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在進行特定的業(yè)務(wù)之前，都需要采用商品，采購由專門的部分與人員進行需求的計劃、執(zhí)行。那么，為了支撐以上需求，需要采購系統(tǒng)來從中規(guī)范流程，提高效率。本文詳細介紹了采購模塊的產(chǎn)品設(shè)計流程，希望對你有所幫助。

一、采購簡介

采購的日常工作用一句話總結(jié)就是在合適的時間，選擇合適的供應(yīng)商，以最合適的價格，采購合適質(zhì)量和數(shù)量的產(chǎn)品。這也是采購的 5R 原則。

上述的采購的工作準則，但是在采購前需要做計劃，也就是常說的備貨計劃，一些具體的公司有專門的計劃部門，來決定什么商品進行采購，采購多少量。然后將這些信息形成一個采購需求，下推給采購部門進行采購。

要支撐上面的描述，離不開采購系統(tǒng)的支持，雖然各公司對采購部門的職責和工作內(nèi)容都有出入，單大體都相同。

二、采購流程

本文介紹一下采購模塊的系統(tǒng)設(shè)計，了解任何業(yè)務(wù)的第一步就是先了解主流程，采購模塊的下單主流程如下：

上面只是一個采購的主流程，并不涉及一些細節(jié)，僅供參考，具體還是需要根據(jù)實際業(yè)務(wù)進行設(shè)計。

三、采購管理系統(tǒng)功能構(gòu)架

四、采購的方案設(shè)計

4.1 備貨計劃

再聊備貨計劃前，先聊一下在公司中常見，也是最簡單的一種備貨場景，銷售發(fā)現(xiàn)自己負責的一款產(chǎn)品，訂單量很穩(wěn)定，銷量也高，但是產(chǎn)品的庫存不足，為了保證訂單的履約時效，銷售會提采購需求讓采購提前采購一批貨放到倉庫。

根據(jù)上面所描述的場景，備注第一步就是需要知道哪些產(chǎn)品需要補貨，根據(jù)下面表格的數(shù)據(jù)，你會選擇哪些產(chǎn)品進行備貨？

• A001是最理想需要備貨的產(chǎn)品，每天的銷量不高，但是每天的銷量穩(wěn)定；
• A002某2天的銷量較高，但單量不穩(wěn)定，備貨有滯銷風險；
• A003幾乎每天都有訂單，也可以進行備貨，但是存在少量滯銷的風險。

站在銷售的角度，在備貨的考量中“穩(wěn)定的訂單量＞銷量”，滯銷是備貨重點考量的一個因素，同時也是根據(jù)歷史訂單量和銷量數(shù)據(jù)來判斷產(chǎn)品是否需要備貨，備貨多少數(shù)量。

根據(jù)歷史數(shù)據(jù)推斷總會出現(xiàn)誤差，比如某個產(chǎn)品的歷史數(shù)據(jù)很好，之后這個產(chǎn)品就一直不出單，如果恰好這個產(chǎn)品的采購單價很高，那么這個產(chǎn)品的滯銷成本也就非常高，這就引出了備貨的第二個重點考量因素，采購單價。

試想一下，如果某個產(chǎn)品的采購單價為1W，備貨1000個，就是1000W，針對這種高貨值的產(chǎn)品，備貨往往也是非常謹慎。

針對上面談到的2點，來做一個小結(jié)：最理想的備貨產(chǎn)品為每天銷量高，訂單量穩(wěn)定，采購單價不高的產(chǎn)品。

備貨計劃的公式分析：

所有的備貨邏輯都可以用一個公式概括，備貨量=目標庫存-當前庫存。要觸發(fā)備貨計算，需要知道產(chǎn)品的備貨點，備貨點的設(shè)計常見有以下3種：

1. 以安全庫存作為備貨點；
2. 以過去X天的銷量作為備貨點；
3. 以安全庫存+過去X天的銷量作為備貨點。

類似水庫的水位，當水庫的水低于水位，就觸發(fā)警報。采購中的備貨點的邏輯也是這樣，以上述第3種方式為例，備貨點=日均銷量+安全庫存，這個備貨點的計算并不完善，如果備貨點的庫存只支持5天的銷量，但是供應(yīng)商平均的采購交期需要7天，這樣就會出現(xiàn)一種情況，在第5天的時候，公司的貨已經(jīng)買完了，但是供應(yīng)商還有2天才把貨送到。

所以備貨點=采購交期*日均銷量+安全庫存，當然這個公式其實也不完善，做的更加精細化，可以將“采購處理時間”，“倉庫的入庫時間”等等因素，若涉及到海外倉，還需要考慮頭程時間，海外倉的入庫時間等等。

