設計攻略:電商新零售基礎數(shù)據(jù)平臺
一套完整的電商新零售體系包含哪些基礎數(shù)據(jù)?醫(yī)藥基礎數(shù)據(jù)行業(yè)又有哪些特性?接著小Q的故事,為您講述電商新零售基礎數(shù)據(jù)平臺設計攻略。
??「 以下故事情節(jié)及人物均為作者杜撰,若有雷同,純屬巧合:
小Q:某醫(yī)藥互聯(lián)網(wǎng)公司后臺產(chǎn)品經(jīng)理,著手規(guī)劃重構公司的電商后臺及供應鏈相關系統(tǒng);
蘭姐:??質(zhì)管部負責人,基礎數(shù)據(jù)平臺的主要需求提出方,精通GSP法規(guī)?!?/p>
今天開始,小Q要著手梳理基礎數(shù)據(jù)平臺的產(chǎn)品細化方案了,當然準備工作是做充足了的,絕非閉門造車。
除了拉著質(zhì)管部的蘭姐對GSP(藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范)關于藥品和客戶的首營流程聊了個底朝天, 上周末向同樣做產(chǎn)品經(jīng)理的好哥們阿輝也請教了不少,加上自己在網(wǎng)上的各種深挖,對基礎數(shù)據(jù)平臺的設計已經(jīng)有了一套完整的思路。
一、基礎數(shù)據(jù)平臺整體設計思想
基礎數(shù)據(jù)之于電商系統(tǒng)的重要性,就像血液之于人體一樣,血液出問題了,人體也就香消玉損了。而基礎數(shù)據(jù)平臺正如淋巴組織一樣,是重要的造血器官,所以基礎數(shù)據(jù)平臺的搭建非常重要,不容小覷。
通過前期的梳理,小Q將公司與業(yè)務相關的基礎數(shù)據(jù)進行了匯總,集中設計到基礎數(shù)據(jù)平臺中進行管理,分別是:
- 商品數(shù)據(jù):管理公司售賣的所有產(chǎn)品,以及每一款產(chǎn)品的詳細信息,包括基礎信息、銷售信息、物流信息等。
- 商品分類數(shù)據(jù):對商品進行分組管理的類目信息,主要用于前臺搜索、不同業(yè)務的區(qū)分、以及庫房的區(qū)分管理等。在藥品體系中,分為病理分類、藥理分類。
- 客戶數(shù)據(jù):管理公司所有發(fā)生業(yè)務往來的上下游客戶,包含上游采購供應商,以及下游客戶企業(yè)。
- 地址庫數(shù)據(jù):下單和訂單流轉(zhuǎn)過程中必不可少的省市區(qū)等區(qū)域數(shù)據(jù),比如客戶下單、訂單分倉庫、物流配送等。
- 公司數(shù)據(jù):管理集團下所有發(fā)生業(yè)務的子公司信息。所有的業(yè)務發(fā)生都需要有主體,不同公司發(fā)生的業(yè)務應該分開結(jié)算。
- 銷售渠道數(shù)據(jù):整合不同的訂單來源渠道,比如自營電商平臺、百度推廣、電視購物、外部合作平臺等等。
- 門店數(shù)據(jù):管理新零售業(yè)務開展中所有的線下門店,可以是自營門店,也可以是外部合作門店。
- 倉庫數(shù)據(jù):管理公司所有開展業(yè)務的倉庫數(shù)據(jù),此數(shù)據(jù)主要用作商品的庫存管理、訂單流程和財務結(jié)算。
- 物流公司數(shù)據(jù):管理承接包裹配送的物流公司和承運商數(shù)據(jù),主要用于訂單下發(fā)過程中物流公司的調(diào)配和配送過程管理。
在需求收集過程中,考慮到藥品行業(yè)的特殊性,蘭姐重點強調(diào)小Q注意幾點:
- 藥品經(jīng)營不同于普通電商,存在GSP法規(guī)約束,要求供應商和商品必須按照分公司進行首營建檔,故基礎數(shù)據(jù)平臺在設計時,針對商品和客戶,需支持總部和分公司分別進行首營建碼,但為了統(tǒng)一管理,?還需支持同一商品和供應商,全集團總部和分公司的編碼和信息一致性。
- 在操作層面,大多數(shù)情況下,商品和客戶資料由總部首營建碼后,分公司需要時可從總部同步信息過去后再自行完成分公司首營流程;特殊情況下,分公司先行首營,待總部需要時,再從分公司進行同步。
- 若某些商品和客戶僅在分公司需要,則總部無需同步,在分公司創(chuàng)建或修改的商品和客戶數(shù)據(jù),僅下發(fā)當?shù)胤止緦膫}庫/門店,無需全集團同步。
