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好的銷售明細(xì)導(dǎo)入開票模塊可以為財(cái)務(wù)節(jié)省大量的統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)和開票的時間。對于產(chǎn)品經(jīng)理來說此處需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)，與業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門充分溝通梳理流程和實(shí)際業(yè)務(wù)需求再進(jìn)行設(shè)計(jì)。

銷售訂單導(dǎo)入申請開票的場景

根據(jù)訂單開具發(fā)票以前我們聊過這種場景：公司員工為公司墊付錢款購買的辦公用品，需要發(fā)票進(jìn)行公司報(bào)銷，員工隨時在線申請購買辦公用品的這筆訂單，就會實(shí)時觸發(fā)一次開票申請，開具此筆訂單的發(fā)票。

但是如果是公司是批量采購材料/商品，每月不定期不定量的交易多筆訂單，那么此時銷售方的財(cái)務(wù)會如何開票，銷售方的業(yè)務(wù)員會如何申請開票呢？

如果采購方是商戶（比如：分銷商，B2C商戶等等）不定期不定量的批量采購商品，銷方公司實(shí)際無需針對每一個訂單實(shí)時為采購方客戶開票。而是會與采購方客戶商定先簽署一份采購合同，合同上面記載本次采購的內(nèi)容，和結(jié)算的方式：以“周結(jié)”或“月結(jié)”的方式統(tǒng)一結(jié)算采購款。

發(fā)票的開具方式也隨著結(jié)算的方式的改變發(fā)生了改變，由原來的單筆訂單開具發(fā)票，變成了定期統(tǒng)一根據(jù)結(jié)算金額開具發(fā)票。

雖然銷售方也可以每筆訂單都開具發(fā)票，但是這樣的開票方式非常不便于采購方整理發(fā)票。因?yàn)槊恳环莺贤少彿降呢?cái)務(wù)需要：

1. 對應(yīng)上與合同上“合同款”相等的支付采購款金額的銀行回單
2. 對應(yīng)上與合同相對應(yīng)數(shù)量的材料/商品的入庫單
3. 對應(yīng)上與合同金額相等的增值稅發(fā)票

所以，其實(shí)財(cái)務(wù)如何選擇開票的方式，關(guān)鍵還是由業(yè)務(wù)中雙方商定的結(jié)算方式?jīng)Q定的。

每次在結(jié)算貨款期間，雙方會根據(jù)上期的采購訂單與入庫單、銷售訂單與出庫單等進(jìn)行對賬，對賬無誤后，財(cái)務(wù)會在對賬單上蓋章確認(rèn)，結(jié)算錢款。

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)多筆銷售明細(xì)匯總整理開票的流程

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)手工匯總整理銷售訂單明細(xì)流程：

每月實(shí)際會有很多采購公司購買材料/商品，財(cái)務(wù)需要先從采購主體中分別篩選期間內(nèi)銷售給同一采購公司的銷售訂單明細(xì)，對相同規(guī)格型號(sku)、相同單價(jià)的商品再進(jìn)行篩選，將這類商品的銷貨和退貨訂單明細(xì)進(jìn)行整理匯總。

為什么同規(guī)格型號不同價(jià)格也需要分別匯總，不能合并匯總統(tǒng)計(jì)？

因?yàn)榘l(fā)票內(nèi)容上的“銷貨的單價(jià)”和“銷貨的數(shù)量”都在發(fā)票上需要進(jìn)行展示。同規(guī)格不同價(jià)格沒有辦法匯總成為一條明細(xì)，所以需要分開進(jìn)行匯總，雖然是同sku，但是不同價(jià)格也需要分開進(jìn)行開票。

該規(guī)格型號和單價(jià)的材料/商品的實(shí)際收入就是需要給該采購公司開具的發(fā)票明細(xì)金額。該規(guī)格商品的實(shí)際收入=同種規(guī)格型號和價(jià)格（銷售訂單數(shù)量-退回?cái)?shù)量）*商品單價(jià)。

根據(jù)此方法財(cái)務(wù)手工分別匯總不同規(guī)格不同價(jià)格的商品實(shí)際收入，和對應(yīng)需要開票的明細(xì)及金額。

舉個栗子：

我公司是“書特多”圖書商店，每月”學(xué)特快”教育公司都會不定期的采購我家不同種類不定量的圖書，經(jīng)公司雙方商定，以月結(jié)方式支付采購圖書款。

次月初，兩公司的會計(jì)就會根據(jù)采購訂單和實(shí)際圖書的出庫和入庫分別進(jìn)行對賬，雙方均對賬無誤，教育公司就會給我們圖書商店打采購款，我們圖書商店也會為教育公司開具采購圖書的發(fā)票。

