到哪里去了。
而且它還會動態更新!
它能通過每天的日期變動,在Excel上根據橙色(已完成任務)和藍色(未完成任務)的對比,直觀反應自己的項目動態。
一般熟練的話,十分鐘就能制作完了。
首先…
你得有一個Excel最新版本,我的操作演示都是在2016上完成的。老版本的操作路徑是不是一樣我不確定哈。
你問我2003能不能完成?
呵呵嗒
先提煉出項目各個數據。
基本上只要上面的數據,就能完成一份甘特圖了。原理是利用了Excel的堆積柱形圖繪制。
如果還想不明白,我們把日期轉換成數字。
在Excel中,其實日期也就是一串數字了,只要是數字那就能可視化。
先生成堆積柱形圖。
納尼?!這是甘特圖嗎?
不要緊,我們只需要進行幾個操作就可以了。
單擊Y軸,右鍵坐標軸格式,選擇逆序排列
還是不像對吧,因為日期的數字太大了,所以在圖表上自動適應了橫坐標。我們把X軸的最小值調整一下。
單擊X軸右鍵,坐標軸格式,輸入42214。
在這里,42214就是2015年7月29日,數字和日期是可以轉換的。42215就是7月30日,42216就是7月31日。
我們設置最小值為42214(7月29日),就是為了讓甘特圖能在項目第一天開始顯示。
之后我們把藍色的柱形圖選擇無填充,讓它隱去,就得出了上面的柱形圖。
甘特圖上我們實際需要的數據只有項目所需的【天數】,項目的開始日期被拿來做了X軸。這就是繪制的最簡單原理。
到這里基本算是合格。不過項目管理是變動的,每天都會變動。有項目被完成,也有項目還需要去做。這就涉及到了動態變化。
如果想要優化甘特圖,我們就需要顯示已經完成的任務和未完成的任務。
增加兩個輔助列。
這個可以通過公式簡單的計算出來。
已完成天數:
=IF(TODAY()-D2>I2,I2,MIN(I2,MAX(TODAY()-D2,0)))
具體邏輯不西講了,其他函數也能用。
today()函數為日期函數,能直接提取當前系統的日期。這是讓甘特圖動態的關鍵。
嗯,多教給大家一個函數,不用謝我=3=
未完成天數:
=I2-G2
然后得出我們需要的數據。
選擇項目分解和開始時間、已完成天數、未完成天數、需要天數四個數據繼續生成堆積柱形圖。
嗯,比剛才復雜了一些。老辦法,逆序、設置X軸最小值、藍色無填充。
ok,基本上到這里,甘特圖已經完成了。
大家有點眉目了吧~
紫色代表已經完成的項目,藍色代表未完成的項目,它會每天自動更新的。(別問我為啥紫色,系統自動給我生成這么騷氣的顏色的……)
到這里基本上只剩下一些美化工作。
我們通過次坐標軸設置一條輔助線,用以顯示當前日期。主要的思路是新建一列today()數據,把它設置在次坐標軸上,無填充隱藏,新建趨勢線就ok了。其實也有其他方法完成,這里就不多講了。
整個圖表也無填充,為了之后的美觀。
任何圖表,你想要好看,背景設置成淡灰是第一選擇。
到這里已經差不多,再弄幾個公式作為總覽概括就OK了,不深講。有興趣可以后臺直接問我。
這樣看,是不是比最一開始那個80年代農村積木風的甘特圖好看多了?當然我還見過更丑的。
甘特圖只是項目管理中的一個工具,做好了甘特圖不代表能做好項目管理。大家使用甘特圖的時候不要顛倒因果。
今天所講的甘特圖只是教大家如何讓項目更好更直觀的呈現出來,算是信息化可視化的一個應用。Excel的最高境界,就是一個人干五個人的活,只拿三個人的工資,自己體會~
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#專欄作家#
秦路,微信公眾號ID:tracykanc,人人都是產品經理專欄作家。
本文由 @秦路?原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。
題圖來自PEXELS,基于CCO協議
所以只有我看不到圖?
你好,項目完成度是怎么計算出來的
怎么圖片顯示不出來啊
沒有圖
為什么看不到圖了
42214天為什么是2015年7月29日
Excel中的日期系統,1900-1-1=1,1900-1-2=2
日期數字42214表示從1900-1-1開始的第42214天,即2015-7-29
謝謝 ??
大神,那個總覽是怎么設置的
具體邏輯不西講了,其他函數也能用。這里有一個錯別字哦:西講→細講
新建一列today()數據,把它設置在次坐標軸上,顏色選擇無填充,更改圖表類型為簇狀條形圖(重要),就可以右鍵新建趨勢線了。
次坐標軸怎么做的啊 ,有木有大佬指點一二 ??
直接用project不就可以嗎?為什么要花這么長時間做Excel呢?
出來了
我做出來的當日輔助線是橫的?咋辦
日期輔助線:按作者說的新建一列today()數據,把它設置在次坐標軸上,無填充,但是不會建趨勢線,所以我用的另一種方法,就是無填充無線條,設置陰影大小83%,顏色紅色,角度為0,在系列中把分類間距調成0,紅色的線就做好了,至于日期,可以在右上角,開始下面的添加元素,選擇數據標簽,標簽內,然后再調下字體顏色就達到作者文章中一樣的效果了
求問,日期輔助線是怎么弄的呀?嘗試了半天,在網上查各種帖子,還是弄不出來,謝謝~
無填充無線條,加陰影大小83%距離7磅,角度0,
剛剛看到,謝謝你,感謝分享~
感謝分享!成功完美再現作者的圖表 ??
請問,那個日期的輔助線怎么做的?
today線的關鍵字:散點圖、次坐標、誤差線
有個問題,對于非工作日怎么排除在外?否則按天數跟蹤,必須把跨周末的時間也算進去
當前日期的輔助線如何設置?希望能詳細說明,我這里嘗試了半天未果。謝謝
請問,那個日期的輔助線怎么做的?
問到了嗎。。同求啊。。
很棒,感謝分享!
這個大贊,很有用
厲害了,多謝分享
牛,下一步計劃實踐練習