如何設(shè)計進(jìn)銷存系統(tǒng)的財務(wù)模塊(1):成本與記賬
去年接手了財務(wù)需求,由于本人沒有財務(wù)理論知識和財務(wù)工作經(jīng)驗,剛接觸時真的是毫無頭緒、無從下手,可能也會有財務(wù)0經(jīng)驗的產(chǎn)品同學(xué)會面臨這樣的情況,希望把這一段時間財務(wù)模塊相關(guān)的學(xué)習(xí)、設(shè)計和心得分享給大家,幫助更多的同學(xué)~
1. 學(xué)習(xí)財務(wù)基礎(chǔ)知識
如果是0財務(wù)經(jīng)驗的產(chǎn)品同學(xué),剛接手財務(wù)模塊的工作,了解財務(wù)的基礎(chǔ)知識是非常必要的。
財務(wù)最重要的一項工作是通過各種報表數(shù)據(jù)反映企業(yè)目前的經(jīng)營狀況,因此財務(wù)模塊的終級目標(biāo)是根據(jù)財務(wù)同學(xué)的要求,出具對應(yīng)的財務(wù)報表。
不論財務(wù)是直接將這些報表數(shù)據(jù)對外提供,還是只是將報表作為數(shù)據(jù)源再進(jìn)行二次加工,都要求產(chǎn)品同學(xué)能夠理解哪些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是重要、有意義的,需要轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)的。
我自己是在不同平臺學(xué)習(xí)了初級會計的課程,學(xué)完后會對財務(wù)有個大概的理解。
至于要重點學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容、學(xué)習(xí)到什么程度,取決于公司的具體業(yè)務(wù),例如我們的業(yè)務(wù)只有基本的采購、代銷入庫、銷售、庫內(nèi)管理(盤盈虧、報損),當(dāng)我基本理解了資產(chǎn)/負(fù)債/所有者權(quán)益、三大報表、進(jìn)銷存業(yè)務(wù)的會計分錄后,就開始進(jìn)行規(guī)劃了。
2. 財務(wù)模塊的定位
在規(guī)劃詳細(xì)的功能之前,需要先確定財務(wù)模塊的定位。這里的定位指的是,需要產(chǎn)出一個完善的財務(wù)系統(tǒng)(類比金蝶、oracle的財務(wù)產(chǎn)品),還是只需要將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)用財務(wù)語言描述出來,能指導(dǎo)企業(yè)日常的經(jīng)營管理即可。
由于本公司的財務(wù)統(tǒng)一使用了oracle系統(tǒng),且財務(wù)需要管理的不僅有進(jìn)銷存業(yè)務(wù),還有房租、水電、人員工資等,作為業(yè)務(wù)系統(tǒng),只需要提供主營業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)即可,因此我選擇了后者。
3. 模型搭建
財務(wù)模塊的基本模型如下:
圖1
3.1 財務(wù)基礎(chǔ)信息
財務(wù)模塊具體有哪些基礎(chǔ)信息,需綜合考慮以下因素:
(1)取決于財務(wù)視角是否需要對這些基礎(chǔ)信息進(jìn)行再加工,例如下圖所示。ABCDEFG在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中都是獨立的倉庫,但是在成本計算時,需要對ABCD四個倉庫統(tǒng)一計算成本,這一信息是專門適用財務(wù)的,不影響正常的業(yè)務(wù)運作,我們就會考慮把ABCD的關(guān)聯(lián)關(guān)系作為財務(wù)模塊的基礎(chǔ)信息。
圖2
(2)取決于財務(wù)視角是否需要按照業(yè)務(wù)對基礎(chǔ)信息的定義進(jìn)行區(qū)分。例如圖1的供應(yīng)商、B端客戶、C端客戶,對于財務(wù)來說,都屬于往來對象,因此業(yè)務(wù)系統(tǒng)的這3類基礎(chǔ)信息,在財務(wù)模塊中可以合并為往來對象。
(3)可以參考開發(fā)同學(xué)的意見,從技術(shù)角度考慮冗余的必要性。
3.2 成本模塊
