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遇到體驗不好的錄單系統(tǒng)時，我們可能會遇到?jīng)]有辦法一次性錄入數(shù)據(jù)，需要進行分多次錄入、重復(fù)錄入的操作。在這種情況下，優(yōu)化錄單系統(tǒng)就顯得格外重要了， 并幫助我們避免這些不好的體驗。

前言

我們在錄入資料的時候，有些系統(tǒng)錄入的體驗很不好，使用起來讓人非常惱火，甚至沒有辦法可以一次性錄完，需要分多次、重復(fù)錄入，或者直接放棄錄入。不僅對用戶帶來不好的體驗，同時也降低了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，給后續(xù)的工作造成不便，以及增加不必要的成本。

其實除了資料本身原因以外，錄單系統(tǒng)的優(yōu)化也很重要，可以很大程度的避免這些不好的體驗，幫助用戶更快速更準(zhǔn)確的錄入資料。提升整個業(yè)務(wù)的效率。

01 優(yōu)化思路

1. 錯誤即時反饋

在錄入數(shù)據(jù)信息時，經(jīng)常會碰到 “怎么又有錯誤啊” “我到底錯哪了呀”，一臉懵逼的往回找錯誤。

案例：

我正在錄入一份員工基礎(chǔ)資料，在填完最后一個數(shù)據(jù)點擊提交時，忽然彈出一個提示，提醒我 “手機號碼格式錯誤”。由于需填寫的數(shù)據(jù)較多，我又要將頁面往上滑動，找到手機號碼輸入框，發(fā)現(xiàn)原來是少輸入了一位。修改完之后繼續(xù)點提交，發(fā)現(xiàn)還是有輸入錯誤的，又返回去改。（反復(fù)修改反復(fù)提交）

建議在錄完單個數(shù)據(jù)時，及時的告訴用戶，該數(shù)據(jù)錄入的格式是否錯誤了。避免所有錄完之后，在最終環(huán)節(jié)提交的時候才反饋出錯誤。

2. 自動識別

因為頁面數(shù)據(jù)較多，也存在一些不需要人為填寫的數(shù)據(jù)，并且填寫一張完整的單據(jù)耗時較長，也比較浪費時間。所以要將部分數(shù)據(jù)能讓系統(tǒng)處理的就不需要人為去填寫了。

系統(tǒng)可以通過邏輯或有一定規(guī)則的，可帶出相應(yīng)數(shù)據(jù)的就可以采用自動錄入。

案例：每個人都有身份證，在填寫一些個人信息時，時常都會讓你填寫一個 “身份證號碼”，然后還需要你填寫 “性別” “出生年月日”等等信息

其實在身份證號碼上有已經(jīng)帶有一些基本信息了。

• “性別”；身份證號碼的第17位數(shù)字表示性別：奇數(shù)表示男性，偶數(shù)表示女性
• “出生年月日”：身份證號碼的第7~14位數(shù)字表示：出生年、月、日

這種有一定規(guī)則的數(shù)據(jù)，盡可能地交由系統(tǒng)完成，減少人工錄入的量，從而提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性！

3. 排版優(yōu)化

有些系統(tǒng)的填寫數(shù)據(jù)的 “環(huán)境”也比較差（頁面的布局、排版、整體設(shè)計各方面都做的不太好），我有幾個方面的建議可以參考一下。

1）布局（整體布局）

不同的布局適用于不同的場景，選擇了不合適的布局，就像是穿了不合適的鞋子去跑步一樣，那么舒適度、效果和成績都不會很理想。

上下布局（上面圖片、下面輸入框）

“上下布局” 錄入?yún)^(qū)域較小，適用于圖片小或需要填寫的內(nèi)容較少的。（一個頁面5-10個字段最合適）。

• 優(yōu)點：一眼可以看完需要錄的數(shù)據(jù)，較為簡潔。
• 缺點：錄入內(nèi)容有限，字段過多或過長的話，會顯得較為擁擠。

左右布局（左邊圖片、右邊輸入框）

“左右布局”就截然相反，錄入?yún)^(qū)域較大，比較適用于頁面字段較多的（一個頁面 20個以上字段）。

• 優(yōu)點：適用于字段較多或是字段長度長短不一的場景，方便排版，不用擔(dān)心界面密密麻麻/擁擠不堪。
• 缺點：較難適應(yīng)，若進行數(shù)據(jù)對比以及審核時，可能會造成左右擺頭，跳起了 “搖頭舞”。容易造成視覺疲勞

2）分類（內(nèi)容分類）

根據(jù)圖片從上到下，從左到右的順序（進行有序的排序，業(yè)務(wù)人員就不需要看字段去圖片上找字了。而是反過來，按照順序看完圖片再進行錄入數(shù)據(jù)）。