- 其它基礎數(shù)據(jù),均由總部創(chuàng)建完以后集中分發(fā)至各分公司系統(tǒng),分公司僅有享用權,無權自建和修改。
小Q梳理完后的基礎數(shù)據(jù)管理情況如下:
▲新零售基礎數(shù)據(jù)
在系統(tǒng)設計上,整個集團使用一套基礎數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng),并在商品和供應商管理模塊增加分公司維度的數(shù)據(jù)權限,總部員工只能管理總部數(shù)據(jù),分公司員工只能管理分公司數(shù)據(jù),有特殊權限的管理員可以管理所有總部和分公司數(shù)據(jù)。為減輕維護工作量,總部和分公司數(shù)據(jù)之間可以相互復制。(傳統(tǒng)ERP的做法是每個公司部署一套獨立系統(tǒng),系統(tǒng)之間沒有關聯(lián),總部無法統(tǒng)一監(jiān)控和管理。)
▲基礎數(shù)據(jù)平臺賬號權限設計
為了保證整個集團公司數(shù)據(jù)的一致性,所有外圍系統(tǒng)中的基礎數(shù)據(jù),均應由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外提供服務,當有數(shù)據(jù)變動時,由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外發(fā)布變更通知并同步至對應的業(yè)務系統(tǒng)中。
當然,在實際操作過程中,會有從外圍系統(tǒng)收集修改完數(shù)據(jù)后,反向同步回基礎數(shù)據(jù)平臺的情況,比如庫房在作業(yè)過程中通過倉儲系統(tǒng)對商品長寬高、體積、重量數(shù)據(jù)的收集等。
遇此情況,小Q與眾架構師的一致建議是:由倉儲系統(tǒng)同步至基礎數(shù)據(jù)平臺的集團總部商品庫,再由總部商品庫同步至各分公司商品庫及外圍相關業(yè)務系統(tǒng)中。
▲基礎數(shù)據(jù)平臺信息同步
另外,基礎數(shù)據(jù)不能隨意刪除,否則會對歷史業(yè)務數(shù)據(jù)產(chǎn)生影響,所以在設計基礎數(shù)據(jù)平臺時,基礎數(shù)據(jù)的刪除功能應做成邏輯刪除(在數(shù)據(jù)庫中仍然存有記錄,只是狀態(tài)變?yōu)椤耙褎h除”)。
大的設計原則確定了,再開始細化每一類基礎數(shù)據(jù)。這么龐大的基礎數(shù)據(jù)平臺,優(yōu)先級該怎么排?
為了保證項目工期,小Q決定先對相對簡單的基礎數(shù)據(jù)設計開工,這樣可以更快的出具產(chǎn)出物提交給技術,讓研發(fā)工作運轉(zhuǎn)起來。
二、地址庫基礎數(shù)據(jù)
地址庫會在很多系統(tǒng)中使用,且各系統(tǒng)之間會存在信息交互。比如電商下單、運營系統(tǒng)中的包郵設置、中央庫存的分倉、配送系統(tǒng)的物流配置等,若各系統(tǒng)中的地址信息不同,業(yè)務數(shù)據(jù)就不能很好的流轉(zhuǎn)。
小Q從下載了一份國家標準地址庫,并根據(jù)公司的業(yè)務需要,保留了四級地址(省/直轄市-市-區(qū)/縣-鎮(zhèn)/街道),計劃在上線前初始化進基礎數(shù)據(jù)平臺。
基礎數(shù)據(jù)平臺中保留了物流部對地址的更新功能:若國家地址庫發(fā)生了調(diào)整,可在此進行同步調(diào)整,調(diào)整完成后,由基礎數(shù)據(jù)平臺將變更信息同步至外圍訂閱地址庫數(shù)據(jù)的業(yè)務系統(tǒng),保持數(shù)據(jù)的一致性。
▲全國四級地址
地址庫常規(guī)屬性:地址編號、地址中文名、上級地址、當前第幾級、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
- 新增地址
- 修改地址信息
- 啟用、停用地址
三、公司信息
由于成立了分公司獨立開展業(yè)務,故在基礎數(shù)據(jù)平臺中需要對所有分公司數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。
公司數(shù)據(jù)常規(guī)屬性:公司編碼(必須)、公司名稱(必須)、法人、公司地址、公司銀行帳號、稅號、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間
