起點課堂會員權(quán)益
職業(yè)體系課特權(quán)
線下行業(yè)大會特權(quán)
個人IP打造特權(quán)
30+門專項技能課
1300+專題課程
12場職場軟技能直播
12場求職輔導(dǎo)直播
12場專業(yè)技能直播
會員專屬社群
榮耀標(biāo)識快要年底了，年會策劃照這7步走，600人以上的年會也能輕松hold住
本文作者將結(jié)合自己的實際經(jīng)驗，與大家分享：一場成功的年會究竟應(yīng)該怎樣策劃和執(zhí)行呢？
各位市場部、品牌部、運(yùn)營部的小伙伴們，馬上就10月了，你們是不是已經(jīng)開始著手準(zhǔn)備，或者規(guī)劃公司的年會了？
不要以為年會只是一場公司內(nèi)部的狂歡活動（如果是這樣，交給行政部妹子辦就好了）。作為既抗得起品牌、搞得定客戶、做得了活動的你，年會這么一個大展拳腳的機(jī)會一定要好好發(fā)揮，畢竟，往小了說，年底的績效評估它可占了至少一半的作用。
往大了說，如果辦得好，那將是一場集合客戶、合作伙伴、上下游公司的一場品牌活動，不僅可以增強(qiáng)搞好客戶關(guān)系，為下年的合作做好基礎(chǔ)，還能打造一場聲勢浩大的品牌勢能，彰顯企業(yè)實力，提升行業(yè)影響力。也能減輕一下明年開年的運(yùn)營負(fù)擔(dān)。
說了這么多，那么，要達(dá)到如此多目的的年會究竟應(yīng)該怎樣策劃和執(zhí)行呢？去年我所在的公司剛好舉辦了一場600人以上、活動現(xiàn)場十分順暢，并且廣受客戶及領(lǐng)導(dǎo)好評的年會。
先說說活動背景。公司是一個B2B平臺，可以大致想象成地產(chǎn)行業(yè)的阿里巴巴。去年12月下旬，為了打造行業(yè)影響力，邀請了供需雙方的實力客戶一起參加的年會，主要活動內(nèi)容包括演講、論壇、頒獎三部分內(nèi)容。最開始預(yù)計參會人是300+。（后來發(fā)現(xiàn)熱度太高，直接參會人翻番）
先甩一張整體圖（因為一個活動涉及的內(nèi)容太多，這里主要梳理方案策劃及流程部分，不涉及創(chuàng)意方面）
（右擊，在新標(biāo)簽頁中打開即可查看大圖）
第一步：確定活動方案
所謂主線方案是指，確定活動的主要內(nèi)容，其中包括但不僅限于活動目標(biāo)、活動時間和地點、活動形式、活動大致流程。因為整個策劃案的細(xì)節(jié)都是以這幾方面作為核心點的。
1、活動目標(biāo)：就是指想通過本次活動達(dá)到什么目的
具體如何確定呢？
首先給活動定個基調(diào)，是品牌宣傳活動，還是促銷活動，還是用戶運(yùn)營活動。因為不同的類型的活動確定目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和維度不一樣。就去年的那次活動來說，更傾向于品牌宣傳活動，目的是為了提升公司品牌在整個行業(yè)的知名度和影響力。
大方向的活動目標(biāo)確定后，再分解目標(biāo)。思考方式是，通過哪些方面能體現(xiàn)一個公司品牌的影響力呢？我們主要考慮了以下幾個方面：
- 地產(chǎn)行業(yè)知名企業(yè)（開發(fā)商端+供應(yīng)商端）的參與數(shù)。我們的評價維度是行業(yè)前20
- 地產(chǎn)行業(yè)意見領(lǐng)袖的參與數(shù)。像王石這種大咖，以及百強(qiáng)地產(chǎn)行業(yè)總經(jīng)理級別人士
- 作為一個行業(yè)性盛會，必須新的、領(lǐng)先的觀點。所以需要邀約相關(guān)人士進(jìn)行演講分享及論壇討論等
