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隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，越來(lái)越多的企業(yè)為了提高內(nèi)部管控的效率，開始自建或引入內(nèi)部管理系統(tǒng)來(lái)提升公司的效率。在內(nèi)部管理系統(tǒng)中，有一個(gè)比較重要的模塊就是首頁(yè)工作臺(tái)，今天我們就來(lái)聊一聊為什么需要首頁(yè)工作臺(tái)，以及怎樣設(shè)計(jì)首頁(yè)工作臺(tái)。

01 為什么需要首頁(yè)工作臺(tái)

其實(shí)要探究這個(gè)問題，我們需要深入到企業(yè)的需求當(dāng)中去思考。即企業(yè)有了內(nèi)部管理系統(tǒng)后，在沒有首頁(yè)工作臺(tái)的情況下，遇到了什么問題？

首先分析經(jīng)常使用內(nèi)部系統(tǒng)的人員，一般是普通員工和基層管理人員。那么我們就從管理需求和工作需求兩個(gè)方面來(lái)探討：

1. 管理需求

無(wú)法準(zhǔn)確掌握當(dāng)前任務(wù)的進(jìn)展和異常狀況：

基層管理人員的主要工作目的：配合公司規(guī)劃，在需要的時(shí)間內(nèi)，高質(zhì)量完成當(dāng)前階段的任務(wù)。這就要求基層管理人員擁有合理分配任務(wù)、及時(shí)策略調(diào)整等能力。這些能力的來(lái)源除了管理人員日常的工作中進(jìn)行的訓(xùn)練和培養(yǎng)以外，就非常需要對(duì)工作數(shù)據(jù)有全面掌控和對(duì)任務(wù)進(jìn)展有直觀了解。

1. 對(duì)工作數(shù)據(jù)的掌控能夠讓管理人員對(duì)于自己分配任務(wù)的合理性進(jìn)行佐證，從而提升管理人員的合理分配能力。
2. 對(duì)任務(wù)進(jìn)展的直觀了解能夠讓管理人員提升對(duì)任務(wù)本身的掌控能力，從而在任務(wù)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候及時(shí)調(diào)整。

以上兩種能力保證了任務(wù)能夠準(zhǔn)時(shí)高質(zhì)量交付，從而為管理人員避免管理不善的問題。

2. 工作需求

需要快速高效地在完成自己的任務(wù)。

這個(gè)角度比較簡(jiǎn)單，對(duì)于普通員工而言，每天都會(huì)有分配到的具體任務(wù)，就需要高效按時(shí)完成。在這里，減少浪費(fèi)時(shí)間就很重要。首先需要避免因?yàn)槿蝿?wù)分布太分散而導(dǎo)致的任務(wù)搜尋時(shí)間和遺漏風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，因?yàn)槠髽I(yè)當(dāng)中通常是多人分工協(xié)作，所以信息同步也非常重要，否則也會(huì)出現(xiàn)因?yàn)樾畔⒉疃a(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)。

02 怎么設(shè)計(jì)首頁(yè)工作臺(tái)

結(jié)合了以上分析，現(xiàn)在我們就來(lái)思考一下設(shè)計(jì)首頁(yè)工作臺(tái)的核心方案。既然有兩方面的需求，那么設(shè)計(jì)之時(shí)同樣需要針對(duì)兩方面的痛點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)。下面我們分別闡述兩方面的核心需求和設(shè)計(jì)。

1. 管理需求：量化核心數(shù)據(jù)，團(tuán)隊(duì)任務(wù)狀況展示

1）量化核心數(shù)據(jù)

核心數(shù)據(jù)模塊，達(dá)成的需求是讓管理人員能夠站在宏觀的角度上知曉自己負(fù)責(zé)板塊的情況，便于管理人員在做具體事項(xiàng)的時(shí)候都能遵循宏觀主線。

這個(gè)模塊更多地需要跟當(dāng)前工作崗位相匹配，展示他們關(guān)注的核心數(shù)據(jù)，需要包含正常數(shù)據(jù)和異常數(shù)據(jù)。下面以客服、銷售、項(xiàng)目經(jīng)理這三個(gè)崗位的核心數(shù)據(jù)舉例：

2）團(tuán)隊(duì)任務(wù)進(jìn)展

這個(gè)模塊的側(cè)重點(diǎn)更多是微觀層面，即用于管理人員對(duì)當(dāng)前的團(tuán)隊(duì)任務(wù)進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)控，作為調(diào)整的參考依據(jù)。

