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筆者有OA系統(tǒng)的設(shè)計經(jīng)驗，本系列將分篇章總結(jié)OA中最核心的功能，希望能盡可能全面地記錄筆者的經(jīng)驗，和感興趣的讀者交流分享。

OA系統(tǒng)對于提升企業(yè)和政府單位的辦公效率有非常重要的意義，其應用之廣泛無需多言。由于機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務的復雜性、多種人員身份，以及不同組織間辦事流程的差異性，同時兼顧嚴謹和靈活導致OA的功能邏輯極其復雜。體現(xiàn)其復雜性的一個代表功能就是流程，這是本篇文章探討的對象。

一、關(guān)于流程的重要認知

1. 流程讓OA區(qū)別于其他系統(tǒng)

機構(gòu)內(nèi)各部門和人員間有嚴格的管轄關(guān)系，因此諸多業(yè)務都有嚴格的辦事流程。

最容易想到的例子就是行政事務的審批流程，比如員工提交請假申請，需經(jīng)直接領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、分管副總審批，最終匯總到人事部門。其他例子還包括部門申請某會議室的使用權(quán)限，或者內(nèi)部公告在發(fā)布前經(jīng)相關(guān)人員審查內(nèi)容等等。

由于OA的主要目的是把線下業(yè)務移至線上，因而OA的業(yè)務模塊往往要遵循特定的事務流程，深深打上了“流程”這個讓OA區(qū)別于其他系統(tǒng)的印記。

2. 流程模塊要獨立于業(yè)務模塊

諸多業(yè)務模塊都可能涉及流程，從程序設(shè)計的角度來看流程的代碼實現(xiàn)應當被作為公用的獨立的函數(shù)被其他代碼模塊調(diào)用，對于產(chǎn)品設(shè)計而言同樣要把流程配置作為單獨可訪問的功能模塊，避免流程和業(yè)務的耦合。

業(yè)務模塊通過特定的接口查詢流程節(jié)點的信息，或者向流程模塊傳遞更新的流程信息。如此一來，產(chǎn)品經(jīng)理需要思考如何讓某個流程和具體的業(yè)務綁定。

解決思路無非兩種，在流程配置模塊里設(shè)計好流程，然后選擇關(guān)聯(lián)的業(yè)務模塊；或者在各業(yè)務模塊里分別嵌入可以配置流程的子功能。第二種方式更靈活，可以根據(jù)業(yè)務模塊的特別需求定制改造流程配置的功能細節(jié)。

二、流程模塊的構(gòu)成

1. 流程繪制

流程繪制過程中的可視化方式因系統(tǒng)而異，我們不討論這個方面的問題，值得探討的是流程節(jié)點的類型。業(yè)務場景決定了系統(tǒng)應該提供哪些流程節(jié)點，下面列舉幾個常見的節(jié)點類型。

1）審批節(jié)點

審批節(jié)點指定了在該流程環(huán)節(jié)由誰完成審批動作，應當提供豐富的選擇以滿足不同的業(yè)務場景。下面列出幾種指定審批人的方式：

• 指定用戶：用于特別要求交給某個人處理時。不具有通用性，不常用，但不排除用于應對特殊情況。
• 直接上級領(lǐng)導：比如請假單這類行政審批單，交給直接領(lǐng)導審批。
• 指定職務的用戶：比如辦公設(shè)備的申請會提交到設(shè)備管理員，只需要指定“設(shè)備管理員”職務。
• 指定接口人：比如提前創(chuàng)建好一個“公文接口人”的接口人類型，包含所有部門的助理。下發(fā)全公司公告時選擇發(fā)給“公文接口人”即可。
• 指定角色的用戶：比如所有的高管都有“高管”角色（角色賦予了用戶特定的權(quán)限，接口人是不定義權(quán)限的，只是圈定某一些用戶而已）。比如公司財務報表最終發(fā)給所有高管查看，在流程節(jié)點里指定“高管”角色即可。
• 指定部門+以上條件：組合條件提供更嚴格的限制。比如請假單提交給“人事部門”的“HR”。

2）會簽節(jié)點

會簽指的是多人共同簽批，該節(jié)點要指定多個審批人，并且設(shè)置會簽規(guī)則，包括一人同意或者全部同意即可進入流程下個環(huán)節(jié)。

3）分支節(jié)點

流程不一定沿著一條路徑從一而終，就像分岔路口一樣，多個分支通往不同的方向和目的地。分支節(jié)點之后定義多個流程分支，流程發(fā)起人或?qū)徟嗽跇I(yè)務模塊里填寫的信息決定了流程向哪個分支發(fā)展。

比如請假天數(shù)少于3天時只需要部門負責人同意，請假天數(shù)超過3天需要分管副總同意。

2. 按鈕配置

這里的按鈕指的是“提交”、“同意”、“退回”等顯示在業(yè)務模塊給用戶使用的按鈕，用戶點擊按鈕后觸發(fā)不同的后續(xù)流程。

雖然按鈕顯示在業(yè)務頁面，但是按鈕應該在流程模塊里定義。在流程節(jié)點上可以自定義按鈕的名稱，并且定義每個按鈕關(guān)聯(lián)的后續(xù)流程。

3. 字段校驗

在流程發(fā)起人或?qū)徟它c擊上文提到的按鈕后，需要校驗業(yè)務頁面的信息是否填寫完整、正確，才能進入到下個流程環(huán)節(jié)。不同按鈕要求校驗的字段可能不同，比如有的按鈕要求頁面所有信息都填寫，有的按鈕要求部分信息填寫就足夠了，一般校驗字段是否必填即可。

有的校驗規(guī)則比如要求填寫純數(shù)字、純字母、或者郵箱地址，在業(yè)務模塊的控件上而不是這里提到的按鈕上施加這樣的校驗規(guī)則比較合適，比如填寫請假天數(shù)的控件只能填寫數(shù)字，這一類校驗規(guī)則應當在業(yè)務模塊定義而不是流程模塊。

4. 字段權(quán)限

處于流程某個環(huán)節(jié)的用戶看到業(yè)務頁面的內(nèi)容應當被限制使用權(quán)限，比如請假單填寫人可以填寫請假時段、請假理由等，審批人只能查看這些字段而不能編輯。字段權(quán)限包括只讀、編輯、隱藏。在流程節(jié)點上設(shè)置字段權(quán)限。

三、流程繪制界面

流程繪制界面常見的有兩種：

1. 全局型

這種類型的展現(xiàn)方式可以直觀地看到整個流程的全貌，特別適合于流程分支很多的情況，只是繪制操作復雜一點，需要考慮節(jié)點和連線的擺放位置避免混亂。

比如下圖展示的是公文發(fā)布流程：

2. 局部型

在這種流程表現(xiàn)形式下，同個頁面只能展示部分節(jié)點，繪制時不用考慮節(jié)點和連線的擺放，流程復雜時可以只聚焦部分流程，減少干擾。

下圖截自阿里的宜搭，流程節(jié)點排列在一條直線上，“環(huán)節(jié)1”節(jié)點是另一部分流程的入口，點擊后查看該部分流程的細節(jié)，如圖“宜搭-流程界面2”所示。

宜搭-流程界面1

宜搭-流程界面2

下圖是“請假理由”字段取值不同時的流程分支，查看方式不如全局流程圖直觀，特別當流程分支多層嵌套的時候非常不方便。所以這種展現(xiàn)形式適用于流程簡單的場景。

宜搭-流程分支

本文由 @Twincus靚 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議