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作者從項(xiàng)目實(shí)踐出發(fā)，簡(jiǎn)單講述了電子發(fā)票系統(tǒng)的建設(shè)步驟和方式，希望通過(guò)此文能夠加深你對(duì)電子發(fā)票系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。

餐館就餐、網(wǎng)上購(gòu)物、外出旅行都是電子發(fā)票了，看來(lái)這兩年電子發(fā)票真快普及了。那么，企業(yè)的電子發(fā)票系統(tǒng)都是如何建設(shè)的呢？

大多資料都是介紹在什么場(chǎng)景下，推薦采用什么樣的建設(shè)方案。但是，很少去講怎么搞能降低企業(yè)的使用成本？

怎么搞更讓企業(yè)使用起來(lái)更順手？今天，我以搞過(guò)的一個(gè)電子發(fā)票開(kāi)票系統(tǒng)為例，說(shuō)一下是如何降低企業(yè)電子發(fā)票系統(tǒng)使用成本，提升使用體驗(yàn)的。

01 電子發(fā)票涉及的關(guān)鍵系統(tǒng)

在紙質(zhì)發(fā)票年代，若想開(kāi)票要么是ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接對(duì)接稅控開(kāi)票系統(tǒng)，要么是人工到稅控開(kāi)票系統(tǒng)錄入信息開(kāi)票。開(kāi)票后把紙質(zhì)發(fā)票交付給客戶。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，開(kāi)電子發(fā)票就多了開(kāi)票信息生成電子發(fā)票文件、加蓋電子簽章、電子發(fā)票存儲(chǔ)、電子發(fā)票推送的過(guò)程。

因此，與紙質(zhì)發(fā)票相比，就多了一個(gè)電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)一端連著稅控開(kāi)票系統(tǒng)，以便把每筆電子發(fā)票信息第一時(shí)間傳到稅控系統(tǒng)；一端連著企業(yè)ERP或其他產(chǎn)生發(fā)票數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。若業(yè)務(wù)量小，也可以手工到電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)錄入開(kāi)票信息。因此他們?nèi)叩倪壿嬯P(guān)系如下圖。

這里還需要說(shuō)明三點(diǎn)。

一是、為了簡(jiǎn)單明了的說(shuō)明電子發(fā)票涉及哪些系統(tǒng)，上圖略去了每個(gè)系統(tǒng)的部署方式。

二是、電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，都是需要稅務(wù)部門(mén)認(rèn)證的服務(wù)商提供，要么怎么和稅控開(kāi)票系統(tǒng)交互數(shù)據(jù)呢，怎么能隨意在電子發(fā)票文件上加蓋企業(yè)的電子簽章呢。

三是、有些企業(yè)外購(gòu)的ERP或業(yè)務(wù)系統(tǒng)，已具備電子發(fā)票服務(wù)資質(zhì)，比如用友、金蝶的ERP，相當(dāng)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)是一體的，這種情況下，業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接對(duì)接稅控開(kāi)票系統(tǒng)。有些企業(yè)自研的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或購(gòu)買(mǎi)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，沒(méi)有電子發(fā)票開(kāi)票資質(zhì)，就需要與具有電子發(fā)票資質(zhì)的系統(tǒng)對(duì)接，比如與航信、百旺對(duì)接。航信、百旺的系統(tǒng)，再與稅控開(kāi)票系統(tǒng)對(duì)接，他們的對(duì)接是非常簡(jiǎn)單的，甚至企業(yè)是無(wú)感的。

02 常用開(kāi)票方式及關(guān)鍵步驟

先給大家說(shuō)一下常用的電子開(kāi)票方式，然后在說(shuō)一下如何節(jié)省成本，如何用著更舒服。

在開(kāi)發(fā)票前，需要先把開(kāi)票信息提供給電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)。在哪里提供呢？

超市購(gòu)物、餐廳就餐、景區(qū)停車(chē)，一般可以掃描小票上的二維碼提交開(kāi)票信息。

電商購(gòu)物，一般可以在提交訂單時(shí)附帶發(fā)票信息，或訂單完成后基于訂單單獨(dú)提交開(kāi)票信息。

還有些線下服務(wù)商，讓在他們的公眾號(hào)里，選擇訂單后提交發(fā)票信息。

對(duì)于這些發(fā)票信息的提交，我們可以理解為是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交的，然后由業(yè)務(wù)系統(tǒng)提交給電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)。

