合同審批流程應該如何設計
公司的經營活動離不開合同,合同的簽訂離不開審批,拋開審批談合同管理將顯得很空洞,那么一個合同審批流程應該如何設計將會顯得很重要,那么合同審批流程應該如何設計。
一、審批流程簡介
在企業內部,一條審批流程的存在是不同部門、業務單元協作共同完成一件事情的過程體現。從審批流程的發起者開始,隨著流程的流轉,不斷有新的人員參與到該業務中來,共同把關業務的質量,流程是業務訴求和管理需要的共同提現。合同審批流程是企業內部流程的一部分,又不同于其他的審批流程。
二、合同審批內容
毫無疑問,合同審批流程中審批的內容肯定是合同。一般情況下,合同都是以附件的形式存在,在合同審批的時候呢,直接一個附件別人進行審核嗎?No,我們需要將合同的關鍵信息提取出來,讓審批人進行審批,主要會涉及到的信息如下:
1. 合同描述
對合同進行簡單的描述,即該合同因何而簽訂,大概約定了什么東西。
2. 合同主體
涉及到集團公司,會有簽約主體。
3. 簽約方
合同是和誰簽訂,每個簽約方的角色:甲方、乙方等。
4. 財務信息
合同金額以及收付款明細信息。收付款合同有財務信息,其他的則不用填寫。
5. 其他信息
比如合同的分數、簽訂日期、蓋章日期等等。
這種方式的合同審批更多的是線下附件,線上走審批。將合同數據手動錄入到審批表中,直接走線上合同的話,則是將信息直接寫入到合同模板中。審批內容差不多,審批路徑會有點不同。
三、合同審批路徑
在講合同審批路徑之前,先要明確一個概念:合同審批的時候,是審批過程還是審批結果。一個合同從草稿擬定到定稿定義其為過程,在這個過程中,不同的人員會有不同的意見,根據這些意見進行草稿調整,最終形成合同的定稿。合同的定稿定義為結果,審批過程和審批結果的審批路徑會稍有差異。
1. 審批過程的合同審批路徑
合同從擬定到定稿,是需要不同的業務部門進行會簽,所以該路徑的第一段為:草稿會簽階段,可能需要反復修改,當合同定稿以后,進入到合同審批審批階段;第二階段為:合同審批階段,在這個過程中,修改也會有,但是會比較少。流程路徑如下圖,當然根據不同的業務和管理要求,會有所不同。
這里需要注意:在合同草稿會簽階段,合同退回可以直接到申請人,在合同審批階段,則不能直接退到申請人節點,要退回到確認節點,不然又要重新走會簽,很導致流程流轉耗時增加、效率降低。
2. 審批結果的合同審批路徑
合同審批結果即就是審批已經定稿的合同內容,從起草到定稿的過程則放在線下或者有另外的流程。當合同定稿以后,申請人發起合同審批申請,先由業務部門內部審核,審核完成以后分別經過財務、法務,然后經過管理層審核,最終歸檔,基礎流程如下:
合同審批過程基本都要經過業務部門、財務、法務、管理層、行政的審批節點(行政是處理節點),根據內部管理要求審批順序調整即可。
四、合同審批機制
合同審批的機制由業務管理要求決定,主要有:不同的合同類型由不同人員審批;合同金額的分級審批。在合同管理中,基于業務,從不同的視角,合同可以分成不同的類型。如:基于部門,分為人事合同、市場合同、財務合同等等;基于業務本身,分為人事合同、采購合同、銷售合同;基于財務,分為收款合同、付款合同、其他合同……
不同的合同類型是公司管理對其從不同視角的一個分類,不同的合同會有不同的業務部門或者職能部門參與審批。同時因為合同金額的不同導致合同需要由不同管理層審批,業務分流和分級審批共同構成了合同的審批機制。
五、如何設計合同審批流程
審批流程的設計首先要考慮的是業務運轉和管理訴求,個人認為合同審批流程的審計更多是考慮管理訴求,即如何規范合同簽訂過程,管控合同的執行。一份合同簽訂的時候,業務部門肯定是希望盡快簽訂,而管理需要從戰略、財務、法律、風險等多方面考慮合同簽訂所造成的影響。如何設計合同審批流程就要更多的考慮管理訴求,當然也必須考慮業務本身。
1. 線上合同,即審批關鍵信息,生成在線合同
該方案中,合同的范本也就是合同的模板在最初已經規定好,在審批的時候,只需要將關鍵的信息填寫進去,如合同的簽訂方信息、合同的金額約定等內容。
如果采用這種方式,那么合同審批路基可以盡可能的縮短,減少流程審批耗時。
2. 線下整理合同,審批時關鍵信息+附件的形式
采用這種合同管理模式,建議采用初審+審批的模式進行合同審批,即將合同草稿的一條審批流程,合同定稿一條審批流程,在合同審批過程中關聯合同評審流程。該方案的好處為:
- 合同審批流程路徑清晰,即不會反復修改評審;
- 讓申請人覺得,合同審批流程耗時沒那么久。
六、寫在最后
合同管理是每個公司必不可少的,合同的簽訂需要合同審批流程去規范,而好的合同審批流程會讓合同審批過程順暢、提高業務推進效率。
沒有最好的合同審批流程設計方案,只有最適合的。從業務和管理雙向考慮,設計合同審批流程,設計出適合自己公司的審批合同管理流程。
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你好能請教你一個問題么?
一個審批流,開始狀態是 “草稿” 可編輯刪除 , 如果審批人審批駁回后狀態是定義一個“駁回”狀態還是直接打回“草稿”狀態,如果定義一個”駁回“ 狀態 又讓發起可以編輯刪除?
可以是草稿狀態,也可以是駁回狀態,編輯和刪除與本身的狀態沒有關系!
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第一次寫文章,自己回頭再看,發現有很多錯誤,明天調整下,重新發
請問下您這個流程圖是用什么軟件化的?
用visio畫的
AXURE也能畫