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在FMS財務管理系統中，如何對質保金和預付款進行管理，筆者做了詳細的業務流程拆解。

上一篇主要說了財務應收管理，有一些朋友留言提出了很多建議，在這里必須謝謝。

關于應收分為ToC與ToB兩部分，每一部分都與前端業務系統息息相關，如：訂單流轉、支付流水、第三方公司對接；銷售合同、賒銷對賬、銷賬、結算等。

本人計劃是先按業務流程把主要模塊介紹完成后，有了宏觀整體的概念認識再繼續深耕細作，希望有緣看到此文章的人能夠持續關注，謝謝！

本篇將說一下質保金與預付款的管理，因為在接下來的應付結算中會涉及此部分。

一、質保金管理

質保金：

即質量保證金，是收取供貨商或平臺商家的款項，用以約束供應商或平臺商家的一個條件，以確保產品的質量、資質符合國家相關標準。

質保金收取與返還流程如下圖：

1. 合同管理

是否收取質保金，收取多少？

這是需要在與供貨商或平臺商家簽訂合同時就要明確的，所以質保金的管理與SCM中的合同管理模塊是要關聯在一起的（此部分可以看一下《電商系統之合同管理》部分）。

1. 錄入合同后，如果需要支付質保金，則系統會自動創建一張“質取金收取單”狀態為“待收款”；
2. 單據推送到“供應商&商家管理平臺”，當供應商已經付款后，上傳收款憑證；
3. 財務根據實際到賬提醒，審核質保金收取單并更改狀態為“已收款”；
4. 審核合同為生效，開始后續業務工作。

在上面的流程圖上，沒有體現出“供應商&商家管理平臺”，后續會單獨寫一篇關于此系統的相關功能介紹。

2. 質保金收取

質保金收取單來源：

手動錄入、系統創建（上面合同部分有介紹）

收款單：

類型為“質保金”，為了方財務審核和數據統一，質保金收取單實際上是“收款單”的一種類型。

收款憑證，有兩種方式：

1. 財務同事在收款后在FMS財務管理系統中上傳收款憑證；
2. 供應商上通過供應商管理平臺收傳收款憑證，來實現數據共享與同步。

質保金收取單關鍵字段：

供應商或商家編號、合同編號、應收質保金金額、收款憑證、收款狀態、收款日期等。

這里簡單說一下系統存儲上如何設計：

首先，應該有一個質保金資金池即質保金主表，包括供應商或平臺商家編號、合同編號、質保金金額、已沖銷金額、質保金余額等關鍵字段。

其次，每筆質保金的增加或減少都應該有流水記錄類似于日記表。主要字段有操作時間、增減金額、來源單號、類型（加或減）、供應商或平臺商家編碼、合同編碼等

質保金收取單，有兩種場景：

• 合同簽訂時需要收取質保金，即上面描述的（可以手動創建也可以在創建合同時系統創建）；
• 當質保金因為產品出現質量或其他扣款行為，已經扣除了部分質保金，為了后續繼續合同需要供應商或平臺商戶再次付款給我司。

3. 質保金返還

收取質保金就應該有返還質保金的操作。

場景：

供應商或平臺商戶終止合作，需要返還質保金給供應商或平臺商戶。

返還方式：

1. 通過貨款抵扣的方式（賬扣），在結算時即其他應付款；
2. 直接錄入質保金付款單（生成付款單）付款給供應商或商戶。

4. 質保金扣款

由于質量問題或其他問題，根據合同需要扣減供應商或平臺商家的質保金，此時可以通過錄入費用單據的方式沖銷質保金余額（上面流程中沒有體現，如下圖）。

質保金余額控制：

在上圖中（見紅色部分），有一部分限制了質保金余額必須是大于等20%(可以根據合同調整)

為什么需要這樣設計？

質保金發生扣款后的余額可能不足以約束供應商或平臺商家，使得我司的風險加大，此時需要采取以下方案進行：

• 向供應商或平臺商戶繼續收取質保金，當余額低于風控線時要及時提醒商家；
• 當余額低于風控線最低值時，商品將不能進采購進貨或售賣（需要及時下架商品）。

此部分還是需要根據業務場景詳細設計，這里只是簡單的一個例子。

二、預付款管理

預付款：

企業根據購銷合同提前預付給供應商的貨款款項，由于預付款占用公司現金流，原則上盡量避免采用預付款結算方式。使用預付款支付時，要控制預支付比例（金額），此部分應該在合同中有明確的規定。

1. 預付款正向流程

我們仍然先看下流程圖。

1）合同管理

是否支持預付款的結算方式，需要在合同中有明確的規定。在一般的公司中采購、銷售部門都比較強勢。所以，在簽訂相關合同時都希望靈活，但財務作為公司的合規保障部門，需要制定出合理的、嚴格的流程來限制業務，以便減少公司風險。

所以在SCM系統的合同管理模塊中要有關于預付款的相關條款（是否支持預付款、支付比例）。

支付比例不應高于采購金額的50%,這是上限，但具體要看公司實際業務情況。

2）采購管理

• 合同中如果支持預付款，則可以創建預付款采購單，錄入采購單后，需要自動計算出預付款金額（根據預付款支付比例給出預付款金額），具體的交互可以自行設計。
• 預付款支付單創建后，需要生成付款單，由財務進行審批并付款給供應商，然后采購單可以向下流轉。
• 關于預付款采購單的審批流程需要考慮預付款是否已經付款的節點。

3）預付款管理

預付款信息的數據庫存儲設計可以參照質保金，即預付款主表，預付款明細表。

• 主表關鍵字段：供應商編碼、合同編號、預付款余額等；
• 明細表字段：記錄增加或減少的流水記錄。

4）結算

預付款最終需要體現在結算單中（這里設計是貨款抵扣的費用單據），因為當采購單完成后，只需支付剩余貨款即可，所以在結算單中需要有使用預付款抵扣的金額，此部分后續在結算單中會詳細說明。

關于預付款的沖銷邏輯見下面的流程。

2. 預付款沖銷流程

1）預付款金額增加

通過預付款支付單>付款單增加預付款余額。

2）預付款沖銷

1. 場景一：當采購入庫后需要與供應商結算時，需要沖抵貨款。那么預付款如何沖銷呢？這里采用在采購入庫后根據付款支付單生成費用單據（類型為貨款抵扣），然后在結算單生成時獲取這部分費用單據體現在結算單中即可。
2. 場景二：當供應商不合作或合作模式發生變化了，有預付款余額未抵扣（即我們預付的款項仍有余額）則需要找供應商收回此部分金額。為了規避我們公司的風險，此部分單據默認是采用非貨款抵扣方式即供應商需要匯款給我們，在財務審核時可以根據實際情況修改（非貨款抵扣修改為貨款抵扣）。

總結

如果單獨看以上的預付款與質保金的介紹非常簡單，但是在產品規劃設計時不僅要考慮實際的業務場景，還要考慮全流程的合理性（合同、采購、結算、憑證等），這樣開發出來的財務管理系統才是可用的，最后才能被用戶接受。

我這里只是根據經驗進行了簡單的總結，希望能夠對你有幫助，最后感謝大家的閱讀。

聲明：本人水平有限，書寫電商財務系統系列的目的是個人的總結，同時希望看到此文章的人能夠給出建議， 在此感謝！

作者：倔強的大蘿卜；公眾號：倔強的大蘿卜

本文由 @倔強的大蘿卜 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協議