本文將從角色、內容、流程、動作、權限、配置、效率7個方面，對審批工作流的產品設計進行總結。enjoy~

工作流是后臺系統的核心和靈魂，而審批則是工作流中的最基礎的應用場景。在公司管理和運轉中引入審批工作流，替代原本的紙質申請和審批，可以達到以下目標：

• 提高公司的運轉效率
• 公司管理制度規范化
• 系統留檔，便于追溯
• 環保

本文將從角色、內容、流程、動作、權限、配置、效率7個方面，對審批工作流的產品設計進行總結。

一. 角色

在一個公司中，每個人都會有自己的崗位職責和層級之分，不同的崗位和層級定位不一樣，需要完成的任務也不一樣。在審批流程中，我們只抽象劃分為兩類：

角色1：發起人

審批的發起人需要完成的主要是事務性、操作性的工作，同時也是一個審批流程的Owner，是最關心審批進展的人。因此在發起人的角度，在創建完審批事項后，還需要完善相關信息、催促審批人及時審批、處理駁回修改意見、重新提交等。發起人角度設計的要點總結如下：

• 兼容統一發起入口和業務場景觸發
• 常用的審批事項要方便找到
• 有統一匯總的審批管理頁面

角色2：審批人

審批人在流程中需要完成的主要是決策性的工作，因此在審批人的視角，內容和操作都應該盡量精簡：

• 只看到最重要的信息，避免信息過多影響判斷
• 只進行必要操作，不能有過多選擇或過多輸入，影響決策效率
• 統一的頁面進行審批操作和管理
• 需要有審批歷史，以便追溯

二. 內容

1. 提煉最小集合

根據審批事項的不同，需要流轉的內容也是不同的。對于審批流程的設計來說，需要在實際業務中提煉出最核心的內容，一則可以減輕發起人的工作負擔（發起一個審批要填一堆的資料相信沒人會開心），二則可以提高決策的準確性和效率。

例如一個請假審批流程，核心就是請假時間、事由和請假類型；而一個立項投決的審批，則需要重點展示立項會的表決結果，同時還需要把會議記錄做為附件帶上，以便在必要時可以查看，在交互上，這里同樣需要注意內容的歸類、收納。

設計要點總結如下：

• 內容盡可能精煉
• 有些內容是必要的，但系統可以自行獲取就不要讓發起人再輸入一遍
• 預置常用的內容，用選擇的方式替代輸入的方式，同時也提高了內容的規范性

2. 查看和修改

在審批的過程中，有時候需要讓不同的審批人查看不同的內容，且限定有些人有修改權限而有些人只有只讀權限，這都會在后面的“權限”里總結。

三. 流程

1. 自主選定審批人流程

這是一種比較輕量、靈活的審批流程形式，適用于公司規模不大、流程沒有標準化的情況。要點是發起人發起一個審批事項并提交時，需要自行選擇下一個環節的審批人。而下一個環節的審批人審批通過后，可以選擇繼續流轉到再下一個人去審批，或者結束這個流程。

2. 串行流程

串行流程就是每一個審批環節的人審批通過后，才會進入到下一個環節。每個環節的駁回，可以根據業務需要，設計成駁回到發起人、駁回到上一個環節或駁回到指定環節重新審批，或兼而有之，做為選項供審批人選擇。

3. 并行流程

并行流程是一個審批環節需要幾個人或角色審批通過才算通過，可以有以下兩種方式：

• 任意一個人審批通過即進入下一環節
• 必須所有人審批通過才進入下一環節

上述第一個方式比較好理解，第二個方式和串行流程容易混淆，即同樣是要多個人審批，到底是一個接一個、還是同時通過才算通過？到底用哪種方式，區別是審批人是不是同一個級別，并行的方式其實類似于同級別的會簽，而串行方式適合有上下層級關系的情況。

