訂單系統(tǒng):財務收入對賬
作者從工作實踐出發(fā),梳理分析了關于財務收入對賬的產(chǎn)品思考,希望通過此文能夠加深你對財務收入對賬的認識。
關于財務的收入對賬
財務的對賬有很多種:收入交易資金的對賬;支付采購款前,采購公司與銷售公司財務人員對采購清單進行審核對賬;憑證與賬簿、賬簿與賬簿之間的對賬以及固定資產(chǎn)的對賬等等。
財務為啥要對這么多賬呢?因為財務要保證賬簿記錄的正確性,保證賬簿的正確性的目的是為了保證賬實相符、賬證相符、賬賬相符和賬表相符。
名詞解釋
賬實相符:是會計賬簿記錄與實物、款項實有數(shù)核對相符的簡稱。就是所購、所銷和所存的物品和數(shù)量記載在賬上是真實的。賬證相符是會計賬簿記錄與會計憑證有關內(nèi)容核對相符的簡稱。
賬賬相符:是會計賬簿之間對應記錄核對相符的簡稱。包括總賬各賬戶之間、總賬與明細賬之間、總賬與日記賬之間、會計機構的財產(chǎn)物資明細賬與保管部門、使用部門的有關財產(chǎn)物資明細賬之間的核對。
賬表相符:是會計賬簿記錄與會計報表有關內(nèi)容核對相符的簡稱。
會計報表:是根據(jù)會計賬簿記錄及有關資料編制的,會計賬簿和相關物料是編制會計報表的基礎,兩者之間存在著必然的聯(lián)系。
對賬的意義
財務要對這么多賬,那對帳對于財務來說有什么意義呢?對賬對于財務來說確實是非常重要的環(huán)節(jié)。
對賬正確,財務做的賬才能保證與所銷、所購和所存的實物是一致的,才能保證出具的報表是有據(jù)可依的、給老板匯報的各項目的收入、成本、利潤和環(huán)比比率是準確的,為老板提供具有可參考價值的數(shù)據(jù)報告。
申報給稅務報表和繳納的稅款才能保證是正確核算的。
對賬錯誤,財務做的賬與實物對不上,出具的報表不真實,給老板提供的數(shù)據(jù)報告也是不具備參考價值的。
申報給稅務的報表和繳納的稅金也不會正確。嚴重的錯報造成偷稅漏稅還會被稅務局處罰。
打顆栗子:財務每月都會進行收入的對賬,對各項目的收入、成本和費用的支出都會分別進行核算。但是資金入賬流水有的時候是推不出業(yè)務數(shù)據(jù)的。
比如說,一個學員到教育培訓機構買課,這種課程有兩種售賣方式,一種是課程+配套書籍售價是230元,另一種是只賣課程,沒有配套書籍,售價是200元。
這個學員在買課中他買的是不含配套書籍的課程,課程價格是200,學員已經(jīng)下單并且付款了,然后學員和公司運營/銷售的溝通中表示又想要配套書籍了,需要補付30元價款。
這時運營/銷售小姐姐給學員甩出一個補付差價的1元鏈接,一共30個,共計30元,學員再次進入訂單付款頁面進行付款,這個鏈接運營/銷售沒有寫備注是誰買了什么補付30元。
財務在第二個月月初需要核算這個月的收入,需要先進行收入的對賬,她分別從商家訂單系統(tǒng)導出業(yè)務訂單流水,然后再去不同渠道導出收入資金入賬流水,再進行訂單與資金的收入一筆筆的對賬。
當看到1元鏈接30個她就會一臉懵,因為她不知道這個人是買了什么的訂單,無法將該筆收入對應到項目中,此時財務需要財務與運營/銷售進行溝通,了解30元是這位顧客,買了什么產(chǎn)品后的付款。將其核算到對應項目的收入中。
如果財務不問,將異常收入數(shù)據(jù)做到任意項目中,由于不同項目的收入的確認方式不同,就會造成核算的錯誤。
比如書籍是一次性全部計入收入的,下月是需要按照全部收入去核算稅金的。
而課程是根據(jù)共計課時以及每月所上課時數(shù)分期確認收入的,即:當收到用戶錢款時,會按照老師截止到本月時累計所授課時來分期確認收入。稅款會按照分期確認的收入來計算稅金。
所以30元如果確認為書籍收入,則賬務體現(xiàn)的就是本月按照30元錢算增值稅稅金。
