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一套完整的電商新零售體系包含哪些基礎數(shù)據(jù)？醫(yī)藥基礎數(shù)據(jù)行業(yè)又有哪些特性？接著小Q的故事，為您講述電商新零售基礎數(shù)據(jù)平臺設計攻略。

??「 以下故事情節(jié)及人物均為作者杜撰，若有雷同，純屬巧合：

小Q：某醫(yī)藥互聯(lián)網(wǎng)公司后臺產(chǎn)品經(jīng)理，著手規(guī)劃重構公司的電商后臺及供應鏈相關系統(tǒng)；

蘭姐:??質(zhì)管部負責人，基礎數(shù)據(jù)平臺的主要需求提出方，精通GSP法規(guī)?！?/p>

今天開始，小Q要著手梳理基礎數(shù)據(jù)平臺的產(chǎn)品細化方案了，當然準備工作是做充足了的，絕非閉門造車。

除了拉著質(zhì)管部的蘭姐對GSP（藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范）關于藥品和客戶的首營流程聊了個底朝天， 上周末向同樣做產(chǎn)品經(jīng)理的好哥們阿輝也請教了不少，加上自己在網(wǎng)上的各種深挖，對基礎數(shù)據(jù)平臺的設計已經(jīng)有了一套完整的思路。

一、基礎數(shù)據(jù)平臺整體設計思想

基礎數(shù)據(jù)之于電商系統(tǒng)的重要性，就像血液之于人體一樣，血液出問題了，人體也就香消玉損了。而基礎數(shù)據(jù)平臺正如淋巴組織一樣，是重要的造血器官，所以基礎數(shù)據(jù)平臺的搭建非常重要，不容小覷。

通過前期的梳理，小Q將公司與業(yè)務相關的基礎數(shù)據(jù)進行了匯總，集中設計到基礎數(shù)據(jù)平臺中進行管理，分別是：

• 商品數(shù)據(jù)：管理公司售賣的所有產(chǎn)品，以及每一款產(chǎn)品的詳細信息，包括基礎信息、銷售信息、物流信息等。
• 商品分類數(shù)據(jù)：對商品進行分組管理的類目信息，主要用于前臺搜索、不同業(yè)務的區(qū)分、以及庫房的區(qū)分管理等。在藥品體系中，分為病理分類、藥理分類。
• 客戶數(shù)據(jù)：管理公司所有發(fā)生業(yè)務往來的上下游客戶，包含上游采購供應商，以及下游客戶企業(yè)。
• 地址庫數(shù)據(jù)：下單和訂單流轉(zhuǎn)過程中必不可少的省市區(qū)等區(qū)域數(shù)據(jù)，比如客戶下單、訂單分倉庫、物流配送等。
• 公司數(shù)據(jù)：管理集團下所有發(fā)生業(yè)務的子公司信息。所有的業(yè)務發(fā)生都需要有主體，不同公司發(fā)生的業(yè)務應該分開結(jié)算。
• 銷售渠道數(shù)據(jù)：整合不同的訂單來源渠道，比如自營電商平臺、百度推廣、電視購物、外部合作平臺等等。
• 門店數(shù)據(jù)：管理新零售業(yè)務開展中所有的線下門店，可以是自營門店，也可以是外部合作門店。
• 倉庫數(shù)據(jù)：管理公司所有開展業(yè)務的倉庫數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)主要用作商品的庫存管理、訂單流程和財務結(jié)算。
• 物流公司數(shù)據(jù)：管理承接包裹配送的物流公司和承運商數(shù)據(jù)，主要用于訂單下發(fā)過程中物流公司的調(diào)配和配送過程管理。

在需求收集過程中，考慮到藥品行業(yè)的特殊性，蘭姐重點強調(diào)小Q注意幾點：

1. 藥品經(jīng)營不同于普通電商，存在GSP法規(guī)約束，要求供應商和商品必須按照分公司進行首營建檔，故基礎數(shù)據(jù)平臺在設計時，針對商品和客戶，需支持總部和分公司分別進行首營建碼，但為了統(tǒng)一管理，?還需支持同一商品和供應商，全集團總部和分公司的編碼和信息一致性。
2. 在操作層面，大多數(shù)情況下，商品和客戶資料由總部首營建碼后，分公司需要時可從總部同步信息過去后再自行完成分公司首營流程；特殊情況下，分公司先行首營，待總部需要時，再從分公司進行同步。
3. 若某些商品和客戶僅在分公司需要，則總部無需同步，在分公司創(chuàng)建或修改的商品和客戶數(shù)據(jù)，僅下發(fā)當?shù)胤止緦膫}庫/門店，無需全集團同步。
4. 其它基礎數(shù)據(jù)，均由總部創(chuàng)建完以后集中分發(fā)至各分公司系統(tǒng)，分公司僅有享用權，無權自建和修改。