并行流程的駁回則相對簡單，一般是設計成有一個人駁回則該環節即算駁回。

4. 條件觸發流程

條件觸發流程在審批工作流中也比較常見，設計上就是某個審批環節要由誰/或哪個角色審批，需要取決于條件判斷。例如金額低于1萬元由財務總監審批通過后即結束，金額在1萬元以上則由副總裁審批通過后即結束。

5. 混合流程

混合流程顧名思義就是混合了以上幾種流程，還是以上述金額審批為例，我們修改成：金額低于1萬元的，由財務審批通過后即結束；金額在1萬元到10萬元的，需要先由財務審批，之后交由副總裁審批通過后即結束；金額高于10萬元的，需要由董事長和總裁一同審批通過后才結束。

四. 動作

1. 通過

通過動作由審批人操作，是否需要輸入通過原因、通過原因是否必填需要根據實際業務情況決定。要點總結如下：

• 簡單申請不需要填寫通過原因，或者原因選填
• 通過原因需要填的話，可用于反饋或激勵發起人的情況

2. 駁回修改

駁回修改動作由審批人操作，和通過不同，為了讓發起人知道如何修改，駁回原因一般需要設定成必填項，否則發起人或上一個審批環節的人不知道為何被駁回、以及要如何修改。

駁回修改可根據業務需要，在以下邏輯中選擇：

• 駁回到發起人
• 駁回上一環節
• 駁回到選定的之前的某個審批環節

3. 重新提交

重新提交由發起人操作，和駁回修改是一一對應的。設計上要注意，審批人審批重新提交的內容時，需要附帶上一次駁回修改的原因。

4. 取消

取消動作可選，一般來說是發起人取消，而不是審批人取消，原因如下：

• 審批人只關心一個審批事務過來后，判斷并決策是通過還是駁回
• 取消和駁回含義容易混淆，區分不開

在設計上，我們還可以做到發起人是否可取消可由配置項進行配置。

五. 權限

權限的控制貫穿在審批流程的方方面面，上述的角色、內容、流程和動作都會涉及到權限的控制。權限體系的設計是一個大工程，在審批流程中，采用基于角色的訪問控制體系（RBAC）是一個不錯的選擇：

“基于角色的訪問控制體系，包括用戶、角色、目標、操作、許可權五個基本數據元素，每個角色至少具備一個權限，每個用戶至少扮演一個角色，可以對完全不同的角色分配完全相同的訪問權限，用戶和角色是多對多的關系?！?/p>

設計要點總結如下：

• 操作和許可權內容，可區分為功能權限和數據權限
• 什么人可以發起什么審批，由功能權限控制
• 什么人/角色在整個審批流程中可見什么數據，由數據權限控制
• 什么人/角色可以審批什么環節，由獨立的審批配置控制，下一節會進行闡述

關于權限可以參考筆者另一個篇文章：面向中小企業SaaS的權限管理系統

六. 配置和擴展性

審批工作流的配置靈活度和開發復雜度成反比，具體要靈活到什么程度，需要由業務需求決定。一般針對公司開發的中后臺系統，靈活性相對較少，而面向多個公司的商業化的系統，則靈活性要求大大提高。配置的靈活性體現在以下方面：

• 審批流程的類型可修改
• 具體的審批環節可增刪改
• 各個環節審批人/角色可配置
• 審批相關的權限可變更

七. 效率

工作流的核心目標是提高企業運行效率，如果線上審批流程效率還不如原來的紙質操作，那這個流程的設計就是失敗的，也失去了意義。因此，在完成整個審批流程的設計之后，我們還需要花大精力對流程的效率進行審視和優化。對于審批流程效率的提升，總結的經驗點如下：

• 審批的操作盡可能精簡，且操作含義明確
• 只要求輸入必要的表單
• 待審批事項及時通知到審批人
• 審批進展及時通知發起人
• 發起人可選擇主動催促審批人
• 做好下一步操作的引導

總結

審批流程是中后臺工作流的基礎應用，我們在設計的過程中，把握的核心要點是“提高效率，規范管理”，在設計過程中要時時回頭審視，以免脫離了這個最重要的目標。

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