1月5日“學(xué)特快”教育公司在我們“書特多”圖書商店采購了如下圖書：

• A圖書，單價(jià)5.00元，采購10本，共計(jì)50元；
• B圖書，單價(jià)6.00元，采購20本，共計(jì)120元；
• C圖書，單價(jià)7.00元，采購30本，共計(jì)210元。

1月25日，“學(xué)特快”教育公司又來我們“書特多”圖書商店采購了如下圖書：

• A圖書，單價(jià)調(diào)整至6.00元，采購20本，共計(jì)120元；
• B圖書，單價(jià)調(diào)整至5.00元，采購10本，共計(jì)50元；
• D圖書，單價(jià)8.00元，采購10本，共計(jì)80元。

由于采購圖書發(fā)現(xiàn)書中有破損，1月28日分別退還1月5日購買的：

• A圖書，退還2本；
• B圖書，退換3本。

如果是財(cái)務(wù)手工匯總銷售明細(xì)，2月1日銷貨明細(xì)如下：

• A圖書，單價(jià)5.00元，采購10本，退還2本，合計(jì)采購8本，金額合計(jì)40元；
• A圖書，單價(jià)6.00元，采購20本，共計(jì)120元；
• B圖書，單價(jià)5.00元，采購10本，共計(jì)50元；
• B圖書，單價(jià)6.00元，采購20本，退還3本，合計(jì)采購17本，金額合計(jì)102元；
• C圖書，單價(jià)7.00元，采購30本，共計(jì)210元；
• D圖書，單價(jià)8.00元，采購10本，共計(jì)80元。

財(cái)務(wù)通常以Excel的方式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。每家采購公司會分不同sheet分開匯總。

額外補(bǔ)充一個關(guān)于圖書的發(fā)票的規(guī)則：根據(jù)《財(cái)政部稅務(wù)總局關(guān)于延續(xù)宣傳文化增值稅優(yōu)惠政策的通知》(財(cái)稅〔2018〕53號)規(guī)定：“二、自2018年1月1日起至2020年12月31日，免征圖書批發(fā)、零售環(huán)節(jié)增值稅。

圖書免稅可以開具普通發(fā)票，但是不能開專票。

上述的例子可以看到此環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)工作比較單一，但每月卻會占用財(cái)務(wù)的工作時間。其實(shí)產(chǎn)品經(jīng)理可以將這樣的銷售明細(xì)匯總提交開票申請的環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)成平臺的自動化處理。

線上平臺的銷售明細(xì)導(dǎo)入開票流程

銷方公司為定期結(jié)算的采購方申請開票，需要將這段期間銷售給這家采購方的銷售明細(xì)從本地導(dǎo)入到線上平臺，系統(tǒng)會自動將同sku同單價(jià)的商品統(tǒng)計(jì)其“銷售”和“退回”的合計(jì)金額。

將商品名稱與合計(jì)金額的銷售情況匯總成一行，統(tǒng)計(jì)各類sku和不同單價(jià)，銷售和退回的數(shù)量計(jì)算的合計(jì)金額，展示成銷售明細(xì)表，這樣的銷售明細(xì)表就是開票前整理的開票統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

• 匯總后為正數(shù)的行，開具正數(shù)發(fā)票；
• 匯總后為負(fù)數(shù)的行，開具負(fù)數(shù)發(fā)票。

線上平臺銷售明細(xì)導(dǎo)入的開票申請流程如下：

銷售明細(xì)導(dǎo)入的大致步驟

申請發(fā)票中需要考慮的一些功能

1）勾選開具發(fā)票類型。

增值稅電子發(fā)票（目前只有增值稅普通發(fā)票有電子版）還是紙質(zhì)發(fā)票，紙質(zhì)增值稅專用發(fā)票還是紙質(zhì)增值稅普通發(fā)票：需要根據(jù)客戶對發(fā)票的需求，以及客戶是否符合增值稅一般人判斷是否為客戶申請?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票。

2）業(yè)務(wù)員需要選擇開票原因、開票主體、申請時間以及加急服務(wù)的選擇勾選的狀態(tài)。

加急的原因之前的文章已經(jīng)解釋過了，就是月底和年底開票量巨大，發(fā)票數(shù)量有限，申領(lǐng)發(fā)票需要時間，但是對于企業(yè)來說，月底和年底都是發(fā)票需求的高峰期。

因?yàn)閷Ｓ冒l(fā)票具有認(rèn)證抵扣的作用。所以需要留出勾選加急的功能。

3）業(yè)務(wù)員點(diǎn)擊導(dǎo)入明細(xì)申請開票后，可將明細(xì)導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)。