- 另外，本次活動作為線上評選的承接，需要針對供需雙方頒獎。以這個角度也能增加邀約嘉賓的砝碼。
2、活動形式
通過活動目標(biāo)分解，活動形式已經(jīng)呼之欲出了。對應(yīng)我們的目標(biāo)分解內(nèi)容來看，本次活動至少包含以下幾方面的內(nèi)容：
- 行業(yè)大咖演講及觀點分享，可分為開發(fā)商端大咖分享和供應(yīng)商端大咖分享。
- 論壇環(huán)節(jié)。通過集中討論，碰撞出思維的火花。
- 現(xiàn)場頒獎。為了體現(xiàn)隆重性和權(quán)威性，可以讓開發(fā)商端行業(yè)大咖給供應(yīng)商端頒獎，并且頒獎必須有獎牌獎碑類的實物。
- 年會活動一般相當(dāng)于慶功宴，大家都需要對辛苦一年的自己坐一個犒賞。另外，頒獎這么熱鬧的是，優(yōu)勢行業(yè)供需雙方都在場，組織一場晚宴是十分必要的。一方面把活動推向高潮，另外方面促進(jìn)雙邊的交流，增加活動的滿意度。
3、活動時間
需要考慮幾方面：
- 對參會人來說是否方便。許多公司都會進(jìn)行一年的總結(jié)，如果有一個行業(yè)性的獎項，也是成績的體現(xiàn)，所以活動時間必須選在大部分公司進(jìn)行年終總結(jié)之前。
- 對作為主辦方的我們來說，地點是否方便時間是否充裕。一般來說本地作戰(zhàn)比較方便，在物資、人員調(diào)配以及成本上，都能進(jìn)行較好的把控。時間上，根據(jù)活動可能需要的大宗事項準(zhǔn)備進(jìn)行預(yù)估，一般來說，都是一個月。
- 確定公司的資源及預(yù)算。前面我們分析過，行業(yè)性大咖的邀請將成為本次活動成敗的關(guān)鍵，所以公司已有的人脈及企業(yè)資源主要集中在哪里，如果在廣深，那最好將活動地點定在廣深。另外預(yù)算上也需要考慮，異地作戰(zhàn)的話，各方面的費(fèi)用都會增加。另外參會人的差旅住宿也是一大開支。
綜合以上幾方面的考慮，權(quán)衡之后作出你活動地點的選擇。
4、活動大致流程
活動形式基本確定后，再進(jìn)行細(xì)節(jié)的豐滿。主要考慮以下兩個方面：
- 活動的流暢性。舉個極端的例子：聽了20分鐘演講，主持人說來大家一起合個影，然后再坐回去接著聽，這典型不流暢的。
- 人性的特點。人能夠高度集中精力的時間一般也就20分鐘，所以演講時間最好控制再20分鐘分鐘以內(nèi)。不間斷做類似事情的時間，大概是2-3個小時（比方說我們讀書、上班，都是分上午和下午），所以同一類型的活動需要不宜持續(xù)超過3個小時，中間最好穿插其它類型的活動，以幫助參與者放松。
通過以上兩方面的考慮，我們將活動流程豐滿至如下。
第二步：確定活動的落地方案
一個活動能否成功，關(guān)鍵在于執(zhí)行。當(dāng)方案確定那一刻，你會發(fā)現(xiàn)，欣喜轉(zhuǎn)瞬即逝，接下來就是壓力山大。因為要做的大大小小的事情實在是太多了。這個時候，你就需要以下3大法寶。
1、取得公司層面支持，明確自己的權(quán)利和義務(wù)
好幾百人的大會，不可能由一兩個人完成，整體需跟進(jìn)事和調(diào)配的資源極大。這個時候，你可以根據(jù)活動方案，大致估算一下需要的人手以及涉及到的部門，取得公司層面的支持，并有公司層面宣傳由你擔(dān)當(dāng)這次活動的總統(tǒng)籌，所有人必須以這件事為先，聽你調(diào)配。
這里有兩個關(guān)鍵點：