我們知道了備貨點的計算，當貨品的庫存低于備貨點，生成備貨計劃，那么備多少貨，首先需要知道當前的庫存有多少。當前庫存=采購需求中的庫存+在途庫存+可用庫存，其中在途庫存=采購在途+調(diào)撥在途，若涉及海外倉，還需要考慮海外倉在途。

這里在多說一句，我之前待過的一家公司，供應(yīng)商把貨送到倉庫，理貨組把貨簽收了，此時并不計算貨品的庫存，只有上架后，才計算貨品的庫存，那么這種情況，當前的庫存還需要加上采購待上架的庫存，當然還是需要根據(jù)公司業(yè)務(wù)來設(shè)計方案。、

目標庫存比較好理解，就是業(yè)務(wù)方想備多少貨，通常這也會根據(jù)歷史銷量來推斷備貨量，如被10天銷量的貨，那么目標庫存=日均銷量*10+安全庫存。

同樣的目標庫存的計算也需要考慮采購交期、采購處理時間等因素，根據(jù)上面計算公式，舉個例子：安全庫存為0，需要備10天的貨，目前庫存=100，當前庫存為20，采購交期為3，根據(jù)這些因素得知，需要采購80=100-20個庫存。又因為當前庫存為20，采購交期為3，在采購到貨的前一天，當前庫存就賣完了，所以最終只備貨了80個，8天的庫存。

所以最終目前庫存=（日均銷量+采購交期）*10+安全庫存，采購的處理，入庫時間是否需要考慮，就根據(jù)公司業(yè)務(wù)處理。

借用木筆大佬的備貨計劃圖，如下所示：

我上面說的是一個非常簡單粗暴的公式，實際上要考量的因素會比較多，如：節(jié)假日、季節(jié)等因素。目標庫存的計算（銷售預(yù)測）有幾下幾種方案

平均法：

y=（x1+x2+x3）/3

如預(yù)測9月份的銷量，9月份的銷量=（8月銷量+7月銷量+6月銷量）/3，這樣就能夠計算出來9月份的銷量，從而來計算備貨量。我上述推演的備貨計劃計算公式使用的就是這種方法，其中目標庫存的公式中，“日均銷量”采用的就是這種方法。

移動加權(quán)平均：

y=x1*n1+x2*n2+x3*n3

上述公式中的n為權(quán)重系數(shù)，預(yù)測9月份的銷量，其中8月、7月、6月的權(quán)重系數(shù)為：0.5、0.3、0.2，那么9月份的銷量=8月銷量*0.5+7月銷量*0.3+6月銷量*0.2

易倉、店小秘在計算備貨量時，提供了這種方案供用戶選擇。

指數(shù)平滑法：

y=a*x1+（1-a）*x2

• y：本期預(yù)測銷量；
• a：0-1之間的權(quán)重系數(shù)；
• x1：上期的實際銷量；
• x2：上期預(yù)測的銷量。

指數(shù)平滑法本質(zhì)就是一種特殊的移動加權(quán)平均，通過調(diào)整a來進行銷售預(yù)測，如：上期實際銷量為20，預(yù)測銷量為10，a為0.7，本期銷售預(yù)測=0.7*20+（1-0.7）*10，計算出來的結(jié)果為17，那么本期預(yù)測的銷售為17。

調(diào)整過來a，來優(yōu)化計算模型，a越大就越偏向?qū)嶋H銷量模型計算，反之則偏向預(yù)測銷量模型計算。

相似品預(yù)測法：

對于新品，沒有歷史數(shù)據(jù)，不能用上述的3種方法進行銷售預(yù)測，可以根據(jù)商品的屬性，如：分類、顏色、價格等等屬性，找到相似的商品，根據(jù)相似商品的銷售數(shù)據(jù)來推測新品數(shù)據(jù)。

小結(jié)：銷售預(yù)測是一個非常復(fù)雜的功能，需要龐大的數(shù)據(jù)來搭建公司的銷售預(yù)測模型，這里只是提幾種方法。

4.2 采購需求

整個采購需求的業(yè)務(wù)流程如下：

采購需求的頁面如下（僅供參考）：

采購需求該功能主要是給銷售等業(yè)務(wù)部門使用，由業(yè)務(wù)部門來確定要什么貨（產(chǎn)品），要多少（數(shù)量）。

因為業(yè)務(wù)部門人員水平有差異，有些業(yè)務(wù)人員提出的需求并不合理，可能導(dǎo)致采購的需求過多造成產(chǎn)品的滯銷，所以在業(yè)務(wù)員提采購需求后，不過直接給到采購，而是會在兩者之間設(shè)一道審核的坎，一般由組長或?qū)ｉT的審單員進行采購需求的審核。

