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對于大中型企業來說，企業部門劃分多、人員數量多且分散，集成一個統一、有序、集中的信息交流與傳遞平臺就顯得格外重要。而對筆者的公司來說，他們通過綜合權衡，則選擇了門戶系統作為企業內部信息化的渠道。

在企業內部信息化的過程中，我們開展了內部系統重構、業務流程優化等工作，但是有些普遍性問題無法通過這些工作來解決。經過員工調研、方案研究、可行性分析等流程，我們決定開發企業內部門戶系統來解決這些問題。

經過整理用戶反饋，我們發現內部信息化方面比較具有普遍性的問題有以下四個：內部信息分發渠道雜亂、審批數據分散、重點業務信息未能集中展示。下面我將分析一下，我們是怎樣利用內部門戶系統來解決這些問題的。

問題一：內部信息分發渠道雜亂

1. 問題闡述

公司內發布新的規章制度或通知時，會由各群聊管理員發送全員通知并上傳群文件，這些群文件可能存在失效時間，一段時間后無法再被查看。

但是這些群聊中既有通知類的聊天內容，也有工作交流等聊天內容，長時間不看群聊消息的員工很容易錯過公司發布的通知。

據我們觀察，各種群聊中最常見的話題便是：“我遇到了……問題，請問哪位同事可以處理？”有新員工入職時，這類問題出現的頻率更高。而對應事務的負責人不會一直查看聊天窗口，極易錯過這種提問。

另外公司會定期舉辦內部培訓，培訓使用的課件大部分以內部項目或公司產品為案例，是員工學習的寶貴資料，但是沒有專門的平臺存儲并供給大家下載學習，非常浪費。

2. 解決方案

建立統一的內容發布及查看平臺

我們將信息進行了歸類，分配各部門信息發布的負責人為內容管理員，由他們統一在門戶管理后臺將通知、圖文內容、職能介紹以及各類文檔發布至門戶的各類版塊下，員工就可以通過門戶這個統一的渠道接收資訊、查詢信息。另外，內容管理員還可以對重要的內容可以進行置頂以提高觸達率。

3. 價值與收獲

縮短內部信息獲取時間，提升信息觸達率

門戶內容模塊開始使用后，員工可順利地在門戶的對應版塊下查到各類信息，并且可快速獲取公司近期重要資訊。避免員工把時間浪費在找文檔和找人上。改善了內部通知傳達率低的問題。

原先員工接收信息需要關注各種群聊通知或自己在群文件中查找，找人也需要各處詢問才能定位到專人。現在，大家可以通過內容分類導航或搜索功能找到各類通知、文件或事務負責人，還可以通過置頂資訊或首頁Banner來獲取近期重要信息。

4. 適用場景

我們公司內部信息發布的形式多為圖文結合而非文檔上傳，且沒有使用企業微信或釘釘等企業通訊與辦公工具。

另外，我們組織架構復雜，員工多，信息傳達層級多。若是公司規模較小，員工數量沒那么多，信息傳達率比較高，那么搭建這樣一個平臺的意義就沒有那么大了。

問題二：審批數據分散

1. 問題闡述

公司內部系統多，大部分系統都有工作流，只有進入對應的垂直系統才可進行相應的流程提報與審批；有一些事務類的審批沒有歸屬系統，依舊是走的線下流程。

2. 解決方案

建立統一的流程提報及處理平臺

門戶員工工作臺菜單下，將各個業務系統的待辦接入并以統一的格式進行展示，對可以快速審批的流程暴露關鍵字段并提供操作按鈕，對不可以快速審批的流程引導員工先查看流程詳在進行相應操作。以工作物品領用為例，將領用登記的步驟遷移至線上，在領用之前發起申請，物品發放后由行政部同事點擊“通過”按鈕，確認物品已出庫，這樣庫存就不會再出現對不上數的情況了。

3. 價值與收獲

簡單流程在統一平臺快速處理，流程數據全部實現線上存儲。

原先在每個月考勤周期結束或報銷周期結束的最后幾天，相關系統流程的審批人需要進行非常復雜的操作來處理大量較為簡單的流程；現在這部分用戶可以在門戶的待辦菜單下集中快速處理；而且，以前線下流程產生的數據無法準確記錄與統計，現在通過規范的線上操作流程，將數據記錄在系統中，便于定期查看與統計。