如果30元這部分確認為課程的收入了,那么就說這30元錢的收入怎么算稅,假如課程課時一共是5節(jié),每月上1次課,那么30元錢這部分會分成5期確認收入,下個月就會按照本期收入為6元錢來算增值稅。
關于收入部分的對賬
由于財務收入的對賬與產(chǎn)品設計的訂單系統(tǒng)、交易系統(tǒng)是息息相關的,本篇文章以描述收入部分業(yè)務訂單與交易資金對賬時會計流程與核對內(nèi)容為主,為產(chǎn)品經(jīng)理在設計訂單系統(tǒng)、交易系統(tǒng)或?qū)~平臺字段設計和定義時提供一些參考。
關于收入資金對賬:是將系統(tǒng)保存的訂單流水和銀行返回的清算流水行對賬。需要核對系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)與銀行流水的一致性。保證企業(yè)的各備付金銀行賬戶的發(fā)生額與實際發(fā)生額是一致的。收入資金的渠道有銀行入賬的資金流水,很多電商行業(yè)接入了第三方支付平臺(如財付通、支付寶)的資金入賬流水。
簡單的說,需要核對的是周期范圍內(nèi)業(yè)務訂單數(shù)據(jù)的充值、退款統(tǒng)計數(shù)據(jù)與銀行清算或三方支付平臺業(yè)務收入發(fā)生額數(shù)據(jù)是否一致。
對賬方式:有的公司是人工對賬,電商公司一般有對賬平臺,每月將系統(tǒng)訂單數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)及銀行資金數(shù)據(jù)分別導入自動進行核對。
名詞解釋
訂單流水:按照時間順序每個用戶下單付款狀態(tài)的明細Excel表。銀行清算流水:該公司根據(jù)時間順序銀行歷史交易的明細Excel表。
備付金是公司接入三方平臺,當我們在電商平臺購買商品時,下單后需要先通過收銀臺支付貨款,但是,我們支付的貨款并不是支付完之后,就立刻流轉(zhuǎn)到商戶的賬戶上,而是先暫存在支付機構的備付金賬戶中,當我們確認收貨或者訂單到期自動完成之后,支付機構才將貨款結算給商戶。
第三方支付平臺是:買方選購商品后,使用第三方平臺提供的賬戶進行貨款支付(支付給第三方),并由第三方通知賣家貨款到賬、要求發(fā)貨;買方收到貨物,檢驗貨物,并且進行確認后,再通知第三方付款;第三方再將款項轉(zhuǎn)至賣家銀行賬戶。
財務手工進行交易對賬時先將訂單數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)表進行整理后,選擇時間范圍,將一個月或一周的訂單流水與不同渠道三方平臺流水明細、銀行入賬資金逐條比對,如果明細及總的金額都無問題,則平賬(對賬一致)。
流程圖如下:
業(yè)務訂單流水:是根據(jù)訂單交易狀態(tài)生成的數(shù)據(jù)。業(yè)務訂單流水字段是產(chǎn)品經(jīng)理選取和定義的,不同公司的業(yè)務訂單流水字段各不相同,需要結合公司業(yè)務和財務深度溝通后選取字段。
參考字段如下:
訂單平臺字段設計參考如下:
資金入賬流水:是財務記賬時所憑依據(jù),財務根據(jù)銀行的收付記賬。三方支付平臺的資金流水是在周期中,根據(jù)資金流水來計算應結算的金額,三方支付平臺手續(xù)費費率不同平臺定的費率不同,一般是0.6%應結算金額=收入-支出。
一般支付成功的訂單一年內(nèi)可申請退款,如給用戶進行了退款,平臺會退還收取的相應手續(xù)費。
財務對賬時將業(yè)務訂單流水中:每筆訂單的訂單號、購買時間、付款人名稱、購買產(chǎn)品名稱、購買金額、實付金額、付款成功、全部退款、部分退款等等與資金入賬流水中的收款時間、訂單號、付款人名稱、收款金額、全部退款、部分退款進行比對,核查是否一一對應。
