商品流通需要一定的過程，企業進銷存是從商品的采購到入存到銷售管理過程。但這三者并不一定總是同時出現，會有一些延遲，導致了整體業務的不同復雜度。這時候，需要我們掌握一些基本知識，靈活運用。本文以七色米&管家婆為例，分享進存銷入門知識學，希望對你有所幫助。

學習目的：

• 了解進存銷業務知識
• 通過對兩款產品試用，梳理一些可參考借鑒的內容

一、進存銷基礎業務知識

商品流通企業進銷存是從商品的采購（進）到入存到銷售（銷）管理過程。期間的物流、信息流、資金流不總是同時出現，彼此的輸入（進）、輸出（銷）有一定的時間延遲、限制，此外對存量（存）的規劃，導致了整體業務的不同復雜度。

1.1 采購

1.1.1 采購基本流程

采購訂貨：通常企業根據目前商品銷售情況及庫存情況制定采購計劃，采購部門根據采購計劃選擇供應商，同供應商進行價格談判，談判確定采購的價格后，簽訂采購訂單即采購合同，通過對采購訂單的管理，跟蹤商品的到貨情況，企業在進行批量采購時，為保證雙方的利益，一般會與供應商簽訂采購訂單，但采購訂單不是必須的，中小企業在采購商品時，批量不大可以不簽采購訂單，直接采購。

采購入庫：當所采購的商品到貨并收到發票后，采購部門根據采購訂單對到貨的商品進行驗收.驗收合格后填制采購單據，采購單據中填寫購買商品的名稱、規格型號、數量、單價、金額等信息，倉庫管理人員憑采購單驗收商品入庫。采購單是體現采購及庫存業務的重要單據。

采購結算：采購部門收到商品，并收到對方的發票后，通知財務部門付款，財務部門核銷供應商的往來賬。

制作憑證：企業會計根據采購商品的發票、采購入庫單等相關原始憑證，編制會計憑證。

1.1.2 采購業務處理

采購的過程伴隨著物流（采購商品入庫的過程）和資金流（支付貨款）兩個主線。

訂貨收貨業務處理：

1）票貨同時到達：本業務的特點是貨與采購發票是同時到達的，因此根據發票就可知道商品具體價格，開具準確采購單辦理入庫。

2）估價入庫：本業務的特點是貨先到采購發票后到，但其中有一點要注意:發票在當月無法到達，不知道商品具體價格，票貨的處理不在同一會計期間內， 無法開具準確采購單，所以財務上一般通過估價入庫單，人為的給該商品估計一個單價。待下月收到發票時再開具紅字的估價入庫單，將原估價入庫數和金額沖回按實際價重新入庫。

3）退貨：企業購進的商品在已付貨款并驗收入庫后，發現商品的規格、品種、質量與合同不符，在征得供貨單位同意后，可以做退貨處理。辦理退貨時，應取得當地稅務部門開具的進貨退出證明單，送交銷貨方憑以開具紅字專用發票作為扣減進項稅額的憑證，并由業務部門填制“進貨退出發貨單”或紅字的“收貨單”作附件通知儲運部門將商品發運給供貨單位。財務部門應做相關賬務處理。

采購結算業務處理：

1）貨款兩清：所采購商品入庫的同時，支付了供貨商貨款

2）先貨后款：企業采購商品時，根據與供應商簽訂的合同，貨到后，財務未及時支付貨款。

3）先款后貨：當企業進行大批量采購時，根據與供應商簽訂的合同，先預付貨款，財務支付貨款后做賬務處理，當貨到后，填制采購單據辦理入庫手續，如果當月末收到發票，則在當月月末財務按估價入庫做賬，如果當月收到發票，財務首先根據發票確定應付款，由于提前預付過貨款，在賬務處理時通過往來核銷中的預付沖應付核銷該筆貨款。

1.2 銷售

1.2.1 銷售基本流程

銷售訂貨：企業根據客戶的訂貨意向與之簽訂銷售協議，即“銷售訂單”，它是反映由購銷雙方確認的客戶對商品需求情況的單據，但不是必有單據。

銷售出庫：向客戶銷售商品辦理出庫手續時，倉庫管理人員憑“銷售單”辦理商品出庫?！颁N售單”是銷售業務中最重要的一環，是確認商品銷售的依據，也是財務部門收款、往來結算的依據。