4. 適用場景

系統通過數據比對自動審批的流程少，大多數需要專人審批。若多數流程業務屬性上比較簡單，且可通過系統配置自動審批，則無需對流程的處理路徑做較大的優化。

問題三：重點業務信息未能集中展示

1. 問題闡述

公司內銷售、運營等數據存在于各自的垂直系統中，沒有集中查看的平臺。

舉個例子，銷售崗員工在對已簽約商戶進行維護的過程中，需要進入商戶管理系統查看簽約商戶的交易情況，再到客服系統查看商戶的投訴數據；開拓新客戶時，需要進入客戶管理系統查看客戶地圖或客戶行業統計等圖表，來進行新客戶的挖掘。

對單個系統的數據進行分析能得出的價值有限，多系統關聯數據結合起來分析才能得到更準確的優化方向，協助員工調整后續工作的重心。

另外，這些系統的報表模塊大多不支持建立篩選器，每次進入系統查看數據時需要重新設置篩選條件，使用的便捷度低。

2. 解決方案

建立重點業務信息集中展現平臺

在工作臺報表菜單下，用戶可直接查看各垂直系統中擁有權限的報表內容。并且在工作臺首頁設置報表概覽模塊，在這里用戶可自行配置，添加報表或報表篩選器，免去了多個系統切換查看與重復設置篩選條件的繁雜操作。

3. 價值與收獲

報表展示可定制，提升多來源業務數據分析效率。

員工可同時查看多個系統的報表數據，并進行自定義配置，提升了多來源數據的分析效率。

門戶系統將多系統的業務報表數據集中展示，員工就不需要進入多個系統來獲取數據了，而且可以將配置好的篩選器添加至報表概覽面板中，進入對應的頁面即可快速得到運行結果。

4. 適用場景

我們公司內業務數據關聯性高、需要比對分析的數據維度多，而且公司內還沒有集成多系統數據的BI系統。若公司內各業務系統數據關聯性低，那么在單獨的系統中查看問題也不大。如果已經在使用可對接多系統數據的BI系統，則可直接對BI系統進行功能優化來滿足操作上的需求。

問題四：系統數據安全保障弱

1. 問題闡述

公司內每個系統采用的安全防范策略不同，無法統一管理，數據的安全得不到保障。例如各個系統對安全密碼強度、密碼有效期要求不同，圖形驗證碼或短信驗證碼的觸發機制不同，有些系統會對用戶操作進行監聽，超時后會自動登出，但各系統設置的超時時間也不一致，還有些系統未做超時限制。

另外，員工離職時系統賬號的關閉由各系統管理員自行處理，若該操作未能及時進行，則會提高數據泄露的風險。

2. 解決方案

建立單點登錄認證服務平臺

修改各業務系統的用戶認證方式為LDAP認證，賬號密碼統一由微軟域控管理。各業務系統用戶認證方式統一接入LDAP認證后，密碼強度、密碼失效時間、驗證碼觸發條件、賬號異常登錄判定、賬號行為監聽等，統一由單點登錄服務平臺來控制，增強對系統數據安全的保護。對用戶來說，對接了單點登錄的系統使用一套賬號密碼即可，降低了記憶成本。

3. 價值與收獲

系統數據安全性增強，賬號管理成本降低。

未搭建單點登錄服務平臺時，各系統獨立管理賬號密碼，管理員各自進行負責系統的賬號開啟/關閉、密碼重置的工作。而且各系統規定的密碼安全級別不等，在數據安全保護上存在漏洞。接入單點登錄服務后，賬號密碼統一由域控管理、登錄安全策略由單點登錄服務平臺制定，對賬號的一次操作可直接干預多個系統的登錄判斷。

4. 適用場景

公司內現有的大部分業務系統具備與單點登錄服務對接的可能性，且對接成本在可以接受的范圍內。如公司內使用的多是采購的外部系統，那么開發起來難度會比較大或者對接的成本會比較高，那么在這種情況下，可能只能要求各系統提升對登錄操作管理的安全等級。

結語

其實針對文中描述的問題，我們分別提出過很多方案，既有功能的優化方案，也有系統的搭建計劃。但企業門戶的開發是我們對信息化問題按照緊要程度進行選擇，并且綜合考慮了內部資源情況之后，在當時所得到的最優解。不論采取什么樣的方案，都需要考慮開發難度、資源狀態、公司發展規劃等各種現實場景，還要確保方案的實行確實將為我們創造價值、規避風險。

作者：今天吃洋蔥；公眾號：今天吃洋蔥

本文由 @今天吃洋蔥 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

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