小Q梳理完后的基礎數(shù)據(jù)管理情況如下：

▲新零售基礎數(shù)據(jù)

在系統(tǒng)設計上，整個集團使用一套基礎數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng)，并在商品和供應商管理模塊增加分公司維度的數(shù)據(jù)權限，總部員工只能管理總部數(shù)據(jù)，分公司員工只能管理分公司數(shù)據(jù)，有特殊權限的管理員可以管理所有總部和分公司數(shù)據(jù)。為減輕維護工作量，總部和分公司數(shù)據(jù)之間可以相互復制。（傳統(tǒng)ERP的做法是每個公司部署一套獨立系統(tǒng)，系統(tǒng)之間沒有關聯(lián)，總部無法統(tǒng)一監(jiān)控和管理。）

▲基礎數(shù)據(jù)平臺賬號權限設計

為了保證整個集團公司數(shù)據(jù)的一致性，所有外圍系統(tǒng)中的基礎數(shù)據(jù)，均應由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外提供服務，當有數(shù)據(jù)變動時，由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外發(fā)布變更通知并同步至對應的業(yè)務系統(tǒng)中。

當然，在實際操作過程中，會有從外圍系統(tǒng)收集修改完數(shù)據(jù)后，反向同步回基礎數(shù)據(jù)平臺的情況，比如庫房在作業(yè)過程中通過倉儲系統(tǒng)對商品長寬高、體積、重量數(shù)據(jù)的收集等。

遇此情況，小Q與眾架構師的一致建議是：由倉儲系統(tǒng)同步至基礎數(shù)據(jù)平臺的集團總部商品庫，再由總部商品庫同步至各分公司商品庫及外圍相關業(yè)務系統(tǒng)中。

▲基礎數(shù)據(jù)平臺信息同步

另外，基礎數(shù)據(jù)不能隨意刪除，否則會對歷史業(yè)務數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響，所以在設計基礎數(shù)據(jù)平臺時，基礎數(shù)據(jù)的刪除功能應做成邏輯刪除（在數(shù)據(jù)庫中仍然存有記錄，只是狀態(tài)變?yōu)椤耙褎h除”）。

大的設計原則確定了，再開始細化每一類基礎數(shù)據(jù)。這么龐大的基礎數(shù)據(jù)平臺，優(yōu)先級該怎么排？

為了保證項目工期，小Q決定先對相對簡單的基礎數(shù)據(jù)設計開工，這樣可以更快的出具產(chǎn)出物提交給技術，讓研發(fā)工作運轉(zhuǎn)起來。

二、地址庫基礎數(shù)據(jù)

地址庫會在很多系統(tǒng)中使用，且各系統(tǒng)之間會存在信息交互。比如電商下單、運營系統(tǒng)中的包郵設置、中央庫存的分倉、配送系統(tǒng)的物流配置等，若各系統(tǒng)中的地址信息不同，業(yè)務數(shù)據(jù)就不能很好的流轉(zhuǎn)。

小Q從下載了一份國家標準地址庫，并根據(jù)公司的業(yè)務需要，保留了四級地址（省/直轄市-市-區(qū)/縣-鎮(zhèn)/街道），計劃在上線前初始化進基礎數(shù)據(jù)平臺。

基礎數(shù)據(jù)平臺中保留了物流部對地址的更新功能：若國家地址庫發(fā)生了調(diào)整，可在此進行同步調(diào)整，調(diào)整完成后，由基礎數(shù)據(jù)平臺將變更信息同步至外圍訂閱地址庫數(shù)據(jù)的業(yè)務系統(tǒng)，保持數(shù)據(jù)的一致性。

▲全國四級地址

地址庫常規(guī)屬性：地址編號、地址中文名、上級地址、當前第幾級、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。

系統(tǒng)核心功能：

• 新增地址
• 修改地址信息
• 啟用、停用地址

三、公司信息

由于成立了分公司獨立開展業(yè)務，故在基礎數(shù)據(jù)平臺中需要對所有分公司數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

