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功能規格說明書(Functional Specification) 是一個正式文檔，它用來為軟件開發者詳細描述一個產品的潛在功能，表現以及與用戶的交互性。當開發者寫程序代碼時，功能規格說明書是一個指導綱領和持續的參考書。(至少有一個主要產品開發團隊使用一種“首先寫用戶手冊”的方法。在產品存在以前，他們為字處理系統寫下用戶指導，然后聲稱用戶指導就是功能說明。開發者面臨的挑戰就是創造一個符合用戶指導中描述的產品)。典型的，應用程序和使用者之間會有一系列的交互窗口和對話，而該應用程序的功能規格說明書 會展示用戶接口的虛擬面貌，并且描述每個用戶可能采取的輸入行為以及程序的回應行為。一個功能規格說明書可能也包括用戶任務的正式描述，對其它產品的依賴 性以及使用標準。許多公司為開發者制定了指導準則，準則描述了任何產品功能規格說明書中應該包含的要點。

為了能夠讓功能規格說明書適合開發過程，以下是開發軟件產品中典型的一系列步驟：

需求 這是產品規劃者為了新產品或者是已存在產品的新版本的設計，從他們的市場知識和現有的及潛在的消費者那里得來的需求描述。

目標 產品設計者為滿足需求，寫下產品的目標。他們以一種更加專業的方式描述產品會是什么樣的。目標可能描述結構，協議以及產品需要遵循的標準?？蓽y量的目標是 指那些設定了一些準則，成品可以通過這些準則來判定的目標?？蓽y量性可以是以消費者的滿意度指數的形式，或者是以可用性和完成任務的時間的形式。目標必須 認識到時間和資源的限制。開發計劃經常是目標的部分或必然結果。

功能說明 功能說明(經常是functional spec 或者僅僅是用spec來作為簡稱)是對目標的正式回應。它描述了產品必須支持的所有用戶和程序接口的延伸。

設計變化要求 在開發過程中，認識到對功能規格說明書的變化是有必要的，正式的變化在設計變化要求中得到描述。

邏輯說明 程序的結構(比如，支持相似功能的代碼模型的主要團隊)，不同的代碼模塊和它們的關系，以及它們互相交流的數據參數可能在一個稱為邏輯說明的正式文檔中得 到描述。邏輯說明描述了內部接口，并且只是由開發者，測試者使用，然后，到了一定程度上，由服務產品并提供適合的相關代碼的程序員使用。

用戶文檔 一般來說，所有的先前文檔(除了邏輯說明)都可以作為為產品使用者準備的技術手冊和在線信息(比如幫助頁)的原材料。

測試計劃 大部分的開發團隊有一個正式的測試計劃，它描述了將會檢測寫下的程序的測試情況。測試是在模塊層次，組件層次以及與其他產品協作的系統層次進行的。這可以被認為是alpha測試。計劃也可能允許beta測試。一些公司提供產品的早期版本給一組選定的消費者以便在“真實世界”的情況下測試。

最終產品 理想情況下，最終產品是功能說明和設計變化要求的完全實現，其中一些要求可能來源于普通測試和beta測試。

對于產品的下一版本，再次重復上述過程，只不過以一個新的需求說明開始，這些說明理想情況下使用來自于消費者關于現有產品的反饋來決定消費者下一階段需要和期望的是什么。

大部分軟件制作者支持類似于上述過程的正式開發過程。硬件開發過程是相似的但是包括一些額外的考慮比如外包的零件和制作過程本身的驗證。

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