起點課堂會員權益
職業體系課特權
線下行業大會特權
個人IP打造特權
30+門專項技能課
1300+專題課程
12場職場軟技能直播
12場求職輔導直播
12場專業技能直播
會員專屬社群
榮耀標識夯實基礎數據，實現管理提升（四）
在前面給大家介紹了基礎數據的重要性、數據標準化管理等相關知識，本篇文章中，筆者梳理總結了數據錄入上的一些問題以及處理原則，與大家分享。
產品應用上線后，我們會發現數據錄入是一個簡單的動作，但是同時也蘊含了很多管理上的道理以及規則。
在數據錄入的過程中，需要和各業務部門以及系統協同工作，并且需要通過制定并且執行統一的基礎數據標準和管理制度，將組織，流程和技術平臺三者有機結合。
接下來，就給大家講一講數據錄入源頭存在的一些問題以及處理原則。
01
在一般情況下，在多個業務部門協同共享使用基礎數據的時候。就會面臨著，到底誰錄入這個數據的問題。例如如果是交易數據（交易合同，成交價格）只是營銷部門使用，必然是營銷部門進行錄入。
但是如果是基礎數據（跨業務，跨系統，跨技術）的產品信息，除了營銷部門使用，還有成本部門，采購部門，財務部門使用。那么就會出現，由誰去錄入的問題，如果處理的不當就會出現部門之間相互推諉扯皮的情況發生。
目前，基本上主流的分為兩大原則：
1. “誰生產誰錄入”原則
當各個業務部門需要使用某項基礎數據的時候。如果采用誰生產誰錄入的原則，優點是由于是生產該類數據的部門進行錄入，在數據準確性上可以有充分的保障。
缺點是如果該類數據生產部門并不會直接使用或者根本不會使用，那么在錄入及時性上可能會打折扣。
2. “誰使用誰錄入”原則
如果采用誰使用該基礎數據誰錄入的原則，優點是由于使用業務部門對于數據的及時性要求較高，所以數據及時性可以保障。
但是由于該類數據的源頭可能并不是生產的部門，那么需要先找到生產這類數據的部門進行溝通，溝通成本較高，且存在準確性，完整性的問題。
以房地產ERP系統的房間生成為案例，一般情況下，房間作為房地產的產品，使用部門主要是營銷部門，開盤認購簽約等業務流程都需要使用到房間。
但是房間的資料信息一般情況源頭是在設計部門。他們對于房間并沒有太大的使用需求。這個情況下，如果選擇“誰生產誰錄入”房間資料，就可能存在錄入時間節點不及時的問題，導致營銷部門業務可能無法正常開展。
如果選擇“誰使用誰錄入”房間的原則，可以保障營銷部門的正常業務開展。
但是要注意，對于營銷部門不需要的一些房間，例如：不可售的公建配套，租賃商業的房間，可能存在缺失的情況，導致數據的完整性缺失。
數據的錄入，必須要保障的三大原則：
- 及時性：如果數據錄入出現了滯后，則會產生很多冗余的垃圾數據，系統將失去使用價值。
- 準確性：數據如果錄入的失真，則系統會源源不斷的產生錯誤數據，對于高層決策將帶來很大的影響。
- 完整性：數據如果只是錄入了一部分，或者缺失某些數據，可能暫時不會影響某一個業務部門的業務正常開展，但是站在高層的視角去看，數據的完整性無法保障，同樣也影響高層決策，以及其他業務部門的業務開展。
02
面對共享的數據錄入這類問題，源頭錄入放到某一個業務部門可能都面臨著取舍，對應的處理原則都存在利弊關系。但是我認為同樣也有解決辦法，那就是業務驅動，制度保障，系統支持。
1. 業務驅動
數據是核心業務實體的客觀反饋，所以說數據服務受益最大的對象是相關的業務管理部門，任何原則也好方案也好，必須要緊密依托業務流程。
所以，數據錄入的前提保障就是需要對應的受益方業務部門主導工作并執行。
例如對于房地產行業，營銷售樓賣房是最關鍵的事項業務之一，所以盡可能的保障這一部分的業務開展，建議還是由營銷去管理房間的信息。
2. 制度保障
在上一章已經提到過了數據標準化制度管理。如何保障數據錄入的及時性，準確性，完整性。
無論數據誰去錄入，源頭是哪個業務部門，都需要制度進行保障，要注意，沒有制度保障的業務操作都是耍流氓。
3. 系統支持
作為系統產品設計，以及項目需求解決方案。都要結合業務充分考慮到系統層面的支持，數據在系統層面除了解決便捷性之外。還要配合業務管理，配合制度手段。這樣才能更好的落地執行。
例如上面說到的數據錄入，通過系統邏輯校驗，比方說數據的完整性如果沒有通過，則系統校驗數據無法審核通過。
這樣就倒逼業務錄入人員，強制要求他們在錄入的過程中，保障數據的及時完整。如果數據是有一些證照作為錄入的憑證，同樣也可以利用RPA機器人自動錄入，保障數據的準確性。
#相關閱讀#
作者：成于念，微信號：415864696，感興趣的事情很多，歡迎一起溝通交流。
本文由@成于念 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協議。
- 目前還沒評論，等你發揮！