如訂單流水與資金流水金額都能一一對應上,則平賬成功。
當業(yè)務訂單流水與資金入賬金額對賬不平時,財務需要先檢查一下對賬選取的時間是否周期一致,如果周期是一致的,需要與銷售或運營業(yè)務人員進行溝通核實,很可能是由于業(yè)務原因造成的對賬不平。
如果實在找不到原因怎么辦?以資金入賬收入為準,先進行掛帳。后繼續(xù)找差異。
財務找到差異并調(diào)整了數(shù)據(jù)后最后需要核對本期業(yè)務收入發(fā)生額(周期內(nèi)業(yè)務與資金收入總額的對賬):就是將同一時間范圍的訂單交易發(fā)生額與不容渠道三方流水的提現(xiàn)金額和銀行資金入賬流水的發(fā)生額進行比對。校驗金額是否一致。
流程圖如下:
本期業(yè)務收入發(fā)生額對賬中財務一般使用的公式
業(yè)務訂單流水中財務需要計算當期業(yè)務收入實際發(fā)生額:
當期業(yè)務收入實際發(fā)生額=一個周期內(nèi)支付成功金額—部分退款金額—已退款金額。
資金入賬數(shù)據(jù)中財務需要計算當期資金入賬金額
當期資金入賬金額=同一周期內(nèi)的資金入賬金額-退款金額+入賬金額扣的手續(xù)費-退款返還的手續(xù)費當期業(yè)務收入實際發(fā)生額=當期資金入賬金額時,本月對賬賬實是相符的。
以上內(nèi)容就是財務在進行收入手工對賬時的對賬方式和工作流程的描述參考。
總結
好的訂單系統(tǒng)設計可以幫助財務節(jié)省很多時間(至少可以節(jié)省財務1-2天的收入部分的對賬時間),比如將財務需要的字段都考慮進去,有可供選擇的時間范圍,可以將訂單表以Excel的形式導出等等。
財務在對賬過程中會節(jié)省很多提取異常數(shù)據(jù)的時間,充分與業(yè)務部門就異常數(shù)據(jù)進行溝通分析,獲得異常數(shù)據(jù)的真實原因,正確做賬。
很多電商公司也設計了對賬平臺為財務提供便利,節(jié)省財務更多的時間。
由于不同公司實際業(yè)務不同,財務需求也不同,產(chǎn)品經(jīng)理在實際設計中對字段的選擇和定義也是不同的,產(chǎn)品經(jīng)理需要充分理解業(yè)務和財務需求后再進行設計。
作者:財務產(chǎn)品人;公眾號:財務產(chǎn)品人,我們一起交流
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題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議。
需要關注的是訂單級別還是發(fā)貨單級別呢?同一筆訂單如果有多個發(fā)貨單的時候,甚至可能需要關注到item級別吧
讀起來有點費勁啊,是否可以再整理一下呢?
年底要是思考能更深入些就再整理一下這塊
應該是賬單系統(tǒng)對賬,而不是訂單吧。訂單下了還可以取消,訂單支付成功就變成賬單,所以賬單才是真正涉及到資金流轉(zhuǎn)的。
訂單取消是客戶端會有的功能,但是后臺中就會有記錄了。訂單通過是否交易成功也可以實現(xiàn)對賬。主要是看公司業(yè)務和公司需求決定是以什么方式對賬。
在做訂單板塊時遇到了問題,希望能幫忙解答一下:如果訂單支持訂金,付訂金以后可能下個月或者更長的時間才付支付尾款,這樣系統(tǒng)改做如何處理?財務人員如何對賬?
您好,您說的這個需求至少涉及了合同模塊和訂單模塊。涉及到分期付款需要根據(jù)合同來把控分期收款的時間和錢款。源頭在合同,對賬可以和您公司財務溝通,到期未付尾款如何提醒財務人員進行催款。