RPA設計實踐:做好內部審計自動化變革
機器人流程自動化(RPA)在金融、會計、政務和其他流程穩定、重復性高的組織領域中已得到廣泛推廣,審計部門作為內部控制的關鍵節點,有必要了解與之相連接的風險點,同時可考慮使用RPA優化現有審計流程,將更多的精力投入到創新及高價值的審計活動中。
“面對全新的自動化流程涌現,在RPA項目實施過程中,審計團隊應加強對RPA治理的審查”(Gartner)。
一、了解RPA
RPA機器人以可以無侵入地連接多個系統的協同能力著稱。它能夠十分靈活地模擬人類與IT系統的交互行為,執行幾乎任何基于規則的標準化流程和操作,此外還具有記錄和捕獲一系列跨系統操作的步驟的能力,是企業絕佳的自動化辦公助手。
RPA本身在技術層面是一項基礎的自動化解決方案,部分RPA產品引入了高級的認知計算能力,賦予機器人自動進行分析和決策的能力。
二、RPA流程的審計要點
在企業的各個部門應用RPA越多,審計流程中遇到RPA軟件機器人的情形也越多。
由于RPA得工作機制是通過模擬人類員工的行為執行任務,因此圍繞RPA流程的許多審計控制與被它們替代的手工流程類似。
RPA項目的實施往往伴隨著流程的重新設計和新技術的引入,因此在POC測試和工程實施時,審計人員應對業務流程進行全面評估,必須確保:
- RPA項目的治理結構到位并且按計劃執行
- RPA工程實施中的相關控制措施穩定有效,對新的風險點做好防控預案
- 隨工作量增加的流程異??梢缘玫接行Ч芾?/li>
- 遇到自發或由外因導致的RPA系統中斷時,有足夠的備用方案維持關鍵流程的正常運行
三、審計部門應用RPA
風險評估工作中包含許多重復的標準化任務(數據查詢、收集、錄入等),很多時候仍然要通過手工完成,工作量大且易出錯,例如:
- 審計對象的數據收集和導出
- 審計底稿的準備
- 審計測試的信息記錄
- 審計報告的制備,等等
類似的事務性工作十分適合應用RPA實現降本增效,引入自動化軟件機器人分擔審計業務人員的工作負擔,使審計過程更為準確和高效。怎樣判斷哪些業務流程適合被自動化,審計部門負責人還可以進行如下思考:
- 目前的人類員工行為可以映射成端對端的工作流程嗎?
- 如果待自動化的流程需要人的判斷,那么用以判斷的標準是否相互獨立并且包含所有角度?
- 是否每一次獲取數據和輸入數據的位置都是固定的(比如特定的屏幕或系統中的相同字段名或字段位置)
如果這三個問題的答案都是肯定的,那么該流程或行為很適合被RPA自動化。
如果規則無法定義、或是難以精準表達,那么最好將這些關鍵的判斷節點留給人類員工。
畢竟RPA的初衷是改進人工工作,而不是妨礙人工或者使人類操作更加復雜。把高價值的工作留給人類員工,重復的低價值工作留給機器人才是RPA的初衷。
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