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榮耀標識大規(guī)模團隊里，溝通的流程制度是怎樣的
筆者在文中講述了身處大規(guī)模團隊之中，如何利用流程和工具減少溝通成本。
上兩篇中，我們探討了大規(guī)模團隊中可能會出現(xiàn)的溝通問題，以及可采用的溝通模式。
本文將給大家分享：我們團隊為減少溝通成本而采用的一些流程工具，希望能給大家?guī)硪恍椭?/p>
一、流程的定義
流程的定義和執(zhí)行，主要是為了能夠保證輸出結(jié)果穩(wěn)定，每一個環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)明確，自動按照預(yù)定的工作路線進行流轉(zhuǎn)。
在溝通層面上的解釋是：為了明確分割好每個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和職責(zé)，減少或避免持續(xù)與其他人員溝通的工作。因為輸出的內(nèi)容和約定的工作都是固定的，只需要按照約定的流程做好要做的事情并轉(zhuǎn)交到下一個環(huán)節(jié)。
云計算是個龐大的平臺型系統(tǒng)，如果沒有一定的流程進行約束和分工，在重復(fù)的工作中就會承擔(dān)巨大的溝通成本甚至于出現(xiàn)各種問題。
項目管理上，我們有一個總體的流程：以半年為一個完整的里程碑周期，而里程碑周期中又會有以月為周期的迭代，這樣滾動式開發(fā)流程前進。
除了這個總體流程，我們還有其他各種小的流程來進行補充，針對各種不同的重要事件進行流程規(guī)范：
上線流程
環(huán)境部署流程
故障恢復(fù)流程
二、定期會議和報告
網(wǎng)易PMO針對會議和報告成本過高的現(xiàn)狀，有過一次討論：大團隊下是否有必要開周會和提交周報？如果要開，如何才能開好周會、利用好周報？
最終都沒有一個很明確的定論，但是有那么幾點是可以肯定的：
- 在團隊還未達到理想的溝通狀態(tài)之前， 為了能夠同步信息，傳達精神，互相學(xué)習(xí)、借鑒甚至于解決全局性問題，周會還是有必要的。
- 周會不是討論過多細節(jié)性問題的地方， 需要在會議前做好充分的準備；同時，控制好周會節(jié)奏，提高周會的效率。
- 周報也還是有必要的，但周報不能只是單純的記錄，需要精煉易懂，突出重點，起到效果。
云計算根據(jù)目前團隊的狀況，也制定了一系列的定期會議和報告制度，特別是在跨組織的背景下，是有效同步整體信息和傳達精神、規(guī)劃的途徑之一。
圍繞云計算的整體的項目管理流程，每個節(jié)點都會有相應(yīng)的會議：
- 里程碑計劃會（各模塊組，半年一次）
- 里程碑評審會（各模塊組和相關(guān)評審人，半年一次）
- 迭代計劃會（各模塊組，一月一次）
- 迭代發(fā)布會（云計算模塊負責(zé)人，一月一次）
- 迭代總結(jié)會（各模塊組，一月一次）
- 周會（云計算模塊負責(zé)人，一周一次）
伴隨著這些會議，也同樣會有報告輸出：
- 里程碑報告（模塊負責(zé)人，半年一次）
- 周報（模塊負責(zé)人提交各自模塊的周報，項目經(jīng)理匯總總結(jié)，一周一次）
- 月報（項目經(jīng)理，一月一次）
這些是云計算整體會議和報告制度，每個模塊組的內(nèi)部也會根據(jù)不同的情況和要求，會對模塊組成員要求定期的日站會，周會，日報，周報等不同形式的會議和報告。
三、工具
任何的流程制度都是人為的約束，團隊大了約束起來就會更加困難。
管理者的目的并不是為了約束并展示權(quán)威，而是希望大家的每日工作能夠切實地按照所定流程制度執(zhí)行到位，讓工作順暢起來，效率提升起來。而另一方面，流程和制度本身就是為了要讓重復(fù)性的工作輸出更加穩(wěn)定。但是人不是機器，天生地會對重復(fù)性勞動逐漸會失去興趣且容易犯錯。
那么，有效的工具對我們來說就是提高重復(fù)工作的效率、減少重復(fù)工作出錯， 甚至在出錯之后能夠得到提醒和糾正的必不可少的手段之一。
網(wǎng)易云計算中就使用了不少的工具，在大規(guī)模團隊下，幫助和減少了溝通的成本。
1. JIRA
這是一個任務(wù)管理和Bug跟蹤的工具，但任何一個管理工具的使用必定需要帶上項目本身的管理理念于其中，才能充分發(fā)揮工具本身的價值。
云計算從里程碑任務(wù)開始，到迭代計劃任務(wù)，到每個人的日常任務(wù)層層分解全部都會記錄在JIRA系統(tǒng)中，且都有明確的交付定義和責(zé)任人。
除了任務(wù)本身，還有bug的跟蹤，改進意見的記錄，甚至是風(fēng)險的跟蹤都會完全通過JIRA進行管理，這也是對團隊工作進行量化的一個前提，數(shù)據(jù)積累的重要過程。
2. POPO、易信和郵件
通訊工具自然是必不可少，但不同響應(yīng)級別的通訊工具都需要具備，這樣才能夠在有需要的時候聯(lián)系到正確的人。
但無論怎么搭配和混合使用，郵件始終還是最為官方且正式的通訊方式，作為郵件的重要性始終還是無法替代，通常都會發(fā)送郵件并且配合使用POPO、易信，或者是口頭和電話。
3. 持續(xù)集成和其他自動化工具
這是一個開發(fā)測試集成的工具，從另一個角度講可以減少和避免因為溝通不暢而導(dǎo)致的問題出現(xiàn)，在問題最早的時候就發(fā)現(xiàn)并解決他，減少溝通成本。
如果說，流程是減少了人與人合作之間的不必要溝通；那么，自動化工具卻可以減少人與人合作之間的流程，徹底解決在合作過程中因為信息不一致而導(dǎo)致的錯誤發(fā)生。
而針對持續(xù)集成和自動化工具還是一塊很大的內(nèi)容，此時我還是暫且按下不表。
有了流程制度以及相關(guān)工具，溝通是不是順暢無阻了呢？
在我們制定流程或采納工具的時候，都有一個假設(shè)：團隊成員都會準確嚴格執(zhí)行，可我們面對的不是機器而是活生生的人。
我們還能做些什么？
這個問題我們會在以后進行詳細講解。
作者：鐘欣，微信公眾號：NetEasePM，網(wǎng)易杭研項目管理部資深項目經(jīng)理。
本文由 @網(wǎng)易杭研項目管理 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議
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