很多時(shí)候，用戶提交開(kāi)票數(shù)據(jù)后，并不能夠立刻拿到電子發(fā)票文件。

這地方就是花錢(qián)多少的一個(gè)重要點(diǎn)。

若想與電子發(fā)票平臺(tái)直連“秒開(kāi)”發(fā)票，這種對(duì)接方式，用戶立等取票，也不用增加任何人工成本，缺點(diǎn)就是貴。

用戶不能直接拿到發(fā)票，一般是沒(méi)有與電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)直連，需要人工按一定格式把開(kāi)票數(shù)據(jù)導(dǎo)進(jìn)去。這種方式一是慢，二是還需要人工去干這個(gè)事兒，優(yōu)點(diǎn)是比直連的便宜的多。

電子發(fā)票開(kāi)具后，一般會(huì)告訴用戶一下，電子發(fā)票開(kāi)好了，可以拿到電子發(fā)票文件了。

怎么告訴用戶呢？一般由電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)短信通知用戶，或由其發(fā)郵件給用戶。企業(yè)稍作二次開(kāi)發(fā)，也可以把開(kāi)好的發(fā)票文件掛到自己業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訂單下，供用戶備查或二次收票。讓客人通過(guò)短信接收電子發(fā)票時(shí)，短信中會(huì)帶有發(fā)票鏈接，同時(shí)會(huì)帶有電子發(fā)票服務(wù)商的名稱。

這里有兩個(gè)細(xì)節(jié)需要交代清楚，一是讓用戶通過(guò)短信接收發(fā)票文件，需要把用戶的手機(jī)號(hào)提供給電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)；二是發(fā)送的短信中默認(rèn)帶有電子發(fā)票服務(wù)商的公司名稱，這讓用戶收到短信后會(huì)很詫異，這是哪里開(kāi)的票？

若想去掉短信中電子發(fā)票服務(wù)商名稱，可以，但需要定制短信，這涉及到多花錢(qián)。大概原來(lái)發(fā)三條短信的錢(qián)，現(xiàn)在只能發(fā)一條。通過(guò)郵件接收電子發(fā)票，也會(huì)存在電子發(fā)票服務(wù)商品牌露出的問(wèn)題，若想定制，可能也要單獨(dú)付出成本。

上述就是常用的電子開(kāi)票方式及關(guān)鍵步驟。這里面對(duì)于企業(yè)來(lái)講，有如下幾個(gè)問(wèn)題，考慮考慮是否可以降低成本或提升體驗(yàn)？

把每一單用戶的手機(jī)號(hào)都提供給電子發(fā)票服務(wù)商，你是否樂(lè)意？

不讓電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)給用戶發(fā)短信，能否自己發(fā)？這樣也能避免電子發(fā)票服務(wù)商的品牌露出。

人工導(dǎo)入方式便宜，但需要耗人工，且用戶拿到發(fā)票的時(shí)間長(zhǎng)，有沒(méi)有其他的便捷方式？

除稅控系統(tǒng)外，企業(yè)能否自己構(gòu)建一個(gè)電子發(fā)票后臺(tái)，方便按訂單查詢開(kāi)票情況？

03 降低成本提升體驗(yàn)的方式

本部分文字不多，但是是本文的重頭戲。

電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，有專門(mén)的接口獲取發(fā)票文件的地址。建議企業(yè)獲取電子發(fā)票文件后，在把發(fā)票文件掛到自己系統(tǒng)訂單下面的同時(shí)，通過(guò)自己的消息系統(tǒng)給用戶發(fā)送短信、郵件，告訴用戶發(fā)票已經(jīng)開(kāi)好。這樣，短信模板、郵件模板可以自由定制，且短信成本低。更不用擔(dān)心泄露用戶手機(jī)號(hào)的事兒。

既然能夠獲取發(fā)票文件的地址，業(yè)務(wù)系統(tǒng)是自己的，自己搞一個(gè)電子發(fā)票后臺(tái)，提供發(fā)票查詢，甚至提供申請(qǐng)開(kāi)票功能也不是什么難事兒。按照自己想法做的東西，肯定比稅控后臺(tái)用著順手。

至于人工導(dǎo)入方式，要不想多花錢(qián)還想解決。請(qǐng)多想想，看看自己能否搞一個(gè)自動(dòng)申請(qǐng)開(kāi)票的工具，這樣把開(kāi)票及時(shí)性的問(wèn)題也一并解決的。

04 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于電子發(fā)票的接入方式，接入過(guò)程，電子發(fā)票服務(wù)商及網(wǎng)上都有資料，本文沒(méi)有提供。

本文主要是講站在企業(yè)角度，如何降低電子發(fā)票的開(kāi)票成本，并且提升自己的使用體驗(yàn)，用著更順手。如有問(wèn)題，歡迎交流。