系統(tǒng)核心功能:
- 新增公司
- 修改公司信息
- 啟用、停用公司
四、銷售渠道數(shù)據(jù)
銷售渠道管理是為了更好的管理公司的業(yè)務來源,以便在系統(tǒng)中分類統(tǒng)計和按渠道指定響應營銷策略等,此信息一般由技術部維護即可。訂單在下發(fā)時,根據(jù)不同的來源在訂單中記錄下渠道信息。
渠道常規(guī)屬性:渠道編號、渠道名稱、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
- 新增渠道
- 修改渠道信息
- 刪除渠道
- 啟用、停用渠道
五、門店數(shù)據(jù)和倉庫數(shù)據(jù)
從商品的流向來看,門店和倉庫均是為商品提供進銷存管理的場所;從系統(tǒng)功能上看,門店和倉庫均被當做一個發(fā)貨點為訂單提供出庫服務,故門店和倉庫可以放在一套數(shù)據(jù)中進行管理,用類型加以區(qū)分。
在新零售模式下,根據(jù)承接的業(yè)務形態(tài)不同,各倉庫/門店支持的配送方式是不一樣的,例如倉庫一般不支持客戶自提,而門店可支持包裹配送和自提兩種形態(tài)。由于面積和設施的差異性,各倉庫/門店支持的物流公司也不一樣,庫房可以支持多家物流公司配送,而門店一般僅支持一到兩家。
門店/倉庫常規(guī)屬性:庫房編號、庫房名稱、庫房地址(四級地址+詳細地址)、所屬公司、庫房類型(倉庫 or 門店)、支持的配送方式(配送、自提,支持多選)、支持的物流公司(可多選)、作業(yè)起止時間、庫房面積、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
- 新增
- 修改
- 刪除
- 啟用、停用
六、物流公司數(shù)據(jù)
若為自有物流配送,則只需要維護自有物流信息;若通過第三方承運商承接配送,則需要將所有合作的物流公司基本信息均維護進基礎數(shù)據(jù)平臺。
因為每個物流公司的網(wǎng)絡覆蓋廣度不同,所以并不是所有的物流公司都可以覆蓋全國地區(qū),故而為了更精準的分配物流,最好能將每個物流公司無法覆蓋的區(qū)域維護進來,若技術實力足夠,也可以和物流公司打通接口實現(xiàn)信息同步。
物流公司常規(guī)屬性:物流公司編號、物流公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、無法配送的區(qū)域、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
- 新增物流公司
- 修改物流公司信息
- 刪除物流公司
- 啟用、停用
- 物流不覆蓋區(qū)域維護
七、客戶基礎數(shù)據(jù)管理
客戶分兩類:上游客戶和下游客戶。上游客戶也就是采購供應商,是為公司提供商品供應的上游企業(yè);下游客戶是公司作為供應商為其供應商品的下游客戶。當然,有的供應商既可以是上游客戶,也可以是下游客戶。
應GSP要求,公司要對所有上下游客戶進行首營建檔,針對不符合經(jīng)營范圍的客戶,不應開展業(yè)務往來。
小Q按照GSP要求設計了客戶首營建檔系統(tǒng)流程如下:
▲客戶首營流程
客戶數(shù)據(jù)需要按照不同的分公司獨立創(chuàng)建,故需要按公司對客戶數(shù)據(jù)設置數(shù)據(jù)權限,總公司采購部、質(zhì)管部和財務部和分公司采購部、質(zhì)管部和財務部獨立完成自己所轄范疇下的客戶首營,新增或修改核心屬性后,走完各自的審批流程。
按照不同部門關注和管理的屬性不同,梳理各部門重點關注屬性:
采購/營銷關注屬性:合作商名稱、 合作商屬性(商業(yè)公司/批發(fā)/診所/醫(yī)院/藥房…)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址等;
質(zhì)管關注屬性:?供應商經(jīng)營范圍(藥品/醫(yī)療器械/食品/食品保健/其它)、 合作范圍(不能超過經(jīng)營范圍)、 法人授權委托書、營業(yè)執(zhí)照和期限以及年檢期限、稅務登記證和期限、經(jīng)營/醫(yī)療許可證和期限、組織機構代碼證和期限、醫(yī)療器械許可證和期限、保健食品許可證和期限、質(zhì)量保證協(xié)議和期限、GMP/GSP證書和期限、精神和麻醉許可證和期限、醫(yī)療機構許可證和期限;客戶質(zhì)量體系評價預警日期等。