根據(jù)字段類型歸類，比如 “電話”、“手機”、 “件數(shù)” 、“重量” 。就可以歸為一類（類型不同輸入方式就不同，上所述都是數(shù)字，錄入時只需要使用到右邊的數(shù)字鍵盤，盡量避免在填寫數(shù)字的時候又跳到輸入漢字再跳到數(shù)字來回跳的情況）。

4. 交互優(yōu)化

怎樣的交互能使可視性（功能可視性越好，越方便用戶發(fā)現(xiàn)和了解使用方法）提高呢？

1）快捷鍵

因為錄單人員對錄單的速度要求高，使用鍵盤的速度比使用鼠標(biāo)的速度快，所以錄單人員更喜歡鍵盤操作。

所有的按鈕都需要通過鼠標(biāo)點擊，會使用戶在鼠標(biāo)與鍵盤之間來回切換。從而影響到錄入的速度。

我們可以提供一些常用的快捷鍵，盡量減少，或不用鼠標(biāo)。比如一些通用的按鈕，保存（Ctrl + S）、上一張單據(jù)（Ctrl + ↑）、下一張單據(jù)（Ctrl + ↓）等等。。

2）自動跳過不需要錄入的字段

錄單人員一般都是用回車或者Tab鍵來切換字段，很少用鼠標(biāo)。這種時候，切換字段的順序就很重要了。

以下兩種情況，是不需要由人來手動錄入的：

• 沒有數(shù)據(jù)可錄，比如錄單人員不知道電話號碼，他就無法錄入電話號碼，那么電話號碼字段就不需要錄入；
• 可以由系統(tǒng)計算得出結(jié)果的，比如總金額可以直接由單價和數(shù)量計算得出。

這兩種情況，如果系統(tǒng)沒有自動跳過，而是跟其他字段一樣，用回車或者Tab鍵仍然會激活這些輸入框，那錄單人員就需要多切換幾次，比較浪費時間。

正確的做法：如果由一定的邏輯能算出該字段不需要錄入，就應(yīng)該自動跳過。

比如：如果固定電話的區(qū)號為空，就自動跳過后面的號碼和分機號；如果已經(jīng)錄入數(shù)量和單價，就自動計算出總金額并跳過。

3）減少操作

錄單是一個單一且重復(fù)的工作，在這些重復(fù)的操作里面，有一些是系統(tǒng)可以預(yù)知的?？梢宰詣訋陀脩敉瓿?，減少用戶的操作。從而提高效率。

比如：業(yè)務(wù)人員提交單據(jù)后，需要再點擊新增按鈕，進行下一張單據(jù)的錄入。這種重復(fù)可預(yù)知的操作，如果由用戶操作會造成工作量的浪費。由系統(tǒng)幫用戶完成即可。

4）體驗

當(dāng)數(shù)據(jù)有錯誤的時候應(yīng)該如何進行提示呢？

錯誤的提示方式：“彈窗提示”，最大的缺點就是打斷了用戶的操作，用戶必須停下來關(guān)閉該彈窗提示才能進行下一步的操作。

若是每個提示都使用彈出框的話，每次業(yè)務(wù)人員輸入錯誤信息時都需要多按一次確定或關(guān)閉按鈕。大大降低了錄入的速度。

正確的方式：（提示的方式更加友好）

輸入框上即時提示出錯誤的地方

暫時的和非模態(tài)的，頂部居中顯示并自動消失的提示

以上的兩種提醒方式，盡可能的降低對操作用戶的影響，并且明確和醒目的提醒到用戶。

02 思考核心

讓我們再總結(jié)一下。針對數(shù)據(jù)錄入的場景，最核心的訴求就是錄入速度要快，操作體驗要好，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性還不能降低。

對此，我們提出的解決思路是：

1. 錯誤即時反饋，讓用戶一次性完成，避免反復(fù)核對修改。
2. 自動識別，幫助用戶錄入，減少錄入工作量。
3. 排版優(yōu)化，針對不同的錄入數(shù)據(jù)量采用不同的排版，給用戶提供良好的錄入環(huán)境。
4. 交互優(yōu)化，設(shè)置快捷鍵、關(guān)注操作細節(jié)，給用戶提供良好的錄入體驗，幫助他更快地完成錄入。

核心思路是：即時反饋、減少操作、養(yǎng)成操作習(xí)慣、利用系統(tǒng)幫助用戶完成。

通過以上優(yōu)化，能大大提高用戶錄入速度、降低數(shù)據(jù)錯誤率，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)效率。

本文由 @風(fēng)瘋 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。