成本模塊是用于計算庫存成本的,不同企業(yè)可能采用不同的成本計算方法,這個依據(jù)實際業(yè)務(wù)需求即可。
(1)這里順便提一下不同的成本計算方法
- 先進(jìn)先出:期末材料按照最接近的單位成本計算,比較接近市場價格,因此資產(chǎn)負(fù)債表可以較為真實地反映財務(wù)狀況;但是由于本期發(fā)出材料成本是按照較早購入材料的成本進(jìn)行計算的,所以計入產(chǎn)品成本的直接材料費用因此可能被低估,等到這些產(chǎn)品銷售出去就會使利潤表的反映不夠真實[1]。
- 移動加權(quán)平均:按照每次出入庫商品數(shù)量和金額計算平均成本,從長期來看商品的成本是趨于穩(wěn)定的,也能更好地反應(yīng)商品的成本,但是計算非常復(fù)雜,每發(fā)生一次業(yè)務(wù)就需要對成本進(jìn)行移動[2]。
- 個別計價法:分別按照各批商品購入時的單位成本計算期末存貨成本。適用于數(shù)量不多、價值較高的商品[3]。例如鉆石制品,而建筑用的水泥、沙子顯然不適用這種計算方法。
(2)由于我們采用的是移動加權(quán),這里重點分享一下,成本模塊分為成本計算和成本調(diào)整兩大塊:
- 成本計算公式:移動后成本 = (|移動前庫存金額| +| 本次業(yè)務(wù)發(fā)生金額|)/(|移動前庫存數(shù)量| + |本次業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)量|)。
- 成本要按照什么維度進(jìn)行移動,這個取決于業(yè)務(wù)方需要對成本管控到什么力度,需要成本來做什么。我們目前是記錄到倉庫+商品維度,每個商品在一個倉庫中,只有一個成本,每一次入庫對成本進(jìn)行移動。也可能有些公司需要對成本記錄到倉庫+商品+供應(yīng)商維度,也可能有些公司只需要商品的成本,對所有倉庫的商品統(tǒng)一進(jìn)行移動加權(quán)。
- 當(dāng)根據(jù)第1點的計算公式計算出的成本金額產(chǎn)生異常時,例如期末庫存數(shù)量為0,期末庫存金額不為0(異常情況可根據(jù)財務(wù)和業(yè)務(wù)的要求自行定義),系統(tǒng)會觸發(fā)自動調(diào)整機(jī)制,將成本調(diào)整為一個合適的值。
3.3 記賬模塊
記賬模塊主要是從財務(wù)視角來看企業(yè)主營業(yè)務(wù)涉及到的賬款問題,分為應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款。
3.3.1 應(yīng)付預(yù)付
(1)預(yù)付賬款
- 官方釋義:預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定,預(yù)先以貨幣資金或貨幣等價物支付供應(yīng)單位的款項。是預(yù)先付給供貨方客戶的款項,也是公司債權(quán)的組成部分。在日常核算中,預(yù)付賬款按實際付出的金額入賬,如預(yù)付的材料、商品采購貨款等。對購貨企業(yè)來說,預(yù)付賬款是一項資產(chǎn)。
- 簡單理解就是預(yù)先支付了供應(yīng)商一筆錢,還沒收到貨。這筆錢在財務(wù)賬上就會記為預(yù)付賬款
(2)應(yīng)付賬款
- 官方釋義:應(yīng)付賬款是企業(yè)應(yīng)支付但尚未支付的手續(xù)費和傭金。通常是指因購買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù),這是買賣雙方在購銷活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產(chǎn)生的負(fù)債。
- 簡單理解就是供應(yīng)商貨已經(jīng)入庫了,應(yīng)該要付給供應(yīng)商,還沒來得及付的款項。
(3)記賬與核銷
應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款,都分為記賬與核銷兩步。這里需要先梳理一下當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)有哪些單據(jù),是需要分別記錄應(yīng)付和預(yù)付的。