上面說的是由人工提交的采購需求需要審核，那么低于備貨點自動生成的采購需求是否需要進行審核呢？這個根據(jù)個人的經(jīng)驗來說這個邏輯可以做成可配置，或者做成對應(yīng)策略。如：采購貨值＜XX，就不需要審核之類的。

采購需求還需要有合并的功能，如果多個業(yè)務(wù)人員提出的采購需求相同，應(yīng)該將采購需求合并，避免多次找同一個供應(yīng)商采購產(chǎn)品。

MOQ：

MOQ為最低的起訂量，如：必須采購10個，供應(yīng)商才會發(fā)貨。所以在創(chuàng)建采購需求時，系統(tǒng)自動選擇滿足MOQ最低的采購價。

此時采購A產(chǎn)品10個，根據(jù)“滿足MOQ最低報價”的規(guī)則，系統(tǒng)會選擇單價10的報價。

是否需要在采購需求階段使用“滿足MOQ最低報價”規(guī)則，需要根據(jù)公司業(yè)務(wù)而定，我上家公司需要在需求階段展示，是因為銷售在提交采購需求時，需要計算采購商品的利潤。

4.3 采購單

采購單創(chuàng)建流程如下：

手動創(chuàng)建采購單，當時我發(fā)現(xiàn)有的系統(tǒng)手動創(chuàng)建有2種方式，一種是一種是有業(yè)務(wù)部門發(fā)布采購需求，下推生成采購單；另外一種則是由倉庫負責發(fā)布采購單。

當時覺得很奇怪，一個貨品是否需要采購，是由業(yè)務(wù)部門決定的，倉庫肯定不能決定采購什么貨品，后來和一些同事聊天得知，這2者主要是公司的業(yè)務(wù)和崗位職責的劃分有關(guān)。

在外貿(mào)公司幾乎不涉及到原料，公司的大部分產(chǎn)品都是成品，由銷售負責貨品的銷售，銷售把控庫存，這種情況就是由銷售下發(fā)采購需求，采購只需要執(zhí)行采購需求。

在一些生產(chǎn)公司，銷售和其它業(yè)務(wù)部門對原材料和輔料的感知程度較低，庫存采購負責，這個時候就需要采購創(chuàng)建采購單，進行采購。

這里說一下銷售轉(zhuǎn)采購，本質(zhì)就是用戶下的銷售訂單缺貨，然后吧缺貨的部分快速生成采購單。

采購單的界面如下所示（僅供參考）：

根據(jù)上面的原型圖，結(jié)合業(yè)務(wù)一步一步展開來說，首先就是采購的下單，有2種方式方式：

1. 線上下單：采購在1688或者淘寶等網(wǎng)站上尋找貨源，并直接在網(wǎng)上下單采購，通過接口與1688網(wǎng)站進行數(shù)據(jù)交互。
2. 線下下單：采購與供應(yīng)商進行線下采購和交易，在系統(tǒng)進行采購單的數(shù)據(jù)補錄。

線上下單，必須是采購選好貨品后付款，供應(yīng)商才會發(fā)貨，類似我們在淘寶上購買東西，只有我們下單付款，供應(yīng)商才會發(fā)貨，整體的流程如下（以1688下單為例）：

由上述流程可知，線下和線上采購的區(qū)別在在于線上需要，線上采購需要調(diào)用平臺接口，與第三方平臺進行交互。在跨境電商行業(yè)，采購單的創(chuàng)建區(qū)分了線上和線下（如：馬幫、店小秘等），而國內(nèi)電商則沒有進行區(qū)分。

線上與線下下單，在財務(wù)方面的區(qū)別就是，線上下單必須“先付款再下單”，以1688為例，1688可以開通類似“花唄額度”，可以先使用額度給供應(yīng)商付款，后期在還款。

線下下單通常走預(yù)付款、貨到付款、賬期幾種形式。

• 預(yù)付款：預(yù)先支付供應(yīng)商付款的X%。
• 貨到付款：供應(yīng)商把貨送到倉庫，且成功簽收后，進行付款。
• 賬期：賬期與預(yù)付款可以結(jié)合，供應(yīng)商把貨送過來后，XX天后結(jié)尾款，這個XX天就是賬期。

