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本文從參與賬務的角色、賬務業務以及賬務子模塊這三個方面，對賬務模塊進行了詳細介紹。

在公寓管理SaaS產品中，雖然最重要的模塊是客房和租客管理，但是隨著支付、充值、提現等操作在系統中進行，賬務模塊的重要性也日益明顯。

尤其現在通過管理系統來處理賬務，不僅能夠記錄海量繁瑣的財務數據，還能大幅提高財務人員的工作效率，減輕記賬、查賬的壓力。下面我從參與賬務的角色、賬務業務以及賬務子模塊這三個方面來對賬務模塊進行一個大致的介紹。

一、參與賬務模塊的角色

參與公寓管理業務的角色有公寓運營商和軟件提供方，即平臺。

如果公寓運營商和平臺共同合作運營電費，那則需要有第三方運營商。那使用管理系統的使用人員是公寓運營商的人員：管理層、管家、財務等等。其中使用賬務模塊的莫過于財務人員了。

財務人員在賬務模塊中進行提現、審批、對賬、查賬操作。

賬務的業務處理：賬務的業務動作主要是記賬、清算、結算。記賬就是把一個企事業單位或者個人家庭發生的所有經濟業務運用一定的記賬方法在賬簿上記錄。

清算則是對應收應付的數量和金額進行處理和核對。

結算則是則是按照清算的記錄，進行金額的支付。

• 朋友聚餐，小明付賬，花了200塊，這是記賬；
• A要付60，B要付60，C額外打包兩個菜，要付80元，這是清算；
• A給了60元現金，B支付寶轉賬60元，C微信轉賬80元，這是結算。

按照登記經濟業務方式的不同，記賬方法可分為單式記賬法和復式記賬法。單式記賬是一種比較簡單的記賬方法，它是指在會計核算中，對每一項經濟業務只進行單方面的、不完整的記載，也就是只在一個帳戶中記一筆賬。

復式記賬在每一筆經濟業務發生時，都以相等的金額在兩個或兩個相關賬戶中作等額雙重記錄。

也就是說，單式記賬一次記一筆賬，復式記賬一次記兩筆賬。

小明今天買書花了50元：

單式記賬：現金 -50

復試記賬：現金 -50? ?書 +50

由于復式記賬法賬戶對應關系清楚，可以清晰鮮明地反應各種經濟活動的來龍去脈。同時遵循“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規則，對日常核算記錄的匯總和檢查非常方便。而根據《企業會計準則》規定，企業必須使用借貸記賬法，即其中一種復式記賬法。

二、賬務子模塊

公寓管理系統的賬務子模塊大致有平臺賬戶、賬單、流水、預付費管理、應收應付、退款、退房結算、系統配置等。

1. 平臺賬戶

平臺賬戶一般是面向運營商的金額總覽，展示運營商賬戶的金額狀態。例如可提現金額、待清算金額、已清算金額等狀態的金額數量。運營商可以通過平臺賬戶了解當前賬戶的金額狀況。

平臺賬戶模塊還有提現操作。運營商可以在平臺賬戶提現操作。作為一個金額總覽的模塊，還需要展示收入支出的表格，這樣不管是財務人員還是管理層，都能夠清楚地看到公司的運營狀況。

2. 賬單

賬務模塊最重要的兩個模塊是賬單和流水。賬單的本質是“記載銀錢貨物出入事項的單據”。賬單的定義是“與消費者發生對賬行為的部門或單位，向消費者提供的賬目發生詳情單”。

以前的賬單是紙質的，現在為了數據保存和查詢，都實行電子化賬單。在公寓管理系統中，就是運營商為租客提供的賬目發生詳情單，一方面向租客展示需要支付的賬單，一方面運營商自己需要查看租客的賬單支付情況。

賬單科目：

賬單的科目是一個重要要素。賬單科目關系著財務人員的查賬、對賬的準確性。賬單科目一般會有科目和子科目。這樣在查詢的時候，能夠做到分類明確，精準查詢。

例如，資源費這個科目類型，分支下包括了水費、電費、燃氣費、寬帶費等這幾個科目。這幾個科目下還有子科目，例如冷水、熱水、公攤等類別。雖然可能在列表中賬單科目的顯示是“水費”，但點擊查看詳情的時候能夠看到賬單的明細賬。

賬單狀態：

賬單狀態也是賬單的一個重要要素。對于運營商來說，需要查看一段時間內（月/季/年）的租客賬單的支付情況。

賬單狀態一般有待支付、已支付、已廢止這三種。待支付的賬單有兩種，已逾期和未逾期的。運營商通過查看已逾期的賬單，計算出收繳率，以此為依據來調整催收力度。

對于未逾期的賬單，也分兩類：即將逾期、未出賬。運營商查看賬單時，可以對即將逾期的賬單進行催收操作。關于催收操作，可以是線下管家催收，也可以是通過定時任務發送短信進行提醒。

對于那些未出賬，即未來要收的賬單，可以向運營商展示它未來某段時間能夠收到多少錢，這樣運營商對未來一段時間的資金情況有一個大概的了解，有利于自己提早做一些安排。

賬單被廢止的話，有可能這是一個重復賬單，或者說這是一個錯誤的賬單，當賬單被廢止后，它變成無效賬單，無需支付，在統計的時候也不會被計入。

賬單日期：

賬單的日期有四個：賬期、出賬日期、應付日期、實付日期。賬期，即這筆賬單的時段是什么，對于租房來說，支付時段是按照運營商的后臺設置，一般多為一個月，當然也有一個季度或一年的。