財務關注屬性:開戶行、開戶名、銀行賬號、稅號、?資信額度、結(jié)算方式、賬期等。
其中,針對不同合作范圍的客戶,需要管理的資質(zhì)略有不同:
- 藥品客戶:?藥品生產(chǎn)(經(jīng)營)許可證編號、?藥品GSP/GMP證書;
- 醫(yī)療器械客戶:?醫(yī)療器械生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、?二類醫(yī)療器械經(jīng)營備案證書;
- 食品客戶:?全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、 食品流通許可證;
- 食品保健客戶: 保健食品經(jīng)營衛(wèi)生許可證、 保健食品GMP證書。
若供應商即將到期,基礎數(shù)據(jù)平臺需及時提醒,以下任一證件過期了,采購系統(tǒng)中應 采購禁止單創(chuàng)建,以免出現(xiàn)法律風險:
- 法人授權委托書
- 營業(yè)執(zhí)照有效期
- 組織機構代碼證有效期
- 藥品生產(chǎn)(經(jīng)營)許可證
- 藥品GSP證書
- 藥品GMP證書
- 醫(yī)療器械生產(chǎn)/經(jīng)營許可證
- 全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證
- 食品流通許可證
- 保健食品經(jīng)營衛(wèi)生許可證
- 保健食品GMP證書
- 質(zhì)量保證協(xié)議
特別情況下,需要對客戶的經(jīng)營狀態(tài)進行控制,主要包括正常、鎖入、鎖出:
- 正常:無出入庫限制,允許創(chuàng)建采購訂單,也允許銷售出庫
- 鎖入:主要針對上游供應商。不允許向此供應商創(chuàng)建采購訂單,已創(chuàng)建的采購單要求在庫房進行入庫攔截
- 鎖出:主要針對下游發(fā)生B2B業(yè)務的客戶。不允許對其創(chuàng)建銷售單。已生成的訂單要求在庫房發(fā)貨環(huán)節(jié)攔截
客戶基礎數(shù)據(jù)系統(tǒng)核心功能:
- 新增客戶信息
- 修改客戶信息
- 刪除客戶信息
- 客戶啟用、停用
- 客戶首營表格打印
忙活了幾個小時,感覺眼睛特別干澀,小Q逃到樓下抽了根煙放松放松,順便思考一下基礎數(shù)據(jù)中最復雜的商品庫的設計思路,正用手機關注著娛樂圈鬧得沸沸揚揚的某明星逃稅事件,突然發(fā)現(xiàn)項目組微信群里有人@自己,點開一看,又好氣又好笑,原來是阿黃發(fā)了一個段子引起了大家的共鳴:
“產(chǎn)品經(jīng)理失蹤了,程序員第一時間到警察局報警。警察對程序員說:你先冷靜一下,你這樣一直笑沒辦法做筆錄!”
被一眾程序員當眾挑釁,是可忍孰不可忍,趕緊關了新聞滅了煙頭,專心加入到了產(chǎn)品經(jīng)理和程序員們的口水戰(zhàn)中……
客戶數(shù)據(jù)梳理完畢,由于篇幅關系,商品及商品分類數(shù)據(jù)設計放置下一篇文章講解,敬請期待~
若對供應鏈全流程或者小Q的故事感興趣,可參考前序文章:
1.《產(chǎn)品經(jīng)理眼中的供應鏈流程及產(chǎn)品設計》;
2.《電商新零售核心系統(tǒng)從0到1規(guī)劃之路》;
3.《電商新零售系統(tǒng)劃分及供應鏈系統(tǒng)流程詳解》
作者:木筆,產(chǎn)品一俗生,深耕于供應鏈領域,公眾號:供應鏈產(chǎn)品筆記
本文由 @木筆 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載
題圖來自 Unsplash,基于CC0協(xié)議。
你好,想問下關于首營建碼這部分,如果涉及總公司和各分公司的獨立操作(建立、編輯等),由于這塊信息實際上只需要維護一套,能否信息就是一套,只不過通過權限來限定總公司和分公司對應人員可以查看和操作的權限呢,考慮這樣處理就可以避免信息相互同步的操作,看是否可行
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不錯
學習了!
虔誠學習