因為線上和線下采購的緣故，在采購時就會有一些特殊場景：

下單的數(shù)量不滿足MOQ（最小起訂量），但是向供應(yīng)商買一些其他的產(chǎn)品，保證供應(yīng)商發(fā)貨；

• 供應(yīng)商一些產(chǎn)品在線上賣，一些產(chǎn)品沒有上架到線上，這種情況可以創(chuàng)建分別創(chuàng)建線上和線下采購單；
• 供應(yīng)商線上賣的是組合產(chǎn)品，但是我們只需要其中一個，這個時候也只能在系統(tǒng)層面創(chuàng)建一個線下采購單；
• 同一個供應(yīng)商有幾個線上馬甲。

上面說的都是系統(tǒng)流程，在業(yè)務(wù)層面的流程更加復(fù)雜的多，采購在下單之前會和供應(yīng)商確定是否有貨，下單的數(shù)量和單價供應(yīng)商是否接收，是否能夠在貨期內(nèi)到貨等等，業(yè)務(wù)流程如下：

采購成本的計算：

在采購單中除了產(chǎn)品本身的貨款，還有貨物的裝卸費、運費、供應(yīng)商優(yōu)惠額度等等費用，在計算采購成本時，需要將這些費用分攤到SKU，常見的分攤方式有3種：按照采購數(shù)量分攤，按照采購重量分攤，按照采購金額分攤。

這里以采購重量分攤為例，把運費進行分攤，計算公式：SKU的采購成本=采購貨款+（SKU的重量/采購單中所有SKU的重量）*運費

其它分攤的計算公式也如上述一致，可能有同學(xué)不懂這個計算的意義在哪里，這個數(shù)據(jù)主要用于毛利的計算。如：A產(chǎn)品采購10個，計算出來的采購成本為100元，如果毛利想要達到50元，那么就需要賣150元（每個售價定15元）。

注意：這里的毛利和凈利潤不一樣，具體毛利和凈利和區(qū)別，我就不細說了，請大家去百度吧。

其中采購單到貨后，采購將到貨的數(shù)量下推到倉庫，生成到貨通知單。

采購單：到貨通知單=1：N

最后在說一下采購單的狀態(tài)，任何單據(jù)，訂單的狀態(tài)機都是非常重要的。采購有業(yè)務(wù)狀態(tài)流和財務(wù)狀態(tài)流，可以根據(jù)有“入庫狀態(tài)”和“結(jié)算狀態(tài)”字段展示不同流程的狀態(tài)。

入庫狀態(tài)：

• 待入庫
• 部分入庫
• 已完成

付款狀態(tài)：

• 待付款
• 部分付款
• 全部付款

這里說一下“已完成”狀態(tài)的細節(jié)，當WMS系統(tǒng)簽收的數(shù)量=采購數(shù)量，代表全部入庫，此時采購單自動標記為“已完成”。

還有一個手動標記“已完成”的場景，采購的商品只有部分簽收，剩余的商品供應(yīng)商不送了，這時需要手動標記“已完成”。

4.4 采購?fù)素?/h3>

采購?fù)素浀恼麄€流程，如下圖所示：

采購?fù)素浧渲杏?種退貨方式，一種是直接退貨，另一種是退換補發(fā)，上圖的業(yè)務(wù)流程描述的是退貨，代表這個貨不要了，供應(yīng)商需要將相應(yīng)的貨款退給公司，所以生成相應(yīng)的采購結(jié)算單。

另一種則是退換補發(fā)，最常見的就是不良品，需要供應(yīng)商重新發(fā)一批貨過來，整個的流程與上述一致，只是不需要生成采購結(jié)算單。

采購?fù)素泦蔚脑O(shè)計和采購單的設(shè)計非常像，但是采購?fù)素泦问顷P(guān)聯(lián)采購單，采購?fù)素泦蔚慕换D如下：

采購?fù)素泦味际且貌少弳?，因此一個采購單可以生成多個采購單退貨單，但是退貨的數(shù)量不能＞采購的數(shù)量。

這里有一個細節(jié)需要注意，因為采購?fù)素泦蔚膭?chuàng)建，需要輸入采購單號，那么退貨的采購單價，直接讀取采購單的采購單價。這個細節(jié)需要注意是因為我知道某個大公司并不是這樣做的，以至于埋下了一個大坑。