出賬日期是指這個賬單什么時候產生的。這種一般是系統的默認邏輯，一般是各個系統自己來確定的。我們系統的出賬日期是應付日期前7天出賬。當然也有一些特殊的賬單，例如資源類的賬單，是第二天出賬。應付日期則是租客應該什么時候支付這個賬單。應付日期的設置也是系統自己的默認邏輯。但是對于租房的租金類賬單，一般都是提前支付下個月賬單。

實付日期則是針對已支付的賬單，展示賬單的支付時間。當然，支付了的賬單也有兩種情況，一種是正常支付，就是在應付日期前支付的；另一種是逾期支付，則是在應付日期后進行支付的。

賬單操作：

如果該賬單是線下收款的，那么運營商可以對賬單進行收款操作，填寫入賬的渠道及憑證號。對線下收賬進行記錄。除了收款操作，還能對賬單進行改期操作。如果賬單有特殊情況，可修改賬單的應付時間，進行相應的延長或縮短時間。

3. 流水

賬本流水是資金的流動記錄，租客支付、租客退款等等與資金流動有關的記錄，都在流水列表中。流水的重要作用是進行對賬。同時它的重要要素是付款渠道和清算狀態。

不管是線上線下進行支付，都會計入到流水中，在進行對賬的時候，通過付款渠道進行分類對賬，這樣在篩選、對賬的時候會非常簡便。

例如，在11月，企業支付寶中收到5w元，那在流水報表里選擇查看11月的支付渠道為【線上】-【支付寶】的流水，查看總金額，進行對賬即可。

同時，流水還需要展示清算狀態。這樣運營商能夠看到流水的清算狀態。清算規則一般為可配置，由運營商自己選擇清算規則，多為T+1。

4. 預付費管理

預付費和運營商的收費方式密切相關。如果運營商采用預付費的收費方式，那租客都有預付費賬戶，且預付費賬戶里有有足夠的金額，衍生來的，就有“預付費管理”這個模塊。

如果是后付費，那不需要預付費賬戶，租客使用余額賬戶或者支付寶、微信等渠道即可進行支付。

預付費管理中，除了查看租客的預付費賬戶和余額賬戶，還需要查看租客的預付費流水。即租客的預付賬戶金額的資金流動記錄。在預付費管理模塊中的操作，有對預付費賬戶的充值，即可以通過各個渠道，支付寶、微信、銀行卡等對預付費進行充值。

預付費除了充值操作，還要能進行預付費轉出。由于預付費賬戶只是用來支付特定科目的賬單，而且不是每個人都有預付費賬戶。所以預付費不同于余額賬戶，預付費賬戶只能進行轉出操作，不能進行提現操作。而預付費的轉出，是轉出到余額賬戶。

5. 應收應付

應收應付模塊更偏向于財務報表的內容，向運營商展示它未來能夠收到多少錢，未來應該支付出去多少錢。

如果租客的合同里有付款計劃，那么應收應付的數據統計就比較方便。一般來說，未來的應收賬單只能統計租金類的科目，因為這些是固定金額、且期是固定的。除了一些提前退房的情況會影響統計，大部分正常情況的話，還是能夠統計到應收金額的。

而應退賬單，統計的大多數也是租客退房時，需要給租客退還的押金。

應收應付對于運營商的意義來說，就是大致地了解未來一段時間公司的資金狀況，未來預期能夠收到多少錢，需要支出多少錢。而公司管理層根據應收應付報表，以此為依據，對公司的未來的戰略發展有一個大致的把控。

6. 退款

有收款，也就意味著可能有退款。在租客發起退款之后，財務需要關注退款的狀態。退款狀態一般是：待審批、審批拒絕、審批通過。當財務進行相應的審批操作后，退款的狀態會進行相應的變化。

7. 退房結算

在公寓管理系統中，除了入住，退房也是一個重要業務。租客在退房時，會生成退房結算單，財務審核退房結算單，通過后再進行結算放款。

審核退房結算單時，財務應該關注租客的應退賬單、欠費賬單、合計應退金額，當租客的欠費賬單金額大于應退賬單，租客應該支付應付金額；但當應退賬單金額大于租客的欠費賬單，需要運營商給租客退錢，這個時候就需要結算放款。財務人員進行結算審批及放款審批。審批通過后，進行相應的放款操作。

8. 參數配置

一個優秀的系統，是會有復雜又清晰的權限配置的。但是權限配置一般是全局配置，但是賬務這種重要且特殊的模塊，又需要針對該模塊進行單獨的配置。賬務模塊的參數配置中，需要配置一些放款的最大金額、放款的時間等等比較具體的參數。

當全局配置結合模塊配置的時候，整個系統的配置最終呈現一個比較靈活的效果。

總結

賬務模塊算是SaaS產品中比較通用的模塊。但是還是會根據行業業務的不一樣，子模塊之間會有一些不一樣的內容。但不管怎么樣，賬務模塊的核心要義就是“記賬、查賬、對賬”。

在設計賬務模塊時，需要系統穩定，準確地記錄賬單；需要不斷優化查詢方式，讓租客能夠快捷地查賬；需要展示金額的統計信息，讓租客能夠方便地對賬；

賬務模塊是一個很有意思、邏輯復雜且具有挑戰性的模塊。具體的內容，之后和大家慢慢分析。

#專欄作家#

異彩，微信公眾號：一只蝸牛慢慢跑，人人都是產品經理專欄作家。從事房產管理系統的產品工作，關注To C產品的交互設計、運營、結構設計和商業模式。在成為一名優秀的產品人的路上努力前行。

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