銷售結算：銷售部門發出商品，并收到對方支付的貨款后，財務部門核銷該客戶的往來賬并為對方開具銷售發票。

1.2.2 銷售業務處理

企業銷售的過程是伴隨著物流（銷售商品出庫的過程) 和資金流（收入銷貨款)兩個主線

訂貨發貨業務處理：

1）票貨同時發出，并且收到貨款：收到客戶的購貨款，與發貨與開具銷售發票是同時的，這是銷售業務處理中最簡單的一種情況。

2）委托代銷業務：委托代銷是指委托方將商品提供給代理商，代理商可在雙方協議規定的期限內銷售此商品，并在銷售后結算貨款。代理商可以在規定的期限內將未銷售出去的商品退回，在結算貨款前商品的所有權屬于委托方。

銷售結算業務處理：

1）現款銷售，即錢貨兩清：是銷售商品最基本的一種情況。即售出商品的同時，收到銷貨款。

2）掛往來賬，即先款后貨或先貨后款。

先貨后款：當企業銷售商品時，與客戶約定了一個結算日期，在到期日通過收款單結算。對于在日常銷售過程中賒銷的商品出庫，在填制銷售單時形成的應收賬款，以及與客戶之間需要結算的其他應收款項，所有形成的應收賬款都能通過收款單來進行結算。

先款后貨：當企業進行大批量銷售時，根據與客戶簽訂的合同，先預收貨款，財務收到貨款后做賬務處理，當向客戶發出貨后，填制銷售單據辦理出庫手續，財務首先根據發票確定應收款，由于提前預收過貨款，在賬務處理時通過往來核銷中的預收沖應收核銷該筆貨款。

1.3 庫存

1.3.1 與采購銷售的關系

存貨核算指進銷存過程的財務處理。具體包括:入庫成本、出庫成本、制作記賬憑證。

1.3.2 庫存業務處理

單據說明：

采購入庫單：是采購商品驗收入庫時填制的單據，是體現采購及庫存業務的重要單據。

銷售出庫單：是向客戶銷售商品辦理出庫手續時填制的單據，是確認商品銷售的依據。

盤盈入庫單：是企業庫存盤點時，實物存數大于帳面存數，多出的商品入庫時填制的單據。

盤虧出庫單：是企業庫存盤點時，實物存數小于帳面存數，短缺的商品辦理出庫時填制的單據。

其他入庫單：用于處理除采購以外的商品入庫。

其他出庫單：用于處理其他非銷售類型的出庫。

產品入庫單：是工業企業生產的產品入庫時填制的入庫單據。

材料出庫單：是工業企業領用材料時填制的出庫單據。

庫存調撥：

根據用戶銷售的實際需要，可通過調撥單完成各倉庫間商品的調撥業務，商品的調撥不影響該商品的成本。

庫存盤點：

庫存盤點是對賬存數據和實際庫存數據進行核對的重要工具，是保證企業賬實相符的重要手段，企業的商品因為數量多、收發頻繁，在實際管理時有可能因為計量誤差、管理不善、自然損耗等原因而導致庫存數量與賬面數量不相符合。

為保證賬實相符，企業可以通過庫存盤點，及時了解現有庫存商品是否發生毀損、丟失、積壓等不正?，F象，從而盡快堵塞管理漏洞，加大管理力度，以減少物資的浪費及損失，這也是企業倉庫管理中必不可少的工作。定期通過對庫存數據的盤點，賬存數量和實際數量的比較，產生盤盈、盤虧單據等。

1.4 收付款

1.4.1 業務處理流程

• 銷售收款單：銷售收款單是向客戶收取賒購貨款或預收貨款的單據。它可以處理企業銷售應收款銷售預收款、預收款退款等收款業務。
• 采購付款單：采購商品與供應商約定了一個結算日期，在到期日通過付款單結算。付款單按付款類型分為采購付款、預付款兩種。
• 其他收款單：企業除了日常的銷售業務產生的收入外，還會產生一些其他業務取得的收入。系統提供了收款結算、其他應收兩種類型的其他收款單對這類收入進行處理。
• 其他付款單：其他付款單包括費用結算、其他應付兩個單據類型，費用結算單用于一般費用直接現金支付或轉賬支付的業務，其他應付，主要是處理同供應商之間的其他費用比如運雜費裝修費等需要付款或核銷的業務，因此其他應付單據保存審核后可直接通過付款單參與后續付款核銷流程。
• 核銷單：由于企業與供應商、客戶之間存在復雜的業務交易，會產生大量的往來款項，核銷單就是用來解決企業往來業務款項轉銷的業務單據。核銷單包括“預收沖應收”、“預付沖應付”、“應收沖應付”、“應收轉應收”、“應付轉應付”五種類型。