需要業(yè)務(wù)員同時選擇，發(fā)票管理中選擇開具正數(shù)發(fā)票還是負(fù)數(shù)發(fā)票；開票依據(jù)：銷售明細(xì)；發(fā)票類型的確認(rèn)：增值稅普通發(fā)票（紙質(zhì)）、增值稅專用發(fā)票（紙質(zhì)）、增值稅電子普通發(fā)票；以及折讓的選填。

4）實(shí)際銷售中，如果有折讓，需要填寫折讓情況，財(cái)務(wù)手工增加折讓行，沖減sku下的銷售金額，根據(jù)沖減的折讓后的銷售金額開具發(fā)票。

銷售折讓的定義：是指企業(yè)因售出商品質(zhì)量不符合要求等原因而在售價(jià)上給予的減讓。

企業(yè)將商品銷售給買方后，如買方發(fā)現(xiàn)商品在質(zhì)量、規(guī)格等方面不符合要求，可能要求賣方在價(jià)格上給予一定的減讓。銷售折讓如發(fā)生在確認(rèn)銷售收入之前，則應(yīng)在確認(rèn)銷售收入時直接按扣除銷售折讓后的金額確認(rèn)；已確認(rèn)銷售收入的售出商品發(fā)生銷售折讓，且不屬于資產(chǎn)負(fù)債表日后事項(xiàng)的，應(yīng)在發(fā)生時沖減當(dāng)期銷售商品收入，如按規(guī)定允許扣減增值稅稅額的，還應(yīng)沖減已確認(rèn)的應(yīng)交增值稅銷項(xiàng)稅額。

導(dǎo)入銷售明細(xì)需要考慮的一些功能

1）業(yè)務(wù)員點(diǎn)擊“導(dǎo)入”從本地電腦上傳整理后的銷售明細(xì)，銷售明細(xì)模板可以先根據(jù)財(cái)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，提供下載。

模板需要提示：

1. 導(dǎo)入的數(shù)據(jù)需要達(dá)到開票條件的銷售明細(xì)，且之前未開過發(fā)票
2. 導(dǎo)入的數(shù)據(jù)需要為同一客戶，因?yàn)槲覀兪墙o該客戶統(tǒng)計(jì)匯總開票的
3. 導(dǎo)入數(shù)據(jù)的限值需要設(shè)定

財(cái)務(wù)部門可能會提出關(guān)于銷售明細(xì)模板字段的需求。因?yàn)樵陂_票的時候如果字段匹配，財(cái)務(wù)可以不用再進(jìn)行整理直接導(dǎo)入進(jìn)行匯總清單開票，為下一步開票也節(jié)省了時間。

匯總開票，《國家稅務(wù)總局關(guān)于修訂<增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定>的通知》【國稅發(fā)〔2006〕156號】第十二條明確規(guī)定一般納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)可匯總開具專用發(fā)票。匯總開具專用發(fā)票的，使用防偽稅控系統(tǒng)開具《銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)清單》，并加蓋者發(fā)票專用章。

2）導(dǎo)入文件后，系統(tǒng)會對此文件進(jìn)行校驗(yàn)，校驗(yàn)失敗報(bào)錯，需要重新導(dǎo)入文件。

填寫開票信息需要考慮的一些功能

填寫的開票信息，如果選擇的是普通發(fā)票（無論是電子/紙質(zhì)發(fā)票），公司發(fā)票抬頭（公司名稱）、公司稅號為必填選項(xiàng)，其他選項(xiàng)如：公司地址、電話、開戶行名稱和賬號為選填選項(xiàng)。

如果選擇的是專用發(fā)票，則發(fā)票抬頭（公司名稱）、公司稅號、公司地址、電話、開戶行名稱和賬號都為必填選項(xiàng)。

如為紙質(zhì)發(fā)票，則需要填寫郵寄信息：郵寄地址、電話、接受人姓名?？爝f付款方式：寄付/到付。

填寫完畢信息資料后，點(diǎn)擊提交申請開票。

總結(jié)

好的銷售明細(xì)導(dǎo)入開票模塊可以為財(cái)務(wù)節(jié)省大量的統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)和開票的時間。對于產(chǎn)品經(jīng)理來說此處需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)，與業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門充分溝通梳理流程和實(shí)際業(yè)務(wù)需求再進(jìn)行設(shè)計(jì)。

作者：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人；公眾號：財(cái)務(wù)產(chǎn)品人，我們一起交流

本文由 @財(cái)務(wù)產(chǎn)品人 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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