案例分析:企業消息通知管理平臺設計

Rex
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企業消息需要通知及時又不過度打擾,如果經由專門的消息管理平臺送達,這個平臺在設計上應該注意什么問題?

在企業日常運作中,一般有三種由企業發起的通知信息:

  1. 重要且正式的新聞通知,比如領導任命通知、新頒布的行政制度等,以正式的書面形式;
  2. 宣傳企業文化的圖文資訊,比如公司活動的宣傳文章等,以圖文并茂的公眾號形式;
  3. 業務工作相關的工作通知,比如OA審批、客戶催單等,以簡短的文本信息形式。

今天主要是分享第三種,企業在進行業務通知上會遇到什么難題?

一、企業面臨的問題

企業運作中有許多工作上的通知需要告知員工,比如你昨天忘記上班打卡了,要提醒你去處理考勤異常的情況;你負責的客戶幾個月沒有下單了,要提醒你去跟進一下客戶等等。

一開始,這類工作業務的通知是通過短信的形式去提醒員工。公司系統對接付費短信平臺,如果有業務通知就給對應的員工發送短信。

這種方式的優勢在于只要有了員工手機號,通知就可以及時送達。但劣勢也十分明顯,一是短信只能起到通知的作用,員工仍需去別的地方完成業務操作;二是短信的費用很高,對于員工上千甚至上萬的企業來說,每天每人一條短信,一個月下來的費用是不容忽視的。

因此,越來越多的企業使用自己的即時通訊軟件完成工作消息的通知。員工進入公司使用相應的賬號登錄APP,企業就可以完成基本的消息通知了。

員工也可以在APP上直接完成業務操作,無需更換任何設備。最重要的一點,APP的通知是免費的,在強如騰訊的企業都要提倡降本增效的大環境下,在工作通知這件事情上,APP通知無疑是有自建系統的企業所喜愛的。

二、業務流程

企業消息通知業務流程圖

三、消息分類

首先,所有的消息通知都是基于實際的公司業務產生的。

消息要推送給公司員工,肯定是要在管理平臺登記并通過審核才能進行,無管理的推送將會給員工帶來不必要的困擾。

建立消息類型的目的:一是方便幫助員工進行消息的分類,可以自己篩選比較關心的通知;二是若員工對工作通知存有疑問,我們也可以快速定位到相關部門與負責人,進行問題的處理。

消息類型主要由以下部分組成:類型名稱、負責人、負責部門、消息圖標。

實例設計:

管理平臺-消息類型頁面樣例

移動端-消息類型列表頁樣例

四、消息模版

有了消息分類,接下來就是對消息內容的管理。

內容管理是通過建立消息模版的方式進行的,主要為了以下三點:

  1. 確保推送樣式的統一性,給用戶整齊良好的視覺體驗;
  2. 重復的內容業務系統可以配置在模版里,每次推送只要推相關業務的變量值即可,方便業務系統的接入;
  3. 根據公司業務需求提供更多基礎配置選項,比如跳轉方式。

消息模版的管理主要有兩部分組成:業務基本信息,內容展示信息。

1. 業務基本信息

  • 模版名稱:日常管理模版的標識,如“OA申請審批通過。
  • 模版編碼:業務系統用于調用推送接口的唯一標識。
  • 是否為待辦事項:將消息標記為待辦事項,通過突出的UI樣式來告知用戶重要性,并在用戶處理之后標記為已處理。
  • 跳轉方式:分為“跳轉網頁url/跳轉工作應用/不跳轉”等,許多業務可以在APP上直接完成,那用戶在接收到之后便可直接點擊跳轉,進行業務的處理。

2. 內容展示信息

  • 標題:一句話概述消息的通知內容,告知用戶通知的大概內容。
  • 子標題/子內容:展示消息的詳細信息,分段的樣式也有利于用戶的閱讀。
  • 備注:如果實在是APP上無法處理的,就需要備注用戶去哪里可以查看消息的詳情并進行業務處理。
  • 標題/子內容需要支持表達式的錄入,業務系統才可以通過模版推送動態的通知。

實例設計:

管理平臺-消息模版頁面樣例

五、業務推送

業務系統在管理平臺配置好消息類型與消息模版后,就可以在自己系統產生業務需要的時候進行通知推送了。

通過公司員工的唯一標識(如工號)確定推送員工的名單;使用模版編碼確定對應的模版;傳參內容變量值補充模版的內容信息;通過模版的網頁url/模塊id讓用戶跳轉到對應頁面。

六、員工接收

業務系統成功發送通知后,員工便可在APP上收到對應的工作通知,知悉消息的來源,明白通知的內容,并且快速在APP上完成業務處理,優化公司業務處理的流程,達到降本增效的目的。

如果不能在APP上進行業務處理,只是單純的業務通知,也告知了用戶去哪里可以查看消息的詳情,形成業務的閉環。

實例設計:

員工接收通知流程樣例

客戶端上也可以根據公司實際需求,完善更多使用場景。比如用戶對某類通知比較關注,可以將這類通知進行置頂,或者設置強提醒提示音等。

七、寫在最后

在消息通知管理平臺為上線前,公司自建系統的通知都是通過短信的方式進行發送,就算業務系統想接入APP推送,前期流程也是十分繁瑣,前端用戶的接收體驗也是十分的差。

上線之后,在不到3個月的時間內,公司業務通知基本都通過管理平臺進行APP推送,只有少數敏感信息會走短信通知比如工資條信息。整個項目為公司工作通知和節約成本作出了巨大貢獻。

每個公司的運作都有自己的特殊性,這個方案在普用性的同時更是加入了個性化的需求設計。所以所有的方案都要根據實際的業務進行設計,解決實際的生產問題,不能與現實脫離。

消息通知管理平臺是面向整個公司的平臺,涉及多個業務系統。在實際工作中,如何跨部門合作進行平臺推廣,達到互利共贏的目的(畢竟這是要其它部門出人出力的),也是需要產品經理多多學習琢磨的。

 

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評論
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  1. nice可實操有場景!感謝大佬分享

    來自廣東 回復
  2. 為啥沒有文章顯示呢

    回復
  3. 學習打卡

    來自上海 回復