1.4.2 往來核銷業務處理

預收沖應收：此功能用于客戶已支付了全部或部分貨款，并已記入預收賬款，當發生實際銷售業務時又產生了應收賬款，這時可以在往來核銷中將收到的預收款直接沖減應收款。此處的應收款項也包括其他應收。

預付沖應付：此功能用于向供應商已支付全部或部分貨款，并已記入了預付賬款。以后實際發生采購業務時則產生了應付賬款，然后可以通過往來核銷功能用預付款直接沖減應付款。此處的應付款項也包括其他應付。

應付轉應付：當公司與兩個供應商發生采購業務均產生應付賬款，而這兩個供應商之間也發生了往來業務，此時可以通過此功能將公司應付供應商甲的賬款，轉為向供應商乙支付。通?？梢杂脕硖幚砥髽I之間發生的三角債等經濟往來事務。此處的應付款項不包括其他應付。

應收轉應收：當公司與兩個客戶發生銷售業務時產生應收賬款，而這兩個客戶之間也發生了往來業務，此時可以通過此功能將公司應收客戶甲的賬款，轉為向客戶乙收取。通?？梢杂脕硖幚砥髽I之間發生的三角債等經濟往來事務。此處的應收款項不包括其他應收。

應收沖應付：此功能用于某個往來單位與公司的業務關系具有雙重身份時，它既是公司的客戶又是供應商，可能會發生以下的業務，企業向該單位采購商品產生應付賬款，企業又向該單位。

1.4.3 相關賬務處理

• 應收賬款：應收賬款是指企業因銷售商品、產品、提供勞務等，應向購貨單位或接受勞務單位收取的款項。應收賬款的入賬價值包括銷售貨物或提供勞務的價款、增值稅，以及代購貨單位墊付的包裝費、運雜費等。
• 預付賬款：預付賬款是指企業按照購貨合同規定預付給供應單位的款項。預付賬款應當按實際付出的金額入賬。
• 其他應收款：其他應收款是指除應收票據、應收賬款和預付賬款等以外的其他各種應收、暫付款項。其他應收款應當按實際發生的金額入賬。
• 應付票據：應付票據是指企業購買材料、商品和接受勞務供應等而開出、承兌的商業匯票，包括商業承兌匯票和銀行承兌匯票。商業匯票尚未到期時，構成企業的一項負債，期末反映在資產負債表上的應付票據項目內。
• 應付賬款：應付賬款是指企業因購買材料、商品或接受勞務供應等應支付給供應單位的款項。應付賬款一般應在與所購買物資的所有權相關的主要風險和報酬已經轉移，或者所購買的勞務已經接受時確認。在購買物資或勞務時，如果形成的應付賬款附有現金折扣，應付賬款應按照發票上記載的扣除折扣前的應付款總額入賬。因在折扣期間內付款而獲得的現金折扣，沖減財務費用。
• 預付賬款：預付賬款是指企業按照購貨合同規定預付給供應單位的款項。預付賬款應當按實際付出的金額入賬。

二、 產品分析

經過前面基礎知識的學習，對常規的進存銷業務知識有了一定了解，接下來選擇七色米ERP、網上管家婆進存銷經典版（小微企業版）作為學習對象（2022年2月版本），來查看基于業務考量如何進行系統設計。選擇兩家產品原因如下：

• 兩家企業在該領域深耕已久，對市場、業務、客戶的認知較為深入，且客戶群體多為小型企業，之間可對比互看。
• 兩款產品推出已久，經過了市場的驗證與認可，此外面對中小企業的產品復雜度相對較低，能夠較為直觀的感受到進存銷核心業務在產品上的體現。