模塊偏向當(dāng)天或最近安排的任務(wù)情況。這個(gè)模塊的設(shè)計(jì)中，可以將每個(gè)崗位的工作都量化成任務(wù)，這樣就無(wú)需根據(jù)崗位再來(lái)進(jìn)行劃分。

該模塊需要包含的內(nèi)容有：管理人員負(fù)責(zé)的整個(gè)團(tuán)隊(duì)及團(tuán)隊(duì)每個(gè)人分配的任務(wù)總數(shù)，當(dāng)前完成任務(wù)數(shù)，當(dāng)前任務(wù)完成率等。以下圖為例：

2. 工作需求：明確展示剩余任務(wù)，歸集任務(wù)入口，信息同步

1）歸集任務(wù)入口、明確展示剩余任務(wù)

這兩個(gè)需求通常用一個(gè)待辦任務(wù)模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)，這個(gè)模塊所起到的作用就是集中展示執(zhí)行人員所需要完成的任務(wù)，從而避免其在系統(tǒng)的多個(gè)功能模塊中找尋任務(wù)而浪費(fèi)時(shí)間和遺漏任務(wù)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。

該模塊的設(shè)計(jì)根據(jù)工作性質(zhì)的不同可分為兩種：

• 通過(guò)系統(tǒng)分配的任務(wù)：這類任務(wù)的目標(biāo)和達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)比較明確，執(zhí)行人員僅需要將待辦任務(wù)全都完成即可。這種情況下，無(wú)需給執(zhí)行人員創(chuàng)建待辦任務(wù)的入口，但是需要配合設(shè)計(jì)系統(tǒng)中相應(yīng)的分配功能。
• 自行創(chuàng)建待辦任務(wù)：這類設(shè)計(jì)通常用于執(zhí)行人員的工作較為多樣，且并非所有都屬于系統(tǒng)可分配的范疇。這種情況下，就需要給出執(zhí)行人員自行創(chuàng)建待辦任務(wù)的入口。同時(shí)需要注意的是，此處需要留出任務(wù)目標(biāo)和時(shí)間安排的設(shè)計(jì)，便于將任務(wù)量化。

2）信息同步

這個(gè)模塊主要是為了讓執(zhí)行人員能夠快速了解到與之相關(guān)的信息而設(shè)置的，目的主要是避免因?yàn)樾畔⒉疃a(chǎn)生的無(wú)效工作或低效工作。通常包含公司重要信息同步和自己負(fù)責(zé)的任務(wù)信息同步。

• 公司信息同步：這個(gè)功能主要是為了滿足員工需要快速了解公司重要信息的需求，公司重要信息往往會(huì)涉及到各工作崗位的員工任務(wù)優(yōu)先級(jí)，需要時(shí)刻掌握以便更好完成任務(wù)；
• 自己參與的任務(wù)信息同步：這個(gè)功能更多是滿足在多人協(xié)同工作的場(chǎng)景下，隨時(shí)了解其他人員對(duì)于自己參與的任務(wù)提交的進(jìn)展和變更，以便于及時(shí)確認(rèn)自己的任務(wù)進(jìn)展是否符合整體任務(wù)進(jìn)展，同時(shí)也便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)其他員工的工作對(duì)自己的任務(wù)可能產(chǎn)生的影響。

03 總結(jié)

從上述內(nèi)容我們可以看出，做一個(gè)首頁(yè)工作臺(tái)，首先要從使用人員入手，分析管理人員和工作人員這兩個(gè)不同的角色的痛點(diǎn)。

對(duì)于管理人員，痛點(diǎn)是對(duì)任務(wù)進(jìn)展和異常無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控。所以我們要從宏觀和微觀兩個(gè)角度去設(shè)計(jì)核心功能。宏觀需要分崗位進(jìn)行核心數(shù)據(jù)量化，以便于隨時(shí)觀測(cè)進(jìn)展、發(fā)現(xiàn)異常。微觀需要展示當(dāng)前任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r和團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)情況，讓管理人員對(duì)于團(tuán)隊(duì)進(jìn)展能了然于心。

對(duì)于工作人員，痛點(diǎn)是避免低效工作。所以需要設(shè)立待辦為之明確任務(wù)，輔助以信息同步，兩者相結(jié)合達(dá)成個(gè)人效率最大化。

總之一句話概括：宏觀微觀都要抓，明確任務(wù)有同步。

怎么設(shè)計(jì)首頁(yè)工作臺(tái)，你學(xué)會(huì)了嗎？

本文由 @蜂蜜烏龍茶 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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