- 公司要了解這件事的重要性，需要你或者你的領(lǐng)導(dǎo)去溝通和傳達(dá)。
- 一定要召集所有相關(guān)人，然后由公司層面宣傳由由你統(tǒng)籌。這樣你才能名正言順。
2、將活動方案“進(jìn)化”成落地方案
在取得統(tǒng)籌權(quán)利和公司支持后，你需要合理利用這些人員和資源?；顒臃桨钢荒芨嬖V大家，我們大概要做一個什么事情，并不能讓大家知道這個活動具體要做什么事，什么時候做，以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。這里有幾個步驟：
- 用活動方案，告訴大家，我們要做一件大事，做好了之后有什么效果和好處。
- 用落地方案，告訴大家，為了達(dá)到這些目的，做成這件大事，我們需要做123456這些事。1由誰負(fù)責(zé)，2由誰負(fù)責(zé)….每個小組需要達(dá)成一個什么樣的分目標(biāo)，這件事情的關(guān)鍵點是什么，等等。
- 我將作為大家強(qiáng)力的后盾，有任何疑問隨時找我。而我，也將隨時了解各位的進(jìn)展情況。
- 任務(wù)分解，責(zé)任到人，保證每個人明確自己的任務(wù)。
注：這里只截圖了一小部分
第三步：確定活動關(guān)鍵型元素：如酒店，并進(jìn)行實地踩點（多次?。?/h2>
這點其實歸于前面的部分，之所以單獨拿出來說，是因為酒店作為整場活動的承載點，必須確人好各項細(xì)節(jié)，才能進(jìn)行下一步的安排。
1、預(yù)定酒店：像五星級酒店，容納500人以上的酒店，提前2個月預(yù)定可以省十多萬
2、酒店硬件確定：是否配備LED屏，酒店自帶的LED屏是否足夠大氣；音響效果，話筒；外接音響等設(shè)備接線是否方便；控制室在哪里，是否方便等等。
3、酒店裝飾確定：是否有空間搭建燈光桁架，現(xiàn)場哪些地方可以放背景板，哪些地方可以貼海報等等。如果有些必要的地方不能貼物料，與酒店人員提前溝通等。
4、同時還要注意，酒店方直接對接人員配合度怎樣，反應(yīng)是否及時。因為到時候現(xiàn)場如果酒店配合慢，將引起巨大的問題。
第四步：活動前期準(zhǔn)備
這里包括三個部分，一是“硬裝”準(zhǔn)備，一個是“軟裝”準(zhǔn)備，還有一個是“活動人員”準(zhǔn)備。
1、硬裝
“硬裝”主要是指活動現(xiàn)場“硬”的設(shè)備，如燈光、音響、屏幕切換器、LED屏等。這部分工作準(zhǔn)備好了，活動流程的順利進(jìn)行就保證了一大半。
這部分工作的難點在于找到質(zhì)量好、服務(wù)好、配合度高的服務(wù)商。一般有兩種方法，一是盤點公司或者自己手頭上已有的已合作過的服務(wù)商資源，二是發(fā)動公司所有人及自己的關(guān)系尋找新的服務(wù)商。主要要做到貨比三家，從東家獲取專業(yè)知識去比對西家的產(chǎn)品及報價，這樣才不容易被坑。
2、軟裝
“軟裝”主要是指活動現(xiàn)場的裝飾性物料，如背景板、臺卡如座位卡簽到卡等、海報、參會證、裝袋資料等等。這部分需要把控的是
- 確定現(xiàn)場整體的“裝修圖”，及現(xiàn)場物料怎么擺放，統(tǒng)一設(shè)計風(fēng)格及必要元素（如LOGO、年會主題）。
- 各物料的材質(zhì)、尺寸、數(shù)量、價格、預(yù)計印刷時間等等。材質(zhì)則需要特別注意的是，一定要打樣，親眼看到親手摸到才能放心。
3、活動人員