公司數(shù)據(jù)常規(guī)屬性：公司編碼（必須）、公司名稱（必須）、法人、公司地址、公司銀行帳號、稅號、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間

系統(tǒng)核心功能：

• 新增公司
• 修改公司信息
• 啟用、停用公司

四、銷售渠道數(shù)據(jù)

銷售渠道管理是為了更好的管理公司的業(yè)務來源，以便在系統(tǒng)中分類統(tǒng)計和按渠道指定響應營銷策略等，此信息一般由技術部維護即可。訂單在下發(fā)時，根據(jù)不同的來源在訂單中記錄下渠道信息。

渠道常規(guī)屬性：渠道編號、渠道名稱、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。

系統(tǒng)核心功能：

• 新增渠道
• 修改渠道信息
• 刪除渠道
• 啟用、停用渠道

五、門店數(shù)據(jù)和倉庫數(shù)據(jù)

從商品的流向來看，門店和倉庫均是為商品提供進銷存管理的場所；從系統(tǒng)功能上看，門店和倉庫均被當做一個發(fā)貨點為訂單提供出庫服務，故門店和倉庫可以放在一套數(shù)據(jù)中進行管理，用類型加以區(qū)分。

在新零售模式下，根據(jù)承接的業(yè)務形態(tài)不同，各倉庫/門店支持的配送方式是不一樣的，例如倉庫一般不支持客戶自提，而門店可支持包裹配送和自提兩種形態(tài)。由于面積和設施的差異性，各倉庫/門店支持的物流公司也不一樣，庫房可以支持多家物流公司配送，而門店一般僅支持一到兩家。

門店/倉庫常規(guī)屬性：庫房編號、庫房名稱、庫房地址（四級地址+詳細地址）、所屬公司、庫房類型（倉庫 or 門店）、支持的配送方式（配送、自提，支持多選）、支持的物流公司（可多選）、作業(yè)起止時間、庫房面積、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。

系統(tǒng)核心功能：

• 新增
• 修改
• 刪除
• 啟用、停用

六、物流公司數(shù)據(jù)

若為自有物流配送，則只需要維護自有物流信息；若通過第三方承運商承接配送，則需要將所有合作的物流公司基本信息均維護進基礎數(shù)據(jù)平臺。

因為每個物流公司的網(wǎng)絡覆蓋廣度不同，所以并不是所有的物流公司都可以覆蓋全國地區(qū)，故而為了更精準的分配物流，最好能將每個物流公司無法覆蓋的區(qū)域維護進來，若技術實力足夠，也可以和物流公司打通接口實現(xiàn)信息同步。

物流公司常規(guī)屬性：物流公司編號、物流公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、無法配送的區(qū)域、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。

系統(tǒng)核心功能：

• 新增物流公司
• 修改物流公司信息
• 刪除物流公司
• 啟用、停用
• 物流不覆蓋區(qū)域維護

七、客戶基礎數(shù)據(jù)管理

客戶分兩類：上游客戶和下游客戶。上游客戶也就是采購供應商，是為公司提供商品供應的上游企業(yè)；下游客戶是公司作為供應商為其供應商品的下游客戶。當然，有的供應商既可以是上游客戶，也可以是下游客戶。

應GSP要求，公司要對所有上下游客戶進行首營建檔，針對不符合經(jīng)營范圍的客戶，不應開展業(yè)務往來。

小Q按照GSP要求設計了客戶首營建檔系統(tǒng)流程如下：

▲客戶首營流程

客戶數(shù)據(jù)需要按照不同的分公司獨立創(chuàng)建，故需要按公司對客戶數(shù)據(jù)設置數(shù)據(jù)權限，總公司采購部、質(zhì)管部和財務部和分公司采購部、質(zhì)管部和財務部獨立完成自己所轄范疇下的客戶首營，新增或修改核心屬性后，走完各自的審批流程。

按照不同部門關注和管理的屬性不同，梳理各部門重點關注屬性：

采購/營銷關注屬性：合作商名稱、 合作商屬性（商業(yè)公司/批發(fā)/診所/醫(yī)院/藥房…）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址等；