如果供應(yīng)商也有信息化系統(tǒng)，可以做一個采購?fù)素浀耐ㄖδ?，通知供?yīng)商你已經(jīng)發(fā)貨。

4.5 采購費用開單

采購的費用開單主要作用于費用的補充和費用數(shù)據(jù)的對沖，常見的場景有：采購單的運費填錯了，費用少了；采購過來需要有卸貨費用等等，這些費用需要計算到采購單，計算采購單中SKU的采購成本。

交互圖如下：

這里說一個題外話，根據(jù)我的項目經(jīng)驗，采購單中所有的信息都有可能填錯，最常見的就是運費填寫，因此我們可以將這些信息分成2類，業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息。

1. 財務(wù)信息：運費、裝卸費、采購費等等；
2. 業(yè)務(wù)信息：接收倉庫、采購員、簽收員、供應(yīng)商、SKU等等。

其中財務(wù)信息填錯了，可以使用“采購費用單”進行數(shù)據(jù)對沖；業(yè)務(wù)信息填錯了，個人建議重新創(chuàng)建新的采購單，至于原填錯的采購單，如果下推到了倉庫，進行了簽收，那么在倉庫創(chuàng)建“出入庫單”進行“庫存平賬”。

4.6 采購結(jié)算單

一個采購單和采購?fù)素浛町a(chǎn)生的所有費用會生成一個采購結(jié)算單。

采購單/采購?fù)素泦魏筒少徑Y(jié)算單的關(guān)系為1：N。

結(jié)算常見有3種方式：

1. 預(yù)付：采購預(yù)付款
2. 按賬期結(jié)算：與供應(yīng)商協(xié)定，如每月月底結(jié)算貨款
3. 到貨后結(jié)算：每完成1/N次履約后，就進行結(jié)算

不同的結(jié)算方式，采購結(jié)算單的創(chuàng)建也不同，如：預(yù)付，在成功創(chuàng)建采購單后，預(yù)付金額就生成相應(yīng)“待審核”的采購結(jié)算單；賬期的話就按照賬期，生成相應(yīng)“待審核”的采購結(jié)算單。

采購結(jié)算單審核通過后，提交給財務(wù)進行銷賬。

采購異常情況：

商品質(zhì)量不合格：

簽收100件商品，其中10件為次品，那么正品庫存+90，次品庫存+10。后續(xù)在通過采購?fù)丝?，倉庫的次品庫存-10。

數(shù)量不符合：

1）少貨

少貨有2種情況，一種是供應(yīng)鏈送過來的貨確實少了，這種情況需要供應(yīng)商吧剩余的貨送過來；另一種則是供應(yīng)商分批送貨，并沒有告知公司。

如：采購100個，供應(yīng)鏈送了80個，這80個商品是否生成采購結(jié)算單？還是等到剩余的20個送過來后生成采購結(jié)算單？這種情況就根據(jù)公司業(yè)務(wù)設(shè)計，我之前的公司的業(yè)務(wù)為必須采購單完成才會生成結(jié)算單。

2）多貨

有2種處理方案，一種是直接簽收上架，另一種則是將多余的部分退回給供應(yīng)商。

如：采購100個，供應(yīng)商送了120個。

• 簽收120個，上架120個，結(jié)算時按照120個結(jié)算
• 簽收120個，上架100個，20個退回給供應(yīng)商，結(jié)算時按照100個結(jié)算

錯貨：

采購100個，供應(yīng)商送了100個，其中40個錯貨。

1. 方案1：全單全部拒收，等待供應(yīng)商重新送貨
2. 方案2：簽收60個，并先上架，剩余部分退回給供應(yīng)商，至于是先按照60個結(jié)算，還是等供應(yīng)商把剩余部分送到倉庫再結(jié)算。這2種方案都可以

五、總結(jié)

供應(yīng)商模塊文章就不進行更多說明了，實際上本文說的是市面上通用的產(chǎn)品設(shè)計方案，其中整個采購的難點在于采購的費用相關(guān)，如：采購的費用對沖影響歷史數(shù)據(jù)、供應(yīng)商的評分等。

一些偏向生產(chǎn)類型的公司，有自己長期合作的供應(yīng)商，采購的商品也復(fù)雜多樣，涉及原料、半成品、成品等。這些公司的會將采購模塊抽離出來，單獨做一個SRM系統(tǒng)，這就會涉及到采購合同、樣品、供應(yīng)商考核、供應(yīng)商評分、詢報價、比價、供應(yīng)商返利等等操作。

在財務(wù)方面本人接觸的不深，比如和供應(yīng)商的對賬出現(xiàn)了差異，生成差異單的處理。供應(yīng)商的應(yīng)付和財務(wù)的核銷等等操作，有懂的老哥可以在本文留言，一起探討。