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從Excel遷移到B端平臺(tái)，如何進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)？

迷思特圓

2019-09-19

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13 分鐘

隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，現(xiàn)有的辦公平臺(tái)可能已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足需求，那么從Excel遷移到B端平臺(tái)，需要注意什么問(wèn)題？全盤(pán)否認(rèn)Excel，還是適當(dāng)保留再做創(chuàng)新呢？

一、辦公平臺(tái)的遷移

在二十年前，人們大多還是用紙張作為記錄信息的載體。會(huì)計(jì)需要賬本、文員需要檔案，大家通過(guò)紙張來(lái)保留工作相關(guān)的內(nèi)容。

隨著電腦的普及，Excel變成了很多人辦公時(shí)的重要工具。Excel替代了先前的紙張，能記錄海量數(shù)據(jù)、有數(shù)字化的檢索機(jī)制、無(wú)需額外的物理儲(chǔ)存空間……為人們的工作帶來(lái)了極大的便利性。

而近年來(lái)，隨著SaaS平臺(tái)的專(zhuān)業(yè)度不斷提升、更多企業(yè)開(kāi)始重視辦公效率，B端產(chǎn)品越來(lái)越受到關(guān)注。B端產(chǎn)品也開(kāi)始承擔(dān)許多以往通過(guò)Excel完成的工作任務(wù)。

之前在一篇文章內(nèi)看到，“很多SaaS的對(duì)手不是友商，而是Excel”。

這句話(huà)不無(wú)道理，尤其是對(duì)于一些小公司和小規(guī)模的業(yè)務(wù)而言，Excel已經(jīng)能滿(mǎn)足日常工作的基本需求。他們既缺乏購(gòu)買(mǎi)SaaS服務(wù)的動(dòng)力，又沒(méi)有開(kāi)發(fā)和維護(hù)自主平臺(tái)的精力。

而隨著企業(yè)發(fā)展，業(yè)務(wù)量和員工量都不斷膨脹，當(dāng)Excel已不能滿(mǎn)足日常需求時(shí)，To B平臺(tái)就變得重要起來(lái)。

就個(gè)人經(jīng)歷而言，近期我負(fù)責(zé)的幾個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目有個(gè)共同點(diǎn)，即這些同事之前都是在Excel內(nèi)記錄和處理業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。而隨著公司的擴(kuò)張，一些原本通過(guò)Excel管理的數(shù)據(jù)和信息，已不能滿(mǎn)足現(xiàn)在的需求。

從Excel轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)平臺(tái)是當(dāng)前的一個(gè)趨勢(shì)。不過(guò)到底是購(gòu)買(mǎi)SaaS服務(wù)還是由公司自行開(kāi)發(fā)B端平臺(tái)，需要根據(jù)具體情況來(lái)考慮。

以專(zhuān)利管理平臺(tái)為例，目前網(wǎng)上確實(shí)有不少現(xiàn)成的平臺(tái)可以直接使用。但如果是滿(mǎn)足一些特定條件的專(zhuān)業(yè)平臺(tái)，每年光使用費(fèi)就要好幾萬(wàn)刀，對(duì)于小部門(mén)來(lái)說(shuō)完全超出預(yù)算。

而且，還有像AI相關(guān)的一些平臺(tái)，由于領(lǐng)域比較新、需求量比較小，目前并沒(méi)有公開(kāi)的或成熟的B端產(chǎn)品。

此外，市面上的B端產(chǎn)品并不都支持本地化部署，這可能使得公司內(nèi)部機(jī)密信息的安全性得不到保障。

公司通常會(huì)綜合以上各方面原因，來(lái)進(jìn)行決策。

二、挖掘使用Excel辦公的痛點(diǎn)

在進(jìn)行遷移設(shè)計(jì)前，首先需要了解用戶(hù)在使用Excel時(shí)，有哪些不方便或者不愉快的地方。經(jīng)過(guò)訪談和觀察，我發(fā)現(xiàn)使用Excel處理To B工作時(shí)存在以下痛點(diǎn)：