“活動人員”是指非公司內(nèi)部人員的現(xiàn)場活動人員，比如接待禮儀、節(jié)目表演人員、安保人員等等。這部分人員也需要提前與相關(guān)服務(wù)公司確認(rèn)，人員數(shù)量、到場時間、彩排時間、表演的具體節(jié)目等等。為了保證活動整體水平，像禮儀的服裝、表演的節(jié)目風(fēng)格等等，都需要統(tǒng)籌人員進(jìn)行最后的確定。
關(guān)于以上幾點，我的建議是，可以讓服務(wù)商畫好現(xiàn)場搭建圖，如燈光服務(wù)商畫好現(xiàn)場燈光搭建圖，廣告物料服務(wù)商確定現(xiàn)場各種物料的擺放圖并表明尺寸。當(dāng)然，如果公司有預(yù)算，以上這些公司可以全部外包給策劃公司。但作為統(tǒng)籌人員的我們，了解基本套路，才能不被策劃公司忽悠。
第五步：跑流程、現(xiàn)場物料最后確認(rèn)及彩排
1、跑流程
主要指兩個方面：
- 作為總統(tǒng)籌，需要不斷在腦海中梳理每個流程細(xì)節(jié)，想象在腦海里開一場年會，從頭到尾走上幾遍。
- 當(dāng)基本物料和人員配備都準(zhǔn)備好之后，拉上關(guān)鍵人員如主持人、各項目負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作人員一起跑幾遍流程。（這里的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是指你覺得可能出問題、復(fù)雜的環(huán)節(jié)）。
多跑幾遍并不斷調(diào)整其中可能出現(xiàn)問題的地方，這樣能最大限度保證真正活動時的順利進(jìn)行。
2、現(xiàn)場物料最后確認(rèn)必須對照物料清單一個個核對
“硬裝”比較大，數(shù)量好清點，但如果某一項出現(xiàn)紕漏將影響活動流程的順利進(jìn)行，如音響設(shè)備等。這種需要在彩排時多次試用確認(rèn)，最好準(zhǔn)備好備用方案，如多備一套音響設(shè)備。
“軟裝”方面出現(xiàn)大問題的可能性不大，但小問題如打印錯文案等，解決方法時相對大型物料提前確定，小型的廣告物料一般當(dāng)天能緊急做出來。
3、彩排
彩排大家都懂，就是抽出一天時間將所有工作人員，硬件設(shè)備操作人員、禮儀節(jié)目表演等活動人員全部拉到現(xiàn)場，根據(jù)活動流程全部大致走一遍。
多說一句，非公司內(nèi)的工作人員，其余的可能會有費(fèi)用產(chǎn)生，一般表演人員都是按天結(jié)算的。
第六步：活動現(xiàn)場把控
如果活動前期準(zhǔn)備比較充分，一般來講現(xiàn)場出現(xiàn)大問題的可能性不大。但老話說得好，“計劃趕不上變化”，做過線下活動的朋友都知道，現(xiàn)場總會多多少少出現(xiàn)一些小問題。這里，給大家?guī)c建議：
1、建立現(xiàn)場會務(wù)微信群
微信作為實時溝通工具，可以在微信群隨時了解各處的情況。也可以把相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)拉進(jìn)去，因為領(lǐng)導(dǎo)在接觸客戶過程中，可以發(fā)現(xiàn)另一個角度的問題。隨時提要求，我們可以隨時調(diào)整。
2、關(guān)鍵項目負(fù)責(zé)人必須人手一個對講機(jī)
這與微信群互為補(bǔ)充，也是為了更快響應(yīng)現(xiàn)場的變化和需求。微信群用于全面了解現(xiàn)場的情況，無論是誰反饋的問題，無論問題大小都可以隨時了解。而對講機(jī)用于下達(dá)指令，讓各項目負(fù)責(zé)人快速響應(yīng)，解決問題。