2.1 產品定位

2.2 客戶群體

2.3 產品架構

七色米：

網上管家婆：

2.4 產品功能

2.4.1 銷售場景

功能與業務：

總結：

在進存銷系統中銷售、退貨、換貨是基本功能。七色米有網店預訂、銷售預訂，線上營銷推廣等功能，管家婆有門店模式。

七色米側重于線上店鋪的銷售場景，如自建店鋪或者三方店鋪，但在訂單數據互通上有所欠缺，同時對采購和銷售物品的物流信息跟蹤不足，無法很好的感知運輸進度。在銷售上，支持多倉庫商品生產一張訂單。

管家婆適用范圍較廣，以基礎功能為主，同時可滿足有線下門店的業務需求，通過零售模式來進行出庫、退貨。銷售上僅支持單一倉庫發貨生產訂單。

2.4.2 采購場景

功能與業務：

總結：

采購進貨、采購退貨是基本功能。七色米支持進貨預訂、以銷定購，管家婆支持采購換貨，采購的智能管理。

根據產品功能分析，可以看出七色米客戶群體以批發商較多，如進貨預訂、以銷定購可滿足批量的貨物采購場景，對庫存要求低，無較多庫存壓力。

管家婆客戶群體以線下實體店鋪、企業門店為主，會有較多的換貨需求，同時需要根據市場需求來智能化補貨、備貨，有庫存壓力以提高市場應對能力。

2.4.3 倉儲場景

功能與業務：

總結：

盤點、調撥、組裝拆卸、其他出入庫、庫存預警是倉庫的基本功能。七色米有借入借出，管家婆有報損、報溢記錄。

根據銷售和采購分析，初步判斷七色米與管家婆的客戶群體情況。

七色米的客戶會出現庫存不足，采購延遲的情況，此時可向供應商借一部分貨物來應一時急需，需要借入、借出功能來支持。庫存增加策略單一，比較契合小微企業的倉儲流轉需求，減少自身的存儲、管理費用。

管家婆的客戶對商品、庫存成本有較高要求，因倉儲壓力會比較關注庫存成本情況，通過盤點來記錄報損還是報溢。

2.4.4 售后場景

功能與業務：

總結：

選擇數碼領域作為試用，因產品性質會有一定的安裝、維修業務需求，故為基本功能。七色米只有簡單的安裝與維修，管家婆有一套完整的任務體系。

七色米客戶規模小，考核標準與規范性要求較低，僅做簡單的任務分配。

管家婆客戶多為企業型，對員工有較高的考核、評判標準，需要完整的任務體系來支撐

2.5 亮點功能

總結：

七色米對小微客戶的深耕，注定業務不會過于復雜，對細節的打磨多在于幫助使用者理解認知系統，快捷的開展業務。

管家婆除了小微客戶外還支持中型客戶，拓展性和靈活性較強，一些細節、亮點功能的設計需要著眼于較高復雜度的業務場景，系統初始默認小型企業所需基礎功能，可通過“更多”開啟中型企業業務所需功能，滿足更多場景。

2.6 其他功能

客戶管理：

七色米的客戶管理體系不完整，有記錄客戶消費情況，但無法為后續的運營很好的銜接。管家婆的會員卡體系較為完整，除了對會員的消費記錄，還可以賦予會員相關權益，進行促銷活動，能實現運營閉環，提高客戶的留存與二次轉化。

打印設置：

七色米的的打印編輯功能齊全，但整體界面UI偏傳統樣式，使用者的學習成本較大，與產品的客戶群體畫像不太一致。管家婆的打印設置界面、功能布局就相對簡介明了，能在較短時間內學會使用并輸出所需打印格式。

交互UI：

• 有導入文件的地方必有進度條，給客戶清晰的感知
• 批量操作按鈕浮窗內嵌，緩解了布局壓力
• 表格欄搜索方式，excel表格化篩選方式，遵循操作者使用習慣，提高了搜索的便捷
• 支持對單個頁面的鎖定、刷新，解決了誤操中斷業務或者整體刷新對頁面影響問題
• 業務數據查詢時一些條件默認全選，可確保頁面有數據，當所需數據在前時可直接處理，減少了篩選數據的操作路徑
• 有選擇的地方基本必有新增，解決了使用者未事先維護基礎資料，導致業務執行中斷的情況