1. 業(yè)務(wù)貼合度低

Excel面對(duì)的對(duì)象過(guò)于寬泛，沒(méi)有針對(duì)性的功能操作，導(dǎo)致部分操作路徑比較長(zhǎng)。

因此，設(shè)計(jì)B端平臺(tái)時(shí)，要做好調(diào)研，緊貼業(yè)務(wù)線。多一些針對(duì)相應(yīng)業(yè)務(wù)流程和內(nèi)容的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)，可以大幅提高工作效率，對(duì)用戶(hù)而言也更為友善。

2. 文檔數(shù)據(jù)管理難

一個(gè)項(xiàng)目有可能包含很多個(gè)文件或表單，需要用戶(hù)有非常良好的整理習(xí)慣。還有一些項(xiàng)目可能包含海量數(shù)據(jù)，僅憑人力進(jìn)行管理比較困難。

3. 深入使用時(shí)學(xué)習(xí)成本高

深入使用Excel時(shí)，可能需要掌握一些技巧、學(xué)習(xí)一些函數(shù)，搜索查找并掌握這些方法需要一定學(xué)習(xí)成本。需要進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，還得在線求助Excel各種函數(shù)的操作方法。

4. 數(shù)據(jù)錄入工程量大

To B產(chǎn)品有經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)的自動(dòng)填充和抓取機(jī)制，會(huì)更加智能和完善。

Excel現(xiàn)在也可以進(jìn)行調(diào)用接口或抓取數(shù)據(jù)的操作，但局限性相對(duì)直接開(kāi)發(fā)的B端系統(tǒng)更多，因此仍有很多數(shù)據(jù)需要手動(dòng)錄入。

5. 權(quán)限劃分不便

Excel雖然可以設(shè)置角色和組織，但操作和管理都比較復(fù)雜，而且難以對(duì)不同的操作如改、刪除等設(shè)置權(quán)限。

而To B產(chǎn)品大多配有完善的權(quán)限管理機(jī)制，可以根據(jù)職責(zé)分工的不同劃分權(quán)限，既提高了工作效率，又提升了安全性。

6. 協(xié)作交接難

Excel在多人協(xié)作和工作交接方面都不是非常方便。例如幾個(gè)人版本不同步會(huì)導(dǎo)致核對(duì)數(shù)據(jù)到焦頭爛額（最新版本已有改善），而一些在線協(xié)作辦公平臺(tái)又使得機(jī)密信息的安全性又沒(méi)有了保障。在工作交接方面，不論是新人入職還是工作輪替都有些麻煩。

三、吸取Excel作為辦公軟件的優(yōu)點(diǎn)

Excel作為最經(jīng)典的辦公軟件之一，功能強(qiáng)大且全面，有很多值得我們借鑒的地方：

1. 獲取門(mén)檻低

很多門(mén)店購(gòu)買(mǎi)的電腦會(huì)直接裝好辦公組件給你，如果是自行安裝，網(wǎng)上搜一下就有各種渠道。無(wú)需商務(wù)對(duì)接，無(wú)需各種注冊(cè)開(kāi)通步驟，也沒(méi)有使用期限（對(duì)部分人而言）。

對(duì)于SaaS產(chǎn)品而言，也可以嘗試通過(guò)推廣試用版或者合作預(yù)置版等方式，在一定程度上降低獲取門(mén)檻。

2. 普適性很強(qiáng)

Excel可以應(yīng)對(duì)各種不同的業(yè)務(wù)。不論是人事、客戶(hù)、工單、庫(kù)存還是其他內(nèi)容，本質(zhì)上都是以一條一條的數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)的，大部分內(nèi)容都可以錄入到Excel內(nèi)。

不像SaaS平臺(tái)，分為CRM、ERP、HR等各種支線，每個(gè)產(chǎn)品只是服務(wù)于特定的部門(mén)或特定的場(chǎng)景，需要分別在對(duì)應(yīng)平臺(tái)購(gòu)買(mǎi)對(duì)應(yīng)服務(wù)。在我們?cè)O(shè)計(jì)To B產(chǎn)品時(shí)，即便有行業(yè)細(xì)分，也可以多考慮可能的應(yīng)用場(chǎng)景和細(xì)分用戶(hù)，給出更細(xì)致的設(shè)計(jì)方案。

3. 功能全面

功能強(qiáng)大，能滿(mǎn)足多樣化的需求，用戶(hù)既能用它記錄最簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，又能用它進(jìn)行復(fù)雜的分析。