3、主持人旁邊必須有一個人協(xié)助
雖然前期的方案、大致流程與領(lǐng)導(dǎo)過過，但是很多小細(xì)節(jié)其實領(lǐng)導(dǎo)在策劃過程中并不在意，但在現(xiàn)場可能隨時會提出改進(jìn)意見，比方說茶歇提前10分鐘，主持稿的小改動等。主持人要時刻保持狀態(tài)，這些小細(xì)節(jié)就需要有人實時關(guān)注微信群，并確定好之后告訴主持人。甚至準(zhǔn)備好修改后的主持稿。
4、現(xiàn)場總統(tǒng)籌必須呆在固定位置
現(xiàn)場總統(tǒng)籌與活動方案的總策劃最好是一個人，這樣這個人能完全知道現(xiàn)場各個環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，也知道萬一出現(xiàn)什么問題，立即找到響應(yīng)的項目負(fù)責(zé)人。總統(tǒng)籌建議長駐在設(shè)備控制區(qū)（放置屏幕切換器、電腦、音響設(shè)備控制的地方），現(xiàn)場任何工作人員有任何問題，都知道去哪里找總統(tǒng)籌，避免像無頭蒼蠅一樣找不到具體事項的負(fù)責(zé)人。
第七步：活動收尾及復(fù)盤
活動終于順利結(jié)束了是不是松了一口氣？是的，可以松一口氣，但第二口氣得馬上提起來。因為你還要收拾現(xiàn)場、盤點剩余的物料、確保運(yùn)輸?shù)轿?；結(jié)算服務(wù)商尾款、跟公司報銷；還有最最重要的一點就是：活動復(fù)盤。
1、所有工作人員都要參與
在我看來，活動復(fù)盤就是再做一次活動策劃，不同的是，你有了一次實實在在的經(jīng)驗。拉上所有的工作人員一起復(fù)盤看看哪里做得不好，思考怎么改進(jìn)，下次做的時候我們還可以做哪些提升；復(fù)盤哪里做得好，為什么做得好，下次是不是可以更好。
必須所有的有參與過的工作人員一起哦，因為每個人看到的角度不一樣，思考點不一樣。最核心的是，只有當(dāng)時做這件事的人，才真正知道這件事怎么改進(jìn)更好。
2、整理關(guān)鍵服務(wù)商信息以備以后使用
服務(wù)商資源對于策劃來講，就跟客戶資源對銷售一樣重要。所以必須建立服務(wù)商信息庫，記錄好聯(lián)系方式，本次活動的服務(wù)水準(zhǔn)，優(yōu)劣勢，建議復(fù)用程度等等。
3、撰寫復(fù)盤總結(jié)，幫助自己思考
個人覺得，我以為我知道的，在寫出來的時候才發(fā)現(xiàn)自己并沒有想得很清楚。所以必須形成相關(guān)的文字或者PPT總結(jié)。一方面幫助自己思考，另一方面可以展示給所有工作人員，讓大家下次可以做得更好。
寫在最后
碼了許久，但感覺還有很多細(xì)節(jié)沒有講出來。當(dāng)時籌備了快2個月，各項工作焦頭爛額。最大的感觸是，如果前期準(zhǔn)備到位了，現(xiàn)場無需太擔(dān)心。如果有細(xì)節(jié)部分想要咨詢，可以評論區(qū)提問，我會一一回答。
作者：幺幺，6年運(yùn)營推廣實操小能手。微信公眾號：營銷小白訓(xùn)練營（my-IMC）
本文由 @幺幺 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自 Pexels，基于 CC0 協(xié)議
有個朋友說，不是要演講和其它內(nèi)容穿插嗎？其實我也是想再加個節(jié)目，可惜公司預(yù)算不夠啊~~~~~~
哈哈哈哈，真實了