系統(tǒng)的邏輯與財務(wù)記分錄的邏輯類似,這里用預(yù)付付款單和采購單作為例子簡單說明:
1)預(yù)付的付款單,出納成功付款10,000,會記錄預(yù)付賬款10,000元,此時預(yù)付款可用10,000元
2)采購訂單下單了1,000,并且商品已入庫,會記錄應(yīng)付賬款1,000元。
這里需要關(guān)注以下內(nèi)容:
- 應(yīng)付賬款是在什么節(jié)點記入。這個與企業(yè)采用的會計核算制度,由于本企業(yè)采用的是權(quán)責(zé)發(fā)生制,即按照商品的貨權(quán)和風(fēng)險轉(zhuǎn)移的節(jié)點進(jìn)行記賬,所以是在入庫節(jié)點。
- 預(yù)付賬款的可用余額是否需要變更,入庫1,000元,如果使用的是之前10,000元的預(yù)付款,則實際可用的預(yù)付款變?yōu)榱?,000元。
3)采購訂單完成付款,將1000元的應(yīng)付賬款進(jìn)行核銷,此時企業(yè)就沒有應(yīng)付了。
3.3.2 應(yīng)收預(yù)收
(1)預(yù)收賬款
- 官方釋義:預(yù)收賬款是指企業(yè)向購貨方(小店或大客戶)預(yù)收的購貨訂金或部分貨款。企業(yè)在收到這筆錢時,商品或勞務(wù)的銷售合同尚未履行,因而不能作為收入入賬,只能確認(rèn)為一項負(fù)債,即貸記“預(yù)收賬款”賬戶。
- 簡單理解:錢收了,貨還沒發(fā)出去(正數(shù)的預(yù)收)。 錢已經(jīng)退了,但是貨還沒入庫(負(fù)數(shù)的預(yù)收)。
(2)應(yīng)收賬款
- 官方釋義:應(yīng)收賬款是指企業(yè)在正常的經(jīng)營過程中因銷售商品、產(chǎn)品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù),應(yīng)向購買單位(小店或大客戶)收取的款項,包括應(yīng)由購買單位或接受勞務(wù)單位負(fù)擔(dān)的稅金、代購買方墊付的各種運雜費等 。應(yīng)收賬款是伴隨企業(yè)的銷售行為發(fā)生而形成的一項債權(quán)。
- 簡單理解:客戶向企業(yè)買貨,貨發(fā)出去了,需要記一筆應(yīng)收,表示這是企業(yè)應(yīng)該收回的錢??蛻敉素?,入庫完成,記錄一筆負(fù)數(shù)的應(yīng)收。
(3)記賬與核銷
與應(yīng)付預(yù)付一樣,應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款,也分為記賬與核銷兩步。
這里用銷售單作為例子簡單說明:
- 客戶下了一筆銷售訂單1,000元,并完成了線上支付,此時訂單生成,商品還未發(fā)出,會記錄預(yù)收賬款1,000元;
- 這筆銷售訂單出庫后,假設(shè)缺貨發(fā)運,只發(fā)了800元的貨,會記錄800的應(yīng)收賬款;
- 使用800的應(yīng)收賬款核銷了1000元預(yù)收中的800,且預(yù)收賬款同時核銷了800元的應(yīng)收賬款;
- 當(dāng)200元退給客戶時,使用缺貨退款的200元核銷1000元預(yù)收中的200,至此,預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款核銷完成。
剩余的對賬模塊和財務(wù)報表(包括應(yīng)收/預(yù)收的報表)會放在下一篇中講述。
本人也還是財務(wù)方面的小白,將之前產(chǎn)品設(shè)計和學(xué)習(xí)的心得與大家分享,有問題的話,還希望大家多多指出哦~
參考資料:[1][2][3]來源百度百科
本文由 @安妮 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
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圖1看不清呢
朋友在哪里上班,在重慶不 ?
不在噢
沒有發(fā)票,是不能掛賬的
嗯嗯,說得很對呢,真正的應(yīng)付賬款是收到票之后掛賬的。文章里寫的這個應(yīng)付,可以理解為暫估。
大佬有沒有啥子聯(lián)系方式. 開發(fā)想要請教一下 你的不同平臺學(xué)習(xí)財務(wù)知識的路徑
QQ601285913 坐等大佬上線