4. 容易上手

只使用Excel基本功能的話(huà)，學(xué)習(xí)成本非常低。而且很多初高中就有相關(guān)的基礎(chǔ)通識(shí)課程，很多人在工作中不需要額外學(xué)習(xí)就可以直接使用Excel。

B端產(chǎn)品也應(yīng)盡量降低學(xué)習(xí)成本，為用戶(hù)提供簡(jiǎn)單高效的操作平臺(tái)。

5. 配置靈活

如有需要修改的字段、內(nèi)容和形式，用戶(hù)可以直接處理，想改哪里改哪里，無(wú)需開(kāi)發(fā)大哥從后臺(tái)維護(hù)或更新。當(dāng)業(yè)務(wù)變動(dòng)非常頻繁時(shí)，用戶(hù)可以在Excel內(nèi)及時(shí)調(diào)整，靈活應(yīng)對(duì)。

在設(shè)計(jì)B端平臺(tái)時(shí)，我們也應(yīng)該為經(jīng)常需要變動(dòng)的內(nèi)容留有一定自由配置的空間。

四、觀察用戶(hù)使用Excel的行為

上述的優(yōu)點(diǎn)和痛點(diǎn)是具有普適性的，而觀察和分析，則需要針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目逐個(gè)深入進(jìn)行。

進(jìn)行B端產(chǎn)品設(shè)計(jì)首先還是要明確業(yè)務(wù)流程和調(diào)研用戶(hù)需求。觀察并記錄用戶(hù)每次使用Excel辦公的行為，可以幫助我們更好地了解他們的工作流程和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

進(jìn)行觀察時(shí)，我們可以重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

1. 記錄用戶(hù)使用Excel時(shí)的操作行為

記錄用戶(hù)的操作內(nèi)容，有助于梳理業(yè)務(wù)流程，甚至可以幫助我們產(chǎn)生一些新的洞察。

在這一步中，需要記錄用戶(hù)在使用Excel工作時(shí)進(jìn)行了哪些操作，這些操作達(dá)到了什么目的，最終對(duì)應(yīng)著哪些任務(wù)。

2. 留意投入時(shí)間及使用頻率更多的模塊

進(jìn)行日記研究的過(guò)程中，還需要找到用戶(hù)在做哪些事情上花費(fèi)的時(shí)間更多。

在進(jìn)行B端產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)努力縮短這些事件的操作路徑，提高辦公效率。

對(duì)于使用頻率很高的功能模塊，可以在設(shè)計(jì)中加入便捷的跳轉(zhuǎn)入口，或放置在醒目的地方。

3. 記錄用戶(hù)操作中卡殼或遇到問(wèn)題的地方

用戶(hù)在操作Excel時(shí)遇到問(wèn)題，可能是對(duì)業(yè)務(wù)不夠了解、對(duì)操作不夠熟練，亦或者卡殼處的業(yè)務(wù)邏輯較為混亂。

發(fā)現(xiàn)用戶(hù)遇到問(wèn)題后，應(yīng)弄清原因，并在后續(xù)設(shè)計(jì)中通過(guò)設(shè)計(jì)引導(dǎo)、規(guī)劃更優(yōu)路徑等方式來(lái)解決。

4. 使用過(guò)程中是否有一些能帶來(lái)便利的操作方式

留意用戶(hù)常用到的快捷鍵、設(shè)置的超鏈接等內(nèi)容。還可以借鑒Excel中用戶(hù)常用到的便捷操作，如批量填充、批量選擇等。

五、分析Excel文檔

用戶(hù)使用的Excel文檔內(nèi)通常隱含著很多很多信息，進(jìn)行分析和挖掘，也有助于更好地規(guī)劃產(chǎn)品架構(gòu)。

1. 用到哪些數(shù)據(jù)和信息

這個(gè)是Excel中最直白的內(nèi)容。

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的使用和沉淀，這些數(shù)據(jù)大多都是有用的，通常可以直接挪到B端產(chǎn)品中。但是這些數(shù)據(jù)，有可能數(shù)量非常龐大，我們還需要用戶(hù)對(duì)各字段的重要性進(jìn)行評(píng)估，以便在需強(qiáng)調(diào)、折疊、隱藏?cái)?shù)據(jù)時(shí)有所準(zhǔn)備。