質(zhì)管關注屬性：?供應商經(jīng)營范圍（藥品/醫(yī)療器械/食品/食品保健/其它）、 合作范圍（不能超過經(jīng)營范圍）、 法人授權委托書、營業(yè)執(zhí)照和期限以及年檢期限、稅務登記證和期限、經(jīng)營/醫(yī)療許可證和期限、組織機構代碼證和期限、醫(yī)療器械許可證和期限、保健食品許可證和期限、質(zhì)量保證協(xié)議和期限、GMP/GSP證書和期限、精神和麻醉許可證和期限、醫(yī)療機構許可證和期限；客戶質(zhì)量體系評價預警日期等。

財務關注屬性：開戶行、開戶名、銀行賬號、稅號、?資信額度、結(jié)算方式、賬期等。

其中，針對不同合作范圍的客戶，需要管理的資質(zhì)略有不同：

1. 藥品客戶：?藥品生產(chǎn)（經(jīng)營）許可證編號、?藥品GSP/GMP證書；
2. 醫(yī)療器械客戶：?醫(yī)療器械生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、?二類醫(yī)療器械經(jīng)營備案證書；
3. 食品客戶：?全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、 食品流通許可證；
4. 食品保健客戶： 保健食品經(jīng)營衛(wèi)生許可證、 保健食品GMP證書。

若供應商即將到期，基礎數(shù)據(jù)平臺需及時提醒，以下任一證件過期了，采購系統(tǒng)中應 采購禁止單創(chuàng)建，以免出現(xiàn)法律風險：

1. 法人授權委托書
2. 營業(yè)執(zhí)照有效期
3. 組織機構代碼證有效期
4. 藥品生產(chǎn)（經(jīng)營）許可證
5. 藥品GSP證書
6. 藥品GMP證書
7. 醫(yī)療器械生產(chǎn)/經(jīng)營許可證
8. 全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證
9. 食品流通許可證
10. 保健食品經(jīng)營衛(wèi)生許可證
11. 保健食品GMP證書
12. 質(zhì)量保證協(xié)議

特別情況下，需要對客戶的經(jīng)營狀態(tài)進行控制，主要包括正常、鎖入、鎖出：

1. 正常：無出入庫限制，允許創(chuàng)建采購訂單，也允許銷售出庫
2. 鎖入：主要針對上游供應商。不允許向此供應商創(chuàng)建采購訂單，已創(chuàng)建的采購單要求在庫房進行入庫攔截
3. 鎖出：主要針對下游發(fā)生B2B業(yè)務的客戶。不允許對其創(chuàng)建銷售單。已生成的訂單要求在庫房發(fā)貨環(huán)節(jié)攔截

客戶基礎數(shù)據(jù)系統(tǒng)核心功能：

• 新增客戶信息
• 修改客戶信息
• 刪除客戶信息
• 客戶啟用、停用
• 客戶首營表格打印

忙活了幾個小時，感覺眼睛特別干澀，小Q逃到樓下抽了根煙放松放松，順便思考一下基礎數(shù)據(jù)中最復雜的商品庫的設計思路，正用手機關注著娛樂圈鬧得沸沸揚揚的某明星逃稅事件，突然發(fā)現(xiàn)項目組微信群里有人@自己，點開一看，又好氣又好笑，原來是阿黃發(fā)了一個段子引起了大家的共鳴：

“產(chǎn)品經(jīng)理失蹤了，程序員第一時間到警察局報警。警察對程序員說：你先冷靜一下，你這樣一直笑沒辦法做筆錄！”

被一眾程序員當眾挑釁，是可忍孰不可忍，趕緊關了新聞滅了煙頭，專心加入到了產(chǎn)品經(jīng)理和程序員們的口水戰(zhàn)中……

客戶數(shù)據(jù)梳理完畢，由于篇幅關系，商品及商品分類數(shù)據(jù)設計放置下一篇文章講解，敬請期待~

若對供應鏈全流程或者小Q的故事感興趣，可參考前序文章：

1.《產(chǎn)品經(jīng)理眼中的供應鏈流程及產(chǎn)品設計》；

2.《電商新零售核心系統(tǒng)從0到1規(guī)劃之路》；

3.《電商新零售系統(tǒng)劃分及供應鏈系統(tǒng)流程詳解》

作者：木筆，產(chǎn)品一俗生，深耕于供應鏈領域，公眾號：供應鏈產(chǎn)品筆記

本文由 @木筆 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自 Unsplash